Hướng dẫn quản lý việc chuyển tải hàng hóa từ đường sắt sang đường bộ đối với các lô hàng đường sắt Trung Quốc - Anh

 

Giới thiệu

Đối với nhiều nhà vận chuyển cần thời gian vận chuyển đáng tin cậy mà không phải trả giá cao cho vận chuyển hàng không, vận tải đường sắt giữa Trung Quốc và Anh đã trở thành một giải pháp trung gian hữu ích giữa đường hàng không và đường biển. Nhưng chuyến đi bằng tàu hỏa chỉ là một phần của câu chuyện. Trên thực tế, việc chuyển tải từ đường sắt sang đường bộ thường dẫn đến tình trạng lịch trình bị xáo trộn, hàng hóa bị hư hỏng, thủ tục giấy tờ bị trì hoãn hoặc chi phí tăng lên mà không ai nhận ra.

Việc chỉ đơn giản "dỡ hàng từ tàu hỏa và chất lên xe tải" là chưa đủ. Quá trình chuyển giao từ đường sắt sang xe tải là một sự phối hợp được lên kế hoạch cẩn thận giữa các nhà điều hành khác nhau, các bộ quy tắc, phạm vi trách nhiệm và đôi khi thậm chí cả các tình trạng hải quan khác nhau. Một tài liệu bị thiếu, một số niêm phong không chính xác, một khung giờ đến trễ hoặc một cơ sở không thể tiếp nhận cấu hình pallet nhất định có thể biến một kế hoạch giao hàng dễ dàng thành một loạt các khoản phí lưu kho và những cam kết không thành công với khách hàng.

Bài viết này hướng dẫn cách đảm bảo quá trình chuyển tải hàng hóa từ đường sắt sang đường bộ cho tuyến vận chuyển đường sắt Trung Quốc - Anh diễn ra suôn sẻ, từ khâu lập kế hoạch và giấy tờ đến hoạt động tại bãi chứa, lựa chọn thiết bị, quản lý rủi ro và theo dõi hiệu suất. Mục tiêu là giúp bạn xây dựng một quy trình hoạt động hiệu quả ngay cả khi lịch trình đường sắt thay đổi, các nhà ga trở nên bận rộn hoặc chủng loại hàng hóa thay đổi theo từng tuần.

Tìm hiểu về quá trình chuyển giao vận tải đường sắt sang đường bộ giữa Trung Quốc và Anh.

Nơi thường diễn ra việc chuyển tải từ đường sắt sang đường bộ.

Đối với vận tải đường sắt giữa Trung Quốc và Anh, tàu thường dừng tại một ga cuối hoặc trung tâm trung chuyển đường sắt nội địa ở Anh hoặc lục địa châu Âu. Từ đó, hàng hóa được vận chuyển bằng xe tải đến điểm đến cuối cùng ở Anh. Việc chuyển tải có thể diễn ra ngay tại ga tàu, tại một kho trung chuyển gần đó, hoặc bằng cách vận chuyển hàng hóa một quãng ngắn đến kho ngoại quan hoặc kho thường trú.

Phương án tốt nhất phụ thuộc vào cách đóng gói hàng hóa của bạn (FCL hay LCL), liệu bạn có cần làm thủ tục hải quan trước khi hàng được giải phóng hay không, liệu có sẵn khung gầm và tài xế hay không, và liệu người nhận hàng của bạn có thể nhận hàng trong khung thời gian mà nhà ga cho phép hay không.

Một số người gửi hàng cho rằng "hàng hóa đến ga đường sắt ở Anh" có nghĩa là "sẵn sàng giao hàng". Nhưng trên thực tế, việc hàng hóa đến ga thường chỉ là khởi đầu của một quy trình khác: dỡ hàng tại ga, kiểm tra hàng hóa, trình báo hải quan, xin phép giải phóng hàng, đặt lịch giao hàng và sắp xếp thiết bị phù hợp với các yêu cầu xử lý hàng hóa.

Vì sao vận chuyển từ đường sắt sang xe tải lại dễ gặp trục trặc về mặt vận hành

Ở một số tuyến đường, lịch trình đường sắt có thể ổn định hơn lịch trình đường biển, mặc dù vẫn xảy ra sự cố. Khi tàu bị trễ, việc chuyển tải thường phải được thực hiện trong thời gian ngắn hơn, đặc biệt là vào cuối tuần, khi có giới hạn giờ làm việc của lái tàu, hoặc khi có hệ thống đặt lịch hẹn tại ga cuối.

