CNY પહેલાં કસ્ટમ્સ અને ISF/ACI રીમાઇન્ડર્સ: કાગળકામને તમારા કાર્ગોને રોકવા ન દો
પરિચય: જ્યારે કેલેન્ડર, કાર્ગો અને કસ્ટમ્સ અથડાતા હોય છે
જ્યારે ચીની નવું વર્ષ (CNY) આવી રહ્યું છે, ત્યારે લોજિસ્ટિક્સ ક્ષેત્ર દર વર્ષે એક પ્રકારની નિયંત્રિત અરાજકતામાં સરી પડે છે. રજા પહેલા, ફેક્ટરીઓ છેલ્લી ઘડીના ઓર્ડરને સંતોષવા માટે ઝડપથી કામ કરે છે, કેરિયર્સ તેમની ક્ષમતા મર્યાદિત કરે છે, અને બંદરો એવા કન્ટેનરથી ભરાઈ જાય છે જે બધા ચીન છોડવાનો પ્રયાસ કરી રહ્યા છે.
તે ધસારો દરમિયાન, કાગળકામ એ એક એવી વસ્તુ છે જે હંમેશા શિપર્સને અન્ય કોઈપણ વસ્તુ કરતાં વધુ ધીમી પાડે છે. આમાં કસ્ટમ પેપરવર્ક અને સુરક્ષા ફોર્મ્સ જેવા કે યુએસ માટે ISF (ઇમ્પોર્ટ સિક્યુરિટી ફાઇલિંગ) અને કેનેડા અને અન્ય કેટલાક સ્થળો માટે ACI (એડવાન્સ કોમર્શિયલ ઇન્ફર્મેશન)નો સમાવેશ થાય છે.
દુઃખદ વાત? તોફાન, બંદર ભીડ અને જહાજોની સમસ્યાઓ સામાન્ય રીતે કાર્ગોમાં વિલંબનું કારણ નથી. HS કોડ ખૂટે છે, ISF મોડું ફાઇલ કરવામાં આવ્યું હતું, પેકિંગ સૂચિ અપૂરતી હતી, અથવા કસ્ટમ્સ નિયમ સમજી શક્યા ન હતા તેથી તેમાં વિલંબ થાય છે. જો તમે વહેલા તૈયાર થાઓ, ખાસ કરીને CNY પહેલાં, તો આ સમસ્યાઓ 100% ટાળી શકાય છે.
આ નિબંધમાં, આપણે નીચે મુજબ ચર્ચા કરીશું:
- શા માટે CNY ની આસપાસ કસ્ટમ્સ અને ISF/ACI સમસ્યાઓ વધુ ખરાબ થાય છે
- તમારે કયા મહત્વપૂર્ણ કાગળો અગાઉથી તૈયાર કરવા જોઈએ અને તે બધા કેવી રીતે એકસાથે બેસે છે
- ફાઇલ કરતી વખતે થતી સામાન્ય ભૂલો જે વિલંબ અથવા દંડનું કારણ બને છે
- રજા પહેલા, વાસ્તવિક સમયપત્રક અને કાર્ય યોજનાઓ બનાવો.
- વ્યાવસાયિક લોજિસ્ટિક્સ કંપનીને નોકરી પર રાખવાથી તમારા માલસામાનને ખસેડવામાં કેવી રીતે મદદ મળી શકે છે
છેલ્લે, અમે કેટલાક સામાન્ય પ્રશ્નોના જવાબ આપીશું અને તમને બતાવીશું કે ટોપવે શિપિંગ જેવા વ્યાવસાયિક ભાગીદાર સાથે કામ કરવાથી તમને બધી કાગળની સમસ્યાઓ ટાળવામાં કેવી રીતે મદદ મળી શકે છે.
કસ્ટમ્સ અને સુરક્ષા ફાઇલિંગ્સ પર CNY દબાણને સમજવું
સમગ્ર સપ્લાય ચેઇન પર CNY ની અસર
CNY ફક્ત રજા નથી. તે લોજિસ્ટિક્સ માટે સિસ્ટમ-વ્યાપી રીસેટ છે:
ફેક્ટરીઓ એક થી બે અઠવાડિયા કે તેથી વધુ સમય માટે બંધ રહે છે, અને ઘણા કામદારોને તેમના વતન પાછા ફરવા માટે લાંબી મુસાફરી કરવી પડે છે. બંધ થવા પહેલાના અઠવાડિયા ઉત્પાદન અને શિપિંગ માટે સૌથી વ્યસ્ત સમય હોય છે. તેનો અર્થ એ કે:
- ઓછા સમયમાં સામાન્ય કરતાં વધુ રિઝર્વેશન
- લોકો ઉતાવળમાં હોય ત્યારે ભૂલો કરે તેવી શક્યતા વધુ હોય છે.
- બધું બંધ થાય તે પહેલાં કાગળકામની સમસ્યાઓ ઉકેલવા માટે વધુ સમય નથી
કસ્ટમ ઓફિસો અને અન્ય સમાન એજન્સીઓ રજા દરમિયાન સ્ટાફમાં ઘટાડો કરી શકે છે અથવા તેમના કામકાજના કલાકોમાં ફેરફાર કરી શકે છે. જો બંદરો હજુ પણ "ખુલ્લા" હોય, તો પણ કાગળકામ, પ્રશ્નોના જવાબ આપવા અથવા નિરીક્ષણ કરવા માટે સામાન્ય કરતાં ઓછા કામદારો હોઈ શકે છે.
જ્યારે તમારી પાસે વધુ કામ હોય અને ઓછા લોકો હોય, ત્યારે દરેક નાની ભૂલ મોટી વાત બની જાય છે.
