Quản lý thủ tục hải quan và chứng từ cho các lô hàng CNY xuất khẩu sang Chile
Giới thiệu
Tết Nguyên Đán (CNY) là thời điểm vừa để ăn mừng vừa là thời điểm thử thách chuỗi cung ứng trên toàn thế giới. Khi các nhà máy đóng cửa, hoạt động cảng chậm lại và các tàu chở hàng quá tải, ngay cả một sai sót nhỏ nhất trong thủ tục hải quan cũng có thể gây ra sự chậm trễ kéo dài hàng tuần. Trong thời gian bận rộn này, các công ty xuất khẩu từ Trung Quốc sang Chile cần đảm bảo thủ tục hải quan và giấy tờ của họ chính xác. Đó không chỉ là vấn đề tuân thủ quy định; mà còn là cách để vượt lên trước đối thủ cạnh tranh.
Chile sở hữu một trong những nền kinh tế mở và thân thiện với thương mại nhất ở Mỹ Latinh, nhưng điều đó không có nghĩa là thủ tục hải quan "dễ dàng". Nếu hóa đơn của bạn bị thiếu, mô tả sản phẩm không rõ ràng, mã HS sai hoặc thiếu giấy chứng nhận, hải quan có thể kiểm tra hoặc giữ lại lô hàng của bạn, đặc biệt là khi họ đang bận rộn với rất nhiều lô hàng trước và sau Tết Nguyên đán. Khi điều này xảy ra vào thời điểm ít ngày làm việc ở Trung Quốc, việc giải quyết vấn đề sẽ trở nên khó khăn hơn rất nhiều.
Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách thức thực tế để xử lý thủ tục hải quan và giấy tờ cho các lô hàng Tết Nguyên Đán từ Trung Quốc sang Chile. Chúng ta sẽ thảo luận về tình hình hải quan tại Chile, các giấy tờ quan trọng cần chuẩn bị, thời điểm gửi chúng trong dịp Tết Nguyên Đán và các cách cụ thể để tránh chậm trễ. Chúng ta cũng sẽ nói về cách các đối tác logistics chuyên nghiệp có thể giúp bạn đảm bảo an toàn trong suốt thời gian bận rộn này trong năm.
Hiểu rõ bối cảnh vận chuyển hàng hóa dịp Tết Nguyên Đán
Kỳ nghỉ dài nhất và quan trọng nhất ở Trung Quốc thường diễn ra vào dịp Tết Nguyên đán. Nhiều nhà máy đóng cửa hoàn toàn trong một đến hai tuần, trong khi một số nhà máy khác hoạt động với công suất thấp hơn trong thời gian dài hơn. Trong những tuần trước kỳ nghỉ, các hãng vận tải và công ty giao nhận hàng hóa nhận được rất nhiều đơn đặt hàng, khiến cho các đội vận chuyển nội địa và làm thủ tục giấy tờ khó có thể theo kịp. Điều này có nghĩa là các nhà vận chuyển hàng hóa đến Chile có ít thời gian hơn để hoàn tất mọi thủ tục một cách chu đáo.
Hàng nhập khẩu vẫn tiếp tục đổ vào Chile, nhưng dòng chảy hàng hóa thường không đều. Trước Tết Nguyên đán, từng đợt hàng hóa rời Trung Quốc và đến Chile trong một khoảng thời gian khá ngắn. Các nhân viên hải quan, nhà điều hành cảng và các công ty logistics địa phương phải đối phó với những đợt tăng đột biến này. Một vấn đề nhỏ về giấy tờ có thể biến thành một vấn đề lớn gây tốn kém nhiều tiền nếu nó xảy ra cùng lúc với các vấn đề khác của mọi người.
Nhu cầu theo mùa giữa Trung Quốc và Chile
Tuyến thương mại giữa Trung Quốc và Chile rất nhộn nhịp với các mặt hàng như đồ điện tử tiêu dùng, đồ gia dụng, dệt may, máy móc và ngày càng nhiều kiện hàng thương mại điện tử. Nhiều nhà nhập khẩu và nhà bán lẻ trực tuyến của Chile tích trữ hàng hóa trước mùa mua sắm địa phương, trùng với thời điểm các đợt vận chuyển hàng hóa dịp Tết Nguyên đán.
Các nhà vận chuyển thường cố gắng đẩy lịch sản xuất và bốc xếp hàng hóa càng muộn càng tốt trước Tết Nguyên đán để không phải lưu trữ quá nhiều hàng tồn kho trong thời gian quá dài. Nhưng nếu chờ quá lâu, khả năng thủ tục giấy tờ bị làm vội vàng, kiểm tra qua loa hoặc không được phối hợp chính xác giữa nhà vận chuyển, công ty giao nhận và người môi giới hải quan sẽ tăng lên.
Những vấn đề thường gặp trong dịp Tết Nguyên Đán
Hàng năm vào dịp Tết Nguyên Đán, đều xảy ra một số thách thức. Hóa đơn thương mại được gửi đi nhanh chóng và không bao gồm các thông tin quan trọng như mã HS chính xác hoặc mô tả sản phẩm rõ ràng bằng tiếng Anh hoặc tiếng Tây Ban Nha. Danh sách đóng gói có thể không khớp chính xác với số tiền trên hóa đơn, điều này có thể gây ra vấn đề tại hải quan Chile. Vận đơn được gửi đi với những sửa đổi vào phút cuối mà không phải lúc nào cũng được phản ánh trong tất cả các tài liệu.
Ngoài ra, sự chậm trễ trong liên lạc cũng thường xuyên xảy ra. Sẽ rất khó để trả lời kịp thời nếu hải quan Chile yêu cầu thêm thông tin hoặc giấy tờ trong khi nhà máy hoặc nhóm tài chính của bạn ở Trung Quốc đang đi nghỉ. Đó là lý do tại sao việc chủ động và chuẩn bị đầy đủ giấy tờ vào dịp Tết Nguyên đán lại quan trọng hơn bao giờ hết.
Quy định hải quan đối với hàng hóa nhập khẩu vào Chile
Cơ quan hải quan Chile, Servicio Nacional de Aduanas, có luật lệ và hệ thống rõ ràng. Thuế quan, phí và quy trình đều phù hợp với tiêu chuẩn thương mại quốc tế, đặc biệt đối với hàng hóa nhập khẩu từ các đối tác lớn như Trung Quốc. Tuy nhiên, các thanh tra hải quan vẫn sẽ kiểm tra kỹ lưỡng bất kỳ kiện hàng nào có giấy tờ không đầy đủ, không nhất quán hoặc đáng ngờ, đặc biệt nếu kiện hàng đó chứa các mặt hàng có giá trị hoặc hàng hóa thuộc diện kiểm soát.
Khi một lô hàng đến Chile, hải quan thường kiểm tra giấy tờ, đánh giá mức độ nguy hiểm, và đôi khi thậm chí kiểm tra cả lô hàng. Loại sản phẩm, giá trị khai báo, quốc gia xuất xứ, lịch sử nhập khẩu và chất lượng bề ngoài của giấy tờ đều ảnh hưởng đến mức độ rủi ro. Trong những thời điểm bận rộn như Tết Nguyên đán, mục tiêu là duy trì ở nhóm "rủi ro thấp, thông quan thông thường". Đây là lúc các giấy tờ được soạn thảo kỹ lưỡng phát huy tác dụng lớn.
Mã số thuế quan và phân loại sản phẩm
Hải quan Chile cần biết phân loại HS (Hệ thống hài hòa) chính xác. Mã thuế quan không chỉ cho bạn biết mức thuế hải quan phải trả mà còn cho biết bạn có cần thêm giấy phép, chứng nhận hoặc phê duyệt kỹ thuật nào khác không. Nếu phân loại sai, bạn có thể phải trả thiếu hoặc thừa thuế, bị phạt, hoặc thậm chí bị hải quan phân loại lại và tính phí thêm.
Nhiều sản phẩm được vận chuyển từ Trung Quốc sang Chile được hưởng các thỏa thuận thuế quan ưu đãi hoặc mức thuế thấp hơn, tùy thuộc vào các hiệp định thương mại và loại hàng hóa. Vì mã HS có thể liên quan đến mức thuế ưu đãi đặc biệt hoặc yêu cầu giấy chứng nhận xuất xứ, nên việc phân loại chính xác càng trở nên quan trọng hơn. Không nên cho rằng hải quan sẽ "chấp nhận" mã chung chung trong dịp Tết Nguyên đán, đặc biệt nếu thủ tục giấy tờ có vẻ vội vàng.
Thuế và phí tại Chile
Khi hàng hóa nhập khẩu vào Chile, chúng thường phải trả thuế hải quan (thường là mức thấp đối với hầu hết các mặt hàng và đôi khi miễn thuế hoàn toàn đối với một số loại hàng hóa theo các hiệp định thương mại) và thuế giá trị gia tăng (IVA), thường là 19%. Ngoài ra, có thể có thêm các loại thuế hoặc phí khác chỉ áp dụng cho một số loại sản phẩm nhất định.
Giá trị CIF (Giá thành, Bảo hiểm và Cước phí) thường được sử dụng để tính giá trị hải quan mà các khoản phí này dựa trên đó. Điều đó có nghĩa là giá trị hàng hóa khai báo, cũng như chi phí vận chuyển và bảo hiểm, phải chính xác và được ghi chép đầy đủ. Nếu hóa đơn thương mại và chứng từ vận chuyển của bạn không khớp, hải quan có thể nghi ngờ giá trị bạn đã khai báo hoặc thậm chí thay đổi nó, điều này sẽ gây ra sự chậm trễ và thêm thủ tục giấy tờ vào thời điểm tồi tệ nhất.
Hồ sơ pháp lý chính cho các lô hàng CNY từ Trung Quốc sang Chile
Cơ quan hải quan Chile không yêu cầu giấy tờ lạ, nhưng họ muốn mọi thứ phải đầy đủ, nhất quán và rõ ràng. Đối với các lô hàng xuất khẩu từ Trung Quốc vào dịp Tết Nguyên đán, hóa đơn thương mại, danh sách đóng gói, chứng từ vận chuyển (như vận đơn đường biển hoặc vận đơn hàng không), giấy chứng nhận xuất xứ (nếu cần) và bất kỳ giấy phép hoặc chứng nhận sản phẩm nào được yêu cầu đều rất quan trọng.
Dưới đây là danh sách các tài liệu quan trọng và những điều cần chú ý trong mùa cao điểm Tết Nguyên Đán để giúp bạn dễ dàng hình dung hơn về những nhu cầu cần thiết.
| Tài liệu | Được cấp bởi | Mục đích chính | Ghi chú cho mùa Tết Nguyên Đán |
|---|---|---|---|
| Hóa đơn thương mại | Nhà xuất khẩu / Người bán | Nêu rõ giá trị, điều khoản và chi tiết sản phẩm. | Hãy đảm bảo mô tả chi tiết, mã HS, Incoterms và đơn vị tiền tệ được ghi rõ ràng. |
| Danh sách đóng gói | Nhà xuất khẩu / Kho | Hiển thị chi tiết đóng gói và số lượng. | Hãy đảm bảo số lượng, trọng lượng và bao bì hoàn toàn khớp với hóa đơn. |
| Vận đơn (B/L) hoặc Vận đơn hàng không (AWB) | Người vận chuyển / Giao nhận hàng hóa | Bằng chứng vận chuyển và quyền sở hữu hàng hóa | Kiểm tra kỹ người gửi hàng, người nhận hàng, bên được thông báo và mô tả hàng hóa trước Tết Nguyên đán. |
| Giấy chứng nhận xuất xứ | Phòng Thương mại hoặc Cơ quan có thẩm quyền | Xác nhận nguồn gốc xuất xứ cho mục đích thuế/phí hải quan. | Hãy chuẩn bị sớm; việc đóng cửa vào các ngày lễ có thể làm chậm quá trình phát hành hoặc sửa chữa. |
| Hợp đồng/Giấy chứng nhận bảo hiểm | Nhà cung cấp dịch vụ bảo hiểm | Thể hiện khả năng bảo vệ trong quá trình di chuyển | Đảm bảo giá trị bảo hiểm khớp với hóa đơn và điều khoản vận chuyển để tránh các thắc mắc về định giá. |
| Giấy phép/Chứng chỉ đặc biệt | Nhà xuất khẩu, nhà nhập khẩu hoặc cơ quan chức năng | Tuân thủ các quy tắc về sức khỏe, an toàn hoặc kỹ thuật. | Hãy xác nhận thời gian giao hàng — thời gian này có thể lâu hơn khi các văn phòng hoạt động với số lượng nhân viên tối thiểu. |
| Tệp dữ liệu thương mại điện tử (dành cho các lô hàng bưu kiện) | Nhà cung cấp nền tảng/dịch vụ hậu cần | Cung cấp thông tin chi tiết từng mặt hàng để được thanh lý hàng số lượng lớn. | Kiểm tra trước định dạng dữ liệu và mã để tránh lỗi hệ thống trong thời gian cao điểm. |
Tất cả các giấy tờ này phải thể hiện cùng một thông tin. Mặt hàng trên hóa đơn của bạn phải giống với mặt hàng trên phiếu đóng gói và chứng từ vận chuyển, bao gồm cả kiểu dáng, chất liệu hoặc chức năng nếu có. Một trong những lý do phổ biến nhất dẫn đến các câu hỏi của hải quan ở Chile là khi mọi thứ không khớp nhau.
Hóa đơn thương mại: Xương sống của bộ giấy tờ Tết Nguyên Đán của bạn
Nhân viên hải quan thường xem hóa đơn thương mại trước tiên để biết hàng hóa nhập khẩu vào nước này là gì và giá trị bao nhiêu. Khi gửi hàng đến Chile, bạn không thể chỉ ghi “đồ điện tử” hoặc “quần áo”. Thay vào đó, bạn nên cung cấp mô tả rõ ràng, chi tiết như “Tai nghe không dây Bluetooth, chụp tai, kèm pin lithium” hoặc “Áo phông nam bằng cotton, 100% cotton, in họa tiết, nhiều màu”.
Hóa đơn cũng cần ghi rõ mã HS cho từng mặt hàng, đơn giá, tổng giá, điều khoản Incoterm (ví dụ: FOB Thâm Quyến hoặc CIF Valparaíso), đơn vị tiền tệ và điều khoản thanh toán. Nếu bạn đang sử dụng điều khoản thuế quan ưu đãi trong thỏa thuận thương mại, mã HS và bất kỳ giấy chứng nhận xuất xứ nào đi kèm cũng phải khớp với mã HS đó. Trong thời gian cao điểm Tết Nguyên Đán, đừng chỉ sử dụng các mẫu từ các lô hàng trước để kiểm tra hóa đơn. Hãy đảm bảo bạn có đủ thời gian trong lịch trình để làm việc này một cách chính xác.
Một vấn đề thực tế khác cần xem xét là ngôn ngữ. Bạn có thể sử dụng tiếng Trung trong hoạt động kinh doanh của mình, nhưng hóa đơn xuất cho hải quan Chile phải bằng tiếng Anh hoặc tiếng Tây Ban Nha. Hóa đơn song ngữ có thể hữu ích, nhưng chúng cần phải giống nhau. Nếu phần mô tả bằng tiếng Anh và tiếng Trung không khớp nhau, người ta có thể thắc mắc. Điều này rất quan trọng nếu sản phẩm của bạn có thể có nhiều mã HS khác nhau tùy thuộc vào cách thức hoạt động hoặc thành phần cấu tạo của nó.
Danh sách đóng gói: Phù hợp với thực tế vật lý
Phiếu đóng gói thể hiện thực tế hàng hóa, trong khi hóa đơn thương mại thể hiện giá trị và điều khoản bán hàng. Nó cho biết cách thức đóng gói hàng hóa, số lượng thùng, trọng lượng tịnh và trọng lượng cả bì, và đôi khi cả cách sắp xếp pallet. Khi các đợt sản xuất kết thúc và thùng carton được kiểm đếm, phiếu đóng gói cho các lô hàng Tết Nguyên Đán thường được thay đổi vào phút cuối, điều này có thể dẫn đến sai sót.
Để giảm thiểu rủi ro, phiếu đóng gói cần phải khớp với hóa đơn thương mại từng dòng một càng nhiều càng tốt. Hải quan có thể cho rằng hóa đơn hoặc phiếu đóng gói có sai sót nếu hóa đơn ghi 1,000 đơn vị sản phẩm còn phiếu đóng gói ghi 950 đơn vị. Bạn vẫn có thể phải chờ cho đến khi vấn đề được làm rõ, ngay cả khi không có hành vi gian lận nào xảy ra. Điều này càng khó thực hiện hơn khi các nhân viên quan trọng đang đi nghỉ mát.
Một việc làm thông minh khác là đảm bảo các ký hiệu trên thùng carton (nhãn dán bên ngoài mỗi thùng) khớp với thông tin trên phiếu đóng gói. Nếu số thùng, tên sản phẩm hoặc mã SKU khác nhau, nhân viên hải quan ở Chile có thể phải mở nhiều thùng hơn mức cần thiết, điều này có thể gây chậm trễ. Điều này đặc biệt tồi tệ trong dịp Tết Nguyên đán vì việc kiểm tra có thể bị dồn lại khi có nhiều lô hàng nhập khẩu cùng một lúc.
Chứng từ vận chuyển: Vận đơn đường biển và vận đơn đường hàng không
Vận đơn của bạn (cho vận tải đường biển) hoặc vận đơn hàng không (cho vận tải hàng khôngVận đơn (bill of lading) không chỉ đơn thuần là hợp đồng vận chuyển; nó còn là một chứng từ hải quan. Nhân viên hải quan ở Chile có thể kiểm tra xem thông tin trên vận đơn có khớp với hóa đơn và danh sách đóng gói hay không. Vì vậy, mô tả hàng hóa cần phải đủ chính xác để khớp với hóa đơn, ngay cả khi đó chỉ là bản tóm tắt.
Trước Tết Nguyên Đán, các hãng vận tải và đại lý giao nhận hàng hóa chịu áp lực rất lớn phải nhanh chóng phát hành các chứng từ vận chuyển, và các chủ hàng cũng rất muốn hàng hóa của mình được xếp lên tàu. Đây là lúc các lỗi bắt đầu xảy ra, chẳng hạn như tên người nhận hàng không chính xác, địa chỉ cũ hoặc thiếu thông tin bên nhận thông báo. Bạn có thể phải chờ lâu hơn để được cập nhật vận đơn sau khi Tết Nguyên Đán đã bắt đầu, hoặc các nhóm xử lý giấy tờ có thể thiếu nhân lực.
Khi vận chuyển hàng hóa bằng đường biển, điều quan trọng là phải biết lô hàng của bạn là FCL (hàng nguyên container) hay LCL (hàng lẻ container). Hàng hóa LCL gom chung đặc biệt nhạy cảm với các vấn đề về giấy tờ vì chỉ một sai sót nhỏ trong giấy tờ cũng có thể làm chậm toàn bộ quá trình gom hàng. Tốt nhất là nên phối hợp chặt chẽ với công ty giao nhận vận tải để đảm bảo bạn hiểu rõ thời hạn gom hàng và giấy tờ, đặc biệt là trong tuần trước Tết Nguyên đán.
Giấy chứng nhận, giấy phép và các yêu cầu cụ thể đối với sản phẩm
Một số mặt hàng nhập khẩu từ Trung Quốc sang Chile cần có các giấy phép hoặc chứng nhận nhất định, chẳng hạn như chứng nhận vệ sinh, chứng nhận kiểm dịch thực vật, tài liệu tuân thủ kỹ thuật hoặc chứng nhận an toàn. Ví dụ, một số thực phẩm, mỹ phẩm và thiết bị điện tử có thể phải tuân thủ các quy định nghiêm ngặt hơn.
Vấn đề trong dịp Tết Nguyên Đán là các cơ quan cấp hoặc xