Những lỗi thường gặp khi vận chuyển hàng từ Trung Quốc đến cảng Long Beach (và cách tránh chúng)
Giới thiệu
Vận chuyển hàng hóa từ Trung Quốc đến cảng Long Beach chưa bao giờ hấp dẫn đến thế—và cũng khắc nghiệt đến thế. Long Beach vừa kết thúc năm 2025 với hơn 9.9 triệu TEU, năm thứ ba liên tiếp đạt con số này. Đến năm 2050, cảng này dự kiến sẽ tăng gấp ba lần công suất. Khối lượng lớn đồng nghĩa với tiềm năng, nhưng cũng có nghĩa là bất kỳ sai sót nào trong thủ tục giấy tờ, thời gian hoặc sự phối hợp đều có thể nhanh chóng khiến bạn mất hàng nghìn đô la và mất nhiều tuần để khắc phục.
Đồng thời, khu phức hợp cảng Los Angeles - Long Beach đang chịu áp lực rất lớn để vận chuyển hàng hóa nhanh chóng và hiệu quả hơn. Thời gian lưu kho của xe tải và đường sắt đã được cải thiện so với những năm cao điểm, nhưng vẫn thay đổi tùy thuộc vào nhu cầu và tình hình hoạt động. Các tiêu chuẩn bền vững và phí cảng đang thay đổi, và các nhà nhập khẩu coi Long Beach như bất kỳ cửa ngõ nào khác của Hoa Kỳ thường nhận thấy rằng họ đang tuân theo những quy định sai lầm.
Tin tốt là hầu hết các thách thức mà nhà nhập khẩu gặp phải tại Long Beach đều dễ dàng dự đoán trước. Hồ sơ ISF nộp muộn hoặc không chính xác, tính toán sai ngày vận chuyển, quyết định sai lầm giữa container đầy (FCL) và container lẻ (LCL), và sự thiếu giao tiếp giữa nhà cung cấp, người giao nhận và người vận chuyển đều là những lý do phổ biến dẫn đến việc container bị chậm trễ và hóa đơn phát sinh ngoài dự kiến.
Bài luận này sẽ đề cập đến những vấn đề phổ biến nhất mà các nhà vận chuyển thường gặp phải khi vận chuyển hàng hóa từ Trung Quốc đến Long Beach và cách tránh chúng một cách thực tế. Chúng tôi cũng sẽ chỉ cho bạn thấy một đối tác chuyên nghiệp như Topway Shipping có thể giúp bạn giải quyết nhiều vấn đề này mà bạn thậm chí không hề hay biết.
Hiểu rõ thực trạng hiện nay tại Cảng Long Beach
Bạn cần phải hiểu rõ mình đang vận chuyển hàng hóa đến đâu để tránh mắc phải những sai lầm.
Hiện tại, Long Beach là một trong những cảng tiên tiến và tham vọng nhất ở Hoa Kỳ. Sau một năm kỷ lục vào năm 2025, các nhà quản lý cảng đã hứa sẽ chi hàng tỷ đô la cho cơ sở hạ tầng và phát triển một “cảng của tương lai” có thể xử lý nhiều lưu lượng giao thông hơn và tạo ra ít ô nhiễm hơn. Điều này có nghĩa là nhiều không gian hơn và độ tin cậy lâu dài được cải thiện cho các nhà vận chuyển, nhưng cũng có nghĩa là nhiều tiêu chuẩn hơn về cách họ kinh doanh, nhiều nghĩa vụ dữ liệu hơn và sự chú ý nhiều hơn đến cách thức hoạt động của xe tải, thời gian chúng lưu lại và tác động của chúng đến môi trường.
Dữ liệu gần đây cho thấy xe tải lưu lại tại khu phức hợp LA–Long Beach trung bình dưới 3 ngày và tàu hỏa lưu lại dưới 5 ngày. Điều này tốt hơn đáng kể so với mức hơn 8 ngày được báo cáo vào năm 2024 đối với hàng hóa vận chuyển bằng đường sắt. Đó là tin tốt, nhưng không đảm bảo rằng container của bạn sẽ được vận chuyển nhanh chóng như vậy. Thời gian lưu kho có thể tăng nhanh khi chủ hàng bỏ lỡ lịch hẹn, không gửi đúng giấy tờ đúng hạn hoặc không nhận ra mình thực sự cần bao nhiêu ngày để nhận và trả lại container.
Các cảng và bến cảng cũng ngày càng dựa nhiều hơn vào thuế và phụ phí dựa trên thời gian lưu kho. Báo cáo từ năm 2025 cho biết các cảng lớn của Mỹ, chẳng hạn như LA/Long Beach, đã tính phí hơn 200 USD mỗi container mỗi ngày đối với phí lưu kho quá 9 ngày, đặc biệt là khi có nhiều tàu neo đậu tại cảng. Nếu kế hoạch của bạn sai lệch chỉ một tuần, mức phí phải trả có thể rất cao.
Dưới đây là một ví dụ về dữ liệu thời gian lưu trú gần đây cho khu phức hợp LA–Long Beach để bạn có thể hình dung tình hình diễn biến như thế nào:
| metric | Tháng 8 năm 2024 (ngày) | Tháng 7 năm 2025 (ngày) | Tháng 8 năm 2025 (ngày) |
|---|---|---|---|
| Thời gian dừng đỗ của xe tải (trung bình) | 2.95 | 2.87 | 2.73 |
| Thời gian dừng của đường ray (trung bình) | 8.20 | 5.18 | 4.98 |
Đây là môi trường mà bạn đang vận chuyển hàng hóa vào: lưu lượng truy cập lớn, luồng giao thông tốt hơn, nhưng rất nhạy cảm với việc bạn tuân thủ các quy tắc tốt đến mức nào.
