Tipy pre colné orgány EÚ počas colného procesu v čínskom New Yorku: Dokumenty, ktoré znižujú zadržania a kontroly

 

úvod

Čínsky Nový rok (CNY) je jedným z najrušnejších a najnarušujúcejších období pre prepravu na celom svete. Továrne sa ponáhľajú s plnením objednávok, skladujú tovar v poslednej chvíli a medzinárodné linky rýchlo trpia dôsledkami špičkového exportu: priestorovými obmedzeniami, zmenami v harmonogramoch a chybami v papierovej forme spôsobenými kratšími dodacími lehotami.

Tlak na čínsky jüan sa často prejavuje na colnici, čo je najhoršia oblasť pre náklad smerujúci do EÚ. Mierne odlišná faktúra, chýbajúce vyhlásenie o zhode alebo vágny popis produktu, ktorý nemusí v bežnom týždni spustiť žiadne varovné signály, sa môže zrazu stať dôvodom zadržania vášho nákladu na kontrolu dokumentov alebo jeho stiahnutia na kontrolu. A keďže colné postupy EÚ sú založené na riadení rizík a zabezpečení presnosti údajov, najlepším prístupom k predchádzaniu problémom nie je hádať sa po zadržaní, ale poslať kompletný, čistý a konzistentný súbor dokumentov pred príchodom tovaru.

Tento článok sa zaoberá dokumentmi, ktoré s najväčšou pravdepodobnosťou urýchlia colné kontroly a zadržania v EÚ počas prudkého nárastu cien v čínskych jüanoch. Vysvetlí vám, prečo niektoré dokumenty spôsobujú oneskorenia, ako vytvoriť súbor s „nízkym rizikom“, aj keď sa dodávatelia ponáhľajú, a aké informácie colníci a automatizované skríningové systémy zvyčajne kontrolujú ako prvé.

Prečo čínsky ciar zvyšuje colné blokády EÚ

Hlavným problémom nie je, že by sa colné predpisy EÚ počas platenia čínskeho jüanu zrazu „sprísnili“, ale že sa zvyšuje počet chýb. Vývozcovia, obchodné spoločnosti a predajcovia v elektronickom obchode musia niekedy posielať tovar s kratšími termínmi, novými dočasnými pracovníkmi a dodávateľmi, ktorí im nie vždy kladú rovnaké požiadavky. Papiere sa dajú vybaviť rýchlo a môžu sa vyskytnúť aj malé chyby, vrátane nezhody hmotnosti, príliš vágnych názvov produktov, chýbajúcich kódov HS alebo odlišnej meny faktúry od záznamu o platbe.

Ďalšia vec, ktorú treba zvážiť, je, že sezóna čínskych cien môže zmeniť spôsob, akým odosielate zásielky. Ak zvyčajne odosielate raz týždenne, môžete odoslať väčšie zásielky tesne pred sviatkami alebo poslať náklad cez niekoľko uzlov, aby ste sa uistili, že máte dostatok miesta. Nové trasy alebo nezvyčajné množstvá môžu byť varovným signálom, najmä ak sa profil zásielky líši od toho, čo ste videli v minulosti.

Colné preverovanie rizík v EÚ tiež vo veľkej miere závisí od údajov, ktoré sa odosielajú pred príchodom tovaru, a od toho, aké sú tieto údaje kvalitné. Keď sa ľudia ponáhľajú, aj nekvalitné údaje sa šíria rýchlejšie. Jediný nesprávny popis komodity alebo chýbajúci údaj o príjemcovi môže viesť k manuálnemu hodnoteniu.

„Trojuholník konzistentnosti“, o ktorý sa stará colná správa EÚ

Predtým, ako sa pozrieme na konkrétne dokumenty, je užitočné vedieť o trojstrannej kontrole konzistencie, ktorá spôsobuje početné blokovania:

Baliaci list a faktúra sa musia zhodovať. Baliaci list sa musí zhodovať so skutočným nákladom a štítkami na ňom. A oboje sa musí zhodovať s prepravnými dokumentmi a informáciami o colnom prepustení, ktoré vám poslal váš maklér.

Systém zaznamená zmätok, ak colné vyhlásenie uvádza, že privážate „plastové domáce potreby“, ale na faktúre je uvedené „súprava kuchynských pomôcok“ a na dodacom liste je uvedené iba „rôzne položky“. Riziko je to isté ako neistota a rezervy sú vo všeobecnosti to isté ako riziko.

Účelom CNY je vytvoriť váš súbor tak, aby colník mohol rýchlo skontrolovať, čo to je, z čoho je to vyrobené, akú má hodnotu, odkiaľ pochádza a či vyžaduje nejaké špeciálne predpisy.

Obchodná faktúra: Dokument, ktorý rozhoduje o colnom konaní alebo nie

Nejde len o cenu na obchodnej faktúre. V colných orgánoch EÚ je faktúra hlavným dokumentom o zásielke. Keď je prehľadná, je potrebných menej otázok. Colné orgány sa musia pýtať, keď je niečo nejasné, a práve pýtanie sa spomaľuje colné konanie.

Dobrá faktúra pripravená pre EÚ by nemala obsahovať vágne výrazy ako „príslušenstvo“, „diely“, „vzorky“ alebo „darček“. Tieto označenia zvyčajne vedú k ďalšej kontrole, pretože nepomáhajú určiť správnu colnú klasifikáciu alebo regulačné kontroly. Namiesto toho sa uistite, že vaše popisy sú dostatočne jasné pre klasifikáciu a súlad s predpismi.

Malo by tiež výslovne uvádzať Incoterms (ako napríklad DAP, DDP, FOB, CIF) a miesto, pretože tieto podmienky ovplyvňujú spôsob, akým colné orgány určujú hodnotu vecí a kto je zodpovedný za ich preclenie. Ak Incoterms chýbajú alebo sa nezhodujú, colníci alebo makléri môžu zastaviť vstup, aby overili hodnotu.

Platobné podmienky a mena by mali zodpovedať realite vášho obchodu. Ak faktúra uvádza jednu hodnotu, ale vaša požadovaná colná hodnota sa líši z dôvodu zliav, licenčných poplatkov, pomoci alebo balíkovej prepravy, je potrebné vysvetlenie uviesť vo faktúre alebo v priloženom výkaze o ocenení.

Aj malé zmeny formátu pomáhajú. Pre CNY je to rušné obdobie roka, takže prehľadnosť šetrí čas. Čisté rozloženie, jednotné jednotky a jasné rozpisovanie položiek znižujú pravdepodobnosť, že niekto bude žiadať o vysvetlenie.

Zoznam vecí, ktoré treba dobaliť: Kde sa fyzická realita stretáva s papierom

Keď v dodacom liste nie je uvedené, ako sú produkty zabalené, často to spôsobuje zadržanie. Colné a inšpekčné tímy v EÚ často chcú rýchlo vedieť, ako je zásielka zostavená vrátane množstva kartónov, spôsobu ich ukladania na palety, ich čistej a hrubej hmotnosti a ako sa veci zmestia do balenia.

Ak váš baliaci zoznam iba duplikuje riadky faktúry bez akýchkoľvek informácií o balení, nebude to také užitočné pri plánovaní kontrol a môže to byť zvýraznené, ak sa celkové hmotnosti zdajú byť zvláštne. Počas CNY sa sklady ponáhľajú, a preto častejšie vážia veci nesprávne.

Aby bol baliaci zoznam užitočný, mal by obsahovať aspoň nasledovné: počet kartónov, počet paliet (ak je to relevantné), rozmery kartónov, hrubú a čistú hmotnosť na kartón alebo na položku, ak je to možné, a jasný odkaz na čísla položiek faktúry alebo SKU. Colné konanie prejdete rýchlejšie, keď úradník okamžite zistí hodnoty.

Prepravné dokumenty: Zosúladenie príbehu v celom reťazci

Váš nákladný list (B/L) pre námorné zásielky alebo letecký nákladný list (AWB) pre letecké zásielky nie je „colným dokumentom“ ako faktúra, ale problémy so zhodou prepravných a obchodných dokladov sú ich častou príčinou.

Tieto dokumenty obsahujú meno a adresu príjemcu, informácie o odosielateľovi, počet kusov, ich hmotnosť a niekedy aj popisy produktov. Systém ich nemusí vnímať ako rovnaké, ak v jednej oblasti použijete skrátené tvary a v inej celé právne mená.

Úpravy rezervácií na poslednú chvíľu počas platenia CNY môžu občas viesť k opätovnému použitiu alebo kopírovaniu zastaraných údajov. Takto sa do AWB dostávajú „chyby šablóny“ a tieto chyby môžu viesť k tomu, že makléri zmenia svoje záznamy.

Udržiavanie prepravných dokladov v poriadku je jednoduchý spôsob, ako znížiť počet čakaní: uistite sa, že informácie o príjemcovi a odosielateľovi sa správne zhodujú s faktúrou a že popis položiek je konzistentný a nie príliš vágny.

Informácie o EORI a DPH: Malé detaily, ktoré spôsobujú veľké oneskorenia

K mnohým zadržaniam dochádza preto, že informácie o dovozcovi sú nesprávne alebo chýbajú. Číslo EORI dovozcu je veľmi dôležité pre dovoz do EÚ a v závislosti od krajiny určenia a typu dovozu môžu byť úpravy DPH komplikované.

Ak dovozca nemá číslo EORI, zásielka môže byť zablokovaná ešte predtým, ako sa stane „colným problémom“. Počas obdobia CNY, keď je počet zásielok najvyšší, majú makléri menej času na vyhľadanie chýbajúcich informácií.

Pred odoslaním položiek by ste sa mali uistiť, že EORI, IČ DPH (ak existuje) a štruktúra záznamu dovozcu sú správne. Ak používate model IOSS pre zásielky s nízkou hodnotou, číslo IOSS a tok údajov musia byť správne. Ak nie sú, mohli by ste mať problémy s oneskoreniami a problémami po colnom odbavení.

Podpora kódu HS: Prečo „správne“ nestačí vždy

Niektorí predajcovia si myslia, že uvedením akéhokoľvek kódu HS na faktúre sa zbavia možnosti nesprávnej klasifikácie. Colné orgány EÚ v skutočnosti často chcú vedieť, či je kód HS primeraný a podložený.

Ak posielate veľa elektronického príslušenstva, kompozitných predmetov, textílií, kozmetiky alebo detských výrobkov, môžete znížiť počet čakaní priložením krátkeho dokumentu na podporu kategorizácie. Toto je obzvlášť dôležité pri platbách v čínskych cigarách (CNY), pretože colné systémy na kontrolu rizík pozorujú, že veľa ponáhľaných vývozcov robí chyby.

Podporný hárok pre kategorizáciu nemusí byť dlhý. Mal by obsahovať krátke vysvetlenie popisu produktu, zloženia materiálu, hlavného použitia a navrhovaného kódu HS. Jeho dostupnosť pomáha maklérom obhájiť klasifikáciu, ak sa ich na ňu po odoslaní záznamov opýtajú.

Osvedčenia o pôvode a preferenčné nároky: Používajte opatrne

Osvedčenie o pôvode (CO) zvyčajne nie je potrebné pre dovoz z EÚ, ale pôvod tovaru je stále dôležitý, pretože ovplyvňuje colné sadzby, obchodné nápravné opatrenia a kontroly súladu. Keď je výroba rozdelená medzi niekoľkých subdodávateľov a vývozca využíva obchodnú spoločnosť, ktorá zovšeobecňuje vyhlásenia o pôvode, dochádza k nedorozumeniam o pôvode počas používania CNY.

Ak chcete získať osobitné colné zaobchádzanie v rámci obchodnej dohody EÚ, musíte sa uistiť, že poskytujete správny dôkaz o pôvode. Zvyčajne ide o vyhlásenie o pôvode na faktúre, ale môže mať aj špecifický formát v závislosti od podmienok dohody. Ak si uplatníte preferenciu bez dôkazu, náklad si môžete ponechať alebo si ho neskôr znova pozrieť.

Nerobte si veci zložitejšie, ako je potrebné, ak neuplatňujete preferenciu. Základná a správna „krajina pôvodu“ pre každú položku, vždy uvedená rovnako na faktúre a dodacom liste, je zvyčajne užitočnejšia ako všeobecný certifikát, ktorý nezodpovedá spôsobu výroby vecí.

Dokumenty o zhode produktov, ktoré znižujú počet kontrol

Niektoré kontroly EÚ sú určené len na colné účely, ale väčšina je zameraná na bezpečnosť a dodržiavanie noriem. Ak je vaša kategória výrobkov regulovaná, správne podporné dokumenty môžu znížiť pravdepodobnosť fyzickej kontroly alebo aspoň urýchliť prepustenie po kontrole.

Napríklad tovar s označením CE má často lepšie výsledky, ak je k dispozícii vyhlásenie EÚ o zhode. V závislosti od kategórie môžu elektrické a elektronické zariadenia vyžadovať preukázanie zhody. Bezpečnostné kontroly sa môžu vykonávať na hračkách, osobných ochranných prostriedkoch a niektorých domácich potrieb. Pre kozmetiku a materiály, ktoré prichádzajú do kontaktu s potravinami, platia rôzne pravidlá.

Najdôležitejšie je nevkladať do súboru príliš veľa príloh, ktoré nie sú dôležité. Keď colné a iné kontrolné orgány EÚ prezerajú podporné dokumenty, je pravdepodobnejšie, že si prezrú ich prehľadnú a sústredenú skupinu než chaotickú kopu nesúvisiacich PDF súborov.

Praktická sada dokumentov, ktorá znižuje riziko

Rôzne typy položiek vyžadujú rôzne doklady, ale existuje základný súbor dokumentov, ktoré by mala obsahovať väčšina komerčných zásielok do EÚ. V tabuľke nižšie sú uvedené dokumenty, na čo slúžia a bežné chyby, ktoré sa vyskytnú počas sezóny CNY a ktoré spôsobujú zadržanie.

Dokument	Účel colného odbavenia v EÚ	Bežný problém sezóny CNY, ktorý spúšťa blokovanie	Čo robiť pre zníženie rizika
Obchodná faktúra	Colná hodnota, opis klasifikácie, transakcia medzi predávajúcim a kupujúcim	Nejasné popisy, chýbajúce Incoterms, nekonzistentné súčty	Používajte špecifické názvy produktov, uveďte Incoterms/miesto, udržiavajte konzistentné celkové sumy
zoznam balenie	Štruktúra balenia pre plánovanie a zosúladenie kontrol	Chýbajúci rozpis kartónov/paliet, nezrovnalosti v hmotnosti	Zahrňte počet kartónov, rozmery, čistú/hrubú hmotnosť, mapovanie SKU ku kartónu
B/L alebo AWB	Záznam o preprave; musí byť v súlade s údajmi o vstupe	Nezhoda príjemcu, všeobecný popis tovaru	Zhodujte oficiálne mená/adresy; popisy zachovávajte konzistentnosť
Údaje o EORI/DPH	Identifikuje dovozcu; vyžaduje sa pre vstup	Chýbajúce alebo nesprávne čísla, zmeny na poslednú chvíľu	Pred odchodom si overte údaje o dovozcovi; včas informujte makléra
Podporný hárok kódu HS	Pomáha brániť klasifikáciu v dotazoch	Náhodné kódy HS bez odôvodnenia	Poskytnite poznámky k zloženiu/použitiu; zachovajte konzistentnosť kódu HS vo všetkých dokumentoch
Dôkaz o pôvode (ak si uplatňujete preferenciu)	Umožňuje znížené clo podľa dohôd	Uplatnená preferencia bez platného dôkazu o pôvode	Uveďte preferenciu iba vtedy, ak ju viete zdôvodniť; použite správne tvrdenia.
Dokumentácia o zhode (podľa potreby)	Podporuje prepúšťanie regulovaného tovaru	Chýbajúce vyhlásenie o zhode alebo nejasný rozsah dodržiavania predpisov	Zahrňte cielené dôkazy o zhode relevantné pre produkt

Ako písať popisy, ktoré nevyvolávajú otázky

Mnohé obmedzenia vznikajú v jazyku, nie v hodnote. Ak popis znie tak, akoby mohol znamenať viacero vecí, stáva sa to rizikom kategorizácie. Ak znie ako kategória, ktorá nie je povolená, stáva sa to problémom z hľadiska dodržiavania predpisov.

Popisy, ktoré sú prirodzené a ľahko zrozumiteľné, majú zvyčajne tri časti: čo to je, z čoho je to vyrobené a na čo sa to používa. „Nerezová izolovaná fľaša na vodu, 500 ml, na pitie“ hovorí oveľa viac než len „fľaša“. „Polyesterová pletená pánska športová bunda“ je oveľa jasnejšie ako len „oblečenie“.

