نحوه ردیابی محموله ها از چین

 

معرفی

اگر از فروشندگان چینی خرید می‌کنید یا یک کسب و کار آنلاین دارید که کالاها را به خارج از کشور می‌فروشد، پیگیری محموله‌های شما از چین صرفاً یک «چیز خوب» نیست. این مهم‌ترین بخش جریان نقدی و تجربه مشتری شماست. همچنین گاهی اوقات درک آن می‌تواند دشوار باشد. وقتی کالاها یا سفارشات مشتری شما در جریان است، پیگیری همه چیز می‌تواند دشوار باشد، زیرا حامل‌های مختلف، شماره‌های پیگیری متعدد و به‌روزرسانی‌های وضعیت نامشخص مانند «خروج از مرکز» یا «ترخیص گمرک در حال انجام» دارید.

وقتی بدانید زنجیره لجستیک چگونه کار می‌کند، داده‌های ردیابی چگونه ایجاد می‌شوند و از چه ابزارهایی باید استفاده کنید، ردیابی محموله‌ها از چین بسیار قابل اعتمادتر می‌شود. لازم نیست مدام صفحات را رفرش کنید و نگران باشید. می‌توانید رویدادها را مانند یک داستان بخوانید: محموله شما کجاست، احتمالاً در ادامه چه اتفاقی خواهد افتاد و اگر لازم باشد چه کاری باید انجام دهید.

این پست به شما نشان می‌دهد که چگونه همه کارها را به روشی مفید و مناسب برای کسب و کار انجام دهید. ما در مورد چگونگی رسیدن محموله‌ها از چین به کشورهای دیگر، روش‌های اصلی رسیدن آنها به آنجا، نحوه عملکرد شماره‌ها و وضعیت‌های ردیابی، نحوه مدیریت تأخیرها و گمرک و نحوه انتخاب سیستم‌های ردیابی که برای کسب و کار شما مناسب هستند، صحبت خواهیم کرد. در پایان، همچنین کشف خواهید کرد که چگونه یک شرکت لجستیک حرفه‌ای مانند Topway Shipping می‌تواند همه اینها را به یک روش ساده و آسان برای مدیریت تبدیل کند.

درک نحوه انتقال محموله‌ها از چین

دانستن مسیر معمول یک محموله می‌تواند به شما در ردیابی آن کمک کند. هر بار که به‌روزرسانی ردیابی را دریافت می‌کنید، به این معنی است که محصولات واقعاً در دنیای واقعی در حال حرکت هستند.

به طور کلی، یک محموله از چین چند مرحله اساسی را طی می‌کند. مرحله اول، مرحله مبدا در چین است، زمانی که فروشنده خرید شما را آماده می‌کند، حمل و نقل را رزرو می‌کند و اقلام را به یک شرکت حمل و نقل، فورواردر یا سرویس تحویل محلی تحویل می‌دهد. در این زمان، معمولاً شماره رهگیری اولیه ایجاد می‌شود. بسته به ارائه دهنده، می‌تواند یک شماره اکسپرس داخلی، یک شماره ورودی انبار یا یک شماره رهگیری بین‌المللی باشد.

مرحله بعدی صادرات است. محموله شما از محل تأمین‌کننده به بندر، فرودگاه یا انبار تجمیع می‌رود. محموله دسته‌بندی، با سایر محموله‌ها ترکیب، از نظر امنیتی ارزیابی و در اینجا برای صادرات چراغ سبز دریافت می‌کند. در این مرحله، اعلان‌هایی مانند «دریافت شده در محل»، «ترخیص گمرکی صادرات» یا «پرواز انجام شد» معمول هستند. از آنجایی که داده‌ها گروه‌بندی و به صورت تکه‌ای به‌روزرسانی می‌شوند، ردیابی ممکن است برای مدت کوتاهی متوقف شود یا «گیر کرده» به نظر برسد.

مرحله بعدی، مرحله حمل و نقل بین‌المللی است، زمانی که محموله در واقع از چین به کشور مقصد از طریق هوا، دریا، قطار یا ترکیبی از این موارد ارسال می‌شود. ردیابی در این مرحله کمتر رایج است زیرا اتفاقات فقط زمانی رخ می‌دهد که هواپیما حرکت می‌کند یا می‌رسد، کشتی بارگیری یا تخلیه می‌کند، یا کانتینر از مکان‌های اسکن مشخص عبور می‌کند. برای بسته‌های ارسال شده از طریق تجارت الکترونیک، این را می‌توان به عنوان «در حال حمل به مقصد» خلاصه کرد. برای محموله‌های باری، ممکن است نام کشتی‌ها، شماره پروازها و تاریخ‌های ورود مورد انتظار را ببینید.

در نهایت، وقتی محموله به کشوری که قرار است به آن برود می‌رسد، در مرحله واردات است. گمرک اسناد را بررسی می‌کند، عوارض و مالیات را مشخص می‌کند و یا اجازه می‌دهد محموله برود یا آن را برای بررسی یا کارهای اداری بیشتر نگه می‌دارد. پس از ترخیص، محموله به یک مرکز حمل و نقل محلی یا مستقیماً به گیرنده به عنوان بخشی از آخرین مرحله ارسال می‌شود. «برای تحویل آماده است»، «برای تحویل اقدام شد» و در نهایت «تحویل داده شد» برخی از به‌روزرسانی‌های ردیابی هستند که دوباره آشنا به نظر می‌رسند.

