Đăng ký EORI dành cho nhà nhập khẩu Bồ Đào Nha: Hướng dẫn từng bước

 

Giới thiệu

Nếu bạn nhập khẩu hàng hóa vào Bồ Đào Nha, cho dù bạn là một công ty có trụ sở tại Lisbon, một tập đoàn nước ngoài giao hàng cho người tiêu dùng Bồ Đào Nha, hay một nhà điều hành thương mại điện tử xuyên biên giới có bưu kiện thông quan tại sân bay Sines hoặc Lisbon, bạn đều phải có mã số EORI. Nếu không có mã số định danh cơ bản này, bạn không thể khai báo hải quan, hàng hóa không thể thông quan và không mặt hàng nào được phép nhập cảnh hợp pháp vào khu vực hải quan EU.

Thuật ngữ “EORI” là viết tắt của “Economic Operators Registration and Identification” (Đăng ký và Nhận dạng các Nhà kinh tế). Cơ quan hải quan của một quốc gia thành viên EU cấp số này cho tất cả 27 quốc gia thành viên để sử dụng nhằm nhận dạng các nhà kinh tế trong các thủ tục hải quan. Cơ quan Thuế và Hải quan Bồ Đào Nha (AT) là cơ quan cấp các giấy tờ này tại Bồ Đào Nha. Số này bắt đầu bằng “PT” và tiếp theo là Mã số Thuế Bồ Đào Nha (NIF) gồm chín chữ số. Điều này cung cấp cho mỗi thực thể đã đăng ký tại Bồ Đào Nha một mã số nhận dạng duy nhất được chấp nhận tại tất cả các cảng, sân bay và biên giới đất liền của EU.

Kể từ tháng 9 năm 2025, Hệ thống Kiểm soát Nhập khẩu 2 (ICS2) Phiên bản 3 của EU đã chính thức đi vào hoạt động. Điều này có nghĩa là việc yêu cầu mã số định danh điện tử viễn thông (EORI) hợp lệ trên tất cả các tờ khai liên quan đến nhập khẩu hiện nay được thực thi nghiêm ngặt hơn bao giờ hết. Không có thời gian để thay đổi, không có cách nào để ghi đè thủ công và không có thời gian để con người xem xét lại. Lô hàng sẽ bị giữ lại và tờ khai sẽ bị từ chối ngay lập tức nếu mã số EORI bị thiếu, không hoạt động hoặc không khớp. Bài viết này giải thích mọi thứ mà các nhà nhập khẩu Bồ Đào Nha cần biết, từ cách hiểu cấu trúc của EORI đến cách điền thông tin đăng ký chính xác, tránh những lỗi thường gặp nhất và đảm bảo quá trình thông quan diễn ra suôn sẻ trong tương lai.

Mã số EORI là gì và tại sao Bồ Đào Nha lại yêu cầu mã số này?

Quy định số 648/2005 của Liên minh châu Âu (EC) đã thiết lập hệ thống EORI để các quan chức hải quan tại tất cả các quốc gia thành viên EU có thể dễ dàng xác định ai đang tham gia vào hoạt động thương mại xuyên biên giới. Trước khi có EORI, các quốc gia thành viên khác nhau có những cách thức khác nhau để xác định danh tính người, điều này gây khó khăn cho các quan chức hải quan trong việc truyền đạt thông tin và đánh giá rủi ro một cách nhất quán. Mã số EORI đã khắc phục điều đó bằng cách cung cấp một định dạng chuẩn được công nhận và có giá trị trên toàn EU.

Đối với các nhà nhập khẩu Bồ Đào Nha, hiệu quả thực tiễn rất rõ ràng: mọi tờ khai hải quan, dù là nhập khẩu, xuất khẩu, quá cảnh hay tóm tắt, đều phải có mã EORI hợp lệ. Cổng khai báo điện tử của Cục Hải quan Bồ Đào Nha sẽ tự động từ chối bất kỳ tờ khai nào không có mã này. Hàng hóa sẽ bị giữ lại ngay lập tức, không có thời gian để con người kiểm tra hoặc thời gian gia hạn. Sau khi áp dụng hệ thống ICS2, việc thực thi này diễn ra trước khi tàu rời cảng xuất phát.