Sai lầm 1: Coi Long Beach như bất kỳ cảng nào khác
Một trong những sai lầm phổ biến nhất mà các nhà nhập khẩu mắc phải là nghĩ rằng những gì hiệu quả ở các cảng khác của Mỹ hoặc châu Âu cũng sẽ hiệu quả ở Long Beach.
Khu phức hợp Long Beach–Los Angeles có các chính sách và chương trình môi trường riêng biệt, khác với các khu vực khác. Xe tải phục vụ cảng phải đáp ứng các tiêu chí khí thải cụ thể, hoạt động theo các giấy phép hợp pháp và đôi khi phải trả thêm chi phí liên quan đến việc vận chuyển container để hỗ trợ các dự án không khí sạch. Những quy định này là một phần của các chương trình như Chương trình Xe tải Sạch và các quy định khu vực khác. Ngay cả khi bạn không bao giờ trực tiếp nhìn thấy các quy định này, chúng vẫn ảnh hưởng đến chi phí và lịch trình của bạn.
Nếu chiến lược hậu cần của bạn không tính đến những yếu tố này, bạn có thể:
- Bạn có thể gặp khó khăn trong việc tìm chỗ vận chuyển hàng hóa vì lô hàng của bạn chỉ hấp dẫn đối với các hãng vận tải không tuân thủ quy định và không thể tiếp cận các bến cảng một cách dễ dàng.
- Phải trả các chi phí phát sinh bất ngờ tại địa phương khi di chuyển xe tải hoặc container.
- Xe tải của bạn sẽ phải chờ lâu hơn vì không thể đặt lịch hẹn hoặc vào được khu vực bốc dỡ hàng đúng giờ.
Tốt hơn hết là nên coi Long Beach như một nơi độc đáo với những quy tắc riêng. Chỉ nên hợp tác với các đối tác giao nhận và vận chuyển hàng hóa hiểu rõ hệ thống đặt lịch tại các bến cảng địa phương, cách lấy khung gầm container và các quy định về môi trường ảnh hưởng đến vận chuyển hàng ngày như thế nào. Bằng cách này, nếu có phí mới cho container hoặc quy định đặt lịch mới, bạn sẽ biết sớm và có thể thay đổi kế hoạch trước khi chi phí tăng lên.
Sai lầm 2: Tuân thủ ISF và tài liệu yếu kém
Tài liệu của bạn là nơi mà những lỗi nhỏ nhất cũng có thể gây ra hậu quả lớn.
Cơ quan Hải quan và Bảo vệ Biên giới Hoa Kỳ (CBP) đang siết chặt quy định về yêu cầu Khai báo An ninh Nhập khẩu (ISF) 10+2. Dữ liệu ISF phải được gửi đến CBP ít nhất 24 giờ trước khi tàu được xếp hàng tại cảng nước ngoài. Nếu khai báo chậm trễ, thiếu sót hoặc sai sót, công ty sẽ phải trả khoản tiền phạt khoảng 5,000 đô la. Mức phạt này áp dụng cho mỗi lần vi phạm, chứ không phải cho toàn bộ lô hàng.
Một số lỗi thường gặp là gửi bưu kiện nhầm người, không ghi rõ hoặc ghi sai địa điểm đóng gói, và không ghi đầy đủ sáu chữ số của mã HTS. Tại Long Beach, bất kỳ lỗi nào trong số này đều có thể gây ra sự chờ đợi, kiểm tra và chậm trễ ngày càng trầm trọng.
Bạn cũng cần phải đối chiếu bản kê khai hàng hóa đường biển, tờ khai hải quan và các biểu mẫu khác với ISF. Nếu các thông tin không khớp, bạn có thể gặp phải các thắc mắc, bị tạm giữ hoặc thậm chí phải lập lại bản kê khai, điều này sẽ làm chậm quá trình vận chuyển hàng hóa của bạn.
Bạn có thể hình dung các tập tin quan trọng của mình như sau:
| Nộp hồ sơ / Tài liệu | Bên chịu trách nhiệm chính | Hạn chót/Thời gian cơ bản | Rủi ro nếu xử lý sai |
|---|---|---|---|
| ISF 10+2 | Nhà nhập khẩu chính thức (thường thông qua nhà môi giới/đại lý giao nhận) | Ít nhất 24 giờ trước khi xếp hàng lên tàu tại điểm xuất phát | Mức phạt 5,000 USD cho mỗi lần vi phạm, tạm giữ, thi cử. |
| Bản kê khai hàng hải (AMS) | Hãng vận tải / NVOCC | Trước khi tàu đến vùng biển Hoa Kỳ | Sự không khớp sẽ dẫn đến việc tạm giữ tài liệu và có thể bị phạt. |
| Tờ khai hải quan (7501/3461) | Đại lý hải quan thay mặt cho nhà nhập khẩu | Khoảng thời gian tàu cập bến / trước khi thả hàng | Trì hoãn phát hành, kỳ thi, chi phí lưu trữ |
| Thông báo đến / DO | Người vận chuyển / giao nhận | Sau khi tàu rời bến | Việc chậm trễ nhận hàng dẫn đến phí lưu kho và phí chậm trả. |
Sai lầm lớn nhất không phải là ai nhấn nút gửi, mà là ai chịu trách nhiệm về tính chính xác của dữ liệu. Không một công ty giao nhận nào có thể bảo vệ bạn hoàn toàn nếu nhà cung cấp của bạn đoán mã HS hoặc sử dụng dữ liệu người nhận hàng cũ.