وقتی این مراحل را بدانید، اطلاعات ردیابی دیگر تصادفی نخواهند بود. می‌توانید به‌روزرسانی‌های سفر را به صورت ذهنی ترسیم کنید و بهتر بفهمید که آیا همه چیز به طور عادی، کند یا بد پیش می‌رود.

انواع خدمات حمل و نقل و معنای آنها برای ردیابی

وقتی صحبت از پیگیری و باز بودن می‌شود، همه سرویس‌های حمل و نقل از چین یکسان نیستند. نوع حمل و نقلی که انتخاب می‌کنید تأثیر زیادی بر تعداد دفعات دریافت به‌روزرسانی‌ها، میزان دقیق بودن آنها و سرعت رفع مشکلات دارد.

خدمات پستی، اکسپرس تجاری، حمل و نقل هواییو حمل و نقل دریایی (شامل FCL و LCL) چهار دسته اصلی هستند که برای فروشندگان و واردکنندگانی که تجارت فرامرزی انجام می‌دهند، رایج هستند. هر کدام از آنها کاربردها و روش‌های رایج خود را برای ردیابی کالاها دارند.

این یک مقایسه ساده است که به شما کمک می‌کند تفاوت‌ها را فوراً ببینید:

حالت / نوع سرویس	مورد استفاده معمولی	زمان معمول حمل و نقل (چین → ایالات متحده)	سطح جزئیات ردیابی	سطح هزینه نسبی
پستی (پست چین، ePacket و غیره)	بسته‌های کم‌ارزش، سفارش‌های بازار	10-30+ روز	پایه، نادر، دسته‌ای	کم
اکسپرس تجاری (DHL، UPS، FedEx و غیره)	محموله های با ارزش بالا یا فوری	2-7 روز	دقیق، مکرر، بلادرنگ	زیاد
حمل و نقل هوایی (از طریق شرکت حمل و نقل)	محموله‌های B2B، فله‌ای اما حساس به زمان	5-12 روز	متوسط؛ مبتنی بر نقاط عطف	متوسط-بالا
حمل و نقل دریایی – FCL	کانتینرهای پر، محموله‌های بزرگ و منظم	20-45+ روز	متوسط؛ مبتنی بر کشتی/کانتینر	کم – متوسط
حمل و نقل دریایی – LCL	حجم‌های کوچک‌تر در کانتینرها تجمیع می‌شوند	25-50+ روز	متوسط؛ ممکن است رویدادهای دسته‌ای داشته باشد	کم

گزینه‌ای که کمتر مشخص است، خدمات پستی است که ارزان‌ترین هم هستند. رویدادهای ردیابی اغلب با هم گروه‌بندی می‌شوند و ممکن است در حین عبور بسته‌ها از سایت‌های تجمیع و سیستم‌های پستی بین‌المللی، وقفه‌های طولانی ایجاد شود. این برای مواردی که هزینه زیادی ندارند خوب است، اما وقتی مشتریان می‌خواهند به‌روزرسانی‌های سریع دریافت کنند، آزاردهنده است.

DHL، UPS و FedEx نمونه‌هایی از شرکت‌های حمل و نقل اکسپرس تجاری هستند که معمولاً دقیق‌ترین اطلاعات ردیابی را ارائه می‌دهند. هر اسکن در هر مرکز معمولاً مانند یک رویداد به نظر می‌رسد، با زمان، مکان و گاهی حتی تاریخ تحویل پیش‌بینی‌شده. وقتی برای محموله‌های فوری یا با ارزش بالا هزینه بیشتری پرداخت می‌کنید، به طور قابل توجهی دید بهتری پیدا می‌کنید و اعتماد مصرف‌کننده را جلب می‌کنید.

حمل و نقل هوایی از طریق یک شرکت حمل و نقل، چیزی بین ارسال سریع و حمل و نقل دریایی است. شما معمولاً موارد را در سطح محموله یا بارنامه هوایی پیگیری می‌کنید. به‌روزرسانی‌ها ممکن است شامل «بار دریافت شده در ترمینال»، «پرواز انجام شده» و «پرواز رسیده» و همچنین مراحل گمرکی و تحویل در صورت راه‌اندازی سرویس درب به درب باشد.

حمل و نقل دریایی، که شامل هر دو نوع FCL (بار کامل کانتینر) و LCL (بار کمتر از کانتینر) می‌شود، روش اصلی حمل کالاهای بزرگ و سنگین است. ردیابی بیشتر مربوط به مراحل مهم است، مانند زمان ورود کانتینر به بندر، زمان حرکت کشتی، زمان رسیدن، زمان تخلیه و زمان برداشت یا تجمیع آن. ممکن است یک مرحله اضافی برای تجمیع و تجمیع‌زدایی برای LCL وجود داشته باشد، که به این معنی است که مواقع بیشتری وجود دارد که ردیابی ممکن است هیچ فعالیتی را در حین انجام کار نشان ندهد.

دانستن اینکه در چه وضعیتی هستید می‌تواند به شما در تعیین اهداف واقع‌بینانه کمک کند. ممکن است رسیدن یک محموله پستی ارزان قیمت 30 روز طول بکشد، اما یک سرویس پستی پریمیوم و سریع باید 5 روز طول بکشد.