Các ga đường sắt và trung tâm phân phối cũng có những yếu tố riêng biệt mà chúng coi trọng. Các ga mong muốn tốc độ luân chuyển hàng hóa nhanh, xử lý nhất quán và càng ít sai sót càng tốt. Các nhà vận chuyển thương mại điện tử đôi khi phải đối phó với mã sản phẩm không khớp, nhãn mác tùy chỉnh, bao bì dễ vỡ, pin, hoàn tiền và cam kết "phải giao hàng trước ngày". Chiến lược vận chuyển của bạn sẽ hiệu quả hơn khi càng có nhiều trường hợp ngoại lệ.

Nguyên tắc cốt lõi để chuyển tải hàng hóa từ đường sắt sang đường bộ diễn ra suôn sẻ

Quyết định sớm: giao hàng trực tiếp hay giao hàng trung chuyển

Trên lý thuyết, vận chuyển trực tiếp từ ga đường sắt đến điểm đến là phương án dễ nhất. Nó giảm thiểu số lần tiếp xúc, tiết kiệm chi phí trung chuyển và có thể nhanh chóng nếu mọi việc suôn sẻ. Nhưng điều đó đồng nghĩa với việc hàng hóa của bạn đã được đóng gói sẵn và người nhận hàng có thể đến lấy trong thời gian cho phép của nhà ga.

Chuyển tải chéo hoặc trung gian nhập kho Việc này thêm một bước, nhưng nó có thể giảm đáng kể rủi ro khi điều hành kinh doanh. Nó cho bạn thời gian để phân loại, dán nhãn, lên lịch hẹn và xử lý việc giao hàng từng phần. Trung chuyển hàng hóa (cross-dock) thường là lựa chọn tốt nhất cho hàng hóa LCL vì container đường sắt cần được tháo rời và gửi đến nhiều người nhận hàng khác nhau.

Bạn nên suy nghĩ kỹ về lựa chọn của mình chứ không chỉ làm theo thói quen. Vận chuyển trực tiếp từ kho đến tận nơi là "lựa chọn hiệu quả cao", trong khi vận chuyển trung chuyển là "lựa chọn kiểm soát cao".

Hãy xây dựng kế hoạch chuyển giao dựa trên các ràng buộc, chứ không phải dựa trên các giả định.

Việc vận chuyển hàng hóa bị hạn chế bởi những yếu tố không thể thay đổi, chẳng hạn như giờ làm việc tại cảng, các quy định về lịch hẹn, phí lưu kho và phí chờ đợi, lịch trình thông quan, sự sẵn có của tài xế và loại thiết bị. Ngay cả khi mọi người "cố gắng hết sức", một kế hoạch không tính đến những hạn chế này sẽ thất bại hết lần này đến lần khác.

Nếu kho bãi chỉ cho phép hàng hóa rời đi sau một khung giờ nhất định, hãy lên kế hoạch điều phối xe tải của bạn dựa trên điều đó. Đừng thuê xe chỉ có thể đến chỗ người nhận hàng lúc 15:00 nếu họ chỉ có thể nhận hàng từ 9:00 đến 12:00. Những điều này nghe có vẻ hiển nhiên, nhưng rất nhiều sự chậm trễ xảy ra vì khung giờ không khớp nhau, chứ không phải do vấn đề lớn.

Phân biệt giữa "sự sẵn sàng về giấy tờ" và "thời gian tàu đến".

Việc chuẩn bị giấy tờ phải được thực hiện trước khi hàng hóa đến nơi, chứ không phải sau đó. Bạn sẽ phải trả phí lưu kho trong khi chờ hoàn thiện giấy tờ nếu tờ khai hải quan, hóa đơn thương mại, danh sách đóng gói và hồ sơ an ninh của bạn không đầy đủ khi hàng đến.

Hãy coi quá trình chuyển tải như một dự án gồm hai phần: một phần là luồng hàng hóa vật lý, và phần còn lại là dữ liệu và việc tuân thủ quy định. Chúng cần phải kết hợp với nhau khi nhà ga sẵn sàng cho phép dỡ hàng.

Lập kế hoạch chuyển giao: Dữ liệu, tài liệu và trách nhiệm

Đảm bảo sự thống nhất giữa các điều khoản Incoterms và trách nhiệm trong suốt quá trình bàn giao.

Nhiều bất đồng trong quá trình vận chuyển xảy ra vì không rõ ai chịu trách nhiệm về nhiệm vụ nào. Ai đặt xe tải? Ai trả tiền phí vận hành cảng? Nếu một kiện hàng bị đổ trong khi xếp dỡ, ai là người chịu trách nhiệm? Ai điền thông tin vào tờ khai nhập khẩu của Anh? Incoterms rất hữu ích, nhưng chỉ khi các nhóm vận hành của bạn sử dụng chúng để lập kế hoạch cho các hành động có ý nghĩa.