Počas platenia CNY mohli predajcovia používať marketingový žargón, aby názvy produktov zneli chaoticky. Colné orgány sa o reklamu nestarajú. Vymažte slová ako „najpredávanejší“, „prémiový“ a „nový dizajn“ a ponechajte iba technické popisy.

Poznámky k oceňovaniu: Tichý spôsob, ako znížiť riziko zadržania, ktorý väčšina prepravcov ignoruje

Ak zásielky zahŕňajú balíkovú prepravu, zľavy, tovar zadarmo, náhradné diely v záruke alebo propagačné letáky, colné ohodnotenie v EÚ môže byť zložité. Ak sú niektoré z týchto vecí súčasťou vašej obchodnej reality, najlepšie je vysvetliť ich vopred.

Ak napríklad ponúkate bezplatné vzorky, uveďte „žiadna komerčná hodnota, len na propagačné účely“, ale buďte opatrní, pretože niektoré colné orgány môžu stále požadovať nominálnu hodnotu. Cieľom je vyhnúť sa vetám s textom „nulová hodnota“ bez akéhokoľvek vysvetlenia, ktoré pôsobia podozrivo.

Ak nahlasujete colnú hodnotu, ktorá sa líši od sumy uvedenej na faktúre, pretože preprava alebo poistenie sú alebo nie sú zahrnuté podľa Incoterms, pridajte vyhlásenie o oceňovaní, ktoré jasne uvádza, čo je zahrnuté v cene a čo nie. Makléri to akceptujú, pretože to znižuje potrebu vzájomného vymieňania si cien.

Označovanie a označovanie kartónov: Dokument, ktorý sa nedá PDF súborom

Fyzické označovanie nie je papierový záznam, ale má priamy vplyv na výsledky kontrol. Kontroly trvajú dlhšie a môžu si vyžadovať dôkladnejšie kontroly, ak krabice nemajú štítky alebo štítky nezodpovedajú baliacemu zoznamu.

Pred zavedením čínskeho jüanu sa sklady často menia, čo proces urýchľuje. Vtedy klesá disciplína pri označovaní. Ak je to možné, uistite sa, že údaje na kartónoch sú pre všetky zásielky rovnaké: referenčné číslo zásielky, číslo kartónu, hrubá hmotnosť a príjemca. Skontrolujte, či sa čísla na kartónoch zhodujú s číslami na vašom dodacom liste. Ak colníci otvoria kartón a uvidia niečo náhodné, môžu si myslieť, že existuje väčšie riziko.

Pracovný postup brokera a predbežného šeku: Návyk prežitia v CNY

Čistý spis má hodnotu iba vtedy, ak sa dostane k maklérovi skôr ako náklad. Ľudia často doručujú dokumenty neskoro počas CNY, pretože si myslia, že „náklad je stále na mori“.

V skutočnosti môže spracovanie pred príchodom začať skôr a skríning rizík často závisí od údajov z obdobia pred príchodom. Čím skôr si váš maklér overí faktúru, kódy HS a informácie o dovozcovi, tým menej zmien bude potrebné vykonať na poslednú chvíľu.

Aj keď sa balík ešte len balí, je vhodné vykonať predbežnú kontrolu dokumentov 48 až 72 hodín pred odchodom. Môžete si tak vopred overiť, či je šablóna konzistentná, či sú informácie o dovozcovi správne, či je logika HS správna a či sú popisy produktov správne. Potom, keď je všetko nastavené, môžete už len zmeniť počty a hmotnosti.

Bežné spúšťače zadržania, ktoré môžete zachytiť pred odoslaním

Niektoré blokovania sú nevyhnutné, ale mnohým sa dá vyhnúť. Počas platenia CNY sa stále vyskytujú tie isté problémy:

Obchodná spoločnosť odošle faktúru s nesprávnymi informáciami o výrobcovi, čo spôsobuje zmätok o tom, odkiaľ tovar pochádza a kto ho odoslal. Faktúra uvádza, že náklad obsahuje „elektronické súčiastky“, ktoré môžu zahŕňať batérie alebo predmety s magnetmi, čo spôsobuje problémy s prepravou a zákonom. Celkové sumy na dodacom liste sa nezhodujú, pretože krabice boli pridané až po vytvorení zoznamu. Alebo faktúry, dodacie listy a záznamy o náklade opisujú tovar odlišne.