رمزگشایی شماره‌های پیگیری و به‌روزرسانی‌های وضعیت

گام بعدی این است که پس از اینکه نحوه‌ی ارسال محموله‌ها را متوجه شدید، بفهمید که شماره‌های رهگیری و پیام‌های وضعیت واقعاً چه معنایی دارند. بسیاری از واردکنندگان شماره‌های زیادی مانند شناسه‌ی سفارش، شماره‌ی رهگیری داخلی، شماره‌ی رهگیری بین‌المللی و شماره‌ی آخرین مایل دریافت می‌کنند و نمی‌دانند از کدام یک در چه زمانی استفاده کنند.

در دنیای واقعی، یک محموله می‌تواند در نقاط مختلف زنجیره، هویت‌های مختلفی داشته باشد. یک ارائه‌دهنده خدمات پستی چینی ممکن است ابتدا یک شماره رهگیری برای حمل و نقل اکسپرس داخلی در چین به شما بدهد. وقتی بسته با سایر بسته‌ها برای حمل و نقل بین‌المللی ترکیب می‌شود، ممکن است یک شماره رهگیری بین‌المللی جدید ایجاد شود. سپس ارائه‌دهنده خدمات پستی یا پیک محلی، وقتی بسته به کشور هدف می‌رسد، یک شماره رهگیری جدید برای آخرین مرحله تحویل به آن می‌دهد.

ایده خوبی است که یک رکورد ساده داشته باشید که این داده‌ها را به هم مرتبط کند، به خصوص برای محموله‌هایی که ارزش مالی زیادی دارند یا به زودی سررسید می‌شوند. یک صفحه گسترده ساده که «شناسه سفارش → ردیابی تأمین‌کننده → ردیابی بین‌المللی → ردیابی محلی» را به هم متصل می‌کند، به شما کمک می‌کند تا از ساعت‌ها عدم قطعیت جلوگیری کنید. یک شرکت لجستیک یا فورواردر حرفه‌ای ممکن است یک مرجع یا پلتفرم اصلی واحد به شما ارائه دهد که در آن همه این شناسه‌ها به هم مرتبط هستند.

در نگاه اول، درک پیام‌های وضعیت اغلب دشوار است. شرکت‌های حمل و نقل و کشورهای مختلف از عبارات متفاوتی مانند «پست مبدا در حال آماده‌سازی محموله است»، «تحویل به شرکت هواپیمایی» یا «رسیده به دفتر حمل و نقل» استفاده می‌کنند. اما آنها معمولاً در مورد یکی از چند موردی که بارها و بارها اتفاق می‌افتد صحبت می‌کنند: بسته دریافت شده، در حال پردازش است، از کشور خارج می‌شود، در حال ترانزیت است، به کشور مقصد رسیده است، در گمرک است، برای تحویل آماده است، یا تحویل داده شده یا برگشت داده شده است.

وقتی به‌روزرسانی‌های وضعیت مبهم یا عجیبی می‌بینید، می‌توانید به جای فقط یک خط، کل جدول زمانی را بررسی کنید. اگر عبارت «خروج از گمرک کامل شد» را می‌بینید و سپس برای چند روز چیزی نمی‌بینید، احتمالاً محموله منتظر پرواز یا کشتی بعدی است. اگر مرتباً هشدارهای «تحویل در حال انجام» را می‌بینید، می‌تواند نشان دهد که آدرس اشتباه است یا شخصی که قرار است بسته را دریافت کند، هنوز موفق نشده است. خانهدر این حالت، به جای منتظر ماندن، باید کاری انجام دهید.

با گذشت زمان، روند به‌روزرسانی‌های وضعیت را مشاهده خواهید کرد. بسیاری از بازرگانان آنلاین معیارهای ساده‌ای برای خود تعیین می‌کنند: اگر به مدت X روز پس از «خروج از دفتر صادرات» به‌روزرسانی وجود نداشته باشد، با شرکت حمل و نقل تماس می‌گیرند؛ اگر محموله‌ای بیش از Y روز در «ترخیص گمرکی در حال انجام» بماند، اطلاعات بیشتری درخواست می‌کنند یا مدارک بیشتری ارسال می‌کنند. این امر ردیابی را از صرفاً مشاهده به مدیریت فعال تغییر می‌دهد.

پلتفرم‌ها و ابزارهای اصلی برای ردیابی محموله‌ها از چین

بسته به نحوه حمل بسته و اینکه چه کسی مسئول تدارکات است، معمولاً چند روش مختلف برای نظارت بر حمل و نقل از چین وجود دارد. هر کدام مزایا و معایب خود را دارند، اما اگر آنها را به روش صحیح ترکیب کنید، می‌توانید بهترین تصویر کلی را به دست آورید.

اولین چیزی که باید بررسی کنید، وب‌سایت‌های رسمی شرکت‌های حمل و نقل هستند. اگر بسته شما توسط یک سرویس پستی یا پیک شناخته شده مانند DHL، UPS، FedEx یا سایر شرکت‌های یکپارچه‌سازی تحویل داده می‌شود، صفحه پیگیری رسمی آنها بهترین مکان برای اطلاع از موقعیت مکانی آن است. وقتی شماره پیگیری را مستقیماً وارد می‌کنید، معمولاً اطلاعات بیشتری نسبت به آنچه در ردیابی بازار ارائه می‌شود، دریافت می‌کنید. این اطلاعات می‌تواند شامل رویدادهای گمرکی، اطلاعات مربوط به انبار محلی یا یادداشت‌هایی در مورد مشکلات آدرس باشد.

دوم، وقتی یک محموله از طریق بیش از یک شرکت حمل و نقل ارسال می‌شود، تجمیع‌کننده‌های ردیابی بین‌المللی می‌توانند کمک کنند. ابزارهای زیادی وجود دارند که فقط برای تشخیص قالب‌های مختلف شماره‌های ردیابی و تشخیص خودکار اینکه در هر مرحله از کدام شرکت حمل و نقل سوال کنید، ساخته شده‌اند. آنها ممکن است همیشه به‌روزترین اطلاعات را مانند سیستم خود شرکت حمل و نقل نداشته باشند، اما وقتی مجبورید ده‌ها یا صدها محموله را به طور همزمان مدیریت کنید، مفید هستند.

سوم، مردم از صفحات نظارت بر بازار (مانند صفحات آمازون، ای‌بی یا سایر سایت‌های تجارت الکترونیک فرامرزی) لذت می‌برند زیرا بخشی از جریان مدیریت سفارش شما هستند. اما معمولاً فقط یک نمای ساده از داده‌های شرکت حمل و نقل را نمایش می‌دهند. اگر در صفحه ردیابی بازار چیزی عجیب یا دیرهنگام مشاهده کردید، بهتر است شماره پیگیری اصلی را در وب‌سایت شرکت حمل و نقل یا پورتال فرستنده خود وارد کنید تا اطلاعات دقیق‌تری دریافت کنید.

در نهایت، بسیاری از شرکت‌های حمل و نقل حرفه‌ای و شرکت‌های لجستیک، پلتفرم‌های رصد خود را دارند. این سیستم‌ها اطلاعات را از شرکت‌های حمل و نقل مختلف، انبارها و کارگزاران گمرک در یک مکان گردآوری می‌کنند. شما معمولاً می‌توانید در سطوح مختلفی مانند کانتینر، پالت، کارتن یا سفارش، ردیابی کنید و اسناد مرتبط مانند فاکتورها، لیست‌های بسته‌بندی و اظهارنامه‌های گمرکی را بررسی کنید. اگر واردات یا فروش خود را در مرزها به بیش از چند بسته در هفته افزایش می‌دهید، استفاده از سرویسی با این نوع ردیابی یکپارچه می‌تواند در زمان و اشتباهات زیادی برای شما صرفه‌جویی کند.

مهم است که ابزارهای ردیابی را به عنوان ابزارهایی در نظر بگیرید که با هم کار می‌کنند، نه در مقابل یکدیگر. با پلتفرمی شروع کنید که بیشتر شبیه کار روزانه شماست، مانند سیستم مدیریت سفارش شما. وقتی به اطلاعات اضافی نیاز دارید یا نیاز به رفع مشکلات دارید، به سراغ ابزارهای تخصصی‌تر، مانند پورتال‌های اپراتور یا فرستنده، بروید.

رسیدگی به تأخیرها، توقف‌های گمرکی و استثنائات

حتی اگر همه چیز را به طور کامل برنامه‌ریزی کنید، گاهی اوقات محموله‌های ارسالی از چین دیر می‌رسند، با گمرک مشکل دارند یا مشکلات دیگری دارند. سرعت شما در کشف و واکنش به هر چیزی می‌تواند تفاوت بین یک مشکل کوچک و یک مشکل بزرگ تجاری را رقم بزند. این بستگی به نحوه استفاده شما از داده‌های ردیابی دارد.

بیشتر تأخیرها را می‌توان در چند گروه اصلی قرار داد. تأخیر در مبدا زمانی رخ می‌دهد که تأمین‌کننده دیرتر از زمان وعده داده شده ارسال می‌کند یا زمانی که محموله از پرواز یا کشتی برنامه‌ریزی‌شده جا می‌ماند. تأخیر در حمل‌ونقل، از جمله ترافیک در بنادر، آب و هوای بد یا فضای کافی وجود ندارد که باعث می‌شود حرکت یا رسیدن کشتی بیشتر طول بکشد. تأخیر در گمرک زمانی رخ می‌دهد که اسناد تکمیل نشده باشند، طبقه‌بندی محصول مشخص نباشد یا بازرسی‌های تصادفی رخ دهد. تأخیر در آخرین مایل آخرین نوع تأخیر است. آنها عموماً به دلیل مشکلات مربوط به آدرس، در دسترس نبودن گیرنده یا مشکلات لجستیکی محلی ایجاد می‌شوند.

ردیابی، سیستم هشدار اولیه شما برای همه آنهاست. اگر یک محموله برای چند روز روی «برچسب ایجاد شده» یا «اطلاعات محموله دریافت شد» باقی بماند، می‌تواند نشان دهد که محصولات هنوز به شرکت حمل و نقل تحویل داده نشده‌اند. اگر «در گمرک نگهداری می‌شود» یا «در انتظار اسناد واردات» را مشاهده کردید، می‌دانید که مشکل مربوط به انطباق با قوانین است. اگر بیش از یک پیام «تحویل انجام شد» را مشاهده کردید، باید آدرس را بررسی کنید یا با شخصی که قرار است آن را دریافت کند تماس بگیرید.

تعیین دستورالعمل‌های داخلی واضح برای مداخله، روش خوبی برای انجام کارها است. به عنوان مثال، یک فروشگاه آنلاین کوچک ممکن است تصمیم بگیرد که اگر بسته‌ای بیش از هفت روز در حین عبور از مرز در وضعیت یکسانی باشد، کسی باید آن را بررسی کند. این آستانه می‌تواند برای صادرات B2B که ارزش زیادی دارند، کوتاه‌تر باشد. سپس می‌توانید این قوانین را به تأمین‌کننده لجستیک خود متصل کنید و از آنها بخواهید که قبل از مشتری، در صورت بروز مشکل، به شما اطلاع دهند.

وقتی کارها عقب می‌افتند، صحبت کردن با یکدیگر مهم است. اگر به کاربران نهایی می‌فروشید، معمولاً بهتر است که از قبل آنها را از تأخیر مطلع کنید. می‌توانید این کار را با استفاده از اطلاعات ردیابی انجام دهید تا به زبان ساده توضیح دهید که چه اتفاقی می‌افتد و تخمین جدیدی از زمان دریافت سفارش خود به آنها بدهید. مشتریان وقتی می‌دانند که شما مراقب محموله هستید و از طرف آنها عمل می‌کنید، به طور قابل توجهی درک بیشتری دارند. اگر در حال وارد کردن کالا برای موجودی خودتان هستید، ردیابی می‌تواند به شما در تغییر تبلیغات فروش، استراتژی‌های انبارداری مجدد یا جدول زمانی تولید کمک کند.

هدف خلاص شدن از شر همه تأخیرها نیست، که غیرممکن است، بلکه کاهش غافلگیری‌ها است. با یک سیستم ردیابی خوب، می‌توانید حتی زمانی که مدت زمان حمل و نقل طولانی‌تر است، به جای اینکه در آخرین لحظه غافلگیر شوید، مسئولیت تصمیم‌گیری‌ها را بر عهده بگیرید.

نکات کاربردی برای بهبود دید و کاهش ریسک

دانستن نحوه‌ی کار ردیابی یک چیز است؛ استفاده از این دانش برای روان‌تر کردن امور چیز دیگری است. بسیاری از شرکت‌های کوچک و متوسط ​​کار خود را با ثبت موارد به صورت موردی شروع می‌کنند، مانند کپی کردن اعداد در مرورگر هنگام یادآوری. با گسترش کسب و کارشان، به سمت روش‌های سازمان‌یافته‌تر حرکت می‌کنند.

متمرکزسازی یک گام ساده اما قدرتمند است. به جای اینکه شماره‌های ردیابی را در همه جا، از جمله در ایمیل‌ها، بحث‌ها با تأمین‌کنندگان و داشبوردهای مختلف بازار داشته باشید، همه آنها را در یک مکان قرار دهید. شرکت حمل و نقل شما ممکن است یک پلتفرم لجستیک، یک صفحه گسترده یا یک ابزار داخلی کوچک برای این کار در اختیار شما قرار دهد. وقتی همه محموله‌ها در یک مکان هستند، می‌توانید به راحتی ببینید که کدام یک طبق برنامه هستند، کدام یک تأخیر دارند و کدام یک نیاز به توجه فوری شما دارند.

یکی دیگر از کارهای مفید، مرتب‌سازی محموله‌ها بر اساس اولویت است. همه جعبه‌ها یا بسته‌ها به یک اندازه مهم نیستند. می‌توانید محموله‌هایی را که در صورت تأخیر، بیشترین آسیب را به کسب‌وکارتان وارد می‌کنند، با طبقه‌بندی آنها به عنوان «فوری»، «استاندارد» یا «کم‌اولویت» پیگیری کنید. به عنوان مثال، شما باید یک کانتینر از کالای پرفروش خود را بیشتر از یک محموله کوچک از یک کالای کم‌مصرف بررسی کنید.

همچنین مهم است که با تأمین‌کنندگان و شرکای لجستیکی به طور واضح صحبت کنید. هنگام ثبت سفارش، حتماً بپرسید که از کدام شرکت حمل و نقل یا سرویس استفاده خواهد شد، چه زمانی امکان پیگیری وجود خواهد داشت و از کدام وب‌سایت یا پورتال باید برای پیگیری آن استفاده کنید. هرگونه شماره مرجعی را که ممکن است در مراحل مختلف فرآیند مورد نیاز باشد، مانند شماره رزرو برای حمل و نقل دریایی یا شماره بارنامه هوایی برای محموله‌های هوایی، دریافت کنید. هرچه این اطلاعات منسجم‌تر باشد، زمان کمتری برای جستجوی افراد در مراحل بعدی صرف خواهید کرد.

