22/01/2026

Những lưu ý từ Hải quan và ISF/ACI trước Tết Nguyên Đán: Đừng để thủ tục giấy tờ cản trở hàng hóa của bạn.

Mục lục

Lời giới thiệu: Khi lịch, hàng hóa và hải quan xung đột

Mỗi khi Tết Nguyên Đán đến gần, ngành logistics lại rơi vào tình trạng hỗn loạn có kiểm soát. Trước kỳ nghỉ lễ, các nhà máy gấp rút hoàn thành các đơn đặt hàng phút chót, các hãng vận tải hạn chế năng lực vận chuyển, và các cảng chật kín container, tất cả đều đang cố gắng rời khỏi Trung Quốc.

Trong thời điểm cao điểm đó, thủ tục giấy tờ luôn là thứ làm chậm quá trình vận chuyển hàng hóa hơn bất cứ điều gì khác. Điều này bao gồm các thủ tục hải quan và các mẫu đơn an ninh như ISF (Import Security Filing) đối với Mỹ và ACI (Advance Commercial Information) đối với Canada và một số quốc gia khác.

Điều đáng buồn là gì? Bão, tắc nghẽn cảng và sự cố tàu thuyền thường không phải là nguyên nhân gây chậm trễ hàng hóa. Hàng hóa bị chậm trễ vì thiếu mã HS, khai báo ISF muộn, danh sách đóng gói không đầy đủ hoặc hải quan không hiểu quy định. Những vấn đề này có thể tránh được 100% nếu bạn chuẩn bị sớm, đặc biệt là trước Tết Nguyên đán.

Trong bài luận này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu về:

Vì sao các vấn đề về hải quan và ISF/ACI trở nên tồi tệ hơn vào dịp Tết Nguyên Đán
Những giấy tờ quan trọng bạn cần chuẩn bị trước và cách chúng liên quan đến nhau.
Những lỗi thường gặp khi nộp hồ sơ gây ra sự chậm trễ hoặc phạt tiền.
Trước kỳ nghỉ, hãy lập thời gian biểu và kế hoạch hành động thực tế.
Việc thuê một công ty hậu cần chuyên nghiệp có thể giúp bạn duy trì hoạt động vận chuyển hàng hóa như thế nào?

Cuối cùng, chúng tôi sẽ giải đáp một số thắc mắc thường gặp và chỉ cho bạn thấy việc hợp tác với một đối tác chuyên nghiệp như Topway Shipping có thể giúp bạn tránh được mọi rắc rối về thủ tục giấy tờ như thế nào.

Hiểu rõ áp lực của Tết Nguyên Đán đối với thủ tục hải quan và an ninh

Ảnh hưởng của Tết Nguyên Đán đến toàn bộ chuỗi cung ứng

Tết Nguyên Đán không chỉ là một ngày lễ. Đó là sự tái cấu trúc toàn diện về mặt hệ thống hậu cần:

Các nhà máy đóng cửa từ một đến hai tuần hoặc lâu hơn, và nhiều công nhân phải di chuyển một quãng đường dài trở về quê nhà. Những tuần trước khi đóng cửa là thời điểm bận rộn nhất đối với sản xuất và vận chuyển. Điều đó có nghĩa là:

Số lượng đặt chỗ nhiều hơn bình thường trong một thời gian ngắn.
Mọi người dễ mắc lỗi hơn khi đang vội vàng.
Không còn nhiều thời gian để giải quyết các vấn đề giấy tờ trước khi mọi thứ đóng cửa.

Các văn phòng hải quan và các cơ quan tương tự cũng có thể cắt giảm nhân sự hoặc điều chỉnh giờ làm việc trong kỳ nghỉ lễ. Ngay cả khi các cảng vẫn "mở cửa", số lượng nhân viên làm việc với giấy tờ, trả lời thắc mắc hoặc kiểm tra có thể ít hơn bình thường.

Khi bạn có nhiều việc phải làm hơn mà lại ít người cùng làm, mỗi lỗi nhỏ đều trở thành vấn đề lớn.

