Thủ tục hải quan vận chuyển hàng hóa bằng đường biển từ Trung Quốc đến Hoa Kỳ: Những sai lầm thường gặp cần tránh

 

Giới thiệu

Một trong những phương pháp tốt nhất để khởi nghiệp kinh doanh nhập khẩu và phát triển là vận chuyển hàng hóa từ Trung Quốc sang Mỹ bằng đường biển. Nhưng như nhiều nhà nhập khẩu nhanh chóng nhận ra, vận tải đường biển không phải là phần tồi tệ nhất. Vấn đề nằm ở quá trình thông quan.

Một container có thể vượt Thái Bình Dương trong vòng hai đến bốn tuần, nhưng nếu có sai sót trong chứng từ, container có thể bị kẹt tại cảng hàng tuần, gây ra các khoản phí lưu kho và lưu bãi bất ngờ, và trong trường hợp xấu nhất, hàng hóa có thể bị tịch thu hoặc phạt tiền. Những bất ngờ này có thể gây khó chịu và tốn kém cho những người mới nhập khẩu hoặc đang điều hành một cửa hàng trực tuyến đang phát triển nhanh chóng.

Tin tốt là hầu hết các vấn đề hải quan đều dễ dàng nhận thấy. Những vấn đề tương tự vẫn thường xuyên xảy ra: mã HS không chính xác, giấy tờ bị thiếu, hóa đơn quá thấp, mẫu ISF bị chậm trễ, và giao tiếp không đầy đủ giữa nhà cung cấp, đơn vị giao nhận, đại lý hải quan và người mua.

Bài viết này thảo luận về quy trình thông quan hàng hóa đường biển từ Trung Quốc đến Hoa Kỳ, chỉ ra những sai lầm thường gặp nhất mà các nhà nhập khẩu mắc phải và cách phòng ngừa. Bạn cũng sẽ được xem các ví dụ thực tế, bảng tóm tắt các thông tin quan trọng, và đối tác hậu cần Topway Shipping, có thể giúp bạn xử lý cả vận chuyển hàng hóa và thông quan một cách tự tin hơn.

Nếu bạn gửi một vài mét khối hàng hóa theo hình thức LCL hoặc chất nhiều container FCL mỗi tháng, việc tìm hiểu về thủ tục hải quan là một trong những điều tốt nhất bạn có thể làm cho chuỗi cung ứng của mình.

Thủ tục thông quan vận chuyển hàng hóa bằng đường biển từ Trung Quốc đến Hoa Kỳ diễn ra như thế nào

Không chỉ có một lần thông quan cho một lô hàng từ Trung Quốc đến Hoa Kỳ bằng đường biển. Đây là một quy trình diễn ra ở cả quốc gia xuất xứ và quốc gia đích. Bạn có thể hình dung nó gồm hai phần chính: hải quan xuất khẩu tại Trung Quốc và hải quan nhập khẩu tại Hoa Kỳ.

Trước khi hàng hóa rời Trung Quốc, hàng hóa phải được khai báo với hải quan Trung Quốc tại điểm xuất phát. Khi hàng hóa đến nơi, hàng hóa phải được khai báo với Hoa Kỳ. Trước khi được gửi đến nhà nhập khẩu, hàng hóa phải được Cơ quan Hải quan và Biên phòng (CBP) và có thể các cơ quan chính phủ khác, chẳng hạn như FDA hoặc FCC, kiểm tra.

Sau đây là tổng quan đơn giản về quy trình điển hình.

Traineeship	Hoạt động chính	Bên liên quan chính
Đặt chỗ và tài liệu	Xác nhận giao hàng, thu thập chứng từ	Nhà cung cấp, giao nhận hàng hóa
Thủ tục hải quan xuất khẩu tại Trung Quốc	Nộp tờ khai xuất khẩu và làm thủ tục hải quan	Nhà cung cấp, giao nhận, hải quan Trung Quốc
Vận tải biển	Container đã được chất lên và vận chuyển đến Hoa Kỳ	Người vận chuyển, người giao nhận
Nộp ISF	Nộp hồ sơ bảo lãnh nhập khẩu (10+2) trước khi đến	Nhà nhập khẩu, đại lý hải quan, người giao nhận
Đến cảng Hoa Kỳ	Tàu đến, bản kê khai đã nộp	Người vận chuyển, CBP
Thông quan nhập khẩu	Đã nộp hồ sơ, đánh giá nhiệm vụ, kiểm tra nếu có	Môi giới, CBP, các cơ quan khác
Phát hành cổng và thiết bị đầu cuối	Giữ lại, có sẵn container	Nhà ga, hãng vận tải, nhà môi giới
Giao hàng đến địa chỉ cuối cùng	Container được chuyển đến kho hoặc người nhận hàng	Tài xế xe tải, người nhập khẩu, người giao nhận

Việc hiểu rõ quy trình này rất quan trọng, bởi vì một sai sót ở bất kỳ khâu nào cũng có thể làm chậm các bước tiếp theo. Ví dụ, một hóa đơn thương mại được chuẩn bị kém không chỉ làm chậm quá trình thông quan mà còn có thể gây ra vấn đề trong việc tính thuế và thậm chí là việc tuân thủ các quy định.