Đây là cách mà "làm đúng" thường được thực hiện:
- Bạn duy trì dữ liệu gốc chính xác về nhà nhập khẩu, người nhận hàng và địa điểm giao hàng.
- Đối tác hậu cần của bạn có quy trình xác định, có thể lặp lại để nộp ISF, bao gồm kiểm tra nội bộ công ty và thời hạn rõ ràng cho nhà cung cấp của bạn.
- Trước khi tàu xếp hàng, mọi thay đổi về tuyến đường, người nhận hàng hoặc bao bì đều được báo cáo đủ sớm để kịp thời điều chỉnh thủ tục giấy tờ.
Một công ty hậu cần giàu kinh nghiệm tại Trung Quốc và Mỹ thường có thể kết nối trực tiếp với hệ thống đặt hàng của bạn hoặc cung cấp cho bạn các mẫu có cấu trúc để đảm bảo dữ liệu chính xác được truyền tải mọi lúc.
Sai lầm 3: Đánh giá thấp thời gian vận chuyển và thời gian neo đậu tại cảng.
Nhiều nhà nhập khẩu vẫn lên kế hoạch vận chuyển hàng từ Trung Quốc đến Long Beach dựa trên các giả định "mặc định" như "khoảng 15 ngày trên biển" và "1-2 ngày tại cảng". Cách này trước đây có hiệu quả, nhưng hiện nay chắc chắn sẽ dẫn đến bỏ lỡ doanh số và phải sử dụng vận tải hàng không khẩn cấp.
Thời gian vận chuyển thực tế từ cửa đến cửa phụ thuộc vào thành phố xuất phát, dịch vụ vận chuyển, quá trình trung chuyển, tình trạng tắc nghẽn tại bến cảng, kiểm tra hải quan và sự sẵn có của xe tải và khung gầm tại Long Beach. Ngay cả khi mọi việc diễn ra suôn sẻ, thời gian chờ đợi của xe tải và đường sắt cũng có thể dễ dàng làm tăng thêm vài ngày vào thời gian vận chuyển, đặc biệt là đối với hàng hóa vận chuyển bằng đường sắt.
Đây là một khung kế hoạch thực tế hơn cho một chuyến chuyển hàng FCL thông thường:
| Chân | Khung thời gian điển hình (Ngày làm việc) | Ghi Chú |
|---|---|---|
| Vận chuyển từ nhà máy đến cảng bốc hàng tại Trung Quốc (ví dụ: Thâm Quyến) | 1-3 | Thủ tục hải quan xuất khẩu và vận tải đường bộ |
| Cảng ngừng hoạt động trước khi tàu khởi hành | 1-2 | Tùy thuộc vào nhà mạng và thiết bị đầu cuối. |
| Vận chuyển đường biển Trung Quốc → Long Beach | 12-18 | Các chuyến đi nhanh chóng và trực tiếp ở khu vực phía dưới. |
| Việc xả hàng và tình trạng sẵn có tại nhà ga | 1-3 | Thời tiết, thời gian neo đậu và điều kiện sân bãi |
| Thủ tục hải quan và kiểm tra/giữ hàng | 0 trận7 + | Thủ tục thông thường diễn ra nhanh chóng, các cuộc kiểm tra sẽ mất thêm vài ngày. |
| Đặt lịch và nhận xe tải | 1-3 | Hệ thống đặt lịch hẹn và tình trạng sẵn có của khung gầm xe rất quan trọng. |
| Giao hàng cuối cùng và trả lại hàng rỗng. | 1-3 | Khoảng cách từ cảng và hoạt động kho bãi |
Nói cách khác, một lô hàng "15 ngày trên biển" có thể nhanh chóng biến thành một quy trình kéo dài 25-35 ngày từ đầu đến cuối, đặc biệt là vào những thời điểm bận rộn hoặc nếu bạn bị triệu tập để kiểm tra.
Cách tốt nhất để tránh sai lầm này là không nên chỉ tập trung vào một con số duy nhất. Thay vào đó, hãy lập kế hoạch dựa trên phạm vi và các rủi ro. Thêm các khoảng thời gian dự phòng thực tế vào thời gian giao hàng của đơn đặt hàng và xác định những khâu nào trong chuỗi cung ứng có khả năng thay đổi nhất để bạn có thể chú ý hơn đến chúng.
Sai lầm 4: Chọn sai phương thức vận chuyển (FCL so với LCL so với các lựa chọn khác)
Một vấn đề phổ biến khác là sử dụng phương thức vận chuyển không phù hợp với đặc điểm hàng hóa và mức độ khẩn cấp.