مستندسازی بخش آرام اما حیاتی ردیابی است. وقتی فاکتورها، لیست‌های بسته‌بندی یا توضیحات محصول گم می‌شوند یا با هم مطابقت ندارند، تأخیرهای گمرکی رایج هستند. ردیابی می‌تواند به شما بگوید که یک بسته در گمرک گیر کرده است، اما مدارک شما چیزی است که دوباره آن را به جریان می‌اندازد. ارزشش را دارد که الگوهای ثابتی برای فاکتورهای تجاری، کدهای HS و توضیحات محصول تهیه کنید و مطمئن شوید که آنها با ارائه‌دهنده خدمات لجستیکی شما هماهنگ هستند. این کار باعث می‌شود ترخیص کالا روان‌تر انجام شود و از معطلی‌های طولانی و بی‌دلیل جلوگیری شود.

در نهایت، به افراد درگیر فکر کنید. اگر هیچ کس به سیستم ردیابی نگاه نکند یا نداند با اطلاعات چه کند، کمکی نخواهد کرد. حتی یک جلسه آموزشی کوتاه برای تیم شما در مورد نحوه خواندن وضعیت‌ها، اینکه آیا باید به مرحله بعد رفت یا خیر، و اینکه با چه کسی در تامین‌کننده لجستیک خود تماس بگیرید، می‌تواند داده‌های ردیابی را بسیار مفیدتر کند.

چگونه Topway Shipping به شما در ردیابی محموله‌ها از چین کمک می‌کند

شما قطعاً می‌توانید با استفاده از وب‌سایت‌ها و صفحات گسترده شرکت‌های حمل و نقل مختلف، روال ردیابی خود را تنظیم کنید، اما بسیاری از شرکت‌ها در نهایت تصمیم می‌گیرند که ترجیح می‌دهند وقت خود را صرف فروش و محصولات کنند تا اینکه مراقب بسته‌ها و کانتینرها باشند. یک شریک لجستیکی متخصص می‌تواند در اینجا تفاوت عمده‌ای ایجاد کند.

شرکت حمل و نقل تاپ‌وی (Topway Shipping) ارائه دهنده حرفه‌ای راهکارهای لجستیک تجارت الکترونیک فرامرزی است. دفتر اصلی آن در شنژن چین است و از سال ۲۰۱۰ فعالیت خود را آغاز کرده است. دفتر مرکزی تاپ‌وی در یکی از مهمترین قطب‌های صادراتی چین قرار دارد که دسترسی مستقیم به بنادر، فرودگاه‌ها و زیرساخت‌های لجستیکی اصلی را برای آن فراهم می‌کند. این بدان معناست که محموله‌های شما قابل اعتمادتر و پیگیری آنها آسان‌تر خواهد بود.

افرادی که شرکت Topway Shipping را راه‌اندازی کردند، بیش از ۱۵ سال تجربه در زمینه لجستیک بین‌المللی و ترخیص کالا از گمرک، با تمرکز بر جابجایی کالا در چین و ایالات متحده، دارند. این پیشینه برای ردیابی مهم است، زیرا اپراتورهای باتجربه می‌دانند که چگونه شرکت‌های حمل و نقل، مأموران گمرک و انبارها داده‌ها را ایجاد و منتقل می‌کنند. آنها همچنین می‌دانند وقتی یک وضعیت گیج‌کننده یا متناقض به نظر می‌رسد، کجا را بررسی کنند. لازم نیست هر رویدادی را به تنهایی کشف کنید؛ می‌توانید به کارکنانی اعتماد کنید که از قبل الگوها و استثنائات رایج را می‌شناسند.

خدمات تاپ‌وی شامل همه چیز در زنجیره لجستیک می‌شود. آنها حمل و نقل مرحله اول را در ابتدا انجام می‌دهند، به این معنی که محموله شما را از محل تأمین‌کننده شما در چین به نقطه تجمیع، بندر یا فرودگاه مناسب می‌رسانند. در این مرحله، اطلاعات ردیابی از همان ابتدا جمع‌آوری می‌شود، بنابراین می‌توانید زمان خروج کالا از کارخانه و پیوستن آن به سیستم لجستیک را تشخیص دهید.

تاپ‌وی خدمات بین‌المللی ارائه می‌دهد انبارداری برای مدل‌هایی که به فضای ذخیره‌سازی و موجودی زیادی نیاز دارند. این بدان معناست که شما می‌توانید محصولات خود را به مشتریان نهایی خود نزدیک‌تر نگه دارید و ردیابی با رسیدن آنها به کشور هدف متوقف نمی‌شود. در عوض، می‌توانید ببینید که موجودی چگونه حرکت می‌کند، چه سفارش‌هایی وارد و خارج می‌شوند و آخرین مایل تحویل از انبار به شرکت‌های حمل و نقل محلی چگونه است.

ترخیص کالا از گمرک یکی دیگر از ویژگی‌های مهم ردیابی است، زیرا محموله‌ای که در گمرک گیر می‌کند، معمولاً باعث استرس می‌شود. شرکت تاپ‌وی مدت زیادی است که کارهای گمرکی انجام می‌دهد، بنابراین می‌داند چگونه فرم‌های مناسب را پر کند، کانال‌های ترخیص مناسب را انتخاب کند و در صورت نیاز به اطلاعات بیشتر، سریعاً به مقامات اطلاع دهد. به‌روزرسانی‌های وضعیت در طول این فرآیند ثبت و به اشتراک گذاشته می‌شوند، بنابراین شما همیشه می‌دانید که چه زمانی یک محموله در حال بررسی، چه زمانی ارزیابی عوارض و چه زمانی ترخیص می‌شود.

