Un codice EORI o ventisette? La questione della registrazione UE su cui tutti sbagliano.
Introduzione
Chiedete a dieci spedizionieri quanti codici EORI siano necessari a un'azienda per vendere nell'Unione Europea e probabilmente riceverete tre risposte diverse. Alcuni diranno uno. Altri diranno uno per ogni Paese in cui si effettua la spedizione. Alcuni vi consiglieranno di registrarvi in ogni Stato membro in cui tenete merci, tanto per essere sicuri. La domanda può sembrare di natura amministrativa, quasi noiosa, eppure ha un impatto reale sul fatturato. Risposte errate portano a registrazioni duplicate, dichiarazioni doganali non corrispondenti, container bloccati e importatori che non riescono a capire perché una spedizione sdoganata risulti associata a un codice EORI di un altro.
La risposta corretta è meno drammatica dei miti che la circondano. Un unico codice EORI valido è riconosciuto in tutti i 27 Stati membri. La confusione nasce dal fatto che quasi tutto il resto relativo a un'importazione nell'UE, soprattutto l'IVA, è gestito a livello nazionale, e i broker, i marketplace e i commercialisti spesso usano il termine generico "registrazione" per indicare tutto. Se a questo si aggiunge una riforma doganale che sta rimodellando l'intero sistema entro il 2026 e oltre, è facile capire perché i venditori si trovino in difficoltà.
Questa guida distingue ciò che è valido a livello europeo da ciò che è di competenza nazionale. Spiega da dove proviene un codice EORI, come ottenerlo e verificarlo, quando sono effettivamente necessari codici aggiuntivi e quali cambiamenti apporteranno le riforme del 2026 agli importatori. È scritta dal punto di vista dello spedizioniere, ovvero la parte dell'azienda in cui questi errori si traducono in ritardi e fatture.
Che cos'è realmente un EORI (e cosa non è)
EORI è l'acronimo di Economic Operators Registration and Identification (Numero di registrazione e identificazione degli operatori economici). Si tratta del numero utilizzato dalle autorità doganali per identificare le imprese, e in alcuni casi le persone fisiche, che partecipano alle attività doganali nell'UE. Questo include l'importatore, l'esportatore, il dichiarante che presenta la dichiarazione doganale e, talvolta, il vettore o la parte che presenta la dichiarazione di sicurezza. La base giuridica risiede nel Codice doganale dell'Unione e la logica è semplice: la dogana vuole sapere chi si cela dietro ogni movimento di merci e necessita di un identificativo univoco per poter confrontare i dati provenienti da porti e paesi diversi.
Ciò che un EORI non è è altrettanto importante. Non è un codice fiscale, non è una licenza commerciale e non è un certificato di regolarità. Non comunica alla dogana che pagate l'IVA, che i vostri prodotti sono conformi alle norme di sicurezza dell'UE o che il vostro fornitore è legittimo. Molti venditori alle prime armi presumono che possedere un EORI dia loro una sorta di autorizzazione all'importazione di una determinata categoria di merci. Non è così. La conformità del prodotto, l'etichettatura, i controlli sanitari e le licenze di importazione sono tutti aspetti che esulano dal codice EORI, e un EORI senza errori non salverà una spedizione che non supera nessuno di questi controlli.
La struttura del numero spiega gran parte della confusione. Un EORI è il codice ISO di due lettere dello Stato membro che lo ha emesso, seguito da un identificativo nazionale di massimo quindici caratteri. Poiché un numero che inizia con NL, DE o PL sembra nazionale, si presume che funzioni solo in quel Paese. Il prefisso indica chi ha emesso il numero, ma non dice nulla su dove può essere utilizzato.
In breve: un unico operatore, un unico codice EORI, ventisette paesi.
Ogni operatore economico necessita di un unico codice EORI, valido in tutto il territorio doganale dell'UE. Un'azienda tedesca che importa tramite Rotterdam, Anversa, Amburgo o Pireo utilizza lo stesso codice per ogni dichiarazione doganale. Un codice EORI rilasciato dalla Polonia è valido anche quando le merci vengono sdoganate in Spagna. I sistemi doganali nazionali si scambiano i dati internamente e il codice può essere verificato tramite un servizio di convalida centrale dell'UE: ecco perché un solo codice è sufficiente.
La regola esiste per prevenire i duplicati. È sconsigliato avere due codici EORI per la stessa persona giuridica, in quanto ciò tende a creare problemi di dati, poiché la cronologia delle dichiarazioni, le decisioni doganali e le autorizzazioni risultano frammentate in record che non comunicano tra loro. In caso di verifica fiscale o quando un'azienda richiede lo status di operatore affidabile, tale frammentazione diventa difficile da risolvere.