Một số nhà nhập khẩu ngay lập tức chọn FCL (vận chuyển nguyên container), ngay cả khi họ không thể lấp đầy một container. Họ phải trả tiền cho không khí bên trong container và vẫn phải trả các chi phí liên quan đến container tại Long Beach. Một số người khác lại chọn LCL (vận chuyển hàng lẻ) để tiết kiệm chi phí trên mỗi đơn vị, nhưng họ sớm nhận ra rằng việc tách hàng LCL và các khâu xử lý bổ sung sẽ làm tăng thêm thời gian chậm trễ và tăng nguy cơ hư hỏng hoặc mất mát.
Việc lựa chọn không chỉ dựa trên giá thành đơn vị mà còn dựa trên tổng chi phí vận chuyển, độ tin cậy và dòng tiền. Ví dụ, vận chuyển hàng lẻ (LCL) có thể rẻ hơn một chút, nhưng nếu thời gian xử lý hàng hóa lâu hơn, bạn có thể bỏ lỡ mùa bán hàng, khiến chi phí thực tế cao hơn nhiều.
Công ty vận tải Topway Shipping, có trụ sở tại Thâm Quyến, đã và đang nghiên cứu các giải pháp cân bằng cho thương mại điện tử xuyên biên giới và các nhà nhập khẩu truyền thống từ năm 2010. Đội ngũ sáng lập có hơn 15 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực logistics quốc tế và thông quan, tập trung vào luồng hàng hóa giữa Trung Quốc và Mỹ. Topway cung cấp một loạt các dịch vụ toàn diện, bao gồm vận chuyển chặng đầu, xuất nhập khẩu. nhập khoHọ cung cấp dịch vụ xử lý hải quan và giao hàng chặng cuối. Họ cũng cung cấp các lựa chọn vận chuyển đường biển FCL và LCL linh hoạt từ Trung Quốc đến các cảng trọng điểm trên thế giới, chẳng hạn như Long Beach.
Trên thực tế, một đối tác như vậy có thể:
- Hãy đề xuất thời điểm thích hợp để chuyển từ vận chuyển hàng lẻ (LCL) sang vận chuyển hàng nguyên container (FCL) dựa trên khối lượng hàng hóa bạn vận chuyển và thời điểm trong năm.
- Để giảm cả chi phí trên mỗi đơn vị và rủi ro chậm trễ do hàng lẻ (LCL), hãy kết hợp các lô hàng từ nhiều nhà cung cấp thành một container nguyên chuyến (FCL) hiệu quả.
- Cung cấp các giải pháp kết hợp, chẳng hạn như vận chuyển FCL đến Long Beach và sau đó chia nhỏ thành nhiều kênh vận chuyển chặng cuối.
Điều này đặc biệt hữu ích nếu bạn có nhiều SKU cần quản lý và cần thời gian vận chuyển có thể dự đoán được hơn là giá thấp nhất cho bất kỳ container nào.
Sai lầm thứ 5: Phớt lờ thủ tục hải quan, kiểm tra và thuế quan cho đến khi quá muộn.
Nhiều nhà nhập khẩu vẫn nghĩ rằng thủ tục hải quan Mỹ là việc mà nhà môi giới của họ "xử lý ở hậu trường". Kiểu suy nghĩ đó gây ra tổn thất rất lớn.
Khi CBP sử dụng phương pháp nhắm mục tiêu dựa trên rủi ro, họ sẽ xem xét mã HS, giá trị khai báo, quốc gia xuất xứ và lịch sử nhập khẩu của bạn để lựa chọn những lô hàng cần kiểm tra. Nếu phân loại hàng hóa của bạn không đồng đều, giấy tờ cẩu thả hoặc giá cả có vẻ bất thường, bạn chỉ đang tự chuốc lấy thêm sự chú ý.
Tại Long Beach, việc kiểm tra có thể yêu cầu vận chuyển container đến các cơ sở kiểm tra chuyên dụng, điều này tốn thêm thời gian và tiền bạc cho việc vận chuyển và lưu trữ. Nếu không may mắn, lịch kiểm tra của bạn trùng vào thời điểm bận rộn, quá trình này có thể kéo dài đến vài tuần.
Bằng cách thực hiện những điều sau đây, bạn có thể giảm thiểu rủi ro và ảnh hưởng của các kỳ thi:
- Duy trì cơ sở dữ liệu phân loại HS sạch sẽ với giải thích bằng văn bản cho từng mã.
- Hãy đảm bảo rằng các đơn đặt hàng, phiếu đóng gói và hóa đơn thương mại của bạn đều khớp với thông tin bạn đã cung cấp.
- Làm việc với một công ty giao nhận và môi giới sẽ theo dõi các dấu hiệu bất thường trong các bài kiểm tra của bạn và giúp bạn điều chỉnh giấy tờ cũng như kế hoạch vận chuyển.
Thuế quan là một cái bẫy khác, đặc biệt là khi các chính sách thương mại đang thay đổi. Các nhà nhập khẩu không thường xuyên kiểm tra mã HS và mức thuế phải nộp có thể phải trả nhiều hơn mức cần thiết—hoặc tệ hơn, họ có thể phân loại sai để trốn thuế và có nguy cơ bị truy thu thuế lớn.
Một đối tác hậu cần am hiểu nhiều lĩnh vực. về chúng tôi Hải quan Trung Quốc có thể hỗ trợ bạn trong việc kiểm toán thuế quan, đề xuất các phân loại khác nhau khi cần thiết và phối hợp với nhà môi giới hải quan của bạn để giảm thiểu rủi ro.
Sai lầm 6: Phối hợp kém giữa nhà cung cấp, đơn vị giao nhận và tài xế xe tải.