Vì sao các chương trình ISF/ACI và các chương trình tương tự lại quan trọng hơn bao giờ hết

Cơ quan hải quan cần biết thông tin về các lô hàng trước khi chúng đến, đó là lý do tại sao các hồ sơ an ninh như ISF (đối với hàng hóa đi Mỹ) và ACI (đối với các lô hàng đi Canada và các khung khai báo nâng cao khác) là bắt buộc. Họ muốn tìm hiểu:

Có cái gì trong hộp vậy
Ai là người gửi và ai là người nhận nó?
Nguồn gốc hàng hóa
Cách thức di chuyển

Các hồ sơ này có thời hạn nộp. Nếu bạn bỏ lỡ thời hạn, bạn có thể:

Tiền phạt
khoang chứa hàng và kiểm tra
Chi phí cho các kiện hàng được cuộn tròn hoặc chi phí lưu kho bổ sung

Vào dịp Tết Nguyên Đán, mỗi chuyến tàu đều rất quan trọng, vì vậy chỉ cần chậm trễ vài ngày cũng có thể khiến bạn lỡ chuyến tàu và phải chờ đợi hàng tuần cho chuyến tiếp theo.

Các giấy tờ hải quan quan trọng bạn cần chuẩn bị sẵn trước Tết Nguyên Đán

Gói tài liệu cốt lõi

Hầu hết các lô hàng quốc tế đều cần một bộ giấy tờ cơ bản. Nếu thiếu, sai hoặc chậm trễ bất kỳ giấy tờ nào, bạn sẽ gặp rắc rối, đặc biệt là trong những thời điểm bận rộn như Tết Nguyên Đán.

Đây là tổng quan nhanh:

Tài liệu	Ai chuẩn bị nó	Mục đích chính
Hóa đơn thương mại	Người bán/Nhà xuất khẩu	Ghi rõ giá trị, chi tiết sản phẩm, điều khoản bán hàng.
Danh sách đóng gói	Người bán/Nhà xuất khẩu	Chi tiết về số lượng, đóng gói, trọng lượng, kích thước.
Vận đơn / Vận đơn hàng không	Người vận chuyển / Người giao nhận	Hợp đồng vận chuyển; quyền sở hữu/biên nhận hàng hóa
Mã HS & Phân loại	Nhà xuất khẩu + Môi giới hải quan	Phân loại thuế quan chính xác cho việc nộp thuế và tuân thủ quy định.
Khai báo hải quan	Người môi giới hải quan / Người nhập khẩu	Nộp hồ sơ pháp lý cho cơ quan hải quan
Bộ dữ liệu ISF/ACI	Nhà nhập khẩu / Đại lý / Môi giới	Nộp hồ sơ bảo mật trước khi đến

Tất cả những điều này đều có liên quan mật thiết với nhau. Hệ thống và nhân viên hải quan sẽ ngay lập tức báo động đỏ khi có sự không khớp.

Hóa đơn: Không chỉ đơn thuần là bảng giá

Hóa đơn thương mại không chỉ dành cho bộ phận kế toán của khách hàng. Nó rất quan trọng đối với các nhân viên hải quan để xác định:

Giá trị cho hải quan
Mô tả sản phẩm
Nguồn gốc
Incoterms
Thông tin về người mua và người bán

Hãy kiểm tra hóa đơn của bạn trước Tết Nguyên Đán để đảm bảo rằng nó có:

Mô tả sản phẩm rõ ràng (tránh dùng các thuật ngữ không rõ ràng như "linh kiện" hoặc "mẫu thử")
Số tiền và giá trị chính xác
Các điều khoản Incoterm chính xác, ví dụ như FOB Thâm Quyến và CIF Los Angeles.
Sửa lại thông tin về người mua hoặc nhà nhập khẩu.

Nếu bạn đang vận chuyển nhiều hơn một mã sản phẩm (SKU), đừng vội vàng gộp tất cả chúng vào một dòng chung chung. Điều đó có thể giúp bạn tiết kiệm 10 phút ngay bây giờ, nhưng có thể khiến bạn mất nhiều ngày sau đó khi phải xử lý việc giao hàng.

Danh sách đóng gói: Nơi hiện thực gặp gỡ trên giấy

Phiếu đóng gói cho bạn biết "cách" đóng gói, trong khi hóa đơn cho bạn biết "những gì" và "giá bao nhiêu".