શા માટે ISF/ACI અને તેના જેવી યોજનાઓ પહેલા કરતાં વધુ મહત્વપૂર્ણ છે
કસ્ટમ્સ અધિકારીઓને શિપમેન્ટ આવે તે પહેલાં તેના વિશે જાણવાની જરૂર છે, તેથી જ ISF (યુએસ જતા માલ માટે) અને ACI (કેનેડા જતા શિપમેન્ટ અને અન્ય અદ્યતન ફાઇલિંગ ફ્રેમવર્ક માટે) જેવી સુરક્ષા ફાઇલો જરૂરી છે. તેઓ જાણવા માંગે છે કે:
- બૉક્સમાં શું છે
- કોણ મોકલી રહ્યું છે અને મેળવી રહ્યું છે
- કાર્ગો ક્યાંથી આવ્યો?
- તેને કેવી રીતે ખસેડવામાં આવી રહ્યું છે
આ ફાઇલિંગ્સની સમય મર્યાદા છે. જો તમે સમયમર્યાદા ચૂકી જાઓ છો, તો તમે:
- દંડ પૈસામાં
- કાર્ગો હોલ્ડ અને ચેક
- રોલેડ શિપમેન્ટ અથવા વધારાના સ્ટોરેજ માટે ખર્ચ
CNY ની આસપાસ, દરેક સફર મહત્વપૂર્ણ છે, તેથી થોડા દિવસોનો વિલંબ થવાનો અર્થ એ થઈ શકે છે કે જહાજ ગુમ થઈ શકે છે અને બીજા માટે અઠવાડિયા રાહ જોવી પડી શકે છે.
CNY પહેલાં તમારે મુખ્ય કસ્ટમ દસ્તાવેજો તૈયાર રાખવા જોઈએ
મુખ્ય દસ્તાવેજીકરણ પેકેજ
મોટાભાગના આંતરરાષ્ટ્રીય શિપમેન્ટ માટે કાગળકામનો મુખ્ય સમૂહ જરૂરી છે. જો આમાંથી કોઈ પણ ખૂટે છે, ખોટું છે અથવા મોડું થાય છે, તો તમે મુશ્કેલીમાં મુકાઈ જશો, ખાસ કરીને CNY જેવા વ્યસ્ત સમયગાળા દરમિયાન.
અહીં એક ઝડપી ઝાંખી છે:
| દસ્તાવેજ | કોણ તૈયાર કરે છે | મુખ્ય હેતુ |
|---|---|---|
| વાણિજ્યિક ભરતિયું | વિક્રેતા / નિકાસકાર | કિંમત, ઉત્પાદન વિગતો, વેચાણની શરતો જાહેર કરે છે |
| પેકિંગ યાદી | વિક્રેતા / નિકાસકાર | વિગતો જથ્થો, પેકેજિંગ, વજન, પરિમાણો |
| બિલ ઓફ લેડીંગ / એર વેબિલ | કેરિયર / ફોરવર્ડર | વાહનવ્યવહારનો કરાર; માલનું માલિકી હક/પ્રાપ્તિ |
| HS કોડ્સ અને વર્ગીકરણ | નિકાસકાર + કસ્ટમ્સ બ્રોકર | ફરજો અને પાલન માટે યોગ્ય ટેરિફ વર્ગીકરણ |
| કસ્ટમ્સ ઘોષણા | કસ્ટમ્સ બ્રોકર / આયાતકાર | કસ્ટમ્સ ઓથોરિટીને કાનૂની ફાઇલિંગ |
| ISF/ACI ડેટા સેટ | આયાતકાર / એજન્ટ / દલાલ | આગમન પહેલાં સુરક્ષા ફાઇલિંગ |
આ બધા એકબીજા સાથે જોડાયેલા છે. જ્યારે વસ્તુઓ મેળ ખાતી નથી ત્યારે કસ્ટમ સિસ્ટમ અને કર્મચારીઓ તરત જ લાલ બત્તી લગાવે છે.
ઇન્વોઇસ: માત્ર એક કિંમત પત્રક કરતાં વધુ
કોમર્શિયલ ઇન્વોઇસ ફક્ત તમારા ક્લાયન્ટના એકાઉન્ટિંગ વિભાગ માટે જ નથી. કસ્ટમ અધિકારીઓ માટે તે શોધવાનું ખૂબ જ મહત્વપૂર્ણ છે:
- કસ્ટમ્સ માટે મૂલ્ય
- ઉત્પાદનોનું વર્ણન
- ઉદભવ ની જગ્યા
- ઇન્કોટર્મ્સ
- ખરીદનાર અને વેચનાર વિશે માહિતી
CNY પહેલાં તમારા ઇન્વોઇસમાં આ છે કે નહીં તેની ખાતરી કરવા માટે તપાસો:
- ઉત્પાદનોના સ્પષ્ટ વર્ણન (જો તમે મદદ કરી શકો તો કોઈ અસ્પષ્ટ "ભાગો" અથવા "નમૂનાઓ" ન આપો)
- પૈસાની સાચી રકમ અને મૂલ્ય
- FOB શેનઝેન અને CIF લોસ એન્જલસ જેવા યોગ્ય ઇન્કોટર્મ્સ
- ખરીદનાર અથવા આયાતકાર વિશેની માહિતી સુધારો
જો તમે એક કરતાં વધુ SKU શિપિંગ કરી રહ્યા છો, તો ઉતાવળ ન કરો અને તે બધાને એક જ સામાન્ય લાઇન હેઠળ મૂકો. તે તમને હવે 10 મિનિટ બચાવી શકે છે, પરંતુ જ્યારે તમારે તેને સાફ કરવું પડશે ત્યારે તે તમને દિવસો પછી મોંઘુ પડી શકે છે.
પેકિંગ યાદી: જ્યાં વાસ્તવિકતા કાગળને મળે છે
પેકિંગ લિસ્ટ તમને "કેવી રીતે" પેક કરવામાં આવે છે તે જણાવે છે, જ્યારે ઇન્વોઇસ તમને "શું" અને "કેટલું" કહે છે.