تاپ‌وی (Topway) در بخش تحویل، راهکارهای آخرین مایل (last-mile) را هماهنگ می‌کند تا ردیابی تا گیرنده نهایی ادامه یابد. شما مجبور نیستید به تنهایی با شرکت‌های حمل و نقل محلی مختلف سر و کله بزنید. با یک راهکار لجستیکی یکپارچه، می‌توانید پیشرفت را مشاهده کنید و بدانید که هرگونه مشکلی، مانند تلاش‌های ناموفق برای تحویل، مشکلات مربوط به آدرس یا مرجوعی‌ها، توسط تیمی که هم صادرکنندگان چینی و هم شبکه‌های تحویل خارجی را می‌شناسد، رسیدگی می‌شود.

شرکت حمل و نقل تاپ‌وی (Topway Shipping) خدمات انعطاف‌پذیر حمل بار کامل کانتینر (FCL) و کمتر از کانتینر (LCL) را برای حمل دریایی از چین به بنادر کلیدی در سراسر جهان ارائه می‌دهد. تاپ‌وی ممکن است حمل و نقل را ترتیب دهد و ردیابی در سطح کانتینر را برای کانتینرهای پر در یک مسیر منظم و حجم‌های کوچکتر که در کانتینرهای مشترک ترکیب می‌شوند، ارائه دهد. این شامل ردیابی ورود، خروج و ورود کشتی، تخلیه کانتینر و بارگیری یا تخلیه کانتینر می‌شود. این امر برنامه‌ریزی فروش و موجودی را در حدود تاریخ‌های ورود واقع‌بینانه آسان‌تر می‌کند و مدت زمان حمل و نقل طولانی‌تر را قابل پیش‌بینی‌تر می‌سازد.

به طور خلاصه، همکاری با Topway Shipping به شما این امکان را می‌دهد که از یک روش نامنظم و دستی برای پیگیری امور، به یک سیستم واضح که حمل و نقل اولیه، انبارداری بین‌المللی، ترخیص گمرکی و تحویل در آخرین مرحله را پوشش می‌دهد، تغییر دهید. لازم نیست وب‌سایت‌های مختلف را بررسی کنید و بفهمید که اعلان‌های وضعیت مختلف به چه معناست. در عوض، شما شریکی دارید که وظیفه‌اش قابل مشاهده نگه داشتن محموله‌های شما و روان نگه داشتن زنجیره تأمین شماست.

نتیجه

پیگیری محموله‌های ارسالی از چین لزوماً نباید یک بازی حدس و گمان دشوار باشد. وقتی مراحل اولیه زنجیره لجستیک، مانند دریافت کالا در مبدا، پردازش آنها برای صادرات، حمل و نقل بین‌المللی، ترخیص گمرکی و تحویل آنها تا آخرین مرحله را بدانید، پیگیری رویدادها منطقی می‌شود. به‌روزرسانی وضعیت به شما می‌گوید که آیا همه چیز طبق برنامه پیش می‌رود یا نیاز به بررسی بیشتر دارید.

روش‌های مختلف حمل و نقل، طبیعتاً میزان دید متفاوتی را برای شما فراهم می‌کنند. خدمات پستی معمولاً کمتر واضح و گران‌تر هستند. از سوی دیگر، اکسپرس تجاری و حمل و نقل هوایی یا دریایی با مدیریت حرفه‌ای، ردیابی بهتر و مهلت‌های مشخص‌تری را ارائه می‌دهند. با انتخاب روش صحیح برای اقلام خود بر اساس ارزش آنها و سرعت نیاز به آنها، می‌توانید تعادلی بین هزینه و دید پیدا کنید که به اهداف تجاری شما کمک می‌کند.

تبدیل داده‌های نظارتی به بخش مفیدی از کسب‌وکارتان، چیزی بیش از نگاه کردن به ارقام آنلاین است. متمرکز کردن اطلاعات، ترسیم چندین شماره پیگیری، تعیین دستورالعمل‌های اساسی برای ارجاع و اطمینان از یکسان بودن تمام مدارک، همگی راه‌هایی برای کاهش ریسک و جلوگیری از غافلگیری‌های ناخوشایند هستند. عادات خوب پیگیری به شما کمک می‌کند تا در مورد سفارش، پیگیری موجودی و صحبت با مشتریان، انتخاب‌های بهتری داشته باشید.

با این حال، لازم نیست همه کارها را خودتان انجام دهید. شرکت حمل و نقل تاپ‌وی (Topway Shipping) یک شریک لجستیکی با تجربه فراوان در حمل و نقل چین-ایالات متحده است و با ارائه خدمات کامل در زنجیره حمل و نقل، می‌تواند داده‌های پیچیده ردیابی را در یک دیدگاه دقیق ترکیب کند. شما می‌توانید بر توسعه کسب و کار خود تمرکز کنید زیرا می‌دانید که محموله‌های شما از چین ایمن، قابل مشاهده و قابل ردیابی هستند. لازم نیست نگران ترانزیت از مبدا، انبارداری بین‌المللی، گمرک یا تحویل در آخرین مرحله باشید.

