Hướng dẫn thủ tục hải quan cho hàng hóa vận chuyển bằng đường sắt từ Trung Quốc sang Anh

 

Giới thiệu

Vận tải đường sắt giữa Trung Quốc và Anh đã chuyển từ một lựa chọn chuyên biệt thành một giải pháp trung gian hữu ích giữa vận tải đường hàng không và đường biển. Phương thức này có thể cung cấp lịch trình đáng tin cậy và ít gây ô nhiễm carbon hơn so với vận tải đường sắt. vận tải hàng khôngVà vận chuyển nhanh hơn hầu hết các tuyến đường biển, đặc biệt khi bạn tính đến tình trạng tắc nghẽn cảng và sự chậm trễ trong mùa cao điểm. Nhưng một khi hàng hóa của bạn vượt qua biên giới, thủ tục hải quan là điều có thể quyết định sự thành bại của hệ thống đường sắt. Nó có thể diễn ra suôn sẻ và nhanh chóng hoặc là một loạt các sự chậm trễ, chi phí lưu kho và các email "chờ duyệt hồ sơ".

Thủ tục hải quan đối với hàng hóa vận chuyển bằng đường sắt giữa Trung Quốc và Anh không chỉ là vấn đề của Anh ở điểm cuối hành trình. Đó là cả một chuỗi các bước: đầu tiên, bạn phải tuân thủ các quy định xuất khẩu của Trung Quốc. Sau đó, bạn phải tuân thủ các quy định hải quan ở nhiều quốc gia trong quá trình vận chuyển hàng hóa. Tiếp theo, bạn phải khai báo nhập khẩu tại Anh. Cuối cùng, bạn phải thực hiện các thủ tục như lưu giữ hồ sơ và nộp thuế VAT, những việc thường bị quên. Mỗi chặng đường đều có bộ quy tắc, quy trình và kỳ vọng riêng về cách thức cung cấp thông tin.

Bài viết này hướng dẫn bạn cách xử lý thủ tục hải quan cho hàng hóa vận chuyển bằng đường sắt từ Trung Quốc đến Anh từ đầu đến cuối. Bạn sẽ tìm hiểu những tài liệu nào quan trọng nhất, cách tránh những sai sót thường gặp trong việc phân loại và định giá, cách thức hoạt động của các thủ tục quá cảnh trong thực tế và cách xây dựng chiến lược để đảm bảo hàng hóa được vận chuyển thông suốt.

Hiểu về tuyến đường sắt và lý do thủ tục hải quan hoạt động khác biệt

Hầu hết các chuyến tàu từ Trung Quốc đến châu Âu đều phải đi qua nhiều khu vực hải quan trước khi đến Anh. Hải quan xem lô hàng của bạn như một chuỗi các sự kiện được kiểm soát, ngay cả khi bạn cảm thấy đó chỉ là "một chuyến vận chuyển duy nhất". Các sự kiện này bao gồm việc rời khỏi Trung Quốc, đi vào từng khu vực quá cảnh, rời khỏi khu vực đó, nhập cảnh vào Anh và được đưa vào lưu thông tự do (hoặc vào một thủ tục đặc biệt) dựa trên kế hoạch nhập khẩu của bạn.

Đường sắt có một số đặc điểm truyền thống khác biệt so với đường thủy hoặc đường hàng không.

Thứ nhất, vận tải đường sắt vốn dĩ đi qua nhiều biên giới. Một container có thể đi qua nhiều quốc gia trong thời gian ngắn. Điều này có nghĩa là một lỗi thiếu sót trong dữ liệu, lẽ ra có thể được khắc phục trên biển, lại có thể trở thành rào cản ở biên giới trên đường sắt. Đó là lý do tại sao vận chuyển đường sắt cần sự chuẩn bị kỹ lưỡng về chứng từ ngay từ đầu hơn so với các loại hàng hóa khác.

Thứ hai, giấy tờ vận chuyển đường sắt thường bao gồm nhiều loại chứng từ vận chuyển và các kỹ thuật khác nhau để chứng minh hàng hóa đã được vận chuyển. Tùy thuộc vào hành lang và nhà điều hành, bạn có thể gặp phải các phiếu gửi hàng đường sắt và quy trình chuyển giao giữa các hệ thống đường sắt khi khổ đường ray và các hạn chế vận hành thay đổi. Bạn không cần phải biết cách điền vào mọi loại chứng từ đường sắt để thông quan, nhưng bạn cần phải nhất quán. Trọng lượng, số lượng kiện hàng và các bên liên quan phải khớp nhau trên cả chứng từ thương mại và chứng từ vận chuyển.

Thứ ba, vì Vương quốc Anh bị ngăn cách với lục địa châu Âu bởi biển, "bước cuối cùng" đôi khi bao gồm một lần vượt biển nữa và kiểm tra hải quan cuối cùng. Một số lô hàng vượt qua hải quan ở EU rồi đến Vương quốc Anh như hàng quá cảnh. Những lô hàng khác tiếp tục quá cảnh cho đến khi đến Vương quốc Anh. Luồng hàng bạn chọn sẽ ảnh hưởng đến nơi khai báo và ai chịu trách nhiệm cho việc gì.

Xác định rõ vai trò trước khi bàn về thủ tục giấy tờ.