Số lượng thùng, pallet hoặc kiện hàng
Trọng lượng tịnh và tổng
Kích thước của mỗi lô hàng hoặc kiện hàng
Số và ký hiệu

Trước Tết Nguyên Đán, các nhà sản xuất có thể phải điều chỉnh số lượng thùng carton và cách xếp chúng vào phút cuối. Đó là lúc danh sách đóng gói thường không còn hữu ích nữa.

Hãy đặt ra quy tắc bất di bất dịch rằng không có đơn đặt hàng nào được coi là hoàn tất trừ khi danh sách đóng gói khớp với hàng hóa. Gửi ngay cho người giao nhận và người môi giới của bạn những thay đổi để họ có thể cập nhật giấy tờ.

Mã HS và phân loại: Rủi ro tiềm ẩn

Nhiều người gửi hàng vẫn không chú ý đến mã HS hoặc chỉ sao chép chúng từ các lô hàng trước mà không kiểm tra. Nhưng việc phân loại hàng hóa sai có thể dẫn đến:

Nộp sai số thuế (quá ít hoặc quá nhiều)
Có giá trị khi hải quan tranh chấp về phân loại.
Các hình phạt có thể áp dụng, đặc biệt là khi phạm cùng một lỗi nhiều hơn một lần.

Nên kiểm tra kỹ lại mã HS của bất kỳ sản phẩm mới hoặc thay đổi nào trước Tết Nguyên Đán, vì hải quan có thể siết chặt kiểm tra rủi ro. Hãy đảm bảo rằng mô tả trên hóa đơn khớp với mã HS bạn đang sử dụng.

Hồ sơ ISF, ACI và hồ sơ trước khi nhập cảnh: Thời gian và các phương pháp tốt nhất

Những thông tin nào thường cần thiết?

Hầu hết các trường hợp, hồ sơ an ninh chỉ cần một phần nhỏ thông tin đã có trong giấy tờ kinh doanh của bạn, nhưng cần được cung cấp sớm hơn. Ví dụ, ISF (10+2) đối với xuất khẩu hàng hải sang Mỹ thường yêu cầu:

Nhà nhập khẩu hồ sơ
Người nhận
Thông tin về người mua và người bán
Nhà cung cấp hoặc nhà sản xuất
Người nhận hàng
Nguồn gốc
Mã HS (HTSUS) cho hàng hóa
Địa điểm để đóng hàng vào container và, trong một số trường hợp, là nơi tập kết hàng hóa.

Các hệ thống kiểu ACI của các quốc gia khác hoạt động theo cách tương tự: chúng thu thập thông tin cơ bản về hàng hóa, những người liên quan và quá trình vận chuyển để các cơ quan chức năng có thể đánh giá rủi ro trước khi sự việc xảy ra.

Bạn không nên chờ đợi nếu chưa có đầy đủ chi tiết về việc đóng gói cuối cùng. Hãy chuẩn bị những gì có thể càng sớm càng tốt. Bạn có thể lên kế hoạch trước về tên, địa chỉ, mã HS và cấu trúc cơ bản của hàng hóa.

Ví dụ về mốc thời gian trước Tết Nguyên Đán

Dưới đây là một ví dụ đơn giản về cách bạn có thể lên kế hoạch thời gian cho việc vận chuyển hàng hóa bằng đường biển đến Mỹ trong thời điểm cao điểm Tết Nguyên đán. Hãy điều chỉnh dựa trên thời hạn giao hàng thực tế của các hãng vận chuyển và cách thức thực hiện tại khu vực của bạn:

Thời gian trước khi tàu khởi hành (ETD)	Hành động được đề xuất
21–14 ngày	Xác nhận đơn đặt hàng, soạn thảo hóa đơn, xác nhận mã HS, phối hợp với đại lý hải quan.
14–10 ngày	Hoàn tất các chi tiết người mua/người bán, điều khoản Incoterms, cấu hình đóng gói sơ bộ
10–7 ngày	Chốt danh sách hàng hóa chính, chia sẻ dữ liệu ISF/ACI sơ bộ với người giao nhận/môi giới.
7–5 ngày	Xác nhận danh sách đóng gói cuối cùng, cập nhật ngay lập tức mọi thay đổi.
5–3 ngày	Đảm bảo việc khai báo ISF/ACI được thực hiện trong khung thời gian quy định trước khi xếp hàng/ETD.
3–0 ngày	Theo dõi mọi thắc mắc về thủ tục hải quan và khắc phục các sai sót trước khi tàu khởi hành.