Bồ Đào Nha tuân thủ các quy tắc tương tự như tất cả các quốc gia thành viên EU, nhưng lại có những cách thức riêng. Quan trọng nhất, các công ty đăng ký tại Bồ Đào Nha thường không cần phải xin mã số EORI riêng. Mã số này được cấp trực tiếp từ mã số thuế cá nhân (NIF) và có hiệu lực khi công ty thực hiện giao dịch hải quan đầu tiên. Tuy nhiên, việc cấp mã số tự động này chỉ hoạt động nếu công ty được thành lập đúng quy trình và mã số thuế cá nhân (NIF) của công ty đang ở trạng thái tốt với Cục Thuế (AT). Nếu bạn không đến từ EU hoặc không kinh doanh tại EU, bạn cần phải điền vào đơn đăng ký chính thức. Bảng dưới đây cho thấy những ai cần mã số EORI và cách thức để có được mã số này trong từng trường hợp.

 

Loại toán tử	Có cần EORI không?	Cách thức có được ở Bồ Đào Nha
Công ty đăng ký tại Bồ Đào Nha (có mã số thuế NIF)	Vâng — tự động	Tự động cấp tại giao dịch hải quan đầu tiên (PT + NIF)
Công ty có trụ sở tại EU nhập khẩu hàng hóa thông qua Bồ Đào Nha.	Có	Đã sở hữu EORI từ nhà Quốc gia thành viên EU
Công ty không thuộc EU (hoạt động đầu tiên tại EU diễn ra ở Bồ Đào Nha)	Có	Đăng ký qua Cổng thông tin AT (Portal das Financas) — Menu dành cho quốc gia thứ ba
Cá nhân kinh doanh xuất nhập khẩu	Vâng — nếu là mục đích thương mại	Nộp hồ sơ thủ công qua Cổng thông tin AT kèm theo mã số NIF và giấy tờ tùy thân.
Đại diện hải quan / người giao nhận hàng hóa	Có	Sở hữu EORI kèm giấy ủy quyền từ khách hàng.

 

Tìm hiểu định dạng mã số EORI tại Bồ Đào Nha

Định dạng EORI của Bồ Đào Nha là một trong những định dạng đơn giản nhất trong EU. Nó bắt đầu bằng mã quốc gia PT và ngay sau đó là mã số thuế thu nhập doanh nghiệp (NIF) gồm chín chữ số của công ty hoặc cá nhân. EORI của một công ty Bồ Đào Nha có NIF 123456789 là PT123456789. Cấu trúc này có nghĩa là EORI được tích hợp vào hệ thống đăng ký thuế ngay từ đầu. Đó là lý do tại sao các doanh nghiệp có trụ sở tại Bồ Đào Nha thường không cần phải đăng ký riêng lẻ. Miễn là NIF của họ còn hiệu lực và được đăng ký hợp lệ với AT, EORI có thể được suy ra từ đó.

Khi làm việc với các nhà cung cấp nước ngoài, các công ty giao nhận vận tải hoặc các nhà môi giới hải quan, điều quan trọng cần nhớ là các quốc gia thành viên EU khác nhau sử dụng các mẫu đơn khác nhau. Mã số EORI của một công ty Tây Ban Nha bắt đầu bằng “ES” và dựa trên mã số NIF-IVA của họ. Mã số EORI của Đức bắt đầu bằng DE và kết thúc bằng một mã số hải quan gồm 15 chữ số. Mã số SIRET là cơ sở để xây dựng mã số EORI của Pháp. Khi một nhà cung cấp Trung Quốc hoặc một công ty giao nhận vận tải của Mỹ yêu cầu “mã số EORI” trên một lô hàng đến Bồ Đào Nha, họ yêu cầu mã số có tiền tố PT của bạn, chứ không phải mã số thuế chung. Bảng dưới đây cho thấy sự khác biệt về định dạng giữa các quốc gia đối tác thương mại quan trọng.

 

Địa chỉ	Định dạng EORI	Ví dụ	Dựa trên
Bồ Đào Nha	PT + NIF (9 chữ số)	PT123456789	Mã số thuế (NIF)
Tây Ban Nha	ES + NIF	ESA08536583	Mã số thuế (NIF)
Nước Đức	DE + 15 chữ số	DE1234567890123	Mã số hải quan
Pháp	FR + SIRET (14 chữ số)	FR12345678901234	Đăng ký kinh doanh SIRET.
Nhà mạng không thuộc EU tại Bồ Đào Nha	PT + mã định danh tùy chỉnh	PT999999999	Được AT chỉ định sau khi nộp đơn.