Da dove proviene il tuo EORI
Se la tua sede è nell'UE, devi registrarti presso l'autorità doganale dello Stato membro in cui hai la tua sede. Una GmbH tedesca si registra in Germania, una società portoghese in Portogallo. La procedura è solitamente rapida, spesso gestita tramite un portale online, e in molti paesi il numero viene rilasciato entro pochi giorni.
Se non si ha sede nell'UE, come ad esempio una fabbrica di Shenzhen che vende ad acquirenti europei o un marchio statunitense che spedisce da un magazzino cinese, la regola fa riferimento allo Stato membro in cui si presenta per la prima volta una dichiarazione doganale o si richiede per la prima volta una decisione doganale. In pratica, i venditori risolvono questo aspetto prima della prima spedizione e la scelta di solito si basa sul Paese di prima entrata o sulla sede del broker o del rappresentante fiscale che agirà per loro conto.
Una volta emesso, quel numero è valido ovunque, quindi la scelta non vi preclude l'accesso ad altri mercati. Determina solo quale autorità detiene i vostri dati e con chi dovrete interfacciarvi in caso di modifiche alle vostre informazioni. Un'abitudine da evitare: alcuni venditori extra UE richiedono un secondo EORI in un altro paese perché un broker locale chiede un "numero locale". Non fatelo. Fornite al broker il vostro EORI attuale. Un broker correttamente configurato può utilizzarlo senza problemi.
La spinta francese verso il numero unico
Il principio dell'operatore unico ha anche risvolti nazionali. Secondo quanto riportato dalle comunicazioni della dogana francese risalenti ai primi di maggio 2026, le aziende stabilite in Francia dovranno utilizzare un unico codice EORI derivato dal proprio identificativo aziendale SIREN, ponendo fine alla precedente situazione in cui una stessa azienda poteva detenere codici diversi per sedi diverse. L'obiettivo dichiarato è l'allineamento al Codice doganale dell'Unione, una migliore tracciabilità e un più efficace rilevamento delle frodi.
Che operiate o meno in Francia, la direzione è chiara. Le autorità desiderano un unico operatore, un unico identificativo e una cronologia delle dichiarazioni impeccabile. Le aziende che nel corso degli anni hanno accumulato diversi numeri a causa di acquisizioni, filiali separate o errori pregressi dovrebbero considerare il 2026 come l'occasione per regolarizzare la propria situazione.
Perché il mito dei ventisette persiste
Il mito ha un fondamento reale. Gran parte di ciò che riguarda un'importazione nell'UE è di natura nazionale. Le registrazioni IVA vengono rilasciate dall'autorità fiscale di ciascun paese. Le normative locali in materia di accise variano. Alcune procedure doganali, come le autorizzazioni di deposito , sono concesse dai singoli Stati membri. Un venditore che si è appena registrato ai fini IVA in Germania, Francia e Italia presume naturalmente che le procedure doganali funzionino allo stesso modo, e un commercialista benintenzionato descriverà tutti questi passaggi come "registrazioni" in un unico discorso.
I marketplace contribuiscono ad aumentare la confusione. Le loro pagine di registrazione richiedono un "codice IVA o EORI" nello stesso campo e i loro team di supporto a volte chiedono ai venditori di fornire un numero locale per ogni paese in cui pubblicano i loro prodotti. Si tratta di un requisito IVA e di conformità del marketplace, non doganale, ma la formulazione confonde i due concetti.
Anche gli spedizionieri e i corrieri contribuiscono, di solito involontariamente. Un corriere il cui sistema di deposito locale accetta solo numeri con il prefisso del proprio paese potrebbe richiedere un "EORI locale" quando in realtà ha bisogno che qualcuno aggiorni un modulo. La tabella seguente illustra quali identificativi sono validi a livello europeo e quali a livello nazionale; è utile averla a portata di mano accanto alla checklist di onboarding.
| Identifier | Missione | Rilasciato da | Obbiettivo | Di quanti ne hai bisogno |
| EORI | Identificazione doganale dell'operatore | Autorità doganale di uno Stato membro | Valido in tutta l'UE | Uno per persona giuridica |
| Partita IVA | Addebito, detrazione e dichiarazione dell'IVA | Autorità fiscale di ciascun paese | il | Uno in ogni paese in cui hai obblighi IVA |
| OSS (schema sindacale o non sindacale) | Dichiarazione IVA semplificata per le vendite a distanza B2C | Uno Stato membro di identificazione | La rendicontazione comprende tutte le vendite nell'UE incluse nell'ambito di applicazione. | Registrazione OneSchema |
| iOS | IVA riscossa al momento della vendita su spedizioni importate fino a 150 euro | Uno Stato membro, o tramite un intermediario | Copre tutte le vendite B2C di tali beni nell'UE | Un |
| Certificato AEO | Status di operatore affidabile con semplificazioni | Autorità doganale di uno Stato membro | Riconosciuto a livello europeo | Uno se hai i requisiti |
Lo schema è coerente. Tutto ciò che riguarda l'identificazione doganale è unico e valido in tutta l'UE. Tutto ciò che riguarda la tassazione è nazionale, a meno che non venga applicato un sistema di sportello unico. Una volta che gli identificativi sono suddivisi in queste due categorie, la maggior parte delle richieste apparentemente incomprensibili che ricevi dai partner cominciano ad avere un senso.