Cố gắng nhét toàn bộ việc này vào 3-4 ngày trong thời gian cao điểm Tết Nguyên Đán là một công thức dẫn đến thảm họa. Ngay cả khi có vẻ nghiêm ngặt, hãy đảm bảo nhà cung cấp của bạn tuân thủ thời hạn chót sớm hơn.

Tác động tiềm ẩn của việc nộp hồ sơ muộn

Đôi khi tàu chở hàng vẫn hoạt động ngay cả khi hồ sơ khai báo bị chậm trễ hoặc thiếu. Nhưng việc này sẽ dẫn đến hậu quả:

Nhiều khả năng sẽ có các bài kiểm tra và thủ tục tạm giữ tại điểm đến.
Các khoản phạt có thể phát sinh từ ISF
Sự chậm trễ ngoài dự kiến trong quá trình giao hàng cuối cùng.

Những sự chậm trễ ngoài dự kiến đó có thể còn tồi tệ hơn việc phải trả thêm một chút phí vận chuyển khi thị trường khan hiếm và khách hàng của bạn đang chờ hàng trong một mùa bán hàng nhất định.

Những lỗi thường gặp khiến hàng hóa bị gián đoạn vào thời điểm tồi tệ nhất.

Dữ liệu không khớp giữa các tài liệu

Sự không khớp dữ liệu là một trong những khó khăn phổ biến nhất, nhưng cũng rất dễ khắc phục. Ví dụ:

Tên người mua trên hóa đơn khác với tên người nhập khẩu trên ISF.
Mã HS trên hóa đơn thương mại không khớp với mã HS đã gửi cho hải quan.
Số lượng thùng carton trên phiếu đóng gói khác với số lượng trên bản kê khai hàng hóa.

Những lỗi này thoạt nhìn có vẻ không nghiêm trọng. Nhưng hệ thống hải quan được thiết kế để phát hiện các vấn đề. Khi có nhiều hồ sơ cần kiểm tra vào dịp Tết Nguyên đán, hồ sơ của bạn có thể phải xếp hàng chờ trong khi ai đó kiểm tra lại dữ liệu.

Bạn có thể tránh điều này bằng cách tạo thói quen thường xuyên lập các giấy tờ khác dựa trên hóa đơn kinh doanh của mình, và coi đó là "nguồn thông tin duy nhất đáng tin cậy".

Những thay đổi vào phút chót mà không ai báo cho người môi giới biết.

Đôi khi việc sản xuất bị chậm trễ. Thay vì một container, đơn hàng lại được đóng vào hai container. Vào phút cuối, người mua lại yêu cầu thêm một chút.

Đây là chuyện thường xảy ra. Vấn đề là những thay đổi đó không đến được tay những người phụ trách thủ tục hải quan và an ninh.

Một số trường hợp như vậy là:

Lô hàng lẽ ra phải được gửi đến một nhà nhập khẩu nay lại được chuyển đến một nhà nhập khẩu khác, nhưng hệ thống ISF chưa được cập nhật.
Có một dòng sản phẩm thứ hai, nhưng không có mã HS.
Khi xem xét hồ sơ ban đầu, trọng lượng tổng thể thay đổi rất nhiều, điều này làm dấy lên nghi ngờ.

Những việc này rất dễ bị thất lạc, đặc biệt là trước Tết Nguyên đán khi mọi người đều vội vã. Hãy đặt ra một nguyên tắc cơ bản: nhà cung cấp dịch vụ vận chuyển và đại lý hải quan phải xác nhận rằng các giấy tờ đã được cập nhật trước khi bất kỳ thay đổi nào về mặt vận hành được coi là "cuối cùng".

Đánh giá thấp thời gian di chuyển quanh khu vực Trung tâm Thành phố New York

Một sai lầm điển hình khác là lập kế hoạch dựa trên thời gian di chuyển "bình thường" mà không tính đến tình trạng giao thông trong dịp Tết Nguyên Đán. Khi các lô hàng đã bị hạn chế số chuyến hoặc không đủ thiết bị, bất kỳ vấn đề nào về hải quan hoặc giấy tờ đều làm cho sự chậm trễ trở nên nghiêm trọng hơn.