 

Một tác động thực tế của sự sắp xếp này là mã số định danh doanh nghiệp (EORI) được liên kết với pháp nhân được đăng ký tại một quốc gia thành viên nhất định. Nếu doanh nghiệp của bạn có chi nhánh ở cả Bồ Đào Nha và Đức, mỗi chi nhánh sẽ có mã số EORI riêng. Nếu bạn sử dụng mã số EORI của Đức trên tờ khai hải quan Bồ Đào Nha cho công ty con tại Bồ Đào Nha, bạn sẽ nhận được lỗi không khớp. Đây là một trong những lý do phổ biến nhất khiến các doanh nghiệp đa chi nhánh hoạt động xuyên biên giới EU phải chờ đợi lâu hơn tại hải quan.

Hướng dẫn từng bước: Cách đăng ký EORI tại Bồ Đào Nha

Nếu doanh nghiệp của bạn đã có trụ sở tại Bồ Đào Nha, quy trình đăng ký sẽ khác so với trường hợp bạn là doanh nghiệp ngoài EU thực hiện thủ tục hải quan lần đầu tiên tại quốc gia này. Dưới đây là hướng dẫn đầy đủ cho cả hai phương pháp.

Phương án A: Các công ty được thành lập tại Bồ Đào Nha (có mã số thuế NIF)

Quy trình EORI hầu hết diễn ra tự động nếu doanh nghiệp của bạn được đăng ký hợp pháp tại Bồ Đào Nha và có mã số thuế (NIF) hợp lệ. Hệ thống AT sẽ tự động tạo EORI với mã số PT kèm theo mã số thuế (NIF) khi công ty bạn thực hiện nghiệp vụ hải quan đầu tiên, trực tiếp hoặc thông qua đại diện hải quan. Bạn không cần phải nộp đơn riêng.

Nhưng “tự động” không có nghĩa là “thụ động”. Bạn nên kiểm tra công cụ xác thực EORI trực tuyến của Ủy ban Châu Âu tại taxation-customs.ec.europa.eu trước khi lô hàng đầu tiên đến để đảm bảo EORI vẫn hoạt động. Nhập PT và sau đó là mã số thuế cá nhân (NIF) gồm chín chữ số của bạn. Bạn có thể tiếp tục nếu hệ thống báo “EORI này hợp lệ”. Bạn cần đăng nhập vào Portal das Financas và hoàn tất đăng ký thủ công trước khi bất kỳ lô hàng nào rời khỏi quốc gia xuất xứ nếu trạng thái không hợp lệ hoặc chưa được phát hiện.

Để bật hoặc thay đổi dữ liệu EORI của bạn trên Cổng thông tin Tài chính (Portal das Financas), hãy đăng nhập bằng thông tin NIF của bạn, vào khu vực EORI và xác nhận hoặc thay đổi thông tin nhà điều hành của bạn. Tên pháp lý đầy đủ, địa chỉ đăng ký, mã số thuế GTGT và thời hạn hiệu lực của hồ sơ đều được lưu trong hồ sơ EORI. AT cập nhật thông tin này hàng ngày với cơ sở dữ liệu EORI trung tâm của Ủy ban Châu Âu. Điều này có nghĩa là các thay đổi sẽ được hiển thị trên toàn EU trong vòng 24 giờ.

Phương án B: Các công ty ngoài EU (Hoạt động nhập khẩu đầu tiên tại Bồ Đào Nha)

Nếu doanh nghiệp của bạn không đặt trụ sở tại EU và hoạt động hải quan đầu tiên của bạn tại Liên minh sẽ diễn ra ở Bồ Đào Nha — ví dụ như một nhà xuất khẩu Trung Quốc gửi hàng theo hình thức DDP cho người mua Bồ Đào Nha hoặc một công ty Hoa Kỳ nhập khẩu hàng hóa trực tiếp vào EU qua cảng Lisbon — bạn cần phải đăng ký EORI thông qua Cổng thông tin AT trước khi hàng hóa đến.

Bạn có thể đăng ký thông qua Cổng thông tin Tài chính (Portal das Financas) bằng cách vào mục dành cho các nhà điều hành nước thứ ba (Operadores de Paises Terceiros). Để bắt đầu, hãy truy cập vào phần EORI của cổng thông tin tại aduaneiro.portaldasfinancas.gov.pt/eori/ và chọn tùy chọn đăng ký làm nhà điều hành nước thứ ba. Bạn sẽ nhận được một email có liên kết cho phép bạn điền và gửi mẫu đơn đăng ký EORI trực tuyến.