Ngay cả khi giấy tờ của bạn hoàn hảo và bạn chọn đúng hãng vận chuyển, sự phối hợp kém cũng có thể phá hỏng toàn bộ chiến lược.
Theo quan điểm của Long Beach, những sự chuyển giao quan trọng nhất là:
- Nhà cung cấp giao hàng đến cảng hoặc kho hàng nơi hàng hóa được vận chuyển đến.
- Các công ty giao nhận sẽ đặt hàng với hãng vận chuyển và lo liệu về chỗ chứa hàng, hạn ngạch và thủ tục giấy tờ.
- Nhà cung cấp dịch vụ vận chuyển đường bộ sẽ sắp xếp lịch hẹn, xe kéo và quyền ra vào bến bãi để nhận và giao hàng.
Bạn sẽ thấy những điều sau đây nếu ba nhóm này sử dụng các phiên bản khác nhau của kế hoạch:
- Nhà cung cấp không nắm rõ thời gian giao hàng dự kiến (ETD) hiện tại, do đó họ đã bỏ lỡ thời hạn giao hàng tại cảng xuất phát.
- Các container đang bị kẹt tại bến vì tài xế không thể đặt lịch giao hàng phù hợp với ngày bạn muốn nhận.
- Phí lưu kho và phí chậm trả được tính do không ai thống nhất được ngày miễn phí cuối cùng và thời hạn trả xe.
Giải pháp này không hiện đại như các bảng điều khiển hiển thị thông tin công nghệ cao, nhưng nó hiệu quả hơn: mọi người đều biết công việc của mình, tiến độ và dữ liệu.
Thông thường, các nhà nhập khẩu làm ăn tốt ở Long Beach là:
- Thay vì sử dụng các tổ chức khác nhau cho từng bước trong quy trình, hãy sử dụng một công ty giao nhận chính giữa Trung Quốc và Mỹ, công ty này sẽ xử lý cả hoạt động tại điểm xuất phát và điểm đến.
- Hãy đảm bảo rằng mọi thay đổi về thời gian dự kiến khởi hành/đến nơi (ETD/ETA), lộ trình hoặc chứng từ được gửi ngay lập tức cho cả nhà cung cấp và nhóm tại điểm đến.
- Trước khi nhu cầu thay đổi, hãy thống nhất các hướng dẫn về cách chia tách hoặc di chuyển container.
Cách tiếp cận toàn diện từ Topway Shipping bao gồm vận chuyển chặng đầu, kho bãi ở nước ngoài, xử lý hải quan và giao hàng chặng cuối. Điều này giúp mọi thứ được tổ chức một cách hiệu quả. Một đội ngũ vận hành duy nhất chịu trách nhiệm đồng bộ hóa toàn bộ chuỗi, vì vậy bạn không cần phải liên hệ với nhiều nhà cung cấp ở các múi giờ khác nhau.
Sai lầm số 7: Không có chiến lược xử lý phí lưu kho, phí chậm trả và phí cảng phát sinh.
Phí lưu kho và phí chậm trả vẫn là một trong những khoản chi phí "bất ngờ" lớn nhất tại Long Beach. Nhiều nhà nhập khẩu chỉ biết về những quy định này khi nhận được hóa đơn.
Nói một cách đơn giản:
- Bạn phải trả phí lưu kho khi container đầy hàng chờ tại cảng lâu hơn số ngày miễn phí.
- Khi bạn nhận container và không trả lại trong thời gian quy định, bạn phải trả phí lưu kho.
Ngoài ra, có thể phát sinh chi phí tắc nghẽn tại cảng, phí đặt lịch hẹn và các khoản phí khác khi thời gian lưu kho vượt quá giới hạn nhất định. Các nghiên cứu gần đây về phí cảng của Mỹ cho thấy giá dựa trên thời gian lưu kho có thể lên tới hơn 200 USD/container/ngày sau 9 ngày lưu kho tại một số cảng, chẳng hạn như cảng LA/Long Beach, nơi có lưu lượng hàng hóa lớn.
Dưới đây là một phương pháp đơn giản để ghi nhớ những yếu tố chính làm tăng chi phí:
| CostType | Cò súng | Ai tính phí | Kịch bản rủi ro điển hình |
|---|---|---|---|
| xuất bến | Container đầy hàng sẽ lưu lại tại cảng quá thời gian miễn phí. | Thiết bị đầu cuối / nhà mạng | Thủ tục hải quan chậm trễ, xe tải lỡ hẹn giao hàng. |
| Giam giữ (theo ngày) | Container được giữ bên ngoài nhà ga quá thời hạn miễn phí. | Carrier | Tình trạng tắc nghẽn kho hàng, lập kế hoạch kém, bỏ sót việc dỡ hàng. |
| Phí tắc nghẽn/dừng tại nhà ga | Container đậu quá lâu trong bãi hoặc trên khung gầm. | Bến cảng / nhà ga / tài xế xe tải | Tắc nghẽn cảng, quy hoạch kém hoặc chờ thanh toán |
| Lưu trữ tại các bãi chứa ngoài cảng. | Container đã được chuyển đến cơ sở ngoài cảng. | Kho hàng / tài xế xe tải | Các kỳ thi, lượng hàng tồn đọng từ các nhà ga, kho hàng chưa sẵn sàng. |
Thật sai lầm khi cho rằng những chi phí này là "ngẫu nhiên" hoặc không thể tránh khỏi. Trên thực tế, chúng khá dễ đoán nếu bạn:
- Hãy lưu ý những ngày nghỉ và ngày nghỉ cuối cùng của mỗi container.
- Hãy đặt lịch thuê xe tải bắt đầu từ ngày cuối cùng còn trống.
- Hãy kiểm tra xem kho hàng của bạn đã thực sự sẵn sàng để nhận hàng vào ngày dự kiến hay chưa.
- Hãy chuẩn bị sẵn phương án dự phòng cho trường hợp cần vận chuyển hàng hóa bổ sung hoặc làm thêm giờ trong những thời điểm bận rộn.
Một công ty giao nhận có nhiều kinh nghiệm tại Long Beach thường sẽ hỗ trợ bạn theo dõi những ngày còn trống cuối cùng và đánh dấu những container có nguy cơ bị quá tải. Nhiều nhà nhập khẩu cho rằng số tiền tiết kiệm được nhờ giảm phí lưu kho và phí chậm trả hàng là đủ để họ muốn có một đối tác hậu cần tốt hơn, tập trung vào chất lượng dịch vụ.
Sai lầm số 8: Khả năng hiển thị và kỷ luật dữ liệu yếu kém
Việc không nhìn rõ ở một nơi đông đúc như Long Beach không chỉ gây khó chịu mà còn nguy hiểm.
Nếu bạn chỉ phát hiện ra container của mình đã được dỡ hàng sau khi nhận được một tin nhắn chung chung thì bạn đã bị chậm trễ rồi. Bạn không thể phát hiện ra các vấn đề sắp xảy ra cho đến khi chúng được lập hóa đơn nếu bạn chỉ theo dõi chúng theo thời gian dự kiến đến (ETA) mà không theo cảng, vị trí bãi chứa hoặc tình trạng hải quan.
Các nhà nhập khẩu thành công luôn mong muốn:
- Theo dõi container trong thời gian thực hoặc gần như thời gian thực, bao gồm cả tình trạng sẵn có của bến cảng.
- Hải quan có các dấu hiệu trạng thái rõ ràng: chưa khai báo, đã khai báo, đang xem xét, đã thông quan và đang kiểm tra.
- Cảnh báo dựa trên các trường hợp ngoại lệ đối với những sự kiện thực sự cần chú ý, chẳng hạn như "Hạn chót của ISF trong 24 giờ nữa" hoặc "ngày nghỉ cuối cùng vào ngày mai".
Bạn không cần phải có một hệ thống nội bộ tốn kém cho việc này. Nhiều công ty giao nhận hiện đại, như Topway Shipping, cung cấp bảng điều khiển trực tuyến hoặc nguồn cấp dữ liệu API cho phép bạn gửi dữ liệu về lô hàng và các trường hợp ngoại lệ trực tiếp đến hệ thống ERP, WMS hoặc các công cụ lập kế hoạch của bạn. Điều quan trọng không phải là giao diện của bảng điều khiển mà là việc bạn có biết cách sử dụng dữ liệu để đưa ra quyết định hay không.
Ví dụ, nếu bạn phát hiện ra một container đã được thông quan và còn trống ba ngày trước ngày cuối cùng được phép sử dụng, bạn có thể quyết định lấy hàng sớm nếu kho của bạn có thể đáp ứng được. Điều này sẽ giảm thiểu nguy cơ tắc nghẽn hoặc các vấn đề về nhân công vào phút cuối. Bạn không thể lập kế hoạch nếu không có thông tin đó.
Topway Shipping giúp bạn tránh những sai lầm này như thế nào?
Hãy cùng điểm qua một ví dụ thực tế về cách một đối tác chuyên nghiệp có thể giúp việc vận chuyển hàng hóa từ Trung Quốc đến Long Beach của bạn trở nên dễ dàng hơn.
Hơn mười năm qua, Topway Shipping đã và đang nỗ lực phát triển giải pháp hậu cần toàn diện cho thương mại điện tử xuyên biên giới và các nhà nhập khẩu truyền thống. Công ty có trụ sở tại Trung Quốc nhưng am hiểu sâu sắc về quy trình hoạt động tại các cảng và hải quan Hoa Kỳ. Đội ngũ nhân viên điều hành mọi hoạt động từ văn phòng đặt tại Thâm Quyến.
- Đây là giai đoạn vận chuyển đầu tiên từ các nhà máy và trung tâm công nghiệp ở Trung Quốc đến các cảng xếp dỡ quan trọng.
- Vận chuyển hàng hóa nguyên container (FCL) và hàng lẻ (LCL) bằng đường biển đến các cảng lớn của Hoa Kỳ, chẳng hạn như Long Beach.
- Kho lưu trữ ở nước ngoài có thể hỗ trợ vận chuyển trực tiếp đến người tiêu dùng, vận chuyển B2B hoặc bổ sung hàng hóa cho các cửa hàng và sàn thương mại điện tử.
- Thủ tục hải quan và làm việc với các nhà môi giới chuyên nghiệp để đảm bảo hồ sơ ISF và hồ sơ nhập khẩu được hoàn tất và đúng tiến độ.
- Các lựa chọn giao hàng chặng cuối, chẳng hạn như giao hàng bưu kiện, giao hàng lẻ (LTL) và giao hàng nguyên xe, tùy thuộc vào cách bạn bán sản phẩm của mình.