- બોક્સ, પેલેટ અથવા પેકેજોની સંખ્યા
- ચોખ્ખું અને કુલ વજન
- દરેક શિપમેન્ટ અથવા પેલેટનું કદ
- સંખ્યાઓ અને ગુણ
ચાઇનીઝ નવા વર્ષ પહેલાં, ઉત્પાદકોએ છેલ્લી ઘડીએ કાર્ટનની સંખ્યા અને તેને કેવી રીતે સ્ટેક કરવામાં આવે છે તેમાં ફેરફાર કરવા પડી શકે છે. તે સમયે પેકિંગ યાદીઓ સામાન્ય રીતે ઉપયોગી થવાનું બંધ કરી દે છે.
એક કડક નિયમ બનાવો કે જ્યાં સુધી પેકિંગ સૂચિ કાર્ગો સાથે મેળ ખાતી ન હોય ત્યાં સુધી કોઈપણ બુકિંગ અંતિમ નથી. તમારા ફોરવર્ડરને મોકલો અને ફેરફારોને તાત્કાલિક દલાલી કરો જેથી તેઓ કાગળો અપડેટ કરી શકે.
HS કોડ્સ અને વર્ગીકરણ: શાંત જોખમ
ઘણા શિપર્સ હજુ પણ HS કોડ પર ધ્યાન આપતા નથી અથવા તપાસ કર્યા વિના ભૂતકાળના શિપમેન્ટમાંથી તેની નકલ કરે છે. પરંતુ વસ્તુઓને ખોટી શ્રેણીમાં મૂકવાથી આ થઈ શકે છે:
- ખોટી રકમની ફરજ ચૂકવવી (ખૂબ ઓછી અથવા ખૂબ વધારે)
- જ્યારે કસ્ટમ્સ વર્ગીકરણનો વિવાદ કરે છે ત્યારે તે ટકી રહે છે
- શક્ય સજાઓ, ખાસ કરીને એક જ ભૂલ એક કરતા વધુ વાર કરવા બદલ
કસ્ટમ્સ જોખમ તપાસ કડક કરી શકે છે, ત્યારે CNY પહેલાં કોઈપણ નવા અથવા બદલાયેલા ઉત્પાદનો માટે HS કોડ્સ બે વાર તપાસવા એ સારો વિચાર છે. ખાતરી કરો કે ઇન્વોઇસ પરના વર્ણનો તમે ઉપયોગ કરી રહ્યા છો તે HS કોડ્સ સાથે મેળ ખાય છે.
ISF, ACI અને પ્રી-અરાઇવલ ફાઇલિંગ્સ: સમયરેખા અને શ્રેષ્ઠ પ્રથાઓ
સામાન્ય રીતે કઈ માહિતીની જરૂર હોય છે
મોટાભાગે, સુરક્ષા ફાઇલિંગ માટે ફક્ત તમારા વ્યવસાયિક કાગળમાં પહેલેથી જ રહેલી માહિતીના નાના ભાગની જરૂર હોય છે, પરંતુ તેમને તેની વહેલી જરૂર પડે છે. ઉદાહરણ તરીકે, યુએસમાં દરિયાઈ નિકાસ માટે ISF (10+2) ને સામાન્ય રીતે જરૂર પડે છે:
- રેકોર્ડ આયાત કરનાર
- રીસીવર
- ખરીદનાર અને વેચનાર વિશે માહિતી
- સપ્લાયર અથવા ઉત્પાદક
- વ્યક્તિને મોકલો
- ઉદભવ ની જગ્યા
- માલ માટે HTSUS (HS કોડ્સ)
- કન્ટેનર ભરવાની જગ્યા અને કેટલીક પરિસ્થિતિઓમાં, કન્સોલિડેટર
અન્ય દેશોની ACI-પ્રકારની સિસ્ટમો સમાન રીતે કાર્ય કરે છે: તેઓ માલ, તેમાં સામેલ લોકો અને પરિવહન વિશે મૂળભૂત માહિતી એકત્રિત કરે છે જેથી અધિકારીઓ સમય પહેલાં જોખમનું મૂલ્યાંકન કરી શકે.
જો તમારી પાસે તમારા અંતિમ પેકિંગની બધી વિગતો હજુ સુધી ન હોય તો તમારે રાહ જોવી જોઈએ નહીં. શક્ય તેટલી વહેલી તકે તમે જે કરી શકો તે માટે તૈયાર રહો. તમે નામ, સરનામાં, HS કોડ અને કાર્ગોની મૂળભૂત રચના માટે અગાઉથી યોજના બનાવી શકો છો.
CNY પહેલાંની સમયરેખાનું ઉદાહરણ
CNY કટોકટી દરમિયાન તમે યુ.એસ. સુધી દરિયાઈ કાર્ગોની સમયમર્યાદા કેવી રીતે ગોઠવી શકો છો તેનું એક સરળ ઉદાહરણ અહીં આપેલ છે. વાસ્તવિક વાહક કાપ-ઓફ અને તમારા વિસ્તારમાં વસ્તુઓ કેવી રીતે કરવામાં આવે છે તેના આધારે ફેરફાર:
| વેસલ ETD પહેલાનો સમય | ભલામણ કરેલ ક્રિયા |
|---|---|
| 21-14 દિવસ | પીઓ કન્ફર્મ કરો, ઇન્વોઇસ ડ્રાફ્ટ કરો, એચએસ કોડ કન્ફર્મ કરો, કસ્ટમ્સ બ્રોકર સાથે એલાઇન કરો. |
| 14-10 દિવસ | ખરીદનાર/વેચનારની વિગતો, ઇન્કોટર્મ્સ, પ્રારંભિક પેકિંગ ગોઠવણીને અંતિમ સ્વરૂપ આપો. |
| 10-7 દિવસ | મુખ્ય કાર્ગો યાદી લોક કરો, ફોરવર્ડર/બ્રોકર સાથે પ્રારંભિક ISF/ACI ડેટા શેર કરો. |
| 7-5 દિવસ | અંતિમ પેકિંગ યાદીની પુષ્ટિ, કોઈપણ ફેરફારો તાત્કાલિક અપડેટ કરો. |
| 5-3 દિવસ | ખાતરી કરો કે ISF/ACI ફાઇલિંગ લોડિંગ/ETD પહેલાં જરૂરી સમયમર્યાદામાં સબમિટ કરવામાં આવે છે. |
| 3-0 દિવસ | કોઈપણ કસ્ટમ પ્રશ્નો માટે દેખરેખ રાખો અને જહાજ પ્રસ્થાન પહેલાં વિસંગતતાઓ દૂર કરો. |
CNY ટોચ દરમિયાન આ આખી વસ્તુને 3-4 દિવસમાં ફિટ કરવાનો પ્રયાસ કરવો એ વિનાશ માટે એક ઉપાય છે. ભલે તે કડક લાગે, ખાતરી કરો કે તમારા સપ્લાયર્સ અગાઉના કટ-ઓફનું પાલન કરે છે.