Bạn cần làm rõ rằng bạn chưa có mã số EORI ở bất kỳ quốc gia thành viên EU nào khác và bạn không có kế hoạch xin cấp mã số này ở bất kỳ quốc gia thành viên EU nào khác trong quá trình nộp đơn này. Sau khi AT nhận được đơn và kiểm tra, họ sẽ cung cấp mã số qua email hoặc thư bảo đảm. Nếu tất cả giấy tờ đều đầy đủ, thời gian xử lý thông thường là 24 giờ. Tuy nhiên, có thể mất thêm vài ngày nếu cần xác minh thêm.

Phương án C: Chỉ định đại diện tài chính (Đối với các nhà điều hành ngoài EU)

Các công ty ngoài EU không có văn phòng thường trú tại Bồ Đào Nha phải thuê một đại diện thuế tại Bồ Đào Nha trước khi hoàn tất đăng ký EORI. Đại diện này, có thể là một doanh nghiệp địa phương hoặc một cơ quan thuế được cấp phép, là liên kết pháp lý giữa nhà điều hành nước ngoài và AT.

Quá trình bổ nhiệm đại diện có hai giai đoạn. Nhà điều hành nước ngoài chọn người đại diện thông qua Cổng thông tin AT, nhưng việc bổ nhiệm chưa chính thức cho đến khi người đại diện đăng nhập vào tài khoản AT của họ và chấp nhận đề cử. Điều này thường xảy ra trong thực tế: công ty nước ngoài cho rằng người đại diện đã được bổ nhiệm, nhưng người đó chưa xác nhận trực tuyến, do đó việc đăng ký EORI bị chặn. Trước khi gửi đơn đăng ký EORI, hãy luôn yêu cầu bằng chứng bằng văn bản, chẳng hạn như ảnh chụp màn hình, chứng minh rằng người đại diện đã hoàn thành giai đoạn chấp nhận.

Các giấy tờ cần thiết để đăng ký EORI tại Bồ Đào Nha

Các giấy tờ bạn cần phụ thuộc vào loại hình kinh doanh và cách thức đăng ký của doanh nghiệp. Bảng dưới đây hiển thị tất cả các tài liệu bạn cần cho quy trình đăng ký EORI và mục đích của từng loại tài liệu.

 

Tài liệu	Chi tiết / Ghi chú
Giấy chứng nhận NIF (Đăng ký VAT)	Chứng minh việc đăng ký thuế tại Bồ Đào Nha; bắt buộc đối với tất cả người nộp đơn.
Giấy chứng nhận đăng ký thương mại	Được cấp bởi Cơ quan đăng ký thương mại; xác nhận sự tồn tại hợp pháp và thông tin chi tiết của công ty.
Điều lệ công ty	Bắt buộc đối với các thực thể không thuộc EU khi đăng ký với tư cách là pháp nhân.
Giấy ủy quyền (Procuracao)	Cần thiết khi người đại diện nộp đơn thay mặt cho nhà điều hành.
Hộ chiếu / Chứng minh nhân dân (cá nhân)	Giấy tờ tùy thân có ảnh do chính phủ cấp còn hiệu lực dành cho cá nhân; đồng thời cung cấp bằng chứng về nơi cư trú để đóng thuế.
Bổ nhiệm Đại diện Tài chính (ngoài EU)	Các nhà điều hành không thuộc EU phải chỉ định một đại diện thuế có trụ sở tại Bồ Đào Nha; việc chấp thuận của họ phải được xác nhận trên Cổng thông tin AT.

 

Mọi giấy tờ gửi qua Cổng thông tin AT phải bằng tiếng Bồ Đào Nha hoặc có bản dịch được xác nhận. Nếu bạn không thuộc EU, bạn cần phải công chứng và chứng thực giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh và điều lệ công ty theo Công ước La Hay, nếu có áp dụng. Làm việc với một đại lý hải quan hoặc luật sư được đào tạo tại Bồ Đào Nha sẽ giúp giảm đáng kể khả năng giấy tờ của bạn bị từ chối.

Xác minh mã số EORI của bạn và cập nhật hồ sơ thường xuyên.