Thay vì lập chiến lược chỉ đáp ứng sát sao thời hạn của khách hàng, hãy tạo ra một vùng đệm. Vùng đệm đó cần tính đến:

Có thể kiểm tra hải quan
Khả năng lật xe
Làm thêm giờ vì không đủ công nhân

Do đó, hãy xem việc nộp hồ sơ sớm và chính xác là một cách quan trọng để bảo vệ khoản dự phòng đó.

Các chiến lược thiết thực để tránh thủ tục giấy tờ cản trở việc vận chuyển hàng hóa của bạn

Xây dựng danh sách kiểm tra tài liệu Tết Nguyên Đán

Một trong những việc dễ dàng và hữu ích nhất bạn có thể làm là lập danh sách kiểm tra các tài liệu đặc thù của dịp Tết Nguyên Đán. Điều này biến thời điểm hỗn loạn thành một quy trình có thể lặp lại.

Dưới đây là một số việc bạn có thể đưa vào danh sách kiểm tra nhanh:

Mã HS cho tất cả các mặt hàng mùa này có chính xác không?
Liệu phần mô tả sản phẩm trên hóa đơn đã đủ rõ ràng để hải quan yêu cầu chưa?
Danh sách đóng gói đã được thay đổi so với lần lập trước chưa?
Liệu bên môi giới hoặc bên giao nhận đã nhận được dữ liệu ISF/ACI trước thời hạn nội bộ chưa?
Bạn đã thông báo cho người môi giới hoặc người giao nhận về mọi thay đổi đối với hàng hóa hoặc tuyến đường vận chuyển chưa?

Bạn có thể in nó ra, lưu vào ổ đĩa dùng chung hoặc thêm nó vào hệ thống ERP nội bộ của mình. Chỉ cần đảm bảo rằng bạn sử dụng nó.

Đặt thời hạn nội bộ sớm hơn thời hạn giao hàng của nhà vận chuyển.

Các hãng vận chuyển và giao nhận sẽ cho bạn biết khi nào hàng hóa và giấy tờ cần được giao. Vào dịp Tết Nguyên đán, hãy coi đó là tuyến phòng thủ cuối cùng, chứ không phải mục tiêu cuối cùng.

Hãy đặt ra những hạn chót sớm cho bản thân:

Kết thúc phần chứng từ (mã HS, phiếu đóng gói, hóa đơn)
Hạn chót để nộp dữ liệu ISF/ACI
Ngày cuối cùng nhà máy có thể vận chuyển hàng hóa.

Bạn có thể khắc phục sự cố mà không bỏ lỡ chuyến tàu nếu bạn điều chỉnh thời hạn nội bộ sớm hơn thời hạn xuất khẩu hai hoặc ba ngày.

Duy trì các kênh liên lạc thông suốt và tập trung.

Bạn có thể nhận được trong một lô hàng thông thường:

Nhà máy hoặc nhà cung cấp
Đội ngũ nhân viên mua sắm bên trong công ty bạn
Một công ty vận tải biển
Một nhân viên hải quan
Khách hàng hoặc người mua cuối cùng của bạn

Thông tin sẽ bị thất lạc nếu một nửa cập nhật qua email, một nửa qua ứng dụng trò chuyện và một nửa qua bảng tính, đặc biệt là vào những thời điểm bận rộn.

Hãy tập trung hóa bất cứ khi nào có thể:

Hãy sử dụng tiêu đề email rõ ràng, bao gồm số đơn đặt hàng (PO) và số container.
Cập nhật thường xuyên trạng thái và dữ liệu của tài liệu hoặc hệ thống dùng chung.
Chọn một người trong công ty làm "người chịu trách nhiệm vận chuyển hàng hóa dịp Tết Nguyên Đán" và sắp xếp cho những người còn lại.

Điều này nghe có vẻ đơn giản, nhưng nó có thể tạo nên sự khác biệt giữa một mùa vụ yên bình và một mùa vụ bận rộn.