Dưới đây là cái nhìn thực tế về các nhiệm vụ thường phát sinh trong giai đoạn chuyển hàng từ đường sắt sang đường bộ. Đây không phải là lời khuyên pháp lý, nhưng nó có thể giúp bạn tránh những rắc rối kiểu "chúng tôi tưởng bạn tự làm".

Hàng hóa ở giai đoạn vận chuyển từ đường sắt sang xe tải	Bên chịu trách nhiệm điển hình (tư duy tương tự CIF/CIP)	Bên chịu trách nhiệm điển hình (tư duy tương tự DAP/DDP)	Chế độ lỗi chung
Phí dỡ hàng và xử lý tại bến	Nhà nhập khẩu/người nhận hàng hoặc người giao nhận của họ	Người bán/người gửi hàng hoặc người giao nhận của họ	Hóa đơn bất ngờ và chậm trễ giao hàng
Nhập cảnh hải quan Vương quốc Anh	Nhà nhập khẩu/người nhận hàng	Người bán/người gửi hàng (DDP)	Tờ khai nộp muộn hoặc thông tin người nhập khẩu không chính xác.
Đặt xe tải và lịch hẹn giao hàng	Đội ngũ hậu cần của người nhận hàng	Công ty vận chuyển/giao nhận bên thứ ba của người bán	Không có xe tải nào hoạt động trong thời gian rảnh.
Bảo hiểm hàng hóa phạm vi bảo hiểm trong quá trình chuyển giao	Tùy thuộc vào hợp đồng và chính sách.	Tùy thuộc vào hợp đồng và chính sách.	Khoảng trống trong phạm vi phủ sóng trong giai đoạn "chuyển tiếp"
Quy trình xử lý khiếu nại	Bất cứ ai nắm giữ chính sách và rủi ro hợp đồng	Bất cứ ai nắm giữ chính sách và rủi ro hợp đồng	Không có ảnh, không có dấu thời gian, bằng chứng yếu.

Ngay cả khi hợp đồng của bạn quy định rõ ràng, các nhóm phụ trách việc vận chuyển vẫn cần một ma trận trách nhiệm cơ bản phù hợp với quy trình của nhà ga và mô hình giao hàng mà bạn lựa chọn.

Chuẩn bị một "gói chuyển giao" đi kèm với lô hàng.

Tất cả những người xử lý hàng hóa khi nó đến bằng đường sắt đều sử dụng cùng một bộ tài liệu và trường dữ liệu, được gọi là gói chuyển giao. Điều này giúp tránh việc phải gửi đi gửi lại liên tục các yêu cầu như "vui lòng gửi lại danh sách đóng gói" khi phí lưu kho tăng lên.

Một kiện hàng đầy đủ thường bao gồm hóa đơn thương mại, danh sách đóng gói, số tham chiếu vận đơn đường sắt, số niêm phong, mã HS, mã EORI của Anh hoặc thông tin nhà nhập khẩu, ghi chú về cách đảm bảo hàng hóa tuân thủ quy định và hướng dẫn cho người vận chuyển hoặc trung chuyển hàng hóa về cách nhận hàng. Nếu bạn vận chuyển cùng một mã sản phẩm nhiều lần, hãy đảm bảo chúng được đóng gói theo cùng một phương thức mỗi lần.

Kiểm soát chất lượng của phiếu đóng gói và nhãn thùng carton/pallet.

Khi nhãn mác không rõ ràng, việc chuyển hàng từ đường sắt sang đường bộ sẽ thất bại mà không có dấu hiệu báo động. Một nhà ga hoặc trung chuyển có thể thấy "10 pallet", nhưng danh sách đóng gói của bạn lại ghi "200 thùng carton". Không ai có thể kiểm tra xem thiếu gì cho đến khi quá muộn.

Nếu lô hàng của bạn là hàng lẻ (LCL), hãy đảm bảo rằng danh sách đóng gói khớp với mã số trên mỗi pallet và thùng carton chính. Nếu bạn dự định sử dụng quét mã vạch sau này, hãy đảm bảo rằng nhãn dán có thể chịu được môi trường vận chuyển trên tàu và quá trình xếp dỡ (sờ màng bọc, ngưng tụ hơi nước và xếp chồng lại).

Thực thi vận hành tại nhà ga và các khu vực lân cận

Quản lý khung thời gian: thời gian rảnh, đồng hồ lưu trữ và lịch hẹn.

Các ga đường sắt thường có hệ thống thời gian miễn phí và phí lưu kho cố định. Kế hoạch chuyển tuyến của bạn cần thể hiện rõ ba thời điểm:

• Thời gian thiết bị đến bến (hoặc thời gian thiết bị có sẵn sau khi dỡ hàng)
• Thời gian làm thủ tục hải quan (giấy phép xuất cảnh)
• Đến lúc nhận xe tải (nhận xe trực tiếp)

Lịch hẹn nhận xe tải của bạn có thể bị hủy nếu việc giải phóng hàng bị chậm trễ. Bạn có thể mất chỗ và phải nhận hàng vào ngày hôm sau nếu xe của bạn đến muộn. Những xu hướng này rất dễ nhận thấy, vì vậy nhóm điều hành của bạn nên có các cơ chế cảnh báo. Ví dụ, nếu việc giải phóng hàng không được xác nhận vào một thời điểm cụ thể, hãy lên lịch lại việc vận chuyển thay vì trả tiền cho tài xế để chờ đợi.

Chọn phương pháp xử lý dựa trên loại hàng hóa và quy cách đóng gói.

Tùy thuộc vào dịch vụ vận chuyển, một kiện hàng đường sắt có thể là một container nguyên khối, một thùng container có thể hoán đổi, hoặc hàng lẻ (LCL) được kết hợp với các hàng hóa khác. Phương thức chuyển tải tốt nhất phụ thuộc vào những việc cần làm tiếp theo.

Cách dễ nhất và an toàn nhất để vận chuyển một kiện hàng nguyên vẹn (kiện hàng vẫn còn nguyên vẹn) là có người nhận hàng hoặc xe kéo đến cơ sở có thể dỡ hàng.

Việc dỡ và chất lại hàng (lấy hàng khỏi xe tải và chất lại) đồng nghĩa với nhiều thao tác hơn, nhưng nó cũng cho phép bạn dừng ở nhiều điểm hơn, tạo ra các tuyến đường tốt hơn và thực hiện giao hàng từng phần.

Đối với những vật dụng dễ vỡ, đồ điện tử đắt tiền hoặc những mặt hàng cần đóng gói đặc biệt, việc hạn chế thao tác thường mang lại hiệu quả cao hơn. Khi bạn có nhiều đơn hàng thương mại điện tử cần phân loại, việc tách kiện và đóng gói lại thường là lựa chọn duy nhất. Điều này có nghĩa là ưu tiên hàng đầu của bạn là xử lý cẩn thận và quét mã chính xác.

Lựa chọn thiết bị: không phải tất cả các loại xe tải đều giải quyết được cùng một vấn đề.

Nhiều vấn đề trong quá trình chuyển tải thực chất chỉ là vấn đề về thiết bị. Ví dụ, xe container có rèm che có thể giúp việc xếp dỡ hàng từ bên hông nhanh hơn tại điểm trung chuyển nhưng lại không được phép sử dụng ở một số làn đường trong nhà ga. Xe nâng đuôi giúp ích khi người nhận không có bến bốc dỡ, nhưng nó làm giảm khối lượng hàng hóa và có thể làm cho các pallet kém ổn định hơn.

Ban đầu hãy sử dụng logic thiết bị đơn giản:

Hãy đảm bảo bạn có loại khung gầm phù hợp và có sẵn nếu bạn đang vận chuyển toàn bộ container hoặc một kiện hàng.

Hãy đảm bảo loại xe tải bạn sử dụng để chất hàng lên pallet phù hợp với giới hạn của bến bãi, kích thước của pallet và sự phân bổ trọng lượng.

Nếu bạn giao hàng đến các thành phố ở Anh, hãy lưu ý đến giới hạn trọng tải xe, khu vực hạn chế khí thải và thời gian giao hàng ngắn.

Điều phối tại nhà ga: đặt lịch hẹn, giấy tờ tùy thân của tài xế và quy trình ra vào cổng.

Trước khi đón khách, các nhà ga thường cần biết tên tài xế, số đăng ký xe, mã số đặt chỗ và mã xuất cảnh. Việc tài xế đến với giấy tờ tùy thân không đầy đủ hoặc thông tin đặt chỗ không khớp là nguyên nhân thường xuyên gây ra sự chậm trễ.