Bạn không thể chỉ lấy một mã số EORI rồi quên nó đi. Mã số này cần phải được duy trì hoạt động, liên kết chính xác với thông tin đăng ký hiện tại của bạn và được sử dụng trong tất cả các tờ khai hải quan. Công cụ xác thực mã số EORI của Ủy ban Châu Âu là cách chính để kiểm tra tình trạng của một người. Công cụ này mở cửa cho công chúng, miễn phí sử dụng và cho bạn kết quả ngay lập tức: hoặc "Mã số EORI này hợp lệ" kèm theo tên và địa chỉ đã đăng ký, hoặc trạng thái không hợp lệ cần được khắc phục ngay lập tức.

Các doanh nghiệp Bồ Đào Nha nên thường xuyên kiểm tra trạng thái EORI của mình, đặc biệt là sau bất kỳ sự kiện nào của công ty làm thay đổi tư cách pháp lý, chẳng hạn như thay đổi tên, thay đổi địa chỉ, sáp nhập, chia tách hoặc thay đổi hình thức pháp lý. Cơ sở dữ liệu thuế Bồ Đào Nha của AT và hồ sơ EORI đều phải được cập nhật với những sự kiện này. Hai hệ thống được kết nối với nhau, và mỗi ngày AT cập nhật cơ sở dữ liệu trung tâm của EU với dữ liệu từ Bồ Đào Nha. Nhưng mối quan hệ này không hoạt động theo chiều ngược lại: các sửa đổi được thực hiện ở cấp độ EU không tự động được cập nhật vào hệ thống của Bồ Đào Nha. Người vận hành phải đảm bảo rằng cả hai hồ sơ đều giống nhau.

Thông thường, mã số EORI ở Bồ Đào Nha không có ngày hết hạn cố định. Miễn là mã số thuế (NIF) vẫn còn hiệu lực và doanh nghiệp vẫn hoạt động, mã số này sẽ có hiệu lực vĩnh viễn. Cơ quan quản lý viễn thông (AT) có thể hủy bỏ mã số EORI nếu doanh nghiệp ngừng hoạt động hoặc nếu giấy tờ chứng minh việc đăng ký không còn hiệu lực. Dữ liệu EORI được lưu giữ trong hệ thống trong 10 năm sau khi bị hủy bỏ để phục vụ mục đích kiểm toán.

EORI trong bối cảnh ICS2: Những thay đổi vào năm 2025

Khi phiên bản ICS2 Release 3 được phát hành đầy đủ vào tháng 9 năm 2025, nó đã thay đổi đáng kể các quy định nhập khẩu vào Bồ Đào Nha và phần còn lại của EU. Giờ đây, mọi lô hàng nhập khẩu vào EU bằng đường biển, đường bộ, đường sắt hoặc đường hàng không đều phải được ghi lại đầy đủ Tờ khai Tóm tắt Nhập cảnh (ENS) trước khi đến nơi. Tờ khai phải có mã EORI hợp lệ của người khai và phải có mã HS 6 chữ số đầy đủ cho từng mặt hàng. Mô tả sản phẩm sử dụng các từ như “hàng hóa”, “hàng vận chuyển” hoặc “hàng thương mại” sẽ tự động bị từ chối.

Trên thực tế, EORI hiện là yêu cầu bắt buộc trước khi bạn rời tàu, không chỉ khi qua hải quan. Toàn bộ quy trình nhập khẩu sẽ dừng lại trước khi tàu rời Thượng Hải hoặc Thâm Quyến nếu người mua EU chưa đăng ký EORI hoặc nếu EORI trên hóa đơn thương mại không hoạt động hoặc không khớp. Trước khi lô hàng rời đi, các công ty giao nhận vận tải có năng lực sẽ kiểm tra trạng thái EORI như một thủ tục thông thường. Đó là một trong những điều đầu tiên họ kiểm tra đối với bất kỳ lô hàng mới nào.

Đối với các nhà xuất khẩu Trung Quốc gửi hàng đến Bồ Đào Nha theo điều khoản Incoterms DDP (Giao hàng đã thanh toán thuế), điều này có nghĩa là họ phải thực hiện thêm một số bước: nhà xuất khẩu Trung Quốc hoặc đại lý hải quan châu Âu của họ phải có mã số EORI hợp lệ của EU để khai báo ENS. Đây là lý do thực tế tại sao các công ty logistics ngoài EU thường xuyên xuất khẩu sang Bồ Đào Nha nên lấy mã số EORI riêng thay vì sử dụng mã số của nhà nhập khẩu đích đến: điều này giúp họ kiểm soát trực tiếp thời điểm và độ chính xác của báo cáo ENS.

Topway Shipping giúp các nhà nhập khẩu vượt qua thủ tục hải quan Bồ Đào Nha như thế nào?

EORI chỉ là một khía cạnh trong bức tranh tuân thủ phức tạp đối với các công ty vận chuyển hàng hóa từ Trung Quốc sang Bồ Đào Nha. Các phần khác bao gồm thủ tục hải quan xuất khẩu tại Trung Quốc, chứng từ quá cảnh, khai báo ENS theo ICS2 và thủ tục thông quan nhập khẩu bởi AT tại Bồ Đào Nha. Để thực hiện đúng từng quy trình này, bạn cần kinh nghiệm, sự chính xác và một đối tác hậu cần am hiểu cả hai phía của chuỗi cung ứng.

Từ năm 2010, Topway Shipping, có trụ sở tại Thâm Quyến, Trung Quốc, đã cung cấp các dịch vụ hậu cần xuyên biên giới xuất sắc. Đội ngũ sáng lập có hơn 15 năm kinh nghiệm trực tiếp trong lĩnh vực hậu cần quốc tế và thông quan. Họ là chuyên gia trong việc xử lý các lô hàng từ Trung Quốc đến thị trường châu Âu, bao gồm cả Bồ Đào Nha. Các dịch vụ của Topway bao gồm toàn bộ chuỗi hậu cần, từ vận chuyển chặng đầu từ nhà máy hoặc kho hàng đến cảng xuất phát, thông qua thủ tục thông quan xuất khẩu tại Trung Quốc, vận tải đường biển đến các cảng lớn của châu Âu và Bồ Đào Nha, và các thị trường nước ngoài khác. nhập khovà dịch vụ giao hàng chặng cuối đến điểm đến cuối cùng.

Đội ngũ của Topway kiểm tra trạng thái EORI của người nhận hàng EU trước khi hoàn tất đặt chỗ vận chuyển để đảm bảo tất cả giấy tờ đều đầy đủ. Nhóm vận hành của Topway xác định vấn đề kịp thời để khắc phục trước khi hàng hóa rời đi, chứ không phải sau khi hàng hóa bị giữ lại tại cơ sở kiểm tra của AT, khi EORI của nhà nhập khẩu Bồ Đào Nha bị thiếu, không hoạt động hoặc chưa được đăng ký. Bằng cách áp dụng chiến lược chủ động này, bạn có thể tránh được những sự chậm trễ tốn kém xảy ra khi phát hiện ra những thiếu sót về tuân thủ quy định tại biên giới.

Topway cũng cung cấp dịch vụ vận tải đường biển từ Trung Quốc đến các cảng lớn của Bồ Đào Nha như Sines và Leixoes cho cả hàng nguyên container (FCL) và hàng lẻ container (LCL). Điều này có nghĩa là các nhà nhập khẩu thuộc mọi quy mô đều có thể nhận được sự hỗ trợ hậu cần chuyên nghiệp, bất kể lô hàng của họ lớn hay nhỏ. Đối với các công ty mới nhập khẩu qua Bồ Đào Nha hoặc các nhà nhập khẩu lâu năm đang tìm kiếm một đối tác giao nhận đáng tin cậy và tuân thủ các quy định, Topway Shipping có đủ kiến ​​thức để hướng dẫn bạn xuyên suốt quy trình từ đầu đến cuối.

Các lỗi EORI thường gặp gây chậm trễ thủ tục hải quan Bồ Đào Nha

Hầu hết các trường hợp, bạn có thể tránh được sự chậm trễ hải quan ở Bồ Đào Nha do EORI gây ra. Chúng thường tập trung vào một số lỗi nhất định mà các nhà nhập khẩu có kinh nghiệm đã học được cách tránh sau lần đầu tiên, nhưng lại gây tốn thời gian, chi phí lưu kho và đôi khi cả phí lưu kho cho người gửi hàng lần đầu. Bảng dưới đây cho thấy những lỗi phổ biến nhất và cách tránh chúng.

 

Lỗi chung	Điều gì sẽ xảy ra / Làm thế nào để tránh điều đó
Sử dụng mã định danh quốc gia sai (EORI)	Mã số định danh doanh nghiệp (EORI) của Đức được sử dụng trong tờ khai hải quan Bồ Đào Nha cho người nhận hàng tại Bồ Đào Nha sẽ bị từ chối. Luôn sử dụng mã số EORI do quốc gia thành viên nơi nhà điều hành đăng ký cấp.
Giả sử NIF = EORI đang hoạt động	Việc có mã số NIF không tự động kích hoạt mã số EORI. Bạn phải xác minh thông qua công cụ kiểm tra EORI của EU (taxation-customs.ec.europa.eu) bằng cách sử dụng PT+NIF. Nếu chưa được kích hoạt, hãy đăng ký thông qua Cổng thông tin AT.
Đại diện không xác nhận đề cử	Người đại diện tài chính phải đăng nhập vào Cổng thông tin AT và chủ động chấp nhận đề cử của mình. Nếu không làm vậy, việc bổ nhiệm sẽ không hợp lệ và có thể dẫn đến việc mã số NIF bị hủy bỏ.
Hồ sơ EORI đã lỗi thời sau khi công ty tái cấu trúc.	Việc sáp nhập, thay đổi tên hoặc cập nhật địa chỉ phải được phản ánh trong hồ sơ EORI. Sự không khớp giữa dữ liệu EORI và tờ khai hải quan sẽ dẫn đến việc xem xét thủ công và gây chậm trễ.
Mã HS không đầy đủ trong tờ khai hải quan	Phiên bản ICS2 Release 3 (hoạt động đầy đủ vào tháng 9 năm 2025) yêu cầu mã HS tối thiểu 6 chữ số trong ENS. Ngay cả EORI hợp lệ cũng không đảm bảo tránh khỏi việc bị từ chối do mô tả sản phẩm không đầy đủ.

 

Ngoài những vấn đề công nghệ đã nêu ở trên, một trong những lý do phổ biến nhất gây ra sự chậm trễ liên quan đến EORI là do quá chậm trễ trong việc hành động. Các nhà nhập khẩu chờ đến sau khi đã đặt chỗ vận chuyển hoặc tệ hơn là sau khi hàng đã rời bến mới bắt đầu quy trình đăng ký EORI sẽ phải chịu một rủi ro không cần thiết. Trong điều kiện bình thường, Cục Thuế Bồ Đào Nha (AT) cấp số EORI trong vòng 24 giờ. Tuy nhiên, các nhà khai thác ngoài EU cần thuê đại lý thuế có thể phải chờ thêm vài ngày. Tính đến sự khác biệt về múi giờ, việc tuyển dụng đại diện và chuẩn bị giấy tờ, thời gian dự phòng tối thiểu một tuần trước khi lô hàng đầu tiên rời bến là hợp lý.

Kết luận

Mã số EORI là yếu tố quan trọng nhất mà hải quan Bồ Đào Nha sử dụng để xác định danh tính cá nhân. Không thể gửi tờ khai, không lô hàng nào được thông quan và không sản phẩm nào được phép nhập khẩu hợp pháp vào EU nếu thiếu mã số này. Đối với các tổ chức đăng ký tại Bồ Đào Nha, quy trình đăng ký tuân thủ EORI hầu hết là tự động, tuy nhiên cần phải kiểm tra tính "tự động" này, chứ không chỉ đơn thuần là giả định. Đối với các doanh nghiệp ngoài EU muốn nhập khẩu hàng hóa qua Bồ Đào Nha, quy trình đăng ký phải được thực hiện theo một cách nhất định: chỉ định đại diện thuế, chuẩn bị đầy đủ giấy tờ cần thiết, nộp hồ sơ qua Cổng thông tin AT và kiểm tra kết quả với cơ quan thẩm định EORI trung ương của EU trước khi bất kỳ lô hàng nào rời bến.

Môi trường thực thi quy định năm 2025 khắt khe hơn bao giờ hết vì ICS2 Phiên bản 3 đã được triển khai đầy đủ và AT đang sử dụng ngày càng nhiều phương pháp tự động hóa để duy trì hoạt động của các cửa khẩu hải quan. Không còn chỗ cho sai sót trong giấy tờ hoặc sự vội vàng vào phút cuối. Các nhà nhập khẩu coi việc đăng ký EORI là một bước tuân thủ cơ bản cần được thực hiện kỹ lưỡng trước lô hàng đầu tiên, kiểm tra thường xuyên và cập nhật liên tục theo những thay đổi của công ty sẽ thấy quy trình này rất dễ dàng. Những người trì hoãn việc này sẽ nhận thấy rằng chi phí phát sinh do không tuân thủ quy định, chẳng hạn như phí lưu kho, chậm trễ và bỏ lỡ các cam kết kinh doanh, sẽ lớn hơn nhiều so với số tiền nhỏ cần thiết để thực hiện đúng ngay từ đầu.

Thông điệp dành cho tất cả mọi người đều như nhau, cho dù bạn là một cửa hàng Bồ Đào Nha nhập khẩu trực tiếp từ các nhà sản xuất Trung Quốc, một nhà phân phối châu Âu trung chuyển hàng hóa qua Sines, hay một nhà cung cấp dịch vụ hậu cần ngoài EU thường xuyên phục vụ khách hàng Bồ Đào Nha: hãy hoàn tất thủ tục EORI trước tiên. Đó là nền tảng cho mọi thứ khác trong quy trình nhập khẩu.

Câu Hỏi Thường Gặp

Hỏi: Công ty Bồ Đào Nha có tự động được cấp mã số EORI không?

A: Vâng, hầu hết các trường hợp đều vậy. Khi một công ty Bồ Đào Nha có mã số thuế (NIF) hợp lệ thực hiện giao dịch hải quan đầu tiên, họ sẽ ngay lập tức nhận được mã số định danh điện tử (EORI). Mã số này gồm PT và sau đó là NIF. Thay vì cho rằng EORI đã được cấp, các nhà khai thác nên kiểm tra xem nó có hoạt động hay không bằng cách sử dụng công cụ xác thực EORI trực tuyến của EU trước khi thực hiện lô hàng đầu tiên.

Hỏi: Mã số EORI của Bồ Đào Nha có định dạng như thế nào?

A: Bồ Đào Nha sử dụng định dạng PT + mã số định danh quốc gia (NIF) gồm chín chữ số. Ví dụ, mã số EORI của một công ty có NIF 123456789 là PT123456789. Tất cả 27 quốc gia thành viên EU đều biết định dạng này.

Hỏi: Mất bao lâu để nhận được mã số EORI ở Bồ Đào Nha?

A: Mã số đăng ký doanh nghiệp (EORI) thường có hiệu lực trong vòng 24 giờ kể từ giao dịch hải quan đầu tiên đối với các công ty đăng ký tại Bồ Đào Nha. Đối với các doanh nghiệp không thuộc EU đăng ký qua Cổng thông tin AT, quá trình xử lý mất khoảng 24 giờ nếu đầy đủ giấy tờ. Tuy nhiên, nếu cần thêm cuộc hẹn với đại diện thuế, quá trình này có thể mất vài ngày.

Hỏi: Công ty không thuộc EU có cần mã số EORI để nhập khẩu hàng vào Bồ Đào Nha không?

A: Vâng. Bất kỳ doanh nghiệp nào muốn thực hiện công tác hải quan tại Bồ Đào Nha nhưng không đặt trụ sở tại EU đều phải xin mã số EORI từ AT. Họ cũng cần chọn một đại diện thuế tại Bồ Đào Nha, và Cổng thông tin AT phải xác nhận rằng người đó đã chấp nhận công việc trước khi hoàn tất thủ tục xin mã số EORI.

Hỏi: Mã số EORI có giống với mã số VAT không?

A: Không, chúng là hai mã số khác nhau. Ở Bồ Đào Nha, EORI bao gồm cả NIF, mã số này cũng được sử dụng cho thuế GTGT. EORI là mã số hải quan được sử dụng ở tất cả các nước EU cho việc khai báo hải quan và các thủ tục biên giới. Mã số thuế GTGT chỉ được sử dụng để báo cáo thuế. Đối với các hoạt động nhập khẩu thương mại, thường cần cả hai mã số này.

Hỏi: Làm thế nào để tôi xác minh rằng EORI của tôi hợp lệ?

A: Hãy truy cập taxation-customs.ec.europa.eu và sử dụng công cụ xác thực EORI miễn phí của Ủy ban Châu Âu. Nhập PT và sau đó là mã số thuế cá nhân (NIF) gồm chín chữ số của bạn. Bạn đáp ứng yêu cầu nếu kết quả hiển thị “EORI này hợp lệ” cùng với tên và địa chỉ đã đăng ký của bạn. Nếu kết quả không chính xác, bạn có thể liên hệ với bộ phận hỗ trợ EORI của AT tại địa chỉ sau: [email được bảo vệ] (Mở cửa từ 9:00 sáng đến 1:00 chiều và từ 2:00 chiều đến 5:00 chiều vào các ngày làm việc).