Các tài liệu cần thiết để thông quan dễ dàng

Hải quan sử dụng chứng từ làm ngôn ngữ chính thức. Hải quan sẽ coi lô hàng của bạn là rủi ro cao nếu thông tin trên giấy tờ bị sai, thiếu hoặc không nhất quán. Điều này đồng nghĩa với việc phải tra soát nhiều hơn, kiểm tra nhiều hơn và mất nhiều thời gian hơn.

Đây là những giấy tờ quan trọng nhất để vận chuyển hàng hóa bằng đường biển từ Trung Quốc đến Hoa Kỳ và lý do tại sao chúng lại quan trọng.

Tài liệu	Ai thường chuẩn bị nó	Tại sao nó quan trọng đối với thủ tục hải quan
Hóa đơn thương mại	Nhà cung cấp / xuất khẩu	Hiển thị mô tả sản phẩm, giá trị, số lượng, Incoterms, thông tin chi tiết về người mua và người bán
Danh sách đóng gói	Nhà cung cấp / xuất khẩu	Chi tiết bao bì, trọng lượng, kích thước, số lượng thùng carton hoặc pallet
Vận đơn (B / L)	Người vận chuyển / giao nhận hàng hóa	Hợp đồng vận chuyển chính thức, cần thiết để giải phóng hàng hóa và làm thủ tục hải quan
Danh sách mã HS	Nhà nhập khẩu với nhà cung cấp/môi giới	Xác định mức thuế suất, yêu cầu quy định và khả năng chấp nhận
Hồ sơ bảo mật của nhà nhập khẩu	Nhà nhập khẩu / môi giới / giao nhận	Yêu cầu của CBP về kiểm tra an ninh trước khi tàu khởi hành đến Hoa Kỳ
Giấy chứng nhận (nếu cần)	Nhà cung cấp / phòng thí nghiệm của bên thứ ba	Đối với các sản phẩm được quản lý (FDA, FCC, nhãn dệt may, v.v.)
Thông báo đến	Người vận chuyển / giao nhận	Xác nhận hàng hóa đến và các khoản phí liên quan

Việc thông quan có thể dễ dàng nếu các giấy tờ này hợp lệ và chính xác. Nhưng nếu không, cùng một lô hàng có thể sớm trở thành một bài học tốn kém.

Lỗi thường gặp 1: Tài liệu không chính xác hoặc không đầy đủ

Giấy tờ không đầy đủ là một trong những vấn đề phổ biến nhất khi thông quan hàng hóa đường biển từ Trung Quốc sang Mỹ. Đôi khi, các nhà nhập khẩu vội vã giao hàng và không kiểm tra giấy tờ từ nguồn. Điều này rất nguy hiểm.

Thiếu thông tin người mua, mô tả sản phẩm không rõ ràng, số tiền bất thường hoặc hóa đơn không nêu rõ Incoterms đều là những vấn đề thường gặp với chứng từ. Nhân viên hải quan được hướng dẫn tìm kiếm các dấu hiệu cảnh báo. Vì lý do hải quan, cụm từ "đồ gia dụng" hoặc "đồ điện tử" quá mơ hồ. Các viên chức muốn biết chính xác những món đồ đó là gì, có bao nhiêu món, giá bao nhiêu và được đóng gói như thế nào.

Khi hồ sơ không đầy đủ hoặc không rõ ràng, nhiều câu hỏi sẽ nảy sinh, và mỗi cuộc thảo luận thêm đều lãng phí thời gian. Nếu hàng hóa của bạn là hàng lẻ (LCL) trong một container chung, bất kỳ sự giữ hàng nào từ phía bạn đều có thể làm chậm toàn bộ container, đồng nghĩa với việc bạn có thể phải chịu thêm phí tại cảng và lưu kho.

Chuẩn hóa quy trình lập hồ sơ là phương pháp tốt nhất để tránh sai lầm này. Hãy cung cấp cho nhà cung cấp các ví dụ hoặc mẫu rõ ràng về cách trình bày hóa đơn hoặc danh sách đóng gói phù hợp. Kiểm tra xem tên doanh nghiệp, địa chỉ, mã số thuế hoặc EIN, và các thông tin khác của bạn có chính xác không. liên lạc Thông tin trên tất cả giấy tờ của bạn phải chính xác và giống nhau. Trước khi container rời Trung Quốc, hãy đảm bảo mô tả và giá trị hàng hóa là chính xác. Việc sửa đổi giấy tờ trước khi xếp hàng sẽ dễ dàng hơn nhiều so với sau khi bạn đến Hoa Kỳ.

Sai lầm phổ biến 2: Mã HS sai và phân loại sai

Phân loại hải quan dựa trên mã HS (Hệ thống Hài hòa). Hải quan sử dụng những mã số này để xác định hàng hóa của bạn là gì, mức thuế phải nộp là bao nhiêu và các quy tắc áp dụng. Nếu mã HS của bạn sai, mọi thứ liên quan đến mã đó cũng có thể bị sai.