Thông thường, các vấn đề hải quan phát sinh do mọi người nhầm lẫn về vai trò của mình thay vì "thiếu giấy tờ". Có ít nhất bốn người đưa ra quyết định về vận chuyển hàng hóa bằng đường sắt: người xuất khẩu hoặc nhà cung cấp, người nhập khẩu chính thức tại Anh, nhà cung cấp dịch vụ hậu cần và người môi giới hải quan, người này có thể làm việc cho nhà cung cấp dịch vụ hậu cần.

Nếu không xác định rõ ràng các nghĩa vụ này, thủ tục giấy tờ sẽ được thực hiện rời rạc, dẫn đến dữ liệu hải quan không chính xác.

Điều quan trọng là phải làm rõ vai trò của người nhập khẩu chính thức. Người này chịu trách nhiệm pháp lý về việc khai báo nhập khẩu, thanh toán thuế/VAT (hoặc theo dõi việc thanh toán) và tuân thủ các quy định về nhập khẩu. Những thay đổi vào phút cuối đối với người nhập khẩu có thể gây ra nhiều chậm trễ vì chúng có thể đòi hỏi phải sửa đổi hóa đơn, dữ liệu EORI, logic định giá và xin phép sử dụng các quy trình hải quan cụ thể.

Bạn cũng nên chỉ rõ ai có quyền truy cập vào bộ dữ liệu hải quan. Trong một doanh nghiệp hoạt động hiệu quả, một người sẽ là "nguồn thông tin duy nhất" về mã HS, mô tả sản phẩm, giá trị hải quan và các yêu cầu cấp phép. Càng nhiều email trong chuỗi mà mỗi người "chỉnh sửa" mô tả, thì khả năng hóa đơn, phiếu đóng gói và tờ khai nhập khẩu của bạn sẽ có các phiên bản khác nhau càng cao.

Những thủ tục hải quan cốt lõi bạn cần lên kế hoạch

Tuân thủ quy định xuất khẩu của Trung Quốc

Các nhà nhập khẩu không phải lúc nào cũng coi quy trình xuất khẩu của Trung Quốc là "thủ tục hải quan", nhưng việc tuân thủ các quy định xuất khẩu vẫn là một rào cản. Lô hàng thậm chí có thể không đến được ga đường sắt nếu nhà xuất khẩu không có đủ năng lực xuất khẩu hoặc nếu có những hạn chế đối với việc xuất khẩu sản phẩm đó.

Để được phép xuất khẩu, người xuất khẩu (hoặc đại lý do họ chỉ định) phải nộp hóa đơn thương mại, danh sách đóng gói và tờ khai xuất khẩu. Một số loại sản phẩm có thể cần thêm giấy phép hoặc kiểm tra. Tính nhất quán rất quan trọng ngay cả khi sản phẩm không bị hạn chế. Dữ liệu trong tờ khai xuất khẩu của Trung Quốc phải khớp với các chứng từ thương mại sẽ được sử dụng để hỗ trợ thủ tục nhập khẩu vào Anh.

Thủ tục quá cảnh qua biên giới

Một lô hàng vận chuyển bằng đường sắt thường đi qua một hoặc nhiều khu vực hải quan theo hệ thống quá cảnh. Quá cảnh giúp hàng hóa có thể di chuyển mà không phải trả thuế nhập khẩu tại mỗi cửa khẩu. Đây là một công cụ hữu ích, nhưng cần dữ liệu chính xác để hoạt động. Nếu đếm sai số lượng kiện hàng, có thể gây ra lỗi quá cảnh và thời gian chờ đợi.

Việc vận chuyển quá cảnh được quản lý thông qua các thủ tục và đảm bảo, và được giám sát tại các điểm biên giới. Điểm mấu chốt rất đơn giản: giấy tờ của bạn phải “sẵn sàng qua biên giới” trước khi khởi hành. Các điểm dừng biên giới là nơi tồi tệ nhất để sửa đổi trọng lượng sai, thông tin người nhận hàng bị thiếu hoặc mô tả hàng hóa không rõ ràng.

Thông quan nhập khẩu Vương quốc Anh

Khi đến Anh, bạn cần xác định xem mình muốn đưa sản phẩm vào lưu thông tự do ngay lập tức, thực hiện thủ tục đặc biệt hay vận chuyển quá cảnh đến địa điểm nội địa để thông quan. Mục tiêu của hầu hết các mặt hàng nhập khẩu thương mại thông thường là được đưa vào lưu thông tự do với mức thuế và thuế VAT nhập khẩu phù hợp.

Để được thông quan tại Anh, bạn cần có số EORI hợp lệ, mã hàng hóa chính xác, định giá chính xác, khai báo xuất xứ chính xác (nếu bạn yêu cầu ưu đãi) và bất kỳ tài liệu nào khác chứng minh hàng hóa đáp ứng các quy định. Anh có những hạn chế nghiêm ngặt sau khi được phê duyệt, vì vậy "được thông quan" không phải là kết thúc. Việc lưu giữ hồ sơ và đảm bảo dữ liệu chính xác rất quan trọng cho các cuộc kiểm toán trong tương lai.

Những giấy tờ thực sự giúp thúc đẩy việc thông quan

Thủ tục hải quan dựa trên số liệu thống kê. Các giấy tờ chỉ là những chiếc hộp chứa dữ liệu. Hải quan thường giữ lại lô hàng vì họ không thể xác định được một số thông tin quan trọng về nó, chẳng hạn như mặt hàng đó là gì, số lượng bao nhiêu, giá trị bao nhiêu, nguồn gốc từ đâu và ai chịu trách nhiệm pháp lý.

Dưới đây là danh sách kiểm tra hữu ích giúp phân loại các loại giấy tờ theo mục đích và trách nhiệm của chúng.