سوالات متداول

Q: چرا ردیابی من از چین چند روزی است که هیچ به‌روزرسانی‌ای نشان نمی‌دهد؟
الف) برای محموله‌های خارجی، به ویژه خدمات پستی و اقتصادی، طبیعی است که برای چند روز هیچ اطلاعاتی دریافت نکنند. در این مدت، بسته می‌تواند بین مراکز تجمیع در حال جابجایی باشد، منتظر هواپیما یا کشتی باشد یا از گمرک عبور کند. وقفه‌های طولانی زمانی رایج است که یک محموله از یک کانال پستی ارزان استفاده می‌کند. اما اگر در مقایسه با سطح خدماتی که برای آن هزینه کرده‌اید، برای مدت زمان بسیار طولانی هیچ به‌روزرسانی‌ای دریافت نکرده‌اید، ایده خوبی است که مستقیماً به وب‌سایت شرکت حمل‌کننده مراجعه کنید یا با ارائه‌دهنده خدمات لجستیکی خود تماس بگیرید تا به‌روزرسانی دریافت کنید.

Q: چه تفاوتی بین شماره پیگیری که تامین‌کننده به من داده و شماره پیگیری که برای تحویل نهایی استفاده می‌شود، وجود دارد؟
الف) یک بسته معمولاً در زمان‌های مختلف بیش از یک شماره رهگیری دریافت می‌کند. تأمین‌کننده شما می‌تواند ابتدا یک شماره رهگیری که فقط در چین قابل استفاده است، در اختیار شما قرار دهد. هنگامی که محموله در یک خط بین‌المللی قرار می‌گیرد یا به یک شرکت لجستیک فرامرزی تحویل داده می‌شود، ممکن است یک شماره رهگیری بین‌المللی جدید صادر شود. هنگامی که بسته به کشوری که قرار است به آن ارسال شود می‌رسد، یک سرویس پستی یا پیک محلی ممکن است برای آخرین مایل تحویل، شماره جدیدی به آن بدهد. پیگیری این شماره‌ها به گونه‌ای که آنها را به هم متصل کند، پیگیری محموله را از ابتدا تا انتها آسان‌تر می‌کند.

Q: چطور می‌توانم بفهمم که تاخیر ناشی از گمرک است یا شرکت حمل و نقل؟
الف) متن و محل قرارگیری رویدادهای ردیابی معمولاً نکاتی را نشان می‌دهد. اگر وضعیت محموله «گمرک»، «ترخیص»، «بازرسی» یا «در انتظار اسناد» باشد و مکان، فرودگاه، بندر یا مرکز گمرکی در کشور مقصد باشد، احتمالاً تأخیر به دلیل گمرک است. اگر محموله همچنان به عنوان در حال ترانزیت و بدون ارجاع گمرکی نشان داده شود و مکان، یک مرکز واسطه باشد، ممکن است فقط منتظر مرحله بعدی حمل و نقل باشد یا توسط شرکت حمل و نقل در حال پردازش باشد. اگر مطمئن نیستید، ارائه دهنده خدمات لجستیکی شما یا خدمات مشتریان شرکت حمل و نقل می‌تواند به شما بگوید که آیا گمرک درگیر است یا خیر.

Q: آیا ارزش دارد که هنگام واردات از چین، برای ردیابی بهتر، هزینه اضافی پرداخت کنیم؟
الف) بستگی به این دارد که کالاهای شما چقدر ارزش دارند و چقدر سریع به آنها نیاز دارید، و همچنین مشتریان شما چه تقاضایی دارند. اگر نیازی به دانستن دقیق زمان رسیدن بسته خود ندارید، خدمات پستی اولیه با ردیابی محدود ممکن است مناسب باشد. با این حال، برای محموله‌های با ارزش بیشتر، سفارش‌های فوری یا کالاهای حیاتی، پرداخت هزینه بیشتر برای خدماتی که ردیابی کامل، منظم و حمل و نقل سریع‌تری ارائه می‌دهند، ممکن است به شما کمک کند تا از دست دادن فروش، دریافت شکایت از مشتریان و بروز مشکل در کسب و کار خود جلوگیری کنید. در بسیاری از شرایط، هزینه افزایش دیده شدن در مقایسه با هزینه تمام شدن محصول یا داشتن مشتریان ناراضی کم است.

Q: چگونه یک ارائه دهنده خدمات لجستیکی مانند Topway Shipping می‌تواند تجربه ردیابی من را بهبود بخشد؟
الف) یک شرکت لجستیکی کارآمد مانند Topway Shipping، ردیابی بخش‌های مختلف سفر را در یک سیستم ترکیب می‌کند. این شامل حمل و نقل اولیه در چین، حمل و نقل هوایی یا دریایی بین‌المللی، انبارداری خارجی، ترخیص گمرکی و تحویل در آخرین مرحله می‌شود. دیگر لازم نیست به تنهایی با وب‌سایت‌های متعدد حمل و نقل و شماره‌های ردیابی متعدد سر و کار داشته باشید. در عوض، یک دیدگاه واحد و تیمی خواهید داشت که به استثنائات توجه می‌کند. این بدان معناست که مشکلات سریع‌تر حل می‌شوند، غافلگیری‌های کمتری وجود خواهد داشت و شما زمان بیشتری برای تمرکز بر فروش، توسعه محصول و خدمات مشتری به جای تعقیب محموله‌ها خواهید داشت.