Làm thế nào một đối tác hậu cần chuyên nghiệp giúp bạn vượt qua Tết Nguyên Đán?

Tại sao kinh nghiệm trong lĩnh vực khai báo hải quan và an ninh lại quan trọng?

Ai cũng có thể đặt chỗ trên thuyền. Nhưng không phải ai cũng có thể xử lý toàn bộ quy trình giấy tờ, thời hạn và các yêu cầu tuân thủ, đặc biệt là khi họ đang chịu áp lực của kỳ nghỉ Tết Nguyên đán.

Đối tác hậu cần giàu kinh nghiệm:

Nắm rõ các quy định chính xác về thủ tục hải quan và an ninh cho tuyến vận chuyển hàng hóa của bạn (ví dụ: từ Trung Quốc sang Mỹ).
Nắm rõ quy trình hoạt động tại các cảng xuất phát và cảng đến.
Có thể dự đoán sự chậm trễ theo mùa và đề xuất thời điểm cắt giảm sớm.
Giúp bạn sắp xếp các lô hàng và giấy tờ để quá trình thông quan diễn ra suôn sẻ hơn.

Bạn không chỉ phản ứng khi gặp khó khăn; bạn sẽ nhận được sự hỗ trợ chủ động, đặc biệt là với những vấn đề quan trọng như thời hạn ISF/ACI và thủ tục hải quan.

Kiểm soát toàn diện giúp giảm thiểu rủi ro.

Khi bạn sử dụng các nhà cung cấp riêng biệt cho từng chặng của chuyến đi, bạn chịu trách nhiệm điều phối mọi thứ. Điều đó có nghĩa là bạn là người cố gắng sắp xếp mọi thứ sao cho phù hợp:

Lịch trình vận chuyển từ nhà máy
Công ty vận tải chuyên vận chuyển container đến cảng.
Việc đặt chỗ cho tàu vận tải đường biển
Lưu trữ ở các quốc gia khác
Thanh toán bù trừ hải quan
Giao hàng tận nơi

Nếu có sự cố xảy ra ở một bộ phận nào đó, bạn phải khắc phục nó và đảm bảo rằng mọi người khác đều có thông tin cập nhật nhất.

Một nhà cung cấp bao quát toàn bộ chuỗi cung ứng có thể lấp đầy những khoảng trống đó. Họ có thể giúp đảm bảo rằng bất kỳ thay đổi nào được thực hiện trong một giai đoạn đều được thể hiện trong tất cả các giai đoạn khác, chẳng hạn như thủ tục hải quan, ISF/ACI và các thỏa thuận tại điểm đến.

Topway Shipping: Đối tác đảm bảo hàng hóa của bạn được vận chuyển thông suốt trước, trong và sau Tết Nguyên Đán.

Khi Tết Nguyên Đán đến gần, bạn không chỉ cần một người "vận chuyển thùng hàng". Bạn cần một đội ngũ am hiểu về thủ tục giấy tờ, hải quan và lịch trình trong thực tế.

Topway Shipping là nhà cung cấp giải pháp logistics thương mại điện tử xuyên biên giới uy tín từ năm 2010. Trụ sở chính đặt tại Thâm Quyến, Trung Quốc. Những người sáng lập công ty đã có hơn 15 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực logistics quốc tế và thông quan, tập trung vào vận chuyển giữa Trung Quốc và Mỹ.

Kinh nghiệm đó mang lại cho bạn những lợi ích rất hữu ích trong dịp Tết Nguyên Đán và những thời điểm bận rộn khác:

Hiểu biết sâu sắc về các thủ tục hải quan và quy định khai báo an ninh.
Tìm hiểu về các hướng dẫn của Lực lượng An ninh Nội địa Hoa Kỳ (ISF) và các kế hoạch khác đang được áp dụng khi bạn đến nơi.
Khả năng cung cấp cho bạn các thời hạn và tiến độ thực tế.

Topway Shipping đảm nhiệm toàn bộ chuỗi logistics, từ khâu vận chuyển ban đầu đến kho bãi quốc tế, thủ tục hải quan và giao hàng chặng cuối. Sự bao quát toàn diện này giúp bạn dễ dàng quản lý giấy tờ từ khâu sản xuất đến khâu giao hàng cuối cùng, giảm thiểu nguy cơ sai sót trong giấy tờ có thể gây chậm trễ cho lô hàng của bạn vào thời điểm tồi tệ nhất.

Topway Shipping cũng cung cấp dịch vụ vận chuyển đường biển nguyên container (FCL) và hàng lẻ (LCL) từ Trung Quốc đến các cảng trọng điểm trên toàn thế giới nếu hàng hóa của bạn cần các lựa chọn linh hoạt. Sự linh hoạt đó đặc biệt hữu ích vào dịp Tết Nguyên đán, khi điều kiện thị trường thay đổi nhanh chóng và không gian, tuyến đường và thời gian cũng cần được điều chỉnh nhanh chóng.

Topway Shipping đảm bảo rằng các thủ tục khai báo ISF/ACI, giấy tờ hải quan và hoạt động thực tế đều được phối hợp nhịp nhàng bằng cách sử dụng đội ngũ nhân viên lành nghề, các dịch vụ tích hợp và sự tập trung mạnh mẽ vào việc tuân thủ quy định. Bằng cách này, hàng hóa của bạn sẽ không bị kẹt lại do những sai sót về giấy tờ có thể tránh được.

Kết luận

Tết Nguyên Đán (CNY) là một sự kiện có thể dự đoán được, nhưng sự gián đoạn mà nó gây ra cho chuỗi cung ứng toàn cầu thì thường không. Việc sản xuất tăng tốc, không gian hạn chế và số lượng công nhân ít hơn tại các nhà máy, đơn vị vận chuyển và văn phòng hải quan đều khiến việc vận chuyển hàng hóa đến tay bạn trở nên khó khăn hơn.

Trong trường hợp đó, các thủ tục hải quan và hồ sơ an ninh như ISF và ACI rất quan trọng. Chúng không chỉ là "giấy tờ thừa"; chúng là chìa khóa giúp hàng hóa của bạn vận chuyển qua các cảng và biên giới mà không bị chậm trễ thêm.

Để đảm bảo các lô hàng của bạn được giao đúng tiến độ, đặc biệt là trong dịp Tết Nguyên Đán, bạn nên:

Hãy coi các hóa đơn thương mại, danh sách đóng gói, mã HS và hồ sơ an ninh như một tập hợp dữ liệu lớn.
Hãy chuẩn bị đầy đủ giấy tờ và kiểm tra chúng sớm hơn thường lệ, với các hạn chót nội bộ trước thời hạn giao hàng của hãng vận chuyển.
Hãy theo dõi sát sao các diễn biến và thông báo cho đối tác hậu cần cũng như người môi giới hải quan của bạn về mọi cập nhật.
Hãy lập danh sách kiểm tra và các quy trình bạn sử dụng hàng năm để biến Tết Nguyên Đán từ một thảm họa thành một mùa cao điểm được lên kế hoạch kỹ lưỡng.

Và điều tuyệt vời nhất là bạn không cần phải tự mình làm tất cả. Hợp tác với một công ty logistics am hiểu về thủ tục hải quan và các quy định ISF/ACI từ đầu đến cuối, đặc biệt là trên tuyến đường Trung Quốc - Mỹ, có thể giúp giảm thiểu rủi ro đáng kể.

Khi bạn làm thủ tục giấy tờ hoàn hảo, bạn thậm chí không nhận ra điều đó. Khách hàng nhận được đơn hàng đúng hạn, chi phí của bạn vẫn giữ nguyên, và Tết Nguyên Đán chỉ là một mùa khác trong chuỗi cung ứng hoạt động tốt.

Câu Hỏi Thường Gặp

Hỏi: ISF là gì và tại sao nó lại quan trọng đối với các lô hàng vận chuyển đến Mỹ?
A: ISF là viết tắt của “Import Security Filing” (Khai báo An ninh Nhập khẩu), hay còn gọi là “10+2”. Hải quan yêu cầu các lô hàng vận chuyển bằng đường biển phải được khai báo trước khi hàng hóa được xếp lên tàu tại cảng xuất phát. Hồ sơ này chứa các thông tin quan trọng về người mua, người bán, nhà sản xuất và hàng hóa được bán. Bạn có thể gặp rắc rối, hàng hóa bị giữ lại hoặc phải chờ lâu hơn để thông quan nếu khai báo muộn, thiếu hoặc sai sót.