Đội ngũ sáng lập có hơn 15 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực hậu cần và hải quan quốc tế, vì vậy họ không chỉ đơn thuần đặt container; họ còn tạo ra các quy trình phù hợp với mô hình kinh doanh của công ty bạn. Đối với một công ty thương mại điện tử đang phát triển nhanh chóng, điều này có thể bao gồm sự kết hợp giữa các container đầy (FCL) thông thường đến Long Beach với các lô hàng lẻ (LCL) bổ sung linh hoạt trong mùa cao điểm, sau đó được chia nhỏ và gửi đến các kho hàng ở Mỹ gần nơi cần thiết hơn. Đối với một nhà nhập khẩu thông thường, điều này có thể bao gồm việc lựa chọn cảng tốt nhất và gửi một số lô hàng qua các cảng khác của Mỹ trong khi vẫn giữ Long Beach là điểm nhập cảnh chính.
Việc Topway có nguồn gốc từ Trung Quốc rất quan trọng vì họ giúp giải quyết vấn đề ngay từ nguồn gốc. Nhiều nhà nhập khẩu Mỹ gặp khó khăn trong việc yêu cầu các nhà cung cấp Trung Quốc tuân thủ các quy định về chứng từ hoặc đáp ứng thời hạn. Một đối tác logistics tại Trung Quốc có thể làm việc với các nhà sản xuất của bạn trong cùng múi giờ và ngôn ngữ. Họ có thể đảm bảo rằng chất lượng dữ liệu, bao bì và việc tuân thủ thời hạn giao hàng đều được xử lý trước khi container đến tàu.
Xét đến những sai lầm mà chúng ta đã đề cập:
- Có những mốc thời gian và quy trình cụ thể được thiết lập cho các nhà cung cấp liên quan đến ISF và chứng từ.
- Số liệu thống kê thực tế về chi phí và vận chuyển, chứ không phải phỏng đoán, sẽ giúp bạn lựa chọn giữa FCL và LCL.
- Bằng cách theo dõi những ngày còn trống cuối cùng và các khung giờ hẹn tại Long Beach, bạn có thể giảm thiểu nguy cơ bị tính phí lưu kho và phí chậm trễ.
- Bạn có thể quan sát toàn bộ chuỗi quy trình, từ cổng nhà máy đến khâu giao hàng cuối cùng.
Danh sách kiểm tra thực tế trước khi bạn vận chuyển container tiếp theo đến Long Beach
Dưới đây là danh sách kiểm tra ngắn gọn mà bạn có thể tham khảo trước chuyến hàng tiếp theo để đảm bảo mọi thứ đều hữu ích. Hãy coi đây như một tài liệu sống động mà bạn và đối tác hậu cần của mình sẽ cải thiện theo thời gian.
- Hãy đảm bảo rằng nhà cung cấp của bạn có mã HS chính xác, thông tin nhà nhập khẩu và địa chỉ giao hàng, và rằng công ty giao nhận của bạn cũng có những thông tin này trong hệ thống của họ.
- Phân định rõ trách nhiệm của ISF (ai nộp hồ sơ, hạn chót và dữ liệu cần nộp) và đảm bảo việc nộp hồ sơ được thực hiện ít nhất 24 giờ trước khi tàu được chất hàng.
- Hãy sử dụng dự báo khối lượng hàng hóa cập nhật, chứ không phải ước tính của tháng trước, để quyết định giữa FCL và LCL. Nếu cần, hãy xem xét việc kết hợp các nhà cung cấp.
- Hãy kiểm tra phạm vi thời gian vận chuyển và thời gian chờ thực tế cho dịch vụ bạn muốn sử dụng, và điều chỉnh thời gian giao hàng trên đơn đặt hàng của bạn nếu cần.
- Hãy đảm bảo thông báo cho mọi người ngày và giờ rảnh cuối cùng cho mỗi container trước khi chúng đến. Sau đó, lên lịch bố trí nhân viên kho và không gian bốc dỡ hàng hóa cho phù hợp.
- Hãy đảm bảo nhà cung cấp dịch vụ vận chuyển hàng hóa của bạn có thể đến được các bến bãi, hiểu rõ cách thức hoạt động của hệ thống đặt lịch hẹn tại Long Beach và đáp ứng mọi quy định địa phương hoặc quy định về xe tải sạch.
- Thiết lập hoặc kiểm tra các công cụ theo dõi lô hàng để bạn có thể xem trạng thái hải quan, tình trạng sẵn có của các nhà ga và những ngày còn trống gần nhất mà không cần phải chờ email.
Nếu bạn sử dụng danh sách kiểm tra này mỗi lần, bạn sẽ tránh được hầu hết những bất ngờ khó chịu mà các nhà nhập khẩu thường gặp phải tại cửa khẩu Long Beach.
Kết luận
Trước đây, việc "đặt container và chờ nó đến" khi vận chuyển hàng từ Trung Quốc đến cảng Long Beach rất dễ dàng. Tuy nhiên, lượng hàng hóa kỷ lục, các quy định về môi trường thay đổi, việc thực thi hải quan chặt chẽ hơn và hệ thống phí cảng phức tạp đã biến ngành này thành một lĩnh vực kinh doanh đầy rủi ro, nơi ngay cả những sai sót nhỏ cũng có thể gây ra hậu quả lớn.