Hãy tạo thói quen gửi cho tài xế một tin nhắn hướng dẫn vào cổng thường xuyên, bao gồm đầy đủ thông tin tham khảo và danh sách kiểm tra rõ ràng. Sau đó, yêu cầu người vận chuyển xác nhận rằng tài xế đã nhận được tin nhắn. Bước nhỏ này giúp giảm thiểu phí phạt do tài xế không đến, bị từ chối vào cổng và lãng phí chỗ đậu xe.

Thủ tục hải quan và tuân thủ quy định tại điểm bàn giao

Chiến lược thông quan: thông quan trước khi hàng đến nếu có thể.

Quá trình thông quan nhanh nhất diễn ra khi thủ tục hải quan hoàn tất ngay khi hàng hóa sẵn sàng. Vì vậy, chất lượng dữ liệu quan trọng hơn tốc độ xử lý. Các thủ tục bị giữ lại do mã HS sai, thiếu giá trị, mô tả sản phẩm không chính xác và thông tin người nhận hàng không đúng.

Nếu hàng hóa của bạn cần xử lý đặc biệt (như pin, hàng lưỡng dụng hoặc vật liệu bị kiểm soát), hãy chuẩn bị cho nhiều khâu kiểm tra hơn và thêm thời gian vào lịch trình của bạn. Một kế hoạch vận chuyển ghi “giao hàng trong ngày” mà không tính đến rủi ro của hàng hóa không phải là một chiến lược; đó chỉ là một mong muốn.

Các bước di chuyển có ràng buộc so với các bước di chuyển không ràng buộc

Đôi khi bạn có thể vận chuyển hàng hóa theo hình thức ký gửi từ nhà ga đến kho ngoại quan để làm thủ tục thông quan. Điều này có thể giúp giảm thời gian chờ đợi tại nhà ga, đặc biệt khi chi phí lưu trữ cao hoặc kho bãi chật chội. Tuy nhiên, các giao dịch ký gửi cần có hệ thống kiểm soát tuân thủ chặt chẽ và các đối tác đáng tin cậy, vì sai sót có thể nhanh chóng dẫn đến chi phí rất lớn.

Mặt khác, làm thủ tục tại nhà ga và không cần đặt cọc thì dễ hơn, nhưng bạn phải đối mặt với mọi sự chậm trễ ngay tại nhà ga.

Sự lựa chọn lý tưởng dành cho bạn phụ thuộc vào việc địa điểm nào cho phép bạn kiểm soát hoạt động tốt hơn và giảm chi phí khi xảy ra sự cố.

Kiểm soát chi phí: Giúp quá trình chuyển giao trở nên dễ dự đoán hơn.

Phân bổ chi phí thành các nhóm có thể kiểm soát được.

Các nhà vận chuyển thường chỉ nhìn vào một "giá cước đường sắt" mà không nghĩ đến các chi phí khác phát sinh trong quá trình chuyển tải. Hãy phân biệt giữa những gì bạn có thể kiểm soát về mặt vận hành và những chi phí cố định để giảm thiểu chi phí.

Thành phần chi phí	Cái gì thúc đẩy nó	Cách kiểm soát nó
Phí xử lý và giải phóng hàng tại nhà ga	Biểu giá đầu cuối và loại đơn vị	Xác nhận giá cước sớm; tránh các trường hợp xử lý đặc biệt.
Phí lưu trữ/lưu giữ	Khoảng thời gian giữa lúc có hàng và lúc nhận hàng	Làm thủ tục hải quan trước, đặt trước dịch vụ vận chuyển đường bộ, theo dõi tình trạng thông quan.
Thời gian chờ của xe tải	Bỏ lỡ suất chiếu, phát hành muộn, tắc nghẽn	Sử dụng các trình kích hoạt để lên lịch lại; điều chỉnh khung thời gian sao cho phù hợp với thời gian phát hành thực tế.
Chuyển hàng trực tiếp và đóng pallet	Phân loại, sắp xếp và xử lý lại hàng LCL.	Chuẩn hóa nhãn mác, giảm thiểu đóng gói lẫn lộn, cung cấp danh sách đóng gói chính xác.
Chi phí khiếu nại và thiệt hại	Lỗi cảm ứng, nạp đạn vội vàng, bao bì kém chất lượng.	Hạn chế tối đa các thao tác thủ công; bổ sung quy trình vận hành tiêu chuẩn (SOP) và kiểm tra thường xuyên.

Khi nhìn nhận chi phí theo cách này, việc chuyển giao sẽ trở thành một thách thức cần cải tiến quy trình thay vì một khoản chi phí không thể tránh khỏi.

Xây dựng bộ đệm một cách thông minh, chứ không phải mù quáng.

Việc thêm cả một ngày "phòng ngừa" thường dẫn đến lãng phí và vẫn không hiệu quả khi có sự cố xảy ra. Một vùng đệm có điều kiện là cách tốt hơn để xử lý vấn đề. Bạn chỉ thêm thời gian khi các yếu tố rủi ro xảy ra, bao gồm khi tài liệu bị chậm trễ, khi có tín hiệu hàng hóa rủi ro cao, vào cuối tuần lễ hoặc trong các thời kỳ tắc nghẽn tại nhà ga đã biết trước.

Điều này giúp dịch vụ của bạn luôn nhanh chóng trong hầu hết các trường hợp, đồng thời bảo vệ bạn trong những thời điểm căng thẳng mà bạn có thể gặp phải.

Quản lý rủi ro và phòng ngừa thiệt hại

Kiểm soát chuỗi bằng chứng bằng hình ảnh và dấu thời gian.

Bằng chứng quyết định xem các yêu cầu bồi thường thiệt hại có thành công hay không. Có một quá trình chuyển giao trách nhiệm khi chuyển hàng từ đường sắt sang xe tải, do đó bạn nên kiểm tra tình trạng hàng hóa tại mỗi điểm chuyển tiếp.

Trên thực tế, điều này bao gồm việc chụp ảnh số niêm phong, tình trạng bên ngoài của container, độ chắc chắn của pallet và bất kỳ vấn đề nào khác dễ nhận thấy trong quá trình dỡ và xếp hàng. Việc giải quyết tranh chấp sẽ dễ dàng hơn nhiều khi các bức ảnh có dấu thời gian và tuân theo một hệ thống đặt tên thống nhất.

Chuẩn hóa việc xử lý ngoại lệ

Khi có bất kỳ sự cố nào xảy ra, các nhóm thường phải tự xoay xở, điều này khiến mọi thứ trở nên thiếu nhất quán và thiếu trách nhiệm. Một quy trình xử lý ngoại lệ đơn giản sẽ rất hữu ích:

Nêu rõ lý do ngoại lệ (hàng thiếu, hàng hư hỏng, hàng ẩm ướt, thùng bị bẹp).

Hàng hóa bị kiểm dịch có thể bị ảnh hưởng

Một tài liệu có hình ảnh và một ghi chú ngắn.

Hãy cho các bên liên quan biết bạn muốn họ làm gì (đóng gói lại, trả lại, tiếp tục với ghi chú hoặc giữ lại để kiểm tra).

Điều này giúp quá trình chuyển tiền diễn ra suôn sẻ đồng thời cho phép bạn nhận lại giá trị sau này.

Quản lý hiệu suất: Các chỉ số thực sự cải thiện quá trình chuyển giao

Theo dõi các chỉ số phản ánh các điểm lỗi thực tế.

Đừng chỉ theo dõi việc "giao hàng đúng hạn". Hãy theo dõi cả những yếu tố khiến việc giao hàng đúng hạn thất bại.

Các chỉ số hữu ích bao gồm:

• Khoảng thời gian từ khi thiết bị đầu cuối sẵn sàng cho đến khi hàng hóa được thông quan.
• Khoảng thời gian giữa lúc thông quan và lúc xe tải được nhận
• Tỷ lệ các cuộc gọi được thực hiện trong thời gian rảnh.
• Tỷ lệ thành công khi đặt lịch hẹn cho xe tải (lần thử đầu tiên)
• Tỷ lệ hư hỏng hoặc thiếu hàng theo từng nhà ga hoặc điểm trung chuyển

Những con số này cho thấy cần phải can thiệp ở đâu. Ví dụ, nếu thời gian giữa lúc giao hàng và lúc nhận hàng khá dài, thì năng lực vận tải hoặc việc tuân thủ lịch hẹn của bạn chưa tốt. Nếu thời gian từ khi hàng sẵn sàng đến khi giao hàng kéo dài, bạn cần cải thiện quy trình giấy tờ hoặc thủ tục hải quan.

Sử dụng chế độ xem dòng thời gian đơn giản để quản lý các hoạt động hàng ngày.

Bảng tiến độ cho mỗi lô hàng, thể hiện thời gian dự kiến ​​và thời gian thực tế, là một công cụ hữu ích. Ngay cả một cách tiếp cận đơn giản cũng giúp mọi người đưa ra quyết định tốt hơn vì nó làm rõ những gì đã biết và những gì chỉ là dự kiến.

Milestone	Kế hoạch	Thực tế	Ghi Chú
Giờ tàu đến / Căn hộ có sẵn			Nguồn cập nhật thiết bị đầu cuối
Tờ khai hải quan đã được nộp.			Có vấn đề về chất lượng dữ liệu?
Hải quan đã thông quan			Bạn có muốn giữ chỗ không?
Đã đặt chỗ cho xe tải			Mã định danh khe cắm và thiết bị vận chuyển
Hoàn tất việc nhận hàng			Độ trễ cổng?
Đã giao/đã nhận			Chi tiết POD

Điều này biến việc quản lý chuyển giao từ hình thức nhắn tin phản ứng thụ động thành hình thức kiểm soát có cấu trúc.

Các tình huống thực tế và những việc cần làm

Tình huống: Tàu đến muộn vào thứ Sáu

Mọi người thường đến muộn trước cuối tuần vì họ có ít thời gian làm việc và không gian hạn chế. Cách tốt nhất là kiểm tra xem thiết bị có sẵn sàng để lấy cùng ngày hay chỉ sau khi thủ tục xuất kho hoàn tất. Nếu bạn không nhận được xác nhận xuất kho kịp thời, việc lên lịch lấy hàng vào ngày làm việc tiếp theo có thể tiết kiệm chi phí hơn so với việc trả tiền cho tài xế chờ đợi và bỏ lỡ lịch lấy hàng.

Nếu người nhận hàng của bạn đóng cửa vào cuối tuần, việc chuyển hàng đến kho trung chuyển có thể nhận hàng vẫn có thể hợp lý, nhưng chỉ khi tình trạng kho ngoại quan và điều kiện giải phóng hàng cho phép.

Tình huống: Hàng hóa LCL có nhãn và danh sách đóng gói không khớp nhau.

Đây là lúc sự cẩn trọng và chính xác phát huy tác dụng. Khi mọi thứ không khớp nhau, việc phân loại sẽ mất nhiều thời gian hơn, có nhiều hàng hóa ngoại lệ hơn, và khó chứng minh được tình trạng thiếu hàng. Bước đầu tiên là yêu cầu trung tâm trung chuyển lập báo cáo nhận hàng kèm hình ảnh và danh sách các vấn đề phát sinh. Sau đó, bạn so sánh thông tin trong hồ sơ hàng hóa của mình để xem vấn đề bắt đầu từ khâu gom hàng tại điểm xuất phát, trong quá trình xử lý hay tại khâu phân loại hàng hóa ở điểm đến.

Trong tương lai, cần siết chặt các tiêu chuẩn ghi nhãn xuất xứ và yêu cầu kiểm tra danh sách đóng gói đối với hàng hóa vận chuyển lẻ (LCL) trước khi gửi đi.

Tình huống: Tình trạng tắc nghẽn tại nhà ga dẫn đến việc hoãn lịch hẹn.

Khi các kho hàng lên lịch hẹn, trách nhiệm hàng đầu của bạn là giữ thời gian rảnh và tránh để tài xế bị chậm trễ. Hãy chuẩn bị sẵn các phương án để đối phó với tình huống xấu đi với đối tác vận tải của bạn và có sẵn các khung giờ nhận hàng khác. Nếu kho hàng cho phép, việc vận chuyển hàng đến bãi chứa hoặc cơ sở được cấp phép ngoài kho có thể rẻ hơn, nhưng chỉ khi có đầy đủ giấy tờ và sự cho phép cần thiết.

Kết luận

Việc chuyển tải từ đường sắt sang đường bộ là yếu tố quyết định sự "đáng tin cậy" hay "căng thẳng" của các chuyến hàng đường sắt Trung Quốc - Anh. Các hoạt động tốt nhất tiếp cận việc chuyển tải như một quy trình được lên kế hoạch, chứ không phải là một cuộc chạy đua vào phút cuối. Họ tổ chức việc bàn giao trước thời hạn, đảm bảo mọi người đều biết nghĩa vụ của mình, đảm bảo chất lượng giấy tờ cao, lựa chọn phương pháp thực hiện tốt nhất và xử lý các hạn chế tại nhà ga với kỷ luật hẹn giờ thực tế.

Bạn có thể giảm chi phí lưu trữ, loại bỏ những hư hỏng có thể tránh được và giữ đúng lời hứa giao hàng ngay cả khi lịch trình đường sắt thay đổi bằng cách tạo gói chuyển hàng lặp lại, theo dõi các mốc thời gian và chuẩn hóa cách xử lý các trường hợp ngoại lệ. Theo thời gian, những cải tiến này sẽ tích lũy: ít bất ngờ hơn, giao hàng nhanh hơn, quan hệ đối tác tốt hơn với các nhà vận chuyển và chi phí cuối cùng dễ dự đoán hơn.

Topway Shipping là một lựa chọn tuyệt vời nếu bạn muốn hợp tác với một đối tác logistics có thể xử lý các chuyến vận chuyển xuyên biên giới phức tạp từ đầu đến cuối. Có trụ sở tại Thâm Quyến, Trung Quốc, Topway Shipping là nhà cung cấp chuyên nghiệp các giải pháp logistics thương mại điện tử xuyên biên giới từ năm 2010. Những người sáng lập công ty có hơn 15 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực logistics quốc tế và thông quan, đặc biệt tập trung vào vận chuyển hàng hóa giữa Trung Quốc và Mỹ. Họ xử lý tất cả các khâu trong chuỗi logistics, từ vận chuyển chặng đầu đến kho bãi quốc tế, thông quan và giao hàng chặng cuối. Họ cũng cung cấp dịch vụ vận tải đường biển linh hoạt với container đầy đủ (FCL) và container lẻ (LCL) từ Trung Quốc đến các cảng lớn trên thế giới. Điều này có thể hữu ích nếu bạn muốn một chiến lược vận tải đa phương thức bao gồm đường sắt, đường bộ và đường biển tùy thuộc vào mùa vụ và năng lực vận chuyển.

Câu Hỏi Thường Gặp

Hỏi: Nguyên nhân chính gây ra sự chậm trễ trong quá trình chuyển hàng từ đường sắt sang đường bộ ở Anh là gì?
A: Nguyên nhân phổ biến nhất là do thời gian hàng hóa sẵn có, thời gian thông quan và thời gian xe tải giao hàng không trùng khớp. Chỉ cần lệch vài giờ cũng có thể dẫn đến thiếu chỗ trống và tồn kho dư thừa.

Hỏi: Tôi có nên luôn sử dụng dịch vụ vận chuyển hàng trực tiếp từ kho đến tận nơi để tiết kiệm chi phí không?
A: Không phải lúc nào cũng vậy. Giao hàng trực tiếp giúp giảm thiểu các khâu trung gian, nhưng có thể làm tăng rủi ro nếu người nhận hàng có thời gian nhận hàng ngắn hoặc nếu ngày thông quan không rõ ràng. Chuyển hàng qua kho trung chuyển có thể tốn kém hơn, nhưng thường mang lại cho bạn sự kiểm soát và độ tin cậy cao hơn.

Hỏi: Làm thế nào để giảm thiểu rủi ro hư hỏng trong quá trình vận chuyển?
A: Khi có thể, hãy hạn chế số lần hàng hóa tiếp xúc với vật chứa, đảm bảo các pallet chắc chắn và được dán nhãn đúng cách tại điểm xuất phát, đồng thời yêu cầu kiểm tra tình trạng hàng hóa có ghi lại thời gian và hình ảnh trước mỗi lần bàn giao.

Hỏi: Những giấy tờ nào quan trọng nhất để tránh chậm trễ trong quá trình vận chuyển do thủ tục hải quan?
A: Hóa đơn thương mại rõ ràng, danh sách đóng gói chính xác, thông tin người nhận hàng/nhà nhập khẩu nhất quán, mã HS chính xác và bất kỳ tuyên bố tuân thủ nào cần thiết đối với các mặt hàng được quy định đều rất quan trọng. Kiểm tra càng sớm thì việc thông quan càng dễ dàng hơn.

Hỏi: Vận chuyển hàng hóa theo hình thức ký gửi đến kho có tốt hơn so với làm thủ tục hải quan tại bến cảng không?
A: Điều đó còn tùy thuộc. Vận chuyển hàng hóa theo hình thức kho ngoại quan có thể giảm chi phí lưu kho và thời gian tại cảng, nhưng cần có quy trình tuân thủ chặt chẽ và đối tác đáng tin cậy. Việc thông quan tại bến cảng thì dễ hơn, nhưng bạn phải đối mặt với bất kỳ sự chậm trễ nào tại đó.

Hỏi: Tôi nên theo dõi những chỉ số nào để cải thiện hiệu quả chuyển nhượng?
A: Hãy theo dõi thời gian giữa lúc hàng có sẵn và lúc xuất kho, thời gian giữa lúc xuất kho và lúc nhận hàng, tỷ lệ nhận hàng trong thời gian rảnh, tỷ lệ thành công của các cuộc hẹn và số lượng hàng hư hỏng hoặc thiếu hụt tại mỗi kho trung chuyển. Những thông tin này sẽ cho bạn biết chính xác quy trình của bạn đang gặp vấn đề ở đâu.