Một số nhà nhập khẩu không mấy quan tâm đến mã HS mà chỉ sao chép y nguyên nội dung nguồn. Điều này rất nguy hiểm vì thông thường nhà nhập khẩu là người chịu trách nhiệm pháp lý trong việc đảm bảo hàng hóa được phân loại chính xác, chứ không phải nhà cung cấp. Trong những trường hợp nghiêm trọng, việc phân loại sai có thể dẫn đến việc không nộp hoặc nộp thừa thuế, tiền phạt, và thậm chí là bị buộc tội gian lận.

Hãy xem một vài ví dụ đơn giản để khám phá cách phân loại thay đổi hồ sơ rủi ro của bạn.

Ví dụ sản phẩm	Loại mã HS có thể có	Rủi ro chính nếu phân loại sai
Dải đèn LED	Điện chiếu sáng	Mức thuế suất không đúng, có thể có vấn đề về an toàn hoặc hiệu quả năng lượng
loa Bluetooth	Thiết bị âm thanh / không dây	Các yêu cầu bổ sung của FCC không được đáp ứng nếu phân loại sai
Bổ sung dinh dưỡng	Thực phẩm / sản phẩm sức khỏe	Bỏ qua quy định của FDA, nguy cơ bị từ chối hoặc hủy bỏ
Áo thun dệt	Trang phục và quần áo	Nguồn gốc hoặc chi tiết vải không chính xác dẫn đến kiểm toán hoặc phạt tiền

Các nhà nhập khẩu nên xem việc phân loại HS là một công việc mang tính chiến lược. Sẽ tốt hơn nhiều nếu làm việc với một nhà môi giới hải quan hoặc nhà cung cấp dịch vụ hậu cần am hiểu cả sản phẩm của bạn và các quy định của Hoa Kỳ thay vì tự ý áp dụng hoặc sử dụng mã chung. Bạn cũng có thể duy trì một cơ sở dữ liệu mã HS nội bộ liên kết từng SKU với một mã đã được xác thực và đảm bảo rằng tất cả giấy tờ từ nhà cung cấp đều sử dụng các mã này một cách nhất quán.

Sai lầm phổ biến thứ 3: Khai báo giá trị thấp hơn thực tế và khai báo sai Incoterms

Một sai lầm phổ biến khác khi thông quan vận chuyển hàng hóa bằng đường biển từ Trung Quốc sang Hoa Kỳ là thay đổi giá trị yêu cầu của hàng hóa thành mức thuế thấp hơn hoặc sử dụng Incoterms không đúng cách trong giấy tờ.

Trong ngắn hạn, việc khai báo giá trị thấp hơn giá trị thực có vẻ là một phương pháp đơn giản để tiết kiệm chi phí, nhưng các viên chức hải quan rất lưu ý điều này. Họ xem xét hóa đơn của bạn và so sánh với giá thị trường, các mục nhập trước đó và thông tin từ các nhà nhập khẩu khác. Nếu giá trị đơn vị hàng hóa của bạn có vẻ quá thấp, CBP có thể nghi ngờ tờ khai của bạn, yêu cầu thêm bằng chứng hoặc thay đổi giá trị lô hàng. Điều này không chỉ xóa sạch mọi khoản "tiết kiệm" mà còn có thể dẫn đến các khoản phạt nặng và nhiều cuộc kiểm tra hơn cho các lô hàng trong tương lai.

Mặc dù Incoterms có thể sai hoặc không được hiểu rõ, nhưng việc xác định ai chịu trách nhiệm về cước phí vận chuyển, bảo hiểm và chi phí địa phương có thể rất khó khăn. Điều này có thể gây ra vấn đề khi thông quan. Nếu một lô hàng được bán theo điều kiện CIF nhưng hóa đơn hoặc giấy tờ khác không nêu rõ giá trị sản phẩm so với cước phí vận chuyển và bảo hiểm, việc xác định giá trị hải quan thực tế có thể rất khó khăn. Nếu có điều gì đó không rõ ràng, nó sẽ thu hút sự chú ý nhiều hơn.

Để ngăn ngừa những vấn đề này, hãy nêu rõ giá trị giao dịch thực tế và phản ánh đúng số tiền bạn đã thực sự trả hoặc sẽ trả. Hãy đảm bảo rằng đại lý hải quan của bạn biết cách phân bổ chi phí và bạn sử dụng cũng như ghi chép lại các điều khoản thương mại quốc tế (Incoterms) như FOB, CIF hoặc DAP một cách phù hợp. Một cách định giá rõ ràng và nhất quán sẽ giúp bạn tránh bị cáo buộc gian lận và duy trì mối quan hệ bền chặt với hải quan.

Lỗi thường gặp thứ 4: Nộp ISF thiếu hoặc trễ (10+2)

Hồ sơ An ninh Nhập khẩu (ISF), đôi khi được gọi là "10+2", là một yêu cầu an ninh rất quan trọng đối với hàng xuất khẩu đường biển sang Hoa Kỳ. Trước khi hàng hóa được chất lên tàu đến Hoa Kỳ, quy định nêu rõ rằng các thông tin cụ thể liên quan đến lô hàng phải được gửi đến CBP.