Bạn có thể tránh được những sai lầm điển hình nhất, như kiểm soát ISF và chứng từ không đầy đủ, lập kế hoạch thời gian giao hàng không thực tế, lựa chọn phương thức vận chuyển sai, thái độ thiếu cẩn trọng đối với phí lưu kho và phí chậm trả, và sự phối hợp kém hiệu quả trong toàn bộ chuỗi cung ứng. Điều này không phải do may mắn; mà là do cách bạn làm việc, mức độ hiện diện của bạn và cách bạn lựa chọn những đối tác thực sự am hiểu cả hai phía Thái Bình Dương.
Bạn có thể biến tình huống phức tạp này thành lợi thế cạnh tranh bằng cách coi Long Beach là một cửa ngõ độc đáo, đầy thách thức thay vì chỉ là “một cảng khác” và hợp tác với các chuyên gia hậu cần giàu kinh nghiệm tại Trung Quốc như Topway Shipping. Việc vận chuyển container của bạn sẽ trở nên dễ dự đoán hơn, chi phí giảm xuống, và đội ngũ của bạn sẽ dành ít thời gian hơn để giải quyết các vấn đề phát sinh và nhiều thời gian hơn để mở rộng kinh doanh.
Cảng sẽ tiếp tục thay đổi, với lưu lượng giao thông ngày càng tăng, hoạt động sạch hơn và các chính sách dựa trên dữ liệu. Long Beach có thể vẫn là một mắt xích mạnh mẽ và đáng tin cậy giữa chuỗi cung ứng Trung Quốc và khách hàng Hoa Kỳ của bạn trong nhiều năm tới nếu chiến lược hậu cần của bạn thay đổi theo đó.
Câu Hỏi Thường Gặp
Hỏi: Tôi nên khai báo ISF sớm nhất khi nào đối với các lô hàng từ Trung Quốc đến Long Beach?
A: Theo quy định, ISF 10+2 phải được gửi đến CBP ít nhất 24 giờ trước khi tàu rời cảng xuất phát. Trên thực tế, tốt nhất nên coi 48 đến 72 giờ trước khi xếp hàng là thời hạn nội bộ của bạn. Điều này giúp bạn có thời gian khắc phục sai sót mà không lo bị phạt do nộp muộn hoặc bị giữ lại lô hàng.
Hỏi: Phí lưu kho và phí chậm trả tại Cảng Long Beach có thực sự đắt đỏ đến vậy không?
A: Vâng, điều đó hoàn toàn có thể xảy ra. Sau khi hết thời gian miễn phí, các cảng và hãng vận chuyển có thể tính phí hàng trăm đô la mỗi container mỗi ngày, đặc biệt là khi lượng hàng hóa vận chuyển rất lớn. Nếu bạn không theo dõi sát sao thời gian miễn phí cuối cùng và việc trả container, việc chậm trễ một tuần có thể dễ dàng tốn kém hơn cả chi phí vận chuyển đường biển ban đầu, cộng thêm chi phí vận chuyển bằng xe tải và phí lưu kho tại bãi.
Hỏi: Vận chuyển hàng lẻ (LCL) hay hàng nguyên container (FCL) đến Long Beach thì tốt hơn?
A: Điều đó phụ thuộc vào số lượng bạn cần, tốc độ cần hàng và mức độ nhạy cảm của bạn với những thay đổi. Vận chuyển hàng lẻ (LCL) có thể rẻ hơn với số lượng nhỏ, nhưng đòi hỏi nhiều khâu xử lý hơn và thường mất nhiều thời gian hơn để vận chuyển và dỡ hàng. Vận chuyển hàng nguyên container (FCL) cho phép bạn kiểm soát tốt hơn và thường đáng tin cậy hơn. Nhiều nhà nhập khẩu sử dụng kết hợp FCL cho nhu cầu thường xuyên và LCL cho những đợt tăng đột biến theo mùa, với sự hỗ trợ của một công ty giao nhận có kinh nghiệm.
Hỏi: Làm thế nào để giảm thiểu khả năng bị kiểm tra hải quan tại Long Beach?
A: Không có cách nào để loại bỏ hoàn toàn các cuộc kiểm tra, nhưng bạn có thể giảm thiểu rủi ro bằng cách đảm bảo mã HS chính xác và nhất quán, chứng từ khớp với tờ khai, không khai thiếu giá trị hàng hóa và có lịch sử tuân thủ tốt. Một đối tác hậu cần và nhà môi giới hải quan kiểm tra giấy tờ của bạn và báo cáo sớm bất kỳ vấn đề nào có thể giúp bạn giảm số lần kiểm tra theo thời gian.
Hỏi: Tại sao việc hợp tác với một đối tác logistics có trụ sở tại Trung Quốc như Topway Shipping lại có lợi?
A: Rất nhiều vấn đề phát sinh ở Long Beach thực chất bắt nguồn từ Trung Quốc, chẳng hạn như giấy tờ sai sót, trễ hạn giao hàng, đóng gói kém chất lượng hoặc không liên lạc được với các công ty. Một đối tác hậu cần tại Trung Quốc có thể trực tiếp liên hệ với nhà cung cấp của bạn bằng ngôn ngữ và múi giờ của họ, đảm bảo rằng các thủ tục giấy tờ được hoàn tất chính xác ngay tại nguồn và lên kế hoạch đặt hàng và thời hạn giao hàng trước khi bất kỳ vấn đề nào xảy ra trên tàu hoặc tại cảng Hoa Kỳ.