Hỏi: ACI khác với ISF như thế nào?
A: Canada và một số quốc gia khác sử dụng ACI (Thông tin thương mại trước) như một cách để thu thập thông tin trước khi lô hàng đến. Chi tiết và hệ thống khác với ISF, nhưng mục tiêu thì giống nhau: các quan chức hải quan muốn biết trước những gì có trong lô hàng, ai tham gia và điểm đến của nó. Các tài liệu kinh doanh của bạn rất quan trọng đối với cả ISF và ACI, và họ cần thông tin chính xác, cập nhật.

Hỏi: Tôi nên bắt đầu chuẩn bị các giấy tờ hải quan trước Tết Nguyên Đán từ khi nào?
A: Càng sớm càng tốt. Bạn nên kiểm tra mã HS, mô tả sản phẩm và thông tin người mua/nhà nhập khẩu ít nhất hai đến ba tuần trước khi tàu dự kiến khởi hành. Trong mùa cao điểm Tết Nguyên đán, bắt đầu sớm hơn sẽ cho bạn thời gian để sửa lỗi, xử lý các thay đổi vào phút cuối và đáp ứng các hạn chót khai báo ISF/ACI ngay cả khi lịch sản xuất hoặc đặt hàng của bạn thay đổi.

Hỏi: Điều gì sẽ xảy ra nếu danh sách đồ đạc cần đóng gói của tôi thay đổi sau khi tôi đã gửi dữ liệu ISF/ACI?
A: Việc thay đổi là điều có thể xảy ra, nhưng cần phải thông báo ngay lập tức. Nhà môi giới hải quan hoặc nhà cung cấp dịch vụ hậu cần của bạn có thể cần phải sửa đổi tờ khai nếu số lượng, trọng lượng hoặc mã sản phẩm (SKU) thay đổi sau khi bạn gửi hàng. Nếu bạn không cập nhật thông tin, hải quan có thể đặt câu hỏi, kiểm tra hàng hóa hoặc yêu cầu bạn chờ đợi. Điều quan trọng nhất là phải trao đổi với các đối tác dịch vụ của bạn một cách nhanh chóng và rõ ràng.

Hỏi: Làm thế nào để tránh bị phạt liên quan đến ISF hoặc các hồ sơ chứng khoán tương tự?
A: Cách tốt nhất để đạt được điều này là đảm bảo các quy trình nội bộ của bạn luôn nhất quán. Ví dụ, hãy đảm bảo dữ liệu vận chuyển được xác nhận và lưu trữ ở một nơi duy nhất, đặt thời hạn hoàn thành tài liệu nội bộ sớm hơn thời hạn bên ngoài và luôn chia sẻ thông tin cập nhật nhanh chóng. Hãy đảm bảo bạn hợp tác chặt chẽ với đối tác am hiểu về thủ tục hải quan và an ninh, đặc biệt là trên các kênh thương mại chính của bạn. Họ có thể giúp bạn hoàn thành thủ tục giấy tờ chính xác, đúng hạn và thông báo cho bạn về các vấn đề trước khi chúng dẫn đến các khoản phạt tốn kém.

Hỏi: Tại sao việc hợp tác với một nhà cung cấp dịch vụ hậu cần trọn gói lại hữu ích trong dịp Tết Nguyên Đán?
A: Trong dịp Tết Nguyên Đán, sự phối hợp là vô cùng quan trọng. Một công ty cung cấp dịch vụ trọn gói sẽ lo liệu toàn bộ khâu vận chuyển chặng đầu, vận tải đường biển và quốc tế. nhập khoViệc thông quan, vận chuyển và giao hàng chặng cuối có thể xem kiện hàng của bạn như một chuỗi liên kết duy nhất thay vì các thành phần riêng lẻ. Điều này giúp bạn dễ dàng đồng bộ hóa giấy tờ, hồ sơ ISF/ACI và các điều chỉnh hoạt động. Bằng cách này, hàng hóa của bạn vẫn được vận chuyển ngay cả khi toàn bộ thị trường đang chịu áp lực theo mùa.