Một sai lầm phổ biến của các nhà nhập khẩu mới là nghĩ rằng ISF sẽ do người khác xử lý. Họ có thể nghĩ rằng kho bãi, hãng vận chuyển hoặc nhà cung cấp sẽ lo liệu việc này. Trên thực tế, nhà nhập khẩu mới là người chịu trách nhiệm cuối cùng trong việc đảm bảo ISF được nộp chính xác và đúng hạn.

Nếu bạn nộp ISF muộn hoặc không nộp, bạn có thể phải đối mặt với các khoản tiền phạt nặng, bị giữ hàng và bị kiểm tra bổ sung. Ngay cả khi bạn không phải nộp phạt trong một số trường hợp nhất định, nếu bạn tiếp tục gặp sự cố ISF, hàng hóa của bạn sẽ bị kiểm tra thường xuyên hơn, điều này sẽ làm tăng tổng chi phí và thời gian vận chuyển.

Cách tốt nhất để tránh sai lầm này là đảm bảo rằng đại lý hải quan hoặc đơn vị giao nhận vận tải của bạn chịu trách nhiệm về ISF và cung cấp cho họ thông tin cần thiết càng sớm càng tốt. Thông tin này bao gồm thông tin về nhà cung cấp, khách hàng, nhà sản xuất, địa chỉ giao hàng, mã HTS và vị trí đóng container. Bạn nên cân nhắc về ISF trước khi đặt chỗ, chứ không phải sau khi tàu đã rời cảng.

Sai lầm phổ biến thứ 5: Bỏ qua giấy phép nhập khẩu, tuân thủ sản phẩm và quy định

Không phải tất cả các mặt hàng đều được xử lý giống nhau khi qua biên giới. Theo quan điểm hải quan, một số mặt hàng được coi là "đơn giản" và chỉ cần mã HS chính xác và nộp thuế thông thường. Một số mặt hàng được quản lý bởi nhiều cơ quan hoặc có bộ quy tắc riêng. Bạn rất dễ gặp rắc rối nếu không tuân thủ các quy định này.

Một số hóa chất, mỹ phẩm, thiết bị y tế, thực phẩm bổ sung, thực phẩm và đồ uống, cùng các sản phẩm khác có thể cần phải báo cáo hoặc được FDA chấp thuận. FCC có thể cần phê duyệt các thiết bị điện tử và thiết bị không dây. Có những quy định nghiêm ngặt về an toàn đối với các mặt hàng dành cho trẻ em, và chúng thường cần có nhãn mác và giấy tờ kiểm tra đặc biệt.

Nhiều người mắc sai lầm khi nghĩ rằng việc tuân thủ là dễ dàng hoặc tùy ý chỉ vì đối thủ cạnh tranh đang bán sản phẩm giống hệt nhau. Trên thực tế, những lô hàng không tuân thủ quy định có thể bị từ chối, tiêu hủy hoặc gửi trả và bạn phải chịu chi phí. Ngay cả khi hàng hóa được thông quan, sự chậm trễ và phí lưu kho vẫn có thể gây phiền toái.

Các nhà nhập khẩu thông minh sẽ kiểm tra các quy định trước khi xác nhận đơn hàng với nhà cung cấp. Bạn cần đảm bảo mình biết cơ quan nào kiểm soát sản phẩm, tiêu chuẩn nào được áp dụng, cần báo cáo thử nghiệm hoặc chứng nhận nào, và cách thức trình bày chúng với hải quan. Bạn cũng nên làm việc với nhà cung cấp để đảm bảo họ có thể cung cấp cho bạn giấy tờ cần thiết bằng tiếng Anh và phương pháp sản xuất của họ tuân thủ các quy định của Hoa Kỳ.

Sai lầm phổ biến thứ 6: Giao tiếp kém giữa nhà cung cấp, đơn vị giao nhận và đơn vị môi giới hải quan

Khi vận chuyển hàng hóa từ Trung Quốc sang Mỹ bằng đường biển, có rất nhiều bên liên quan: nhà cung cấp, đơn vị giao nhận, hãng vận tải biển, đại lý hải quan, và đôi khi là một kho hàng riêng biệt. Và tất nhiên, bạn là nhà nhập khẩu. Khi những bên này không trao đổi rõ ràng với nhau, sai sót sẽ xảy ra thường xuyên hơn.

Một ví dụ dễ thấy là thông tin không khớp nhau. Nếu nhà cung cấp cung cấp cho bạn một mô tả cho hóa đơn, bên giao nhận vận tải gửi cho bạn một mô tả khác cho vận đơn, và bên môi giới hải quan của bạn lại nộp một mô tả thứ ba trong tờ khai hải quan, CBP sẽ phát hiện ra rằng chúng không khớp nhau. Mâu thuẫn này có thể dẫn đến việc xem xét lại chứng từ hoặc kiểm tra.

Một ví dụ khác là thông tin đến quá muộn. Bên giao nhận và môi giới của bạn có thể không có đủ thời gian để hoàn tất việc nộp ISF hoặc thông quan trước nếu nhà cung cấp chỉ gửi danh sách đóng gói sau khi container đã được chất lên tàu. Họ có thể vội vàng ước tính hoặc cung cấp thông tin không đầy đủ, dẫn đến sai sót dễ xảy ra hơn.

Các nhà nhập khẩu thành công coi việc giao tiếp là một phần thiết yếu trong hoạt động kinh doanh để tránh điều này. Họ đặt ra thời hạn rõ ràng cho việc gửi tài liệu, đảm bảo mọi người đều sử dụng cùng một mô tả sản phẩm và mã HS, và đảm bảo tất cả thông tin liên lạc được tập trung tại một nơi để thông tin cập nhật không bị thất lạc trong nhiều email hoặc cuộc trò chuyện khác nhau. Việc có một đối tác hậu cần xử lý cả vận chuyển hàng hóa và thông quan có thể giảm đáng kể nguy cơ giao tiếp sai lệch.

Sai lầm phổ biến số 7: Chọn sai điều khoản vận chuyển hoặc chế độ dịch vụ

Cách bạn viết các điều khoản vận chuyển và cách bạn chọn phương thức dịch vụ (FCL so với LCL, từ cảng đến cảng so với từ cửa đến cửa) có thể ảnh hưởng lớn đến tốc độ thông quan gói hàng của bạn.

Một số nhà nhập khẩu đồng ý giao hàng cho nhà cung cấp theo điều kiện CIF hoặc điều kiện tương đương mà không hiểu rõ điều kiện đó nghĩa là gì. Điều này có vẻ là một ý tưởng hay, nhưng thường đồng nghĩa với việc nhà nhập khẩu không có nhiều quyền quyết định nên chọn đơn vị giao nhận hoặc môi giới nào tại điểm đến. Điều này có thể khiến việc thông quan và thanh toán trở nên khó khăn hơn. Việc gặp phải những bất ngờ như phí cảng đích đắt đỏ và thuế quan không rõ ràng là điều thường gặp.

Tương tự như vậy, việc lựa chọn giữa hàng nguyên container (FCL) và hàng lẻ (LCL) sẽ ảnh hưởng đến mức độ bạn phải giải quyết các vấn đề với các đơn vị vận chuyển khác. Khi gửi hàng LCL, hàng hóa của bạn sẽ được chia sẻ container với các hàng hóa khác. Nếu có bất kỳ vấn đề nào về hải quan liên quan đến bất kỳ kiện hàng nào trong cùng một container, toàn bộ container có thể bị giữ lại, điều này cũng có thể làm chậm trễ hàng hóa của bạn. FCL có thể giúp bạn kiểm soát tốt hơn và giảm thiểu sự phụ thuộc đối với các lô hàng cần đến nhanh chóng hoặc có rủi ro hải quan cao hơn.

Dịch vụ vận chuyển tận nơi (door-to-door) và từ cảng đến cảng cũng rất quan trọng cần cân nhắc. Với dịch vụ từ cảng đến cảng, bạn phải tự mình qua hải quan và vận chuyển hàng hóa từ cảng Hoa Kỳ đến đích cuối cùng. Với dịch vụ door-to-door, một công ty logistics sẽ lo liệu thủ tục thông quan và giao hàng cuối cùng cho bạn. Giải pháp door-to-door thường hữu ích cho các nhà nhập khẩu mới vì chúng cho phép một công ty xử lý toàn bộ chuỗi cung ứng, giúp giảm thiểu sự phức tạp tại hải quan.

Xem xét kỹ lưỡng các điều khoản vận chuyển và biết ai chịu trách nhiệm thông quan cũng như ai trả tiền là một bước quan trọng để tránh những sai lầm tốn kém.

Sai lầm phổ biến số 8: Không lập kế hoạch cho các khoản thuế, phí và phụ phí

Nhiều nhà nhập khẩu lần đầu chỉ chú ý đến giá cước vận chuyển đường biển mà quên mất các chi phí khác phát sinh khi thông quan. Họ ngạc nhiên khi thấy một danh sách dài các khoản phí phụ thu khi hàng đến nơi.

Ngoài mức thuế suất cơ bản dựa trên mã HS và giá trị sản phẩm, có thể còn có chi phí xử lý hải quan, phí duy trì cảng, phí xử lý hàng hóa và các khoản phí khác từ hãng vận tải và bến cảng. Nếu hàng hóa của bạn bị giữ lại để kiểm tra hoặc thông quan chậm trễ, phí lưu kho, phí lưu bãi và phí lưu giữ có thể tăng lên nhanh chóng.

Việc hình dung chi phí hạ cánh của bạn theo cách phân tích chi phí như thế này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn.