Metóda rýchleho zosúladenia dokáže tieto problémy často odhaliť. Zahŕňa porovnanie celkových súm, hmotností, mien a adries, kódov HS a zabezpečenie zhody popisov.

Záver

Colné zadržania EÚ počas platenia CNY zvyčajne nie sú náhodné. Často vznikajú kombináciou príliš prísnych prepravných harmonogramov, nekonzistentných údajov a nedostatočne jasnej dokumentácie. Najlepšou metódou na zníženie počtu zadržaní a kontrol je vytvoriť súbor dokumentov, ktorý poskytuje konzistentný obraz. Tento súbor by mal obsahovať jasnú štruktúru balenia, explicitné popisy produktov, zosúladené podrobnosti o preprave, potvrdené čísla dovozcov a cielenú pomoc s dodržiavaním predpisov, keď si to daná kategória vyžaduje.

Keď čínsky ciar skracuje termíny, navrch majú odosielatelia, ktorí štandardizujú šablóny, vykonávajú predbežné kontroly pred odchodom a spolupracujú s logistickými partnermi, ktorí vedia, ako v skutočnosti funguje riziko colného odbavenia v EÚ. Spoločnosť Topway Shipping so sídlom v čínskom meste Shenzhen je profesionálnym poskytovateľom logistických riešení pre cezhraničný elektronický obchod od roku 2010. Náš zakladajúci tím má viac ako 15 rokov skúseností v oblasti medzinárodnej logistiky a colného odbavenia so zameraním na USA a Čínu. Zabezpečujeme celý logistický reťazec od prepravy na mieste až po zahraničnú prepravu. skladovanie od colného odbavenia až po doručenie na poslednú míľu. Ponúkame tiež flexibilné služby námornej prepravy plných kontajnerov (FCL) a kusových kontajnerov (LCL) z Číny do kľúčových prístavov po celom svete.

Často kladené otázky

Otázka: Aký je najdôležitejší dokument na zníženie colných zadržaní EÚ počas platenia čínskeho cigariet?
A: Obchodná faktúra, pretože stanovuje hodnotu, typ a príbeh zásielky. Jasné, konkrétne popisy a celkové sumy, ktoré sú vždy rovnaké, znižujú pravdepodobnosť, že ľudia budú mať otázky.

Otázka: Potrebujem vždy osvedčenie o pôvode tovaru pri dovoze z EÚ?
A: Nie vždy. Pôvod je stále dôležitý, ale formálny certifikát zvyčajne potrebujete len v určitých situáciách alebo keď chcete získať preferenčné colné zaobchádzanie, v závislosti od tovaru a parametrov dohody.

Otázka: Prečo vágne popisy ako „príslušenstvo“ alebo „súčiastky“ spôsobujú problémy?
A: Pretože nepomáhajú s vhodnou colnou klasifikáciou alebo kontrolou súladu s predpismi. Ak colné orgány nedokážu rýchlo zistiť, o aké produkty ide, je pravdepodobnejšie, že zásielka sa pokazí.

Otázka: Môžu dodatočné dokumenty o zhode znížiť počet kontrol?
A: Ak sú užitočné a konkrétne. Mať k dispozícii správne vyhlásenia alebo dokumenty o zhode môže urýchliť distribúciu regulovaného tovaru, ale pridanie nepotrebných vecí môže veci ešte viac skomplikovať.

Otázka: Ktorý detail baliaceho zoznamu najčastejšie zabraňuje meškaniu?
A: Komplexný rozpis obalov vrátane počtu kartónov, ich hmotnosti a mapa znázorňujúca vzťah medzi skladovými položkami (SKU) a kartónmi. Týmto spôsobom je možné náklad okamžite skontrolovať a porovnať.

Otázka: Kedy mám počas sezóny CNY poslať dokumenty svojmu maklérovi z EÚ?
A: Čo najskôr, najlepšie pred odchodom. Včasné kontroly vám umožňujú vykonať zmeny bez toho, aby ste museli robiť zmeny na poslednú chvíľu, ktoré by mohli spôsobiť blokovanie.