મોડી ફાઇલિંગનો છુપાયેલો પ્રભાવ
ક્યારેક માલવાહક જહાજો ફાઇલિંગ મોડા હોય અથવા ગુમ થઈ જાય ત્યારે પણ. પરંતુ તેના પરિણામો છે:
- ગંતવ્ય સ્થાને પરીક્ષણો અને હોલ્ડ થવાની શક્યતા વધુ છે
- શક્ય ISF દંડ
- અંતિમ ડિલિવરીમાં અણધાર્યો વિલંબ
જ્યારે બજાર તંગ હોય અને તમારા ગ્રાહક ચોક્કસ વેચાણ સીઝન દરમિયાન માલની રાહ જોઈ રહ્યા હોય ત્યારે નૂર માટે થોડી વધુ ચૂકવણી કરવા કરતાં આ અણધાર્યો વિલંબ વધુ ખરાબ હોઈ શકે છે.
સૌથી ખરાબ સમયે કાર્ગો રોકતી સામાન્ય ભૂલો
દસ્તાવેજોમાં મેળ ખાતો નથી તેવો ડેટા
ડેટા મેળ ખાતી નથી તે સૌથી સામાન્ય મુશ્કેલીઓમાંની એક છે, પરંતુ તેને ઠીક કરવી પણ સરળ છે. ઉદાહરણ તરીકે:
- ઇન્વોઇસ પર ખરીદનારનું નામ ISF પર આયાતકારના નામથી અલગ છે.
- કોમર્શિયલ ઇન્વોઇસ પરનો HS કોડ કસ્ટમ્સને મોકલવામાં આવેલા કોડ સાથે મેળ ખાતો નથી.
- પેકિંગ સૂચિમાં કાર્ટનની સંખ્યા મેનિફેસ્ટથી અલગ છે.
આ કદાચ મોટી ભૂલો ન લાગે. પરંતુ કસ્ટમ સિસ્ટમ્સ સમસ્યાઓ શોધવા માટે બનાવવામાં આવી છે. જ્યારે CNY ની આસપાસ તપાસ કરવા માટે ઘણી બધી ફાઇલો હોય છે, ત્યારે તમારી ફાઇલો કતારમાં બેસી શકે છે જ્યારે કોઈ ફરીથી ડેટા તપાસે છે.
તમે તમારા બિઝનેસ ઇન્વોઇસમાંથી સતત અન્ય કાગળો બનાવવાની આદત બનાવીને આ ટાળી શકો છો, જેને તમારે "સત્યનો એકમાત્ર સ્ત્રોત" માનવો જોઈએ.
છેલ્લી ઘડીના ફેરફારો વિશે કોઈ બ્રોકરને કહેતું નથી
ક્યારેક ઉત્પાદન મોડું થાય છે. એકને બદલે, ઓર્ડર બે કન્ટેનરમાં જાય છે. છેલ્લી ઘડીએ, ખરીદનાર થોડો વધુ માંગ કરે છે.
આ બધું થવું સામાન્ય છે. સમસ્યા એ છે કે તે ફેરફારો કસ્ટમ્સ અને સુરક્ષા ફોર્મ્સ સંભાળતા વ્યક્તિઓ સુધી પહોંચતા નથી.
આવી કેટલીક પરિસ્થિતિઓ છે:
- જે કાર્ગો એક આયાતકાર પાસે જવાનું હતું તે હવે બીજા આયાતકાર પાસે જઈ રહ્યું છે, પરંતુ ISF અપડેટ થયેલ નથી.
- બીજી પ્રોડક્ટ લાઇન છે, પણ HS કોડ નથી.
- જ્યારે તમે મૂળ ફાઇલિંગ જુઓ છો, ત્યારે કુલ વજનમાં ઘણો ફેરફાર થાય છે, જે શંકાઓ ઉભી કરે છે.
આ વસ્તુઓ ખોવાઈ જવી સરળ છે, ખાસ કરીને CNY પહેલાં જ્યારે દરેક વ્યક્તિ ઉતાવળમાં હોય છે. એક મૂળભૂત નિયમ બનાવો: તમારા લોજિસ્ટિક્સ પ્રદાતા અને કસ્ટમ્સ બ્રોકરે કોઈપણ ઓપરેશનલ ફેરફાર "અંતિમ" થાય તે પહેલાં કાગળકામ અપડેટ કરવામાં આવ્યું છે તે સ્વીકારવું આવશ્યક છે.
CNY ની આસપાસ ટ્રાન્ઝિટ સમય ઓછો અંદાજ
બીજી એક સામાન્ય ભૂલ એ છે કે CNY ટ્રાફિકને ધ્યાનમાં લીધા વિના "સામાન્ય" મુસાફરી સમયના આધારે યોજનાઓ બનાવવી. જ્યારે શિપમેન્ટમાં પહેલાથી જ મર્યાદિત સઢ હોય અથવા પૂરતા સાધનો ન હોય, ત્યારે કસ્ટમ્સ અથવા કાગળકામ સાથેની કોઈપણ સમસ્યા વિલંબને વધુ ખરાબ બનાવે છે.
તમારા ગ્રાહકની સમયમર્યાદા પૂરી ન થાય તેવી વ્યૂહરચના બનાવવાને બદલે, એક બફર બનાવો. તે બફરમાં આ વિશે વિચારવું જોઈએ:
- શક્ય કસ્ટમ્સ તપાસ
- શક્ય રોલઓવર
- પૂરતા કામદારો ન હોવાથી વધારાનો સમય
પછી, ચોક્કસ, વહેલા ફાઇલિંગને તે ગાદીને સુરક્ષિત રાખવાના મુખ્ય માર્ગ તરીકે જુઓ.
કાગળકામ તમારા કાર્ગોને અવરોધિત ન કરે તે માટેની વ્યવહારુ વ્યૂહરચનાઓ
CNY દસ્તાવેજીકરણ ચેકલિસ્ટ બનાવો
તમે કરી શકો તે સૌથી સરળ અને સૌથી મદદરૂપ બાબતોમાંની એક એ છે કે CNY માટે ખાસ દસ્તાવેજોની ચેકલિસ્ટ બનાવો. તે અરાજકતાના સમયને એવી પ્રક્રિયામાં રૂપાંતરિત કરે છે જે પુનરાવર્તિત થઈ શકે છે.
અહીં કેટલીક બાબતો છે જે તમે ઝડપી ચેકલિસ્ટમાં મૂકી શકો છો:
- શું આ સિઝનના માલ માટેના બધા HS કોડ સાચા છે?
- શું ઇન્વોઇસ પરના ઉત્પાદન વર્ણનો કસ્ટમ્સ માટે પૂરતા સ્પષ્ટ છે?
- શું છેલ્લી વખત પેકિંગ યાદી બનાવવામાં આવી ત્યારથી તેમાં ફેરફાર થયો છે?
- શું બ્રોકર અથવા ફોરવર્ડરને આંતરિક સમયમર્યાદા સુધીમાં ISF/ACI ડેટા પ્રાપ્ત થઈ ગયો છે?
- શું તમે કાર્ગો અથવા રૂટમાં થયેલા દરેક ફેરફાર વિશે બ્રોકર અથવા ફોરવર્ડરને જણાવ્યું છે?
તમે તેને પ્રિન્ટ કરી શકો છો, તેને શેર્ડ ડિસ્ક પર મૂકી શકો છો, અથવા તેને તમારા આંતરિક ERP માં ઉમેરી શકો છો. ફક્ત ખાતરી કરો કે તમે તેનો ઉપયોગ કરો છો.
કેરિયર કટ-ઓફ પહેલાં આંતરિક સમયમર્યાદા સેટ કરો
કેરિયર્સ અને ફોરવર્ડર્સ તમને જણાવશે કે તમારા કાર્ગો અને કાગળ ક્યારે પહોંચાડવાની જરૂર છે. CNY ની આસપાસ, તેમને તમારા લક્ષ્ય તરીકે નહીં, પણ તમારા બચાવની છેલ્લી હરોળ તરીકે વિચારો.
તમારા માટે વહેલી સમયમર્યાદા નક્કી કરો:
- દસ્તાવેજીકરણનો અંત (HS કોડ, પેકિંગ સૂચિ, ઇન્વોઇસ)
- ISF/ACI ડેટા સબમિટ કરવાની અંતિમ તારીખ
- ફેક્ટરી કાર્ગો મોકલી શકે તેવો છેલ્લો દિવસ
જો તમે તમારી આંતરિક સમયમર્યાદા તમારા બાહ્ય સમયમર્યાદા કરતા બે કે ત્રણ દિવસ વહેલા ખસેડો છો, તો તમે જહાજ ચૂક્યા વિના સમસ્યાઓ સુધારી શકો છો.
સંદેશાવ્યવહારની લાઇનો ખુલ્લી અને કેન્દ્રિત રાખો
તમારી પાસે સામાન્ય શિપમેન્ટમાં હોઈ શકે છે:
- ફેક્ટરી અથવા વિક્રેતા
- તમારી ટીમ જે અંદર વસ્તુઓ ખરીદે છે
- એક શિપિંગ કંપની
- કસ્ટમ એજન્ટ
- તમારા ગ્રાહક અથવા અંતિમ ખરીદનાર
જો તેમાંથી અડધા લોકો ઇમેઇલ દ્વારા, અડધા ચેટ એપ્લિકેશન દ્વારા અને કેટલાક સ્પ્રેડશીટ્સ દ્વારા અપડેટ્સ પ્રદાન કરે છે, ખાસ કરીને વ્યસ્ત સમયમાં, તો વસ્તુઓ ખોવાઈ જશે.
જ્યારે પણ શક્ય હોય ત્યારે કેન્દ્રિય બનાવો:
- તમારા ઇમેઇલ્સમાં સ્પષ્ટ વિષય રેખાઓનો ઉપયોગ કરો જેમાં PO અને કન્ટેનર નંબરો શામેલ હોય.
- શેર કરેલા દસ્તાવેજ અથવા સિસ્ટમને સ્થિતિ અને ડેટા સાથે અદ્યતન રાખો.
- તમારી કંપનીમાંથી એક વ્યક્તિને "CNY શિપમેન્ટ માલિક" તરીકે પસંદ કરો અને બાકીના બધાને ગોઠવો.
આ સરળ લાગે છે, પરંતુ તે શાંત ઋતુ અને વ્યસ્ત ઋતુ વચ્ચે ફરક લાવી શકે છે.
એક વ્યાવસાયિક લોજિસ્ટિક્સ પાર્ટનર તમને CNY ટકી રહેવામાં કેવી રીતે મદદ કરે છે
કસ્ટમ્સ અને સિક્યુરિટી ફાઇલિંગમાં અનુભવ કેમ મહત્વપૂર્ણ છે
કોઈપણ વ્યક્તિ બોટમાં જગ્યા અનામત રાખી શકે છે. પરંતુ દરેક વ્યક્તિ કાગળકામ, સમયમર્યાદા અને પાલનની જરૂરિયાતોની સંપૂર્ણ સાંકળને સંભાળી શકતી નથી, ખાસ કરીને જ્યારે તેઓ CNYના દબાણ હેઠળ હોય.
ઘણો અનુભવ ધરાવતો લોજિસ્ટિક્સ ભાગીદાર:
- તમારા વેપાર માર્ગ (ઉદાહરણ તરીકે, ચીનથી યુએસ) માટે કસ્ટમ્સ અને સુરક્ષા ફાઇલિંગ માટેના ચોક્કસ નિયમો જાણે છે.
- મૂળ અને ગંતવ્ય બંદરો પર વસ્તુઓ કેવી રીતે કરવામાં આવે છે તે જાણે છે
- મોસમી વિલંબની આગાહી કરી શકે છે અને પ્રારંભિક કટ-ઓફ સૂચવી શકે છે
- કસ્ટમ્સ ક્લિયરન્સ વધુ સરળતાથી થાય તે માટે તમારા શિપમેન્ટ અને કાગળકામ ગોઠવવામાં મદદ કરે છે
તમે ફક્ત મુશ્કેલીઓ પર પ્રતિક્રિયા આપતા નથી; તમને સક્રિય મદદ મળે છે, ખાસ કરીને ISF/ACI સમયમર્યાદા અને કસ્ટમ પેપરવર્ક જેવી મહત્વપૂર્ણ બાબતોમાં.
એન્ડ-ટુ-એન્ડ નિયંત્રણ જોખમ ઘટાડે છે
જ્યારે તમે ટ્રિપના દરેક તબક્કા માટે અલગ સપ્લાયર્સને રોજગારી આપો છો ત્યારે બધું સંકલન કરવાની જવાબદારી તમારી હોય છે. આ સૂચવે છે કે તમે જ વસ્તુઓને યોગ્ય રીતે ગોઠવવાનો પ્રયાસ કરી રહ્યા છો:
- પ્લાન્ટમાંથી શિપિંગનું સમયપત્રક
- બંદર પર કન્ટેનર ખસેડતી પરિવહન કંપની
- સમુદ્રી વાહક માટે બુકિંગ
- અન્ય દેશોમાં સંગ્રહ
- કસ્ટમ્સ ક્લિયરિંગ
- છેલ્લા માઇલ સુધી ડિલિવરી
જો એક ઘટકમાં કંઈક ખોટું થાય, તો તમારે તેને સુધારવું પડશે અને ખાતરી કરવી પડશે કે બાકીના બધા પાસે સૌથી અદ્યતન માહિતી છે.
એક પ્રદાતા જે આખી સાંકળને આવરી લે છે તે આ ખાલી જગ્યાઓ ભરી શકે છે. તેઓ ખાતરી કરવામાં મદદ કરી શકે છે કે એક તબક્કામાં કરવામાં આવેલા કોઈપણ ફેરફારો બાકીના બધામાં, જેમ કે કસ્ટમ્સ, ISF/ACI અને ગંતવ્ય વ્યવસ્થામાં દર્શાવવામાં આવે છે.
ટોપવે શિપિંગ: CNY પહેલાં, દરમ્યાન અને પછી તમારા કાર્ગોને ખસેડવા માટે એક ભાગીદાર
જેમ જેમ CNY નજીક આવે છે, તેમ તેમ તમારે ફક્ત એવી વ્યક્તિની જરૂર નથી જે "બોક્સ ખસેડે". તમારે એવી ટીમ જોઈએ છે જે જાણે છે કે વાસ્તવિક દુનિયામાં કાગળકામ, રિવાજો અને સમયપત્રક કેવી રીતે કાર્ય કરે છે.
ટોપવે શિપિંગ 2010 થી ક્રોસ-બોર્ડર ઇ-કોમર્સ લોજિસ્ટિક્સ સોલ્યુશન્સનો સક્ષમ પ્રદાતા છે. તેનું મુખ્ય મથક શેનઝેન, ચીનમાં છે. કંપની શરૂ કરનારા લોકો 15 વર્ષથી વધુ સમયથી આંતરરાષ્ટ્રીય લોજિસ્ટિક્સ અને કસ્ટમ્સ ક્લિયરન્સમાં કામ કરી રહ્યા છે, જેમાં ચીન અને યુએસ પરિવહન પર ધ્યાન કેન્દ્રિત કરવામાં આવ્યું છે.
તે અનુભવ તમને CNY અને અન્ય વ્યસ્ત સમય દરમિયાન ખૂબ જ ઉપયોગી લાભો આપે છે:
- સુરક્ષા માટે કસ્ટમ્સ અને ફાઇલિંગ આવશ્યકતાઓની ઊંડી જાગૃતિ
- જ્યારે તમે આવો ત્યારે યુએસ ISF માર્ગદર્શિકા અને અન્ય યોજનાઓ વિશે જાણવું
- તમને વાસ્તવિક સમયમર્યાદા અને સમયરેખા પૂરી પાડવાની ક્ષમતા
ટોપવે શિપિંગ લોજિસ્ટિક્સ ચેઇનના તમામ ભાગોનું સંચાલન કરે છે, મુસાફરીના શરૂઆતના તબક્કાથી લઈને વિદેશી સ્ટોરેજ, કસ્ટમ્સ પ્રોસેસિંગ અને છેલ્લા માઇલ ડિલિવરી સુધી. આ સંપૂર્ણ કવરેજ ઉત્પાદનથી અંતિમ ડિલિવરી સુધી તમારા કાગળકામને વ્યવસ્થિત રાખવાનું સરળ બનાવે છે, જે કાગળકામમાં ભૂલને કારણે તમારા શિપમેન્ટને સૌથી ખરાબ સમયે વિલંબિત થવાનું જોખમ ઘટાડે છે.
જો તમારા કાર્ગોને લવચીક વિકલ્પોની જરૂર હોય, તો ટોપવે શિપિંગ ચીનથી વિશ્વભરના મુખ્ય બંદરો સુધી ફુલ-કન્ટેનર-લોડ (FCL) અને લેસ-ધેન-કન્ટેનર-લોડ (LCL) બંને પ્રકારની સમુદ્રી માલવાહક સેવાઓ પણ પ્રદાન કરે છે. આ સુગમતા ખાસ કરીને CNY ની આસપાસ ઉપયોગી છે, જ્યારે બજારની પરિસ્થિતિઓ ઝડપથી બદલાય છે અને જગ્યા, રૂટ અને સમય પણ ઝડપથી બદલવાની જરૂર પડે છે.
ટોપવે શિપિંગ ખાતરી કરે છે કે ISF/ACI ફાઇલિંગ, કસ્ટમ્સ પેપરવર્ક અને વાસ્તવિક દુનિયાની કામગીરી બધા કુશળ કર્મચારીઓ, સંકલિત સેવાઓ અને પાલન પર મજબૂત ધ્યાન કેન્દ્રિત કરીને એકસાથે કાર્ય કરે છે. આ રીતે, તમારો કાર્ગો કાગળની ભૂલોને કારણે અટવાશે નહીં જે ટાળી શકાય છે.
ઉપસંહાર
ચાઇનીઝ નવું વર્ષ (CNY) એક અનુમાનિત ઘટના છે, પરંતુ તે વૈશ્વિક પુરવઠા શૃંખલાઓમાં જે વિક્ષેપ પેદા કરે છે તે ઘણીવાર નથી. ઉત્પાદનમાં ધસારો, મર્યાદિત જગ્યા અને ફેક્ટરીઓ, ટ્રાન્સપોર્ટરો અને કસ્ટમ ઓફિસોમાં ઓછા કામદારો આ બધાને કારણે તમારા શિપમેન્ટ તમારા સુધી પહોંચવામાં મુશ્કેલી પડે છે.
આવી સ્થિતિમાં, કસ્ટમ્સ પેપરવર્ક અને ISF અને ACI જેવી સુરક્ષા ફાઇલો ખૂબ જ મહત્વપૂર્ણ છે. તે ફક્ત "વધારાના પેપરવર્ક" નથી; તે ચાવીઓ છે જે તમારા કાર્ગોને બંદરો અને સરહદોમાંથી કોઈપણ વિલંબ વિના મુસાફરી કરવા દે છે.
ખાસ કરીને CNY દરમિયાન, તમારા શિપમેન્ટ ગતિમાં રહે તે સુનિશ્ચિત કરવા માટે, તમારે:
- કોમર્શિયલ બિલ, પેકિંગ લિસ્ટ, HS કોડ અને સુરક્ષા ફાઇલોને ડેટાના એક મોટા સમૂહ તરીકે વિચારો.
- દસ્તાવેજો તૈયાર કરો અને સામાન્ય કરતાં વહેલા તપાસો, વાહક કટ-ઓફ પહેલાં આંતરિક સમયમર્યાદા સાથે.
- વિકાસ પર નજીકથી નજર રાખો અને તમારા લોજિસ્ટિક્સ પાર્ટનર અને કસ્ટમ્સ બ્રોકરને દરેક અપડેટ વિશે જણાવો.
- દર વર્ષે CNY ને આપત્તિમાંથી આયોજિત પીક સીઝનમાં બદલવા માટે તમે જે ચેકલિસ્ટ અને દિનચર્યાઓનો ઉપયોગ કરો છો તે બનાવો.
અને સૌથી સારી વાત એ છે કે તમારે બધું જાતે કરવાની જરૂર નથી. એવી લોજિસ્ટિક્સ કંપની સાથે કામ કરવું જે શરૂઆતથી અંત સુધી કસ્ટમ્સ અને ISF/ACI નિયમોનું સંચાલન કેવી રીતે કરવું તે જાણે છે, ખાસ કરીને ચીન-યુએસ લેન પર, તમારા જોખમને ઘણું ઘટાડી શકે છે.
જ્યારે તમે તમારા કાગળકામને સંપૂર્ણ રીતે કરો છો, ત્યારે તમને તેની ખબર પણ પડતી નથી. તમારા ગ્રાહકોને તેમના ઓર્ડર સમયસર મળે છે, તમારા ખર્ચ સમાન રહે છે, અને CNY એ સારી રીતે ચાલતી સપ્લાય ચેઇનમાં બીજી સીઝન છે.
પ્રશ્નો
પ્ર: ISF શું છે અને યુએસ જતી શિપમેન્ટ માટે તે શા માટે આટલું મહત્વપૂર્ણ છે?
A: ISF નો અર્થ "આયાત સુરક્ષા ફાઇલિંગ" થાય છે, જેને "10+2" તરીકે પણ ઓળખવામાં આવે છે. કસ્ટમ્સ માટે જરૂરી છે કે કાર્ગો મૂળ બંદર પર જહાજ પર મૂકવામાં આવે તે પહેલાં સમુદ્રી શિપમેન્ટ ફાઇલ કરવામાં આવે. કાગળમાં ખરીદનાર, વેચનાર, નિર્માતા અને વેચવામાં આવતી વસ્તુઓ વિશે મહત્વપૂર્ણ વિગતો હોય છે. જો મોડું થાય, ગુમ થાય અથવા ખોટું થાય તો તમે મુશ્કેલીમાં મુકાઈ શકો છો, તમારો કાર્ગો અટકી શકે છે અથવા કસ્ટમ્સ ક્લિયરન્સ માટે વધુ રાહ જોવી પડી શકે છે.
પ્રશ્ન: ACI અને ISF વચ્ચે શું તફાવત છે?
A: કેનેડા અને અન્ય ઘણી જગ્યાએ શિપમેન્ટ આવે તે પહેલાં માહિતી મેળવવા માટે ACI (એડવાન્સ કોમર્શિયલ ઇન્ફોર્મેશન) નો ઉપયોગ થાય છે. વિગતો અને સિસ્ટમો ISF થી અલગ છે, પરંતુ ધ્યેય એક જ છે: કસ્ટમ અધિકારીઓ અગાઉથી જાણવા માંગે છે કે શિપમેન્ટમાં શું છે, કોણ સામેલ છે અને તે ક્યાં જઈ રહ્યું છે. તમારા વ્યવસાય દસ્તાવેજો ISF અને ACI બંને માટે ખૂબ જ મહત્વપૂર્ણ છે, અને તેમને ચોક્કસ, અદ્યતન માહિતીની જરૂર છે.
પ્રશ્ન: CNY પહેલાં મારે કસ્ટમ દસ્તાવેજો ક્યારે તૈયાર કરવાનું શરૂ કરવું જોઈએ?
A: શક્ય તેટલી વહેલી તકે. તમારા જહાજના રવાના થવાના ઓછામાં ઓછા બે થી ત્રણ અઠવાડિયા પહેલા તમારે HS કોડ, ઉત્પાદન વર્ણન અને ખરીદનાર/આયાતકારની માહિતી તપાસવી જોઈએ. CNY ના વ્યસ્ત મોસમ દરમિયાન, વહેલા શરૂ કરવાથી તમને ભૂલો સુધારવા, છેલ્લી ઘડીના ફેરફારોનો સામનો કરવા અને ISF/ACI ફાઇલિંગ સમયમર્યાદા પૂર્ણ કરવા માટે સમય મળે છે, પછી ભલે તમારા ઉત્પાદન અથવા બુકિંગ સમયપત્રકમાં ફેરફાર થાય.
પ્ર: જો ISF/ACI ડેટા સબમિટ કર્યા પછી મારી પેકિંગ યાદી બદલાય તો શું થશે?
A: ફેરફારો થાય છે, પરંતુ તે તરત જ જણાવવા જોઈએ. જો તમે માહિતી મોકલ્યા પછી જથ્થા, વજન અથવા SKU બદલાય છે, તો તમારા કસ્ટમ્સ બ્રોકર અથવા લોજિસ્ટિક્સ પ્રદાતાને ફાઇલિંગમાં ફેરફાર કરવાની જરૂર પડી શકે છે. જો તમે માહિતી અપડેટ નહીં કરો, તો કસ્ટમ્સ પ્રશ્નો પૂછી શકે છે, તમને પરીક્ષણ આપી શકે છે અથવા તમને રાહ જોવી પડી શકે છે. સૌથી મહત્વની બાબત એ છે કે તમારા સેવા ભાગીદારો સાથે ઝડપથી અને સ્પષ્ટ રીતે વાત કરો.
પ્રશ્ન: ISF અથવા સમાન સુરક્ષા ફાઇલિંગ સંબંધિત દંડ હું કેવી રીતે ટાળી શકું?
A: આ હાંસલ કરવાનો શ્રેષ્ઠ રસ્તો એ છે કે ખાતરી કરો કે તમારી આંતરિક પ્રક્રિયાઓ હંમેશા સમાન હોય. ઉદાહરણ તરીકે, ખાતરી કરો કે શિપમેન્ટ ડેટા પુષ્ટિ થયેલ છે અને એક જ જગ્યાએ સંગ્રહિત છે, બાહ્ય કટ-ઓફ કરતા વહેલા આંતરિક દસ્તાવેજીકરણની સમયમર્યાદા સેટ કરો અને હંમેશા અપડેટ્સ ઝડપથી શેર કરો. ખાતરી કરો કે તમે એવા ભાગીદાર સાથે નજીકથી કામ કરો છો જે કસ્ટમ્સ અને સુરક્ષા ફાઇલિંગ વિશે ઘણું જાણે છે, ખાસ કરીને તમારા મુખ્ય વેપાર ચેનલો પર. તેઓ તમને સચોટ, સમયસર કાગળ ફાઇલ કરવામાં મદદ કરી શકે છે અને સમસ્યાઓ મોંઘા દંડમાં ફેરવાય તે પહેલાં તમને જણાવી શકે છે.
પ્ર: CNY દરમિયાન એન્ડ-ટુ-એન્ડ લોજિસ્ટિક્સ પ્રદાતા સાથે કામ કરવું શા માટે મદદરૂપ છે?
A: CNY દરમિયાન, સંકલન જ બધું છે. એક સંપૂર્ણ સેવા કંપની જે પ્રથમ તબક્કાના પરિવહન, દરિયાઈ માલસામાન, આંતરરાષ્ટ્રીય વેરહાઉસિંગ, કસ્ટમ્સ ક્લિયરન્સ અને લાસ્ટ-માઇલ ડિલિવરી તમારા પેકેજને અલગ ઘટકોને બદલે એક જ સાંકળ તરીકે જોઈ શકે છે. તે તમારા કાગળકામ, ISF/ACI ફાઇલિંગ અને ઓપરેશનલ ગોઠવણોને સુમેળમાં રાખવાનું સરળ બનાવે છે. આ રીતે, જ્યારે આખું બજાર મોસમી તણાવ હેઠળ હોય ત્યારે પણ તમારો કાર્ગો ફરતો રહે છે.