Thành phần chi phí	Nguồn tiêu biểu	Khi nó áp dụng
Giá trị sản phẩm (FOB/CIF/v.v.)	Nhà cung cấp	Luôn luôn
vận tải biển	Người vận chuyển / giao nhận	Luôn luôn cho các lô hàng đường biển
Bảo hiểm (nếu riêng)	Công ty bảo hiểm hoặc công ty giao nhận	Tùy thuộc vào Incoterms và lựa chọn phạm vi bảo hiểm
Thuế hải quan và thuế	CBP và các cơ quan khác	Dựa trên mã HS, giá trị và quy định
Phí môi giới hải quan	Môi giới	Để nộp hồ sơ nhập cảnh và phối hợp giải phóng mặt bằng
Xử lý cảng và bến cảng	Thiết bị đầu cuối / nhà mạng	Để dỡ hàng và xử lý tại cảng Hoa Kỳ
Phí kiểm tra và thi tuyển	CBP / cơ quan chính phủ	Khi được chọn để thi
Lưu trữ, lưu bãi, tạm giữ	Nhà ga / nhà vận chuyển / kho	Khi hàng hóa lưu lại cảng quá lâu hoặc container bị chậm trễ
Vận chuyển nội địa đến địa chỉ cuối cùng	Công ty vận tải / giao nhận	Đối với việc di chuyển từ cảng đến kho hoặc người nhận hàng

Bạn có thể tránh việc xem thủ tục thông quan như một hộp đen bí ẩn bằng cách dự đoán trước các chi phí này và đưa chúng vào mô hình định giá của mình. Khi biết toàn bộ chi phí vận chuyển hàng hóa đến quốc gia của mình, bạn có thể đưa ra lựa chọn tốt hơn về việc nên mua gì và trả bao nhiêu.

Các phương pháp thực tế để giảm thiểu rủi ro hải quan

Bạn không cần phải trở thành chuyên gia luật chỉ sau một đêm để tránh mắc lỗi khi thông quan. Vấn đề là tạo dựng những thói quen và quy trình hữu ích giúp bạn hạn chế mắc lỗi.

Nên xem mỗi lô hàng như một dự án nhỏ với các bước được xác định rõ ràng: chuẩn bị chứng từ, nộp ISF, xin thông quan xuất khẩu, đến nơi và xin thông quan nhập khẩu. Trước mỗi cột mốc, bạn cần kiểm tra để đảm bảo dữ liệu và giấy tờ phù hợp đã sẵn sàng và chính xác. Đây sẽ trở thành một quy trình mà bạn và đối tác có thể theo dõi theo thời gian.

Chuẩn hóa dữ liệu sản phẩm là một cách thực sự hiệu quả khác để thực hiện việc này. Hãy cung cấp cho mỗi SKU trong danh mục mã HS, mô tả sản phẩm bằng tiếng Anh và số lượng trung bình chính xác. Chia sẻ dữ liệu chính này cho các nhà cung cấp và đối tác hậu cần để mọi người đều có cùng thông tin để làm việc.

Cuối cùng, làm việc với các công ty logistics và môi giới hải quan lành nghề thường là cách tốt nhất để giảm thiểu rủi ro. Họ vận chuyển hàng hóa đường biển từ Trung Quốc đến Mỹ hàng ngày. Họ nắm rõ các quy định và cách thức vận hành, và có thể thông báo trước cho bạn nếu có vấn đề gì đó về lô hàng của bạn.

Topway Shipping giúp bạn tránh những sai lầm khi thông quan như thế nào

Đối với nhiều nhà nhập khẩu, đặc biệt là các doanh nghiệp vừa và nhỏ và các thương hiệu thương mại điện tử, khó khăn lớn nhất không phải là vận chuyển một container đến đích. Mà là tạo ra một phương thức vận chuyển hàng hóa từ Trung Quốc đến Mỹ hoạt động hàng tháng mà không gặp bất kỳ trở ngại nào tại hải quan.

Đây chính là lúc đối tác hậu cần như Topway Shipping có thể thực sự giúp ích.

Topway Shipping, có trụ sở tại Thâm Quyến, Trung Quốc, là nhà cung cấp chuyên nghiệp các giải pháp logistics thương mại điện tử xuyên biên giới từ năm 2010. Đội ngũ sáng lập có hơn 15 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực logistics và thông quan quốc tế, đặc biệt tập trung vào vận tải Trung Quốc và Hoa Kỳ. Khi nói đến việc tránh những sai lầm thường gặp trong quá trình thông quan được đề cập trong bài viết này, thì kinh nghiệm đó là vô cùng quan trọng.

Topway Shipping xử lý tất cả các khâu của chuỗi hậu cần. Ở khâu đầu, họ đảm nhiệm khâu vận chuyển đầu tiên từ nhà cung cấp của bạn hoặc cảng Trung Quốc. Họ cũng cung cấp các giải pháp lưu trữ nước ngoài, rất hữu ích cho các nhà bán hàng thương mại điện tử cần lưu trữ và vận chuyển hàng hóa tại Hoa Kỳ. Ở khâu hải quan quan trọng, Topway hợp tác chặt chẽ với các công ty môi giới hải quan uy tín để đảm bảo tất cả giấy tờ, mã HS và quy định được tuân thủ chính xác và đúng hạn. Ở khâu cuối, họ đảm bảo hàng hóa của bạn được vận chuyển đến đích cuối cùng, dù là kho bãi của bên thứ ba (bên thứ ba cung cấp dịch vụ hậu cần), trung tâm hoàn thiện đơn hàng của Amazon hay chính tòa nhà của bạn.