Quando hai davvero bisogno di più di un numero
Avere ragione sull'UE non significa che un singolo numero sia valido per tutto il mondo. Esistono diverse situazioni in cui un secondo identificativo è legittimo, e conoscerle evita l'errore opposto, ovvero presumere che un singolo EORI copra ogni confine europeo.
Territori al di fuori dell'Unione doganale dell'UE
Il Regno Unito ha lasciato l'unione doganale nel 2021 e il codice EORI UE non è valido nel Paese. Le merci in entrata in Gran Bretagna richiedono un codice EORI GB, e per alcuni movimenti che coinvolgono l'Irlanda del Nord è richiesto anche un codice EORI XI. La Svizzera e la Norvegia, pur essendo strettamente legate al mercato UE, gestiscono i propri sistemi doganali e codici identificativi aziendali nazionali. Un venditore che spedisce pallet in Germania, nel Regno Unito e in Svizzera nello stesso trimestre si trova quindi a dover gestire tre registrazioni separate solo per le procedure doganali.
| Nei Dintorni | Identificativo doganale | Il codice EORI dell'UE funziona? |
| 27 Stati membri dell'UE | EORI UE | Sì, un numero per tutti |
| e in Gran Bretagna | GB EORI | No, è necessaria una registrazione separata. |
| Irlanda del Nord (movimentazione di determinate merci) | XI EORI, oltre al GB EORI ove pertinente | No, è necessaria una registrazione separata. |
| Svizzera | Identificativo aziendale nazionale utilizzato dalla dogana svizzera | Non |
| Norvegia | Numero di identificazione nazionale utilizzato dalla dogana norvegese | Non |
Le registrazioni IVA multiple sono un discorso a parte.
La seconda fonte legittima di più numeri è l'IVA. Se immagazzinate merci in un centro di distribuzione in Polonia e le vendete a clienti polacchi, avrete bisogno di una partita IVA polacca. Se avete anche scorte in Germania, avrete bisogno di una partita IVA tedesca. Questo è normale e non ha nulla a che vedere con il vostro codice EORI, che rimane invariato. Un utile test mentale è chiedersi chi sta ponendo la domanda. Se si tratta della dogana, la risposta è il vostro codice EORI. Se si tratta di un'autorità fiscale o di un modulo fiscale del marketplace, la risposta è il numero di partita IVA del paese in questione.
Un aspetto particolare da tenere presente è che può trarre in inganno i venditori. Alcuni territori dell'UE, come le Isole Canarie e alcuni dipartimenti d'oltremare francesi, si trovano all'interno del territorio doganale ma al di fuori dell'area IVA dell'UE, o viceversa. Le merci in arrivo in questi territori possono essere trattate in modo diverso ai fini IVA e doganali, anche se il codice EORI rimane lo stesso. Se vendete in queste zone, chiedete al vostro spedizioniere come viene trattata la specifica destinazione prima di indicare il prezzo di sbarco.
Le entità giuridiche distinte necessitano di numeri di identificazione univoci.
La regola dell'unico codice EORI si applica per entità giuridica, non per gruppo. Una holding, la sua filiale olandese e la sua filiale tedesca sono tre operatori distinti, e ognuno di essi necessita di un proprio codice EORI se agisce come importatore o dichiarante. È fondamentale non assegnare a ciascuna filiale un codice aggiuntivo solo perché ha un indirizzo di magazzino diverso. Una succursale della stessa entità giuridica rimane pur sempre tale entità.
Come ottenere un EORI quando non si risiede nell'UE
Per le imprese extra UE, la fase di richiesta è il momento in cui sorgono la maggior parte delle questioni pratiche. Le informazioni che la dogana richiede in genere includono la denominazione sociale e l'indirizzo legale dell'azienda, il numero di registrazione nazionale o il codice fiscale del paese di origine, una persona di contatto e, spesso, una descrizione dell'attività prevista. Alcune autorità richiedono anche una prova dell'esistenza dell'azienda, come ad esempio un estratto del registro delle imprese, sebbene la quantità di documentazione richiesta vari da paese a paese. È fondamentale verificare i requisiti specifici dell'autorità competente prima di iniziare la procedura, poiché non sono identici in tutti gli Stati membri.
Le tempistiche variano: in alcuni paesi l'emissione elettronica avviene in giornata, mentre in altri richiede diversi giorni o settimane. Per questo motivo, la scelta del paese è spesso dettata da ragioni pratiche. Un venditore che intende spedire il suo primo container a Rotterdam o ad Amburgo, di norma, presenterà la domanda nei Paesi Bassi o in Germania, seguendo la regola secondo cui la prima dichiarazione determina la giurisdizione competente.
Una volta ricevuto il numero, è necessario convalidarlo tramite il servizio di validazione EORI della Commissione europea prima di utilizzarlo su qualsiasi documento. Il servizio conferma se il numero è registrato e attivo e se il nome corrisponde. Non fornisce informazioni sull'affidabilità del soggetto, ma individua gli errori di battitura, che sono una delle cause più frequenti di rifiuto di una dichiarazione.
Importatore registrato e rappresentante fiscale
Il codice EORI indica chi è identificato dalla dogana. Non indica invece chi è legalmente responsabile del dazio e dell'IVA all'importazione. Tale responsabilità spetta all'importatore registrato e, per un venditore extra-UE, questo è spesso il ruolo più complesso da ricoprire. Alcuni venditori nominano un rappresentante doganale, che può agire come dichiarante direttamente, ovvero a nome del venditore, o indirettamente, ovvero a proprio nome con responsabilità solidale. Altri si affidano a un rappresentante fiscale, soprattutto nei paesi che lo richiedono ai fini dell'IVA all'importazione.
La scelta influisce sul flusso di cassa e sul rischio. Un rappresentante diretto agisce in vostro nome e il numero sulla dichiarazione è il vostro. Un rappresentante indiretto utilizza il proprio numero per la dichiarazione, il che trasferisce la responsabilità ma comporta anche costi aggiuntivi. Nessuno dei due modelli funziona bene se le parti non hanno concordato per iscritto chi paga i dazi e l'IVA al porto, chi gestisce un eventuale controllo doganale anni dopo e chi conserva la documentazione.
Spostamento delle merci dopo l'importazione
Una pratica comune e redditizia per i venditori extra-UE consiste nell'importare merci in uno Stato membro e spedirle a un magazzino in un altro. È qui che entra in gioco la procedura doganale 42. In base a tale procedura, l'IVA all'importazione non viene applicata al punto di ingresso quando le merci vengono trasferite in un altro Stato membro, a condizione che l'importatore sia in possesso di un numero di partita IVA valido nel Paese di destinazione e soddisfi i requisiti documentali. Il codice EORI nel primo Paese rimane invariato, ma è il numero di partita IVA del destinatario che rende possibile la procedura.
Spesso i venditori incontrano difficoltà in questo punto perché il numero di partita IVA e il codice EORI non corrispondono come il broker si aspetterebbe. Il broker vede un codice EORI tedesco e un numero di partita IVA polacco e chiede se c'è qualcosa che non va. In realtà non c'è niente che non va. Si tratta semplicemente della regola dei due elementi menzionata in precedenza, ed è il tipo di domanda a cui uno spedizioniere con una vera esperienza risponde in una sola frase.
Status di Trusted Trader e perché un singolo numero è fondamentale
Il programma Operatore Economico Autorizzato, noto come AEO, è il sistema di certificazione di fiducia per operatori commerciali già in vigore da tempo nell'UE, e la riforma si basa sulla stessa idea con il suo nuovo regime di fiducia e verifica. Entrambi premiano le imprese con una solida storia di conformità attraverso un minor numero di controlli fisici, procedure semplificate e un rilascio più rapido. Tutto parte da un'identità di operatore pulita. La domanda viene valutata in base alla cronologia delle dichiarazioni, alla situazione finanziaria e alla qualità della documentazione; se tale cronologia è distribuita su diversi codici EORI, il valutatore ne visualizzerà solo frammenti.
La maggior parte degli importatori non ha bisogno dello status di "commerciante affidabile" fin dal primo giorno, e di solito non vale la pena richiederlo finché i volumi non giustificano le pratiche burocratiche. Tuttavia, la decisione di mantenere un unico codice EORI fin dall'inizio è ciò che mantiene aperta questa possibilità. I venditori che scoprono in seguito che le spedizioni degli ultimi tre anni sono registrate con tre codici diversi spesso devono attendere una cronologia aggiornata prima di poter ottenere lo status.
Cosa è cambiato nel 2026: la riforma doganale e le nuove norme sulle merci di basso valore.
L'UE ha appena completato la più grande riforma del suo quadro doganale dalla creazione dell'Unione doganale nel 1968. Il Consiglio e il Parlamento hanno raggiunto un accordo politico il 26 marzo 2026, il Consiglio ha dato la sua approvazione formale all'inizio di settembre e il Parlamento ha dato l'approvazione definitiva il 16 settembre. Il testo passa ora alla fase di firma e pubblicazione nella Gazzetta ufficiale. Il nuovo quadro si basa su un'autorità doganale dell'UE con sede a Lilla, un hub centrale di dati doganali dell'UE, obblighi più stringenti per gli operatori di commercio elettronico e un regime di fiducia e verifica per gli operatori altamente conformi.
Per chiunque possieda un EORI, l'hub dati è l'elemento più importante. Anziché presentare i dati separatamente ai sistemi nazionali, gli operatori commerciali li invieranno una sola volta a livello UE. Le indiscrezioni sul calendario concordato indicano che l'hub diventerà obbligatorio per gli operatori di e-commerce a luglio 2028 e per tutti gli operatori commerciali a marzo 2034, con alcune attività delle autorità che potrebbero iniziare prima. Poiché le date riportate in documenti secondari differiscono per alcuni punti temporali, si consiglia di consultare sempre il testo definitivo della Gazzetta Ufficiale prima di stabilire scadenze interne.
Un altro cambiamento, più immediato, ha interessato i flussi di pacchi. Dal 1° luglio 2026, l'UE ha abolito l'esenzione doganale per le spedizioni di basso valore, inferiori a 150 euro, sostituendola con un dazio doganale temporaneo fisso di 3 euro, applicato per categoria di articolo in base al codice doganale anziché per singolo pacco. È previsto che, intorno a novembre 2026, venga introdotta anche una tassa di gestione, stimata intorno ai 2 euro per pacco ma non ancora definitiva, e nel frattempo alcuni Stati membri hanno applicato tariffe nazionali. La misura ha lo scopo di colmare il periodo transitorio fino all'entrata in vigore del regime permanente nel 2028.
| Data | Mercato | Cosa significa per i titolari di EORI |
| 26 marzo 2026 | Consiglio e Parlamento approvano il pacchetto di riforme doganali. | La direzione è definita: hub dati unico, autorità doganale dell'UE, norme più severe per il commercio elettronico. |
| 1 Luglio 2026 | Dazio temporaneo di 3 euro per categoria di articolo su merci fino a 150 euro | Le dichiarazioni devono classificare le merci in modo accurato; il codice EORI presente sulla dichiarazione è rilevante ai fini doganali e per la tracciabilità. |
| Settembre 2026 | Il Consiglio approva il testo il 4 settembre; il Parlamento dà l'approvazione definitiva il 16 settembre. | Segue la pubblicazione nella Gazzetta Ufficiale; verificare il testo definitivo per la fase. |
| Intorno al 1° novembre 2026 | È previsto un costo di gestione a livello UE, l'importo sarà confermato in seguito. | Prevedere un budget per un costo aggiuntivo per pacco o per riga sui flussi di basso valore |
| 2027 | Alcune attività delle autorità doganali dell'UE iniziano | Coordinamento tempestivo dell'analisi dei rischi tra gli Stati membri. |
| Luglio 2028 | Hub dati obbligatorio per gli operatori di e-commerce | I marketplace e i venditori devono essere pronti a presentare la documentazione tramite la piattaforma. |
| Marzo 2034 | Hub dati obbligatorio per tutti i trader | Eliminazione graduale delle procedure di deposito tradizionali a livello nazionale. |
La riforma modifica anche le responsabilità nell'e-commerce. Nell'ambito del quadro normativo approvato, le piattaforme extra-UE si assumono maggiori responsabilità per le formalità doganali e i pagamenti, e vengono introdotte sanzioni per la non conformità sistematica. In tale contesto, dati di identità corretti diventano un vantaggio commerciale. Un venditore i cui dati EORI, partita IVA, registrazione IOSS e informazioni sull'importatore siano coerenti supererà i controlli più rapidamente rispetto a un venditore i cui dati sono sparsi in diversi registri incoerenti.
Cinque errori che vediamo ripetersi di continuo
Registrarsi in più Paesi per sicurezza
Questo è il classico caso. Un venditore si registra per ottenere un codice EORI nei Paesi Bassi, poi di nuovo in Germania perché glielo ha chiesto un corriere, e infine in Francia perché glielo ha consigliato un commercialista. Il risultato sono tre registrazioni, tre cronologie delle dichiarazioni e nessun proprietario chiaro per nessuna di esse. I pagamenti dei dazi doganali sono suddivisi tra diversi codici e qualsiasi richiesta di riconoscimento come venditore affidabile deve conciliare tutte e tre le registrazioni.
Se ne possedete già più di uno, non abbandonate semplicemente quelli in eccesso. Contattate gli enti emittenti per concordare un consolidamento e assicuratevi che le dichiarazioni aperte e le eventuali decisioni relative ai vecchi numeri vengano chiuse o trasferite correttamente.
Inserire l'entità sbagliata nella dichiarazione
La parte indicata come importatore, destinatario, dichiarante e pagatore dei dazi non sempre coincide. Se il codice EORI di un venditore cinese compare sulla dichiarazione, ma la proprietà della merce e il pagamento dei dazi vengono effettivamente effettuati da un distributore europeo, prima o poi qualcuno chiederà spiegazioni. La discrepanza viene tollerata finché non diventa insostenibile, solitamente durante un controllo doganale successivo.
Lasciare che sia il marketplace o il corriere a decidere
In molti flussi di basso valore, l'EORI sulla dichiarazione è quello del vettore, dell'operatore postale o della piattaforma che agisce come dichiarante. Questo va bene, a patto che tutti comprendano l'accordo. I problemi iniziano quando un venditore presume che, poiché il numero di qualcun altro è presente nella dichiarazione, anche qualcun altro si assuma la responsabilità. In base alle nuove norme, e in particolare per gli operatori di e-commerce, la responsabilità viene attribuita in modo più deciso alla parte che vende e controlla i dati.
Saltare la convalida
Un solo numero sbagliato può bloccare un container per giorni, e le spese di sosta non aspettano che tu trovi l'errore di battitura. Convalida ogni EORI, il tuo e quello dei tuoi partner, prima della prima prenotazione. Ci vuole un minuto ed è gratis.
È inoltre opportuno ripetere periodicamente la validazione. I numeri possono essere cancellati, le aziende possono fondersi e lo status di un partner può cambiare senza preavviso. Aggiungete un controllo di validazione al vostro processo di onboarding per nuovi fornitori, destinatari e rappresentanti e ripetetelo almeno una volta all'anno.
Hai dimenticato di aggiornare i tuoi dati?
Cambio di indirizzo, cambio di forma giuridica, cambio di proprietà: ognuno di questi eventi può influire sulla registrazione EORI. Le autorità inviano notifiche all'indirizzo registrato e la mancata ricezione di una lettera può comportare la cancellazione del numero proprio quando è prevista una spedizione. Assegna a una persona all'interno della tua azienda la responsabilità della gestione della registrazione e la verifica ogni volta che si verificano cambiamenti aziendali.
Quali registrazioni sono necessarie? Quattro scenari comuni
La tabella seguente applica quanto sopra a quattro situazioni che riscontriamo regolarmente. Consideratela come un punto di partenza per una conversazione con il vostro consulente doganale, non come una consulenza fiscale. Le norme relative all'IVA, in particolare, variano a seconda del paese e del prodotto.
| Scenario | Identificazione doganale | IVA e altre registrazioni |
| Un venditore extra UE spedisce pacchi B2C di basso valore direttamente ai consumatori UE. | Il dichiarante, spesso il vettore, l'operatore postale o lo spedizioniere, presenta la propria dichiarazione EORI; il venditore potrebbe comunque averne bisogno a seconda del modello. | Registrazione IOSS, di solito tramite un intermediario UE per i venditori in paesi senza un accordo di cooperazione IVA con l'UE; si noti il nuovo dazio di 3 euro |
| Un marchio statunitense o asiatico importa un container completo in un centro di distribuzione olandese o tedesco e vende in tutta l'UE. | Un EORI, rilasciato nel primo Stato membro di dichiarazione | Registrazione IVA nel paese di importazione e in ogni paese in cui sono presenti scorte; OSS per le vendite B2C transfrontaliere |
| Un'azienda con sede nell'UE importa container dalla Cina per la propria distribuzione. | Un EORI dal suo Stato membro di origine | Il suo attuale numero di partita IVA; valutare lo status di AEO con l'aumento dei volumi |
| Il venditore spedisce nell'UE e nel Regno Unito dalla stessa fonte. | EORI UE più EORI GB e XI EORI laddove si applichino spostamenti in Irlanda del Nord | Trattamento IVA separato nel Regno Unito e in ciascun paese dell'UE. |
Il primo scenario merita una precisazione. IOSS non è un EORI e non lo sostituisce. Gestisce l'IVA sulle spedizioni fino a 150 euro e i venditori extra-UE provenienti da paesi senza un accordo di cooperazione IVA con l'UE, tra cui la Cina, devono nominare un intermediario stabilito nell'UE per poterlo utilizzare. Tale registrazione dell'intermediario è un ulteriore elemento da aggiungere alla lista di controllo, e un'ulteriore ragione per cui il termine "registrazione" genera tanta confusione.