Tài liệu	Ai thường chuẩn bị nó	Vì sao Hải quan quan tâm	Điểm lỗi chung
Hóa đơn thương mại	Người bán/người xuất khẩu (đôi khi người nhập khẩu cung cấp mẫu)	Giá trị, đơn vị tiền tệ, điều khoản bán hàng, các bên tham gia, mô tả mặt hàng	Mô tả không rõ ràng, thiếu điều khoản Incoterms, điều khoản tiền tệ không nhất quán.
Phiếu đóng gói	Người bán/người xuất khẩu	Số lượng kiện hàng, trọng lượng tịnh/tổng, kích thước, nhãn hiệu	Số lượng kiện hàng không khớp với hóa đơn hoặc chứng từ vận chuyển.
Chứng từ vận chuyển (đường sắt/kết hợp)	Người vận chuyển hoặc người giao nhận hàng hóa	Bằng chứng về sự di chuyển, sự phù hợp giữa người nhận hàng/người gửi hàng.	Tên người nhận hàng khác với tên trên hóa đơn/nhà nhập khẩu.
Giấy chứng nhận hoặc giấy xác nhận xuất xứ (nếu có)	Người bán/người xuất khẩu	Hỗ trợ các tuyên bố về nguồn gốc xuất xứ và khả năng được hưởng ưu đãi thuế.	Tuyên bố về nguồn gốc xuất xứ không được hỗ trợ bởi các quy tắc hoặc tài liệu.
Các tài liệu chứng minh sự phù hợp của sản phẩm (nếu cần)	Nhà sản xuất/người bán/nhà nhập khẩu	Chứng minh hàng hóa đáp ứng các yêu cầu của Vương quốc Anh (an toàn, tiêu chuẩn).	Giả sử "không cần thiết" rồi lại được hỏi trong quá trình làm thủ tục.
Giấy chứng nhận bảo hiểm (nếu được thu xếp riêng)	Nhà cung cấp bảo hiểm / người gửi hàng	Giúp giải thích các yếu tố định giá trong một số trường hợp.	Giá trị khai báo mâu thuẫn với giá trị hóa đơn.
Giấy phép nhập khẩu EORI và giấy phép môi giới	nhập khẩu	Cơ sở pháp lý để nộp tờ khai	Môi giới không thể nộp hồ sơ vì giấy ủy quyền chưa đầy đủ.
Giấy phép/giấy chứng nhận (nếu là hàng hóa bị kiểm soát)	Nhà nhập khẩu hay nhà xuất khẩu tùy thuộc vào quyền kiểm soát	Giấy phép hợp pháp để nhập khẩu/xuất khẩu	Nộp đơn quá muộn hoặc sử dụng thông tin người liên hệ không chính xác.

Hóa đơn và phiếu đóng gói vô cùng quan trọng vì chúng là cơ sở cho mọi thứ khác. Đối với vận tải đường sắt, ngay cả những sai sót nhỏ cũng có thể gây ra sự chậm trễ lớn vì việc kiểm soát biên giới diễn ra thường xuyên và không có nhiều thời gian để sửa chữa dữ liệu.

Nên xem phần mô tả hóa đơn không chỉ đơn thuần là một chứng từ kế toán. Hãy sử dụng tên sản phẩm, chất liệu, chức năng và mã hiệu rõ ràng thay vì dùng các từ như “phụ kiện” hoặc “phụ tùng thay thế”. Nhân viên hải quan và hệ thống quản lý rủi ro tự động sẽ làm việc hiệu quả hơn khi có nhiều thông tin hơn.

Phân loại HS: Nguồn gốc thầm lặng của hầu hết các vấn đề

Phân loại hàng hóa quyết định mức thuế quan, giới hạn nhập khẩu và đôi khi cả việc có cần thêm giấy chứng nhận hay không. Mã HS sai có thể dẫn đến việc bị giữ lại ngay lập tức, nhưng phổ biến hơn là chúng gây ra những rắc rối về sau: thiếu thuế, thay đổi thuế VAT hồi tố, tiền phạt và phí kiểm tra cao hơn cho các lô hàng trong tương lai.

Những quy luật này thường dẫn đến sai sót trong việc phân loại hàng hóa vận chuyển bằng đường sắt.

Một trong những cách đó là sao chép "mã HS của nhà cung cấp" mà không kiểm tra kỹ. Nhà cung cấp có thể cung cấp cho bạn các mã chỉ dùng được cho hàng xuất khẩu sang Trung Quốc hoặc các mã có thể dùng được ở các thị trường khác. Ngay cả khi vài chữ số đầu tiên trông quen thuộc, phân loại thuế quan của Anh có thể khác về cách viết hoặc cách hiểu.

Một lý do khác là sử dụng các mã quá chung chung khiến việc làm thủ tục giấy tờ trở nên khó khăn hơn. Hệ thống hải quan được thiết kế để phát hiện những sự kết hợp bất thường, chẳng hạn như một mặt hàng có giá trị cao nhưng lại có mã chung chung với mức thuế thấp. Điều này có thể gây ra những thắc mắc khiến quá trình thông quan kéo dài hơn.

Việc duy trì một cơ sở dữ liệu phân loại được kiểm soát là một ý tưởng hay. Đối với mỗi SKU hoặc nhóm sản phẩm, hãy lưu lại mã hàng hóa của Anh, một lời giải thích đơn giản và bất kỳ ghi chú nào về các thủ tục giấy tờ tuân thủ cần thiết. Thay vì "đoán mò", hãy tiến hành đánh giá có cấu trúc khi bạn giới thiệu một sản phẩm mới.

Định giá: Không chỉ đơn thuần là tổng giá trị hóa đơn

Giá trị hải quan là một tập hợp các tiêu chuẩn cho biết giá trị của hàng hóa tại hải quan. Giá trị này không nhất thiết phải giống với giá trị ghi trên hóa đơn. Hóa đơn đủ chính xác cho nhiều lô hàng, nhưng cước vận chuyển đường sắt phát sinh thêm các chi phí có thể bị bỏ sót, đặc biệt khi điều kiện vận chuyển và các chặng vận chuyển nội địa phức tạp.

Hiệp định Incoterm có tác động lớn đến cách bạn định giá hàng hóa. Nếu bạn xem hóa đơn, nó có thể đã bao gồm phí vận chuyển đến một điểm nhất định. Nếu nhìn theo cách khác, bạn có thể cần cộng thêm phí vận chuyển và bảo hiểm để có được giá trị cơ sở hải quan được sử dụng khi nhập khẩu.

Bạn cũng cần cẩn thận với các công cụ và thiết bị hỗ trợ. Nếu nhà nhập khẩu cung cấp cho nhà sản xuất khuôn mẫu, công việc thiết kế hoặc những thứ khác không được bao gồm trong giá đơn vị, thì những thứ đó có thể cần phải được tính vào giá trị hải quan theo tiêu chuẩn định giá.

Tốt nhất là nên phối hợp chặt chẽ giữa bộ phận tài chính và hậu cần ngay từ đầu, bởi vì sai sót trong giá trị hải quan thường xảy ra khi "chi phí hàng hóa mà bộ phận kế toán ước tính" và "mức thuế phải nộp theo quy định hải quan" không trùng khớp.

Incoterms: Xác định quy trình hải quan trước khi đặt vé tàu hỏa

Incoterms không phải là "thuật ngữ chuyên ngành vận chuyển". Chúng có ảnh hưởng trực tiếp đến việc ai là người nhập khẩu chính thức, ai chịu trách nhiệm vận chuyển hàng hóa, ai gánh chịu rủi ro ở giai đoạn nào và hóa đơn thương mại nên được lập như thế nào.

Một số điều khoản Incoterms giúp việc vận chuyển hàng hóa bằng đường sắt giữa Trung Quốc và Anh dễ dàng hơn so với những điều khoản khác, tùy thuộc vào khả năng thực hiện của bạn.

Nếu bạn là nhà nhập khẩu tại Anh Quốc với sự hỗ trợ hải quan tốt, bạn có thể muốn các điều khoản cho phép bạn kiểm soát việc khai báo nhập khẩu và tránh những khoản tăng giá bất ngờ khi hàng hóa đến. Nếu bạn là nhà nhập khẩu mới, các điều khoản gộp chung dịch vụ có thể giúp công việc của bạn dễ dàng hơn, nhưng bạn vẫn cần tìm hiểu ai là nhà nhập khẩu hợp pháp và cách thức xử lý thuế VAT.

Đây là một sự so sánh đơn giản xem xét cách thức hải quan ảnh hưởng đến mọi thứ.

Incoterm	Ai kiểm soát vận tải hàng hóa chính?	Ai thường xử lý việc khai báo nhập khẩu vào Vương quốc Anh?	Rủi ro điển hình đối với Hải quan
EXW	người mua	người mua	Việc tuân thủ các quy định xuất khẩu có thể trở nên phức tạp nếu người bán không cung cấp chứng từ xuất khẩu.
FOB (thường dùng cho vận tải đường biển nhưng đôi khi cũng được sử dụng như một thói quen thương mại)	người mua	người mua	Thuật ngữ không phù hợp cho vận tải đường sắt có thể gây nhầm lẫn về chi phí/điểm giao hàng trong giấy tờ.
FCA	Người mua thường xuyên	người mua	Phương án này sẽ hiệu quả nếu người xuất khẩu có thể giao hàng đã thông quan đến một địa điểm được chỉ định.
DAP	người bán	Người mua (nhưng người bán thường đóng vai trò điều phối)	Sẽ gây nhầm lẫn về việc ai phải trả thuế/VAT nếu không được nêu rõ.
DDP	người bán	Người bán (hoặc đại lý của họ)	Rủi ro cao nếu người bán không đăng ký nghĩa vụ thuế GTGT/EORI tại Anh.

Dù bạn sử dụng DDP hay DAP, bạn vẫn nên yêu cầu sự minh bạch. Điều này có nghĩa là cần biết mã hàng hóa nào sẽ được sử dụng, các giả định về giá trị nào sẽ được đưa ra và liệu giá được công bố có khớp với kỳ vọng của nhóm tuân thủ của bạn hay không.

Xây dựng tư duy “kiểm tra trước khi nhập cảnh” cho đường sắt

Phần thưởng đường sắt đã sẵn sàng. Nếu bạn đợi đến khi tàu đã khởi hành mới hoàn tất hóa đơn hoặc kiểm tra mã HS, bạn sẽ phải chạy đua với thời gian ở biên giới.

Việc chuẩn bị một bộ hồ sơ dữ liệu được sắp xếp gọn gàng trước khi xuất cảnh là bước đầu tiên trong quy trình kiểm tra trước khi nhập khẩu hữu ích. Bộ hồ sơ này bao gồm hóa đơn, danh sách đóng gói, danh sách mã HS, thông tin về nguồn gốc hàng hóa, mã số định danh điện tử (EORI) của nhà nhập khẩu và bất kỳ tài liệu nào chứng minh sản phẩm tuân thủ các quy định.

Bước tiếp theo là đối chiếu mọi thứ bên trong. Bạn xem xét số lượng, trọng lượng và mô tả của các mặt hàng trong các tài liệu khác nhau. Nếu bạn làm điều này sớm, bạn có thể khắc phục các vấn đề khi hàng hóa vẫn còn ở nơi xuất phát, nơi việc thay đổi ít tốn kém và có nhiều thời gian.

Sau đó, bạn giao bưu kiện cho người môi giới hải quan và người giao nhận hàng hóa, rồi yêu cầu kiểm tra sơ bộ. Người môi giới có thể nêu ra các vấn đề về phân loại, thiếu giấy phép hoặc thắc mắc về giá trị. Một người môi giới giỏi cũng sẽ cho bạn biết nếu mô tả của bạn quá mơ hồ đối với tờ khai hải quan của Anh.

Quy trình kiểm duyệt trước này giúp mọi thứ ổn định. Mỗi lần bạn vận chuyển hàng hóa, đó trở thành một quy trình bạn có thể lặp đi lặp lại nhiều lần.

Quy trình hải quan Anh: Điều gì xảy ra khi tàu đến gần?

Các nhà môi giới và hãng vận chuyển sẽ lo liệu các chi tiết của thủ tục nhập khẩu, nhưng việc hiểu rõ quy trình này tại Anh cũng rất hữu ích.

Cơ quan hải quan Anh yêu cầu bộ dữ liệu khai báo đầy đủ bao gồm thông tin của nhà nhập khẩu, mã hàng hóa, mã quy trình hải quan, giá trị hải quan, nguồn gốc xuất xứ và các tài liệu tham khảo hỗ trợ. Hải quan có thể yêu cầu hóa đơn/phiếu đóng gói, bằng chứng xuất xứ, và đôi khi là bằng chứng chứng minh hàng hóa đáp ứng các tiêu chuẩn an toàn nếu lô hàng của bạn được chọn để kiểm tra.

Một điều khác đôi khi khiến người gửi hàng ngạc nhiên là sự khác biệt giữa thủ tục thông quan và các thủ tục biên giới khác. Ngay cả khi thuế phí chính xác, một số mặt hàng vẫn có thể bị giữ lại để kiểm tra an toàn, tiêu chuẩn hoặc các quy định khác. Đó là lý do tại sao bạn nên coi các giấy tờ chứng nhận tuân thủ sản phẩm là một phần của gói thủ tục hải quan.

Việc xử lý thuế GTGT cũng rất quan trọng. Bạn có thể phải trả thuế GTGT nhập khẩu tại biên giới hoặc sử dụng phương thức được cho phép, tùy thuộc vào cách thức hoạt động của hệ thống thuế GTGT tại Anh. Trong cả hai trường hợp, tờ khai của bạn phải khớp với báo cáo thuế GTGT. Nếu mọi thứ không được sắp xếp đúng thứ tự, việc đối chiếu sau đó có thể rất khó khăn.

Quá cảnh so với làm thủ tục hải quan tại biên giới: Chọn địa điểm làm thủ tục hải quan phù hợp

Một số doanh nghiệp muốn hàng hóa của họ được thông quan ngay khi nhập cảnh vào Anh. Một số người lại thích vận chuyển hàng hóa qua một địa điểm nội địa, nơi mà người môi giới, kho bãi và nhân viên tuân thủ quy định có thể phối hợp làm việc hiệu quả hơn.

Khi mọi việc suôn sẻ, thủ tục thông quan tại biên giới có thể diễn ra nhanh chóng. Nhưng nó cũng có thể gây căng thẳng vì phí lưu kho và phí chậm trả hàng có thể tăng lên nhanh chóng nếu có vấn đề phát sinh.

Thủ tục thông quan nội địa có thể giúp bạn kiểm soát hoạt động của mình. Bạn có thể dễ dàng tiếp cận giấy tờ hơn, làm việc với bộ phận tiếp nhận hàng hóa tại kho dễ dàng hơn và lên lịch hẹn đáng tin cậy hơn.

Phương án lý tưởng phụ thuộc vào loại hàng hóa bạn đang vận chuyển, mức độ rủi ro bạn sẵn sàng chấp nhận và tiến trình chuẩn bị hồ sơ của bạn. Nếu bạn vẫn đang trong quá trình ổn định mã HS và quản lý hóa đơn nhà cung cấp, thủ tục thông quan nội địa có thể giúp bạn tiết kiệm chi phí và có thêm thời gian tại các cửa khẩu đông đúc.

Hàng hóa bị kiểm soát và các yếu tố kích hoạt tuân thủ "vô hình"

Rất nhiều sự chậm trễ xảy ra khi một sản phẩm dường như không được quản lý tốt, nhưng thực tế lại có những bộ phận kích hoạt hệ thống kiểm soát. Hãy nghĩ về những thứ có pin, hoạt động không dây, chứa hóa chất, đưa ra tuyên bố về y tế, hoặc những thứ liên quan đến... liên lạc với thức ăn.

Đôi khi, thủ tục hải quan là lần đầu tiên những vấn đề này phát sinh vì dữ liệu hải quan và mô tả sản phẩm được kiểm tra rủi ro. Nếu hóa đơn của bạn có ghi những cụm từ như "thiết bị thông minh", bạn có thể được yêu cầu xác nhận rằng mình đang tuân thủ các quy định của Vương quốc Anh về thiết bị điện tử, thiết bị vô tuyến hoặc an toàn.

Việc duy trì hồ sơ tuân thủ sản phẩm cùng với mã HS là cách tốt nhất để ngăn chặn điều này xảy ra. Đối với mỗi loại sản phẩm, hãy ghi rõ xem sản phẩm đó có pin lithium, có phát tín hiệu vô tuyến hay không, và có được sử dụng cho mục đích nào bị kiểm soát hay không. Sau đó, hãy đảm bảo rằng các tài liệu cấp phép có đầy đủ thông tin hỗ trợ chính xác khi cần thiết.

Những nguyên nhân phổ biến gây chậm trễ tại hải quan đường sắt và cách tránh chúng

Một lý do phổ biến là thông tin người nhận hàng và người nhập khẩu không khớp nhau. Chứng từ vận chuyển có thể ghi kho hàng hoặc công ty giao nhận là người nhận hàng, nhưng hóa đơn lại ghi tên người mua. Hải quan có thể hỏi ai là người nhập khẩu nếu những thông tin này không đúng thứ tự.

Một trường hợp khác là khi trọng lượng và số lượng kiện hàng không khớp nhau. Các ga đường sắt và cửa khẩu biên giới có thể rất nghiêm ngặt về tính toàn vẹn của các kiện hàng được niêm phong. Nếu danh sách đóng gói ghi 950 thùng carton và giấy tờ vận chuyển ghi 940, thì sự chênh lệch này có thể dẫn đến việc kiểm tra.

Cũng có rất nhiều bất đồng về việc phân loại. Bạn có thể gặp phải những thay đổi hoặc bị giữ lại hàng nếu người môi giới không chắc chắn và khai báo theo mã "an toàn" trong khi người nhập khẩu lại cho rằng mã khác mới đúng. Trước khi vận chuyển, hãy thống nhất mã hàng.

Khi chi phí không được thể hiện rõ ràng, các vấn đề về giá trị sẽ phát sinh. Hải quan có thể yêu cầu bảng kê chi tiết nếu hóa đơn không ghi rõ điều khoản Incoterm hoặc không bao gồm đủ thông tin về chi phí vận chuyển.

Cuối cùng, vấn đề xuất xứ là một trở ngại phổ biến khi các công ty cố gắng xin giảm thuế mà không có đủ bằng chứng. Hãy nói rõ rằng bạn không yêu cầu ưu đãi. Nếu bạn khẳng định mình được hưởng ưu đãi, hãy chuẩn bị sẵn bằng chứng để chứng minh.

Một quy trình từng bước thực tế mà bạn có thể tái sử dụng.

Trước tiên, hãy thu thập thông tin chính về sản phẩm. Điều này bao gồm mô tả sản phẩm cần thiết cho hải quan, quốc gia xuất xứ của sản phẩm và các giấy tờ cần thiết để tuân thủ quy định. Nếu bạn chỉ làm điều này khi giao hàng, bạn sẽ luôn bị chậm trễ.

Sau đó, hãy đảm bảo rằng mẫu phiếu đóng gói và hóa đơn của bạn đều giống nhau. Thêm các trường cho Incoterms, số tham chiếu vận chuyển và mô tả chi tiết từng mặt hàng. Hãy chắc chắn rằng trọng lượng và số lượng giống nhau, và thiết lập phương pháp đếm pallet và thùng carton.

Trước khi lên lịch vận chuyển đường sắt, hãy đảm bảo bạn có tên nhà nhập khẩu, số EORI và tên của người môi giới. Kiểm tra xem người môi giới có được phép làm thủ tục cho nhà nhập khẩu hay không.

Hãy kiểm tra việc đối chiếu chứng từ tại nguồn gốc. Khắc phục mọi vấn đề bạn phát hiện trước khi rời đi. Đây là nơi tốt nhất để bạn có được lợi thế.

Hãy giữ liên lạc khi bạn đang di chuyển. Vận chuyển đường sắt dựa trên lịch trình, do đó, việc điều chỉnh chỉ nên được xem là ngoại lệ. Nếu sản phẩm được thay thế, hãy cập nhật ngay vào tờ khai hải quan thay vì "ghi chú lại sau".

Hãy đảm bảo rằng người môi giới đã có sẵn các giấy tờ cuối cùng và dữ liệu khai báo khi hàng hóa đến gần Anh. Nếu bạn không chắc chắn về mã hàng hóa hoặc giá trị của bất kỳ mặt hàng nào, hãy tìm hiểu trước khi đến biên giới để không phải trả phí lưu kho ở đó.

Sau khi hàng hóa được thông quan, hãy đảm bảo mọi thứ đều chính xác. Kiểm tra chi tiết tờ khai hải quan so với hóa đơn, đơn đặt hàng và sổ sách kế toán. Giữ gìn giấy tờ cẩn thận vì cán bộ thuế và hải quan có thể yêu cầu xuất trình sau này.

Lập kế hoạch theo thời gian: Rủi ro hải quan tập trung ở đâu?

Di chuyển bằng đường sắt có thể nhanh chóng, nhưng việc chuẩn bị thủ tục hải quan cần phải nhanh hơn nữa. Bảng dưới đây cho thấy những khu vực nào thường tiềm ẩn nhiều rủi ro nhất về thủ tục hải quan.

Traineeship	Hoạt động tiêu biểu	Rủi ro hải quan	Biện pháp phòng ngừa tốt nhất
Trước ngày khởi hành	Hoàn thiện hóa đơn/phiếu đóng gói, xác nhận mã HS.	Hầu hết các lỗi có thể phòng ngừa đều xảy ra ở đây.	Chạy danh sách kiểm tra đối chiếu tài liệu và kiểm tra sơ bộ với nhà môi giới.
Khởi hành đến biên giới đầu tiên	Tàu khởi hành, dữ liệu được chia sẻ giữa các nhà khai thác.	Dữ liệu vận chuyển không chính xác hoặc không đầy đủ sẽ được chuyển tiếp.	Khóa gói dữ liệu và tránh thay đổi giữa chừng.
Biên giới quá cảnh	Giám sát và kiểm soát giao thông công cộng	Bất kỳ sự sai lệch nào cũng sẽ dẫn đến việc kiểm tra hoặc tạm giữ hàng.	Đảm bảo số lượng kiện hàng và số niêm phong khớp nhau; giữ lại bản sao để dễ dàng truy cập.
Cách tiếp cận của Anh	Người môi giới chuẩn bị tờ khai nhập khẩu.	Phát hiện muộn các tài liệu tuân thủ bị thiếu.	Cung cấp bằng chứng tuân thủ sớm và giữ cho mô tả sản phẩm cụ thể.
Đến và thông quan	Đã nộp tờ khai, thuế/VAT đã được xử lý.	Việc yêu cầu tra cứu dẫn đến sự chậm trễ và phát sinh chi phí lưu trữ.	Phân công trách nhiệm rõ ràng cho việc phản hồi; truy cập nhanh vào tài liệu nguồn.
Sau khi thông quan	Kế toán và lưu trữ hồ sơ	Rủi ro kiểm toán nếu dữ liệu không nhất quán	Đối chiếu các mục nhập và duy trì kho lưu trữ có cấu trúc.

Đơn giản hóa thủ tục hải quan thông qua chất lượng dữ liệu

Ngày càng nhiều thủ tục hải quan được thực hiện tự động. Các công cụ đánh giá rủi ro xem xét hiệu suất, tính nhất quán và độ tin cậy trong quá khứ của nhà nhập khẩu và chuỗi cung ứng. Điều đó có nghĩa là “chất lượng dữ liệu” không chỉ là điều tuyệt vời cần có, mà còn là tốc độ của các hoạt động.

Bạn nên coi bộ dữ liệu hải quan của mình như một sản phẩm. Bạn cần ghi nhật ký thay đổi mã HS, sử dụng hệ thống kiểm soát phiên bản và cần sự phê duyệt cho các sửa đổi. Bạn cũng cần đảm bảo rằng cùng một sản phẩm luôn được mô tả theo cùng một cách trên mọi lô hàng.

Khi bạn nắm vững quy trình này, các lô hàng của bạn sẽ trở nên dễ vận chuyển hơn rất nhiều. Điểm rủi ro hải quan giảm xuống, việc kiểm tra diễn ra ít thường xuyên hơn theo thời gian, và nhân viên hậu cần phải giải quyết ít vấn đề hơn.

Khi nào nên sử dụng đối tác hậu cần chuyên nghiệp?

Nếu bạn chỉ vận chuyển hàng hóa không thường xuyên, bạn có thể tự xử lý thủ tục hải quan cho từng lô hàng riêng lẻ. Nhưng đối với các chuyến vận chuyển đường sắt thường xuyên, đặc biệt khi có nhiều mặt hàng khác nhau, một đối tác chuyên nghiệp có thể giúp bạn bằng cách vận hành hệ thống thông quan một cách bài bản.

Một đối tác tốt sẽ giúp bạn lựa chọn quy trình phù hợp (thủ tục hải quan biên giới hay nội địa), thiết lập quy trình xử lý các giấy tờ có thể tái sử dụng, và cảnh báo bạn về những rủi ro liên quan đến hàng hóa kiểm soát và định giá trước khi chúng xảy ra. Họ cũng đảm bảo rằng các chứng từ vận chuyển, giấy tờ thương mại và dữ liệu khai báo luôn được đồng bộ hóa xuyên suốt chuỗi cung ứng.

Điều này đặc biệt hữu ích cho những người bán hàng kinh doanh xuyên biên giới và các doanh nghiệp kinh doanh các sản phẩm có tốc độ tiêu thụ nhanh, nơi mã sản phẩm (SKU) thay đổi liên tục và cần phải cập nhật giấy tờ thường xuyên.

Topway Shipping: Một lựa chọn thiết thực cho dịch vụ hậu cần trọn gói

Topway Shipping là một lựa chọn tốt nếu bạn muốn một công ty duy nhất giúp bạn quản lý toàn bộ chuỗi logistics và đơn giản hóa thủ tục hải quan.

Công ty vận tải Topway Shipping, có trụ sở tại Thâm Quyến, Trung Quốc, là nhà cung cấp chuyên nghiệp các giải pháp logistics thương mại điện tử xuyên biên giới từ năm 2010. Những người sáng lập công ty chúng tôi có hơn 15 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực logistics quốc tế và thông quan, đặc biệt là vận chuyển giữa Trung Quốc và Mỹ. Chúng tôi xử lý tất cả các khâu trong chuỗi logistics, từ vận chuyển ở chặng đầu đến thông quan và giao hàng ở chặng cuối. Chúng tôi cũng cung cấp dịch vụ vận tải đường biển từ Trung Quốc đến các cảng trọng điểm trên thế giới, với khả năng vận chuyển linh hoạt hàng hóa nguyên container (FCL) hoặc hàng lẻ (LCL).

Trên thực tế, loại hình phủ sóng toàn diện đó cũng có thể giúp việc vận chuyển đường sắt trở nên dễ dàng hơn vì các quy tắc tương tự được áp dụng: các gói dữ liệu luôn giống nhau, việc chuyển giao luôn giống nhau và trách nhiệm rõ ràng đối với các thủ tục hải quan.

Kết luận

Việc thông quan hàng hóa vận chuyển bằng đường sắt từ Trung Quốc sang Anh sẽ dễ dàng hơn nếu bạn coi đó là một hoạt động được lên kế hoạch từ trước thay vì một việc làm gấp gáp vào phút chót. Những điểm mấu chốt rất đơn giản: phân công trách nhiệm sớm, đảm bảo bộ dữ liệu hải quan của mọi người đều giống nhau, tạo hóa đơn và danh sách đóng gói rõ ràng và nhất quán, và tiến hành kiểm tra trước khi khởi hành để phát hiện các vấn đề trước khi tàu rời bến. Vận chuyển hàng hóa bằng đường sắt có thể nhanh chóng và đáng tin cậy như lời đồn nếu bạn có kỷ luật giấy tờ tốt, kế hoạch thông quan chính xác và một nhà môi giới hoặc đối tác hậu cần phản hồi nhanh chóng. Điều này là bởi vì vận chuyển xuyên biên giới thường có tiếng xấu vì mất quá nhiều thời gian.

Câu Hỏi Thường Gặp

Q: Những giấy tờ quan trọng nhất cần thiết cho thủ tục hải quan Anh đối với hàng hóa vận chuyển bằng đường sắt là gì?
A: Hóa đơn thương mại và phiếu đóng gói là những phần quan trọng nhất, nhưng chứng từ vận chuyển, thông tin EORI của nhà nhập khẩu và bất kỳ giấy tờ xuất xứ hoặc giấy tờ tuân thủ cần thiết nào khác cũng rất quan trọng. Hầu hết các trường hợp, thủ tục thông quan sẽ mất nhiều thời gian hơn nếu mô tả, số lượng, trọng lượng hoặc thông tin chi tiết của các bên trên các giấy tờ này không khớp nhau.

Q: Tôi có cần giấy chứng nhận xuất xứ cho mọi lô hàng vận chuyển bằng đường sắt từ Trung Quốc đến Anh không?
A: Không phải lúc nào cũng vậy. Nếu bạn muốn được hưởng ưu đãi thuế quan hoặc nếu hàng hóa thuộc diện cần giấy tờ chứng minh nguồn gốc, bạn thường cần phải chứng minh chúng đến từ đâu. Bạn vẫn cần khai báo nguồn gốc một cách chính xác, nhưng có thể không cần giấy chứng nhận chính thức nếu bạn không yêu cầu ưu đãi.

Q: Tôi có thể thay đổi hóa đơn hoặc danh sách đóng gói sau khi tàu đã khởi hành không?
A: Có, bạn có thể, nhưng điều đó sẽ làm tăng rủi ro. Việc thay đổi giấy tờ giữa chừng trong quá trình vận chuyển thường gây ra sự cố với dữ liệu đã được gửi đến các hãng vận chuyển và hệ thống biên giới. Nếu bạn phải sửa đổi, hãy đảm bảo tất cả giấy tờ của bạn đều được cập nhật và thông báo ngay cho người môi giới để thông tin khai báo và thông tin quá cảnh được đồng bộ.

Q: Làm thế nào để tránh những lỗi sai trong mã HS?
A: Hãy tạo một cơ sở dữ liệu phân loại có kiểm soát cho sản phẩm của bạn, kiểm tra mã số theo biểu thuế của Anh thay vì sao chép mã từ nhà cung cấp, và ghi rõ lý do tại sao mỗi phân loại lại như vậy. Thay vì đoán mò thời điểm giao hàng, hãy tiến hành đánh giá có hệ thống trước khi thêm SKU mới.

Q: Lý do chính khiến các lô hàng vận chuyển bằng đường sắt bị giữ lại ở biên giới là gì?
A: Dữ liệu không nhất quán hoặc không đầy đủ. Một số nguyên nhân phổ biến là số lượng kiện hàng không khớp, mô tả không rõ ràng, thông tin người nhận hàng hoặc người nhập khẩu sai, và các vấn đề về phân loại hoặc định giá chưa được giải đáp. Lịch trình vận chuyển đường sắt rất chặt chẽ, vì vậy ngay cả những vấn đề nhỏ cũng có thể nhanh chóng dẫn đến việc tạm dừng vận chuyển.

Q: Tôi nên làm thủ tục hải quan tại biên giới Anh hay vận chuyển hàng hóa vào nội địa theo hình thức quá cảnh?
A: Thủ tục thông quan biên giới có thể diễn ra nhanh chóng nếu mọi thứ đều ổn thỏa, nhưng có thể tốn kém nếu phát sinh vấn đề dẫn đến phí lưu kho. Thông quan nội địa giúp bạn kiểm soát tốt hơn và dễ dàng làm việc với đội ngũ kho bãi và xử lý giấy tờ. Quyết định lý tưởng phụ thuộc vào loại hàng hóa bạn vận chuyển, mức độ hoàn thiện giấy tờ và cách thức điều hành kinh doanh của bạn.