Topway Shipping cung cấp cả dịch vụ vận chuyển hàng nguyên container (FCL) và hàng lẻ (LCL) cho vận chuyển đường biển từ Trung Quốc đến các cảng lớn trên toàn thế giới, bao gồm cả các cửa ngõ quan trọng tại Hoa Kỳ. Nhờ tính linh hoạt này, bạn có thể lựa chọn phương án phù hợp nhất với khối lượng và khả năng chịu rủi ro của mình. Ví dụ: bạn có thể bắt đầu với hàng lẻ (LCL) để xem nhu cầu thực tế, sau đó chuyển sang hàng nguyên container (FCL) khi khối lượng tăng lên để kiểm soát tốt hơn thời gian vận chuyển và cách hải quan xử lý.

Topway Shipping giúp các nhà nhập khẩu giảm thiểu sự hiểu lầm giữa các bên khác nhau, nâng cao chất lượng giấy tờ và giảm thiểu các hồ sơ trễ hạn hoặc khoảng cách tuân thủ bằng cách đưa dịch vụ giao nhận hàng hóa, nhập khovà điều phối thủ tục hải quan, tất cả trong một hệ thống. Bạn có thể làm việc với một đối tác am hiểu sản phẩm, tuyến đường và kế hoạch tăng trưởng dài hạn của mình thay vì phải làm việc với nhiều nhà cung cấp ở mỗi giai đoạn.

Nếu bạn muốn phát triển hoạt động vận tải đường biển từ Trung Quốc sang Hoa Kỳ đồng thời giảm thiểu rủi ro khi thông quan, việc hợp tác với nhà cung cấp giàu kinh nghiệm như Topway Shipping có thể giúp quy trình phức tạp trở nên dễ xử lý và dễ dự đoán hơn.

Kết luận

Mọi người thường không nghĩ đến tầm quan trọng của thủ tục hải quan khi vận chuyển hàng hóa từ Trung Quốc sang Mỹ bằng đường biển. Khi đàm phán giá cả và chi phí vận chuyển, các nhà nhập khẩu đôi khi quên mất những chi tiết nhỏ nhặt về giấy tờ, mã HS, giá trị, hồ sơ an ninh và việc tuân thủ các quy định. Đây chính là nguyên nhân dẫn đến hầu hết các sự chậm trễ, tiền phạt và các khoản phí bất ngờ.

Các vấn đề về hải quan thường xuyên xảy ra do những sai sót phổ biến được liệt kê trong bài viết này, chẳng hạn như giấy tờ sai hoặc thiếu, mã HS bị phân loại sai, định giá thấp và nhầm lẫn về Incoterms, nộp ISF muộn, bỏ qua các yêu cầu pháp lý, giao tiếp kém giữa các đối tác, điều khoản vận chuyển không rõ ràng và không lập kế hoạch chi phí. Tin tốt là bạn có thể lường trước những sai sót này và ngăn chặn chúng xảy ra.

Bạn có thể biến thủ tục thông quan từ một nút thắt căng thẳng thành một yếu tố thường xuyên, dễ quản lý trong chuỗi cung ứng của mình bằng cách đầu tư vào dữ liệu sản phẩm chính xác, chuẩn hóa giấy tờ, đảm bảo mọi người đều biết nghĩa vụ của mình và tính toán tổng chi phí cập bến. Việc sử dụng kiến ​​thức từ các đối tác logistics giàu kinh nghiệm như Topway Shipping sẽ giúp giảm thiểu rủi ro hơn nữa và giúp bạn tiếp cận các giải pháp thực tế đã được phát triển qua nhiều năm vận chuyển hàng hóa giữa Trung Quốc và Hoa Kỳ.

Việc xây dựng một chiến lược thông quan thành công không phải là tùy chọn trong một thị trường mà tốc độ, độ tin cậy và kiểm soát chi phí quan trọng hơn bao giờ hết. Đây là một khía cạnh quan trọng để khởi nghiệp một công ty nhập khẩu thịnh vượng và lâu dài.

Câu Hỏi Thường Gặp

Q: Thủ tục hải quan vận chuyển hàng hóa bằng đường biển từ Trung Quốc tới Hoa Kỳ là gì?
A: Thủ tục thông quan là quá trình thông báo cho nhân viên hải quan tại Trung Quốc và Hoa Kỳ về hàng hóa của bạn, thanh toán các khoản thuế và phí đến hạn, và đảm bảo tuân thủ mọi quy định và thủ tục giấy tờ. Thủ tục này bao gồm xin giấy phép xuất khẩu từ Trung Quốc, nộp các giấy tờ an ninh như ISF, và xin giấy phép nhập khẩu vào Hoa Kỳ. Trước khi lô hàng của bạn được giao, hàng hóa phải được hải quan và các cơ quan chức năng liên quan khác kiểm tra.