Perché il trasporto marittimo ritiene che gli errori di registrazione siano i più gravi
Le spedizioni di pacchi e merci per via aerea sono rapide e spesso un problema di documentazione può essere risolto mentre la spedizione è ancora in volo. Il trasporto marittimo è meno tollerante. Un container che arriva in un porto europeo con un importatore non corrispondente, un codice EORI non convalidato o un numero di partita IVA mancante per il successivo trasporto inizia ad accumulare costi di magazzinaggio e di sosta quasi immediatamente, e i giorni di franchigia della compagnia di navigazione si esauriscono molto prima che una dichiarazione corretta venga accettata. Per un container completo, il costo giornaliero di un singolo errore può superare rapidamente il costo di una corretta registrazione fin dall'inizio.
Le spedizioni LCL (Less-than-Container-Load, carico parziale) aggiungono un ulteriore livello di complessità. Diversi destinatari condividono un unico container, ognuno con i propri dati di importatore, e un problema con una delle parti può ritardare l'intero container presso l'hub di consolidamento o il punto di scarico a destinazione. Per questo motivo, i venditori che utilizzano spedizioni LCL dovrebbero considerare gli identificativi di ciascun destinatario come parte integrante della prenotazione, e non come un problema da risolvere a destinazione.
Anche la pianificazione è fondamentale per le tempistiche. Il dazio provvisorio per merci di basso valore e la prevista commissione di gestione modificano gli equilibri economici per i venditori che in precedenza spedivano molti piccoli pacchi. Alcuni ora scoprono che consolidare le spedizioni in un numero inferiore di spedizioni marittime di maggiori dimensioni e consegnare localmente da un magazzino europeo è più conveniente che spedire ogni ordine separatamente. Questo cambiamento rende il codice EORI, la posizione IVA nel paese del magazzino e la definizione dell'importatore ufficiale parte integrante del piano logistico, e non un compito secondario per il contabile.
Un audit pratico che puoi eseguire questo mese
La maggior parte delle aziende può verificare la propria situazione in un pomeriggio. Iniziate elencando tutte le entità giuridiche del vostro gruppo che importano, esportano o agiscono come dichiaranti e annotate il codice EORI che ciascuna utilizza attualmente. Se un'entità ne possiede più di uno, o se due entità utilizzano lo stesso numero, avete trovato il primo compito. Successivamente, validate ciascun codice tramite il servizio di validazione della Commissione europea e confrontate la denominazione sociale e l'indirizzo registrati con i dati aziendali attuali.
Successivamente, mappa le tue registrazioni IVA in base alle ubicazioni dei tuoi magazzini e ai paesi in cui effettui le vendite. Identifica dove si trovano fisicamente le merci, da dove vengono effettuate le consegne e dove si trovano i tuoi clienti, poiché ognuno di questi elementi può generare un obbligo IVA distinto. Verifica se è in vigore un'eventuale registrazione al regime dello sportello unico per le vendite B2C transfrontaliere e se il regime IOSS si applica ai tuoi flussi di basso valore.
Infine, esaminate la vostra documentazione. Chi è indicato come importatore ufficiale nelle ultime dieci registrazioni che riuscite a trovare? Il nome corrisponde a quello del soggetto che ha effettivamente pagato i dazi doganali? Le vostre fatture commerciali, le liste di imballaggio e le dichiarazioni riportano gli stessi identificativi? Qualsiasi lacuna individuata ora è più economica da colmare rispetto a una scoperta fatta in seguito da un ispettore.
Come Topway Shipping ti aiuta a fare la cosa giusta
Dal 2010, Topway Shipping, con sede a Shenzhen, in Cina, è un fornitore professionale di soluzioni logistiche transfrontaliere per l'e-commerce. Il nostro team fondatore vanta oltre 15 anni di esperienza nella logistica internazionale e nello sdoganamento, con una forte attenzione ai trasporti tra Cina e Stati Uniti. Questa esperienza influenza il nostro approccio a questioni di competenza dell'UE come questa. Gli errori di registrazione comportano la stessa perdita di tempo e denaro, indipendentemente dalla tratta della spedizione, e la disciplina di compilare correttamente la documentazione e i dati prima della partenza delle merci è fondamentale.
I nostri servizi coprono l'intera catena logistica, inclusi il trasporto di prima tratta, il magazzinaggio all'estero, lo sdoganamento e la consegna dell'ultimo miglio. Offriamo inoltre servizi flessibili di trasporto marittimo a container completi (FCL) e a carico parziale (LCL) dalla Cina verso i principali porti del mondo. Per i venditori che spediscono merci in Europa, questo significa che un unico team può coordinare la prenotazione, il consolidamento del carico, la documentazione di viaggio e la consegna al soggetto che si occupa dello sdoganamento nel porto di destinazione.
In termini pratici, poniamo le domande fin da subito. Chi è l'importatore registrato? Quale codice EORI comparirà nella dichiarazione doganale ed è stato convalidato? La fattura commerciale, la distinta di imballaggio e la classificazione del prodotto corrispondono alla dichiarazione? Le merci sono destinate a un unico magazzino o saranno trasferite in un altro Stato membro? Poiché lavoriamo con clienti sia per spedizioni FCL che LCL, aiutiamo anche i venditori a decidere se un container consolidato o diversi container più piccoli siano la soluzione migliore per la loro pianificazione delle scorte, soprattutto ora che il dazio per riga sui flussi di basso valore ha modificato i calcoli per i pacchi più piccoli.
Se la tua azienda si sta preparando a vendere nell'UE, o se già disponi di diversi codici e sospetti che i dati siano confusi, contattaci prima della prossima prenotazione, non dopo il prossimo avviso di blocco. Una breve revisione dei tuoi identificativi e del modello di spedizione spesso ti fa risparmiare molto più di quanto costi, e ti garantisce una configurazione che funzionerà anche quando entrerà in vigore il data hub doganale dell'UE.
Conclusione
La risposta alla domanda nel titolo è una. Un'azienda ha bisogno di un solo codice EORI, valido in tutti i 27 Stati membri, e richiederne altri per precauzione crea più rischi di quanti ne elimini. Il mito delle ventisette registrazioni persiste perché l'IVA, i requisiti del mercato e alcune autorizzazioni doganali variano effettivamente da paese a paese, e perché tutti coloro che sono coinvolti in una spedizione utilizzano la stessa terminologia generica per obblighi molto diversi tra loro.
La prassi consolidata prevede la separazione dei due ambiti. L'identificazione doganale è unica e valida in tutta l'UE. Le registrazioni fiscali sono nazionali, a meno che non si applichi un regime di sportello unico. Territori come Gran Bretagna, Irlanda del Nord, Svizzera e Norvegia non rientrano nel sistema EORI dell'UE e necessitano di propri identificativi. Ogni codice EORI deve essere convalidato prima di essere utilizzato nei documenti e l'entità indicata nella dichiarazione deve essere quella effettivamente responsabile.
La riforma del 2026 renderà questa chiarezza ancora più preziosa. Con l'autorità doganale dell'UE, il centro dati centrale, il nuovo dazio per le merci di basso valore e aspettative più rigorose per gli operatori di e-commerce, le autorità saranno in grado di avere una visione più ampia e più rapida. Le aziende che mantengono un'identità univoca e una chiara catena di responsabilità troveranno la transizione agevole. Quelle che utilizzano codici duplicati e accordi poco trasparenti scopriranno che il nuovo sistema metterà in luce ogni incongruenza.
DOMANDE FREQUENTI
D: Ho bisogno di un codice EORI separato per ogni Paese dell'UE in cui vendo?
R: No. Un unico codice EORI per persona giuridica è valido in tutta l'UE. Potrebbe essere necessario registrarsi separatamente ai fini IVA in diversi paesi, ma si tratta di un requisito differente.
D: Sono un venditore cinese senza sede nell'UE. Posso comunque ottenere un codice EORI?
R: Sì. Le imprese extra-UE devono presentare domanda all'autorità doganale dello Stato membro in cui presentano per la prima volta una dichiarazione o richiedono una decisione doganale. Una volta rilasciato, il numero è valido in tutta l'UE.
D: Il codice EORI dell'UE è valido nel Regno Unito?
R: No. Il Regno Unito ha un proprio sistema. Per la Gran Bretagna è necessario un codice EORI GB e, per determinate movimentazioni di merci, un codice EORI XI per l'Irlanda del Nord.
D: IOSS è la stessa cosa di un EORI?
R: No. IOSS è un regime IVA per spedizioni fino a 150 euro. L'EORI è un identificativo doganale. Potrebbero essere necessari entrambi e i venditori IOSS di alcuni paesi devono anche nominare un intermediario UE.
D: Come posso verificare se un numero EORI è valido?
A: Utilizza il servizio di validazione EORI della Commissione europea. Inserisci il numero completo, incluso il prefisso internazionale, e il servizio confermerà se il numero è registrato e attivo.