Q: Thông thường, thời gian thông quan cho lô hàng từ Trung Quốc đến Hoa Kỳ là bao lâu?
A: Nếu mọi việc diễn ra suôn sẻ và giấy tờ đầy đủ, thủ tục thông quan thường có thể được hoàn tất trong vòng một đến ba ngày sau khi tàu cập cảng và các thủ tục hải quan được nộp đầy đủ. Việc thông quan có thể mất nhiều thời gian hơn, thường là một tuần hoặc hơn, nếu có vấn đề về giấy tờ, kiểm tra ngẫu nhiên hoặc có mục tiêu, hoặc chậm trễ trong việc cung cấp thông tin. Điều này có thể dẫn đến phát sinh thêm chi phí lưu kho và lưu bãi.

Q: Ai chịu trách nhiệm thông quan: nhà cung cấp, công ty giao nhận hay nhà nhập khẩu?
A: Trong hầu hết các trường hợp, nhà nhập khẩu chính thức chịu trách nhiệm pháp lý về việc thông quan và tính chính xác của thông tin đã nộp. Nhà nhập khẩu thường chỉ định một công ty môi giới hải quan hoặc nhà cung cấp dịch vụ hậu cần để xử lý việc nộp hồ sơ kỹ thuật và liên lạc với cơ quan hải quan, nhưng nhà nhập khẩu vẫn chịu trách nhiệm về việc phân loại, định giá và tuân thủ chính xác. Vai trò của nhà cung cấp là cung cấp tài liệu và thông tin sản phẩm chính xác.

Q: Điều gì xảy ra nếu mã HS của tôi trên lô hàng từ Trung Quốc đến Hoa Kỳ bị sai?
A: Nếu mã HS của bạn sai, hải quan có thể tính thuế suất không phù hợp hoặc áp dụng sai quy định đối với hàng hóa của bạn. Điều này có thể khiến bạn phải nộp thuế quá nhiều hoặc quá ít, phải cung cấp thêm thông tin, bị kiểm toán, hoặc thậm chí bị phạt và phải hoàn thuế. Nếu hải quan nhận thấy tình trạng phân loại sai có xu hướng xảy ra, họ cũng có thể kiểm tra các lô hàng trong tương lai của bạn thường xuyên hơn.

Q: Tôi có thể làm gì để giảm thiểu rủi ro container của mình bị hải quan Hoa Kỳ giữ lại?
A: Bạn có thể giảm thiểu rủi ro bằng cách đảm bảo tất cả giấy tờ của mình đều chính xác và nhất quán, nộp ISF đúng hạn, sử dụng đúng mã HS và giá trị khai báo thực tế, đồng thời tuân thủ mọi quy định khác áp dụng cho hàng hóa của bạn. Việc hợp tác với một công ty môi giới hải quan hoặc đối tác logistics có nhiều kinh nghiệm về vận chuyển hàng hóa từ Trung Quốc sang Hoa Kỳ cũng có thể mang lại lợi ích cho bạn. Họ sẽ biết cách điền các mục nhập đáp ứng tiêu chuẩn hải quan và ít gây ra rủi ro nhất.

Q: Vận chuyển LCL hay FCL tốt hơn để tránh các vấn đề về hải quan khi vận chuyển từ Trung Quốc đến Hoa Kỳ?
A: Không có lựa chọn nào tự động "tốt hơn" về thủ tục hải quan giữa LCL và FCL, mặc dù mỗi loại đều có những ảnh hưởng riêng. Vì hàng hóa của bạn được đóng gói nguyên container bằng FCL, bạn không phải lo lắng về các vấn đề giấy tờ của các đơn vị vận chuyển khác. Khi bạn chọn LCL, hàng hóa của bạn sẽ được đóng chung container với các hàng hóa khác. Điều này có nghĩa là nếu một lô hàng khác trong cùng container bị giữ lại để kiểm tra, hàng hóa của bạn cũng có thể bị chậm trễ. Nhiều nhà nhập khẩu ưa chuộng FCL cho những mặt hàng có giá trị cao hơn hoặc cần giao hàng nhanh chóng, miễn là khối lượng đủ lớn.

Q: Topway Shipping có thể giúp tôi làm thủ tục hải quan từ Trung Quốc sang Hoa Kỳ như thế nào?
A: Topway Shipping cung cấp dịch vụ logistics trọn gói bao gồm vận chuyển từ Trung Quốc đến Hoa Kỳ, lưu kho ở nước ngoài, phối hợp thông quan và giao hàng chặng cuối tại Hoa Kỳ. Với hơn 15 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực vận tải Trung Quốc và Hoa Kỳ, Topway hợp tác với các công ty môi giới hải quan uy tín để đảm bảo mọi thủ tục giấy tờ, mã HS, định giá và các yêu cầu tuân thủ của bạn đều được xử lý chính xác và đúng hạn. Dịch vụ vận tải đường biển FCL và LCL của chúng tôi, cùng với sự hỗ trợ toàn diện, giúp bạn tránh được các vấn đề thường gặp về thông quan và duy trì chuỗi cung ứng vận hành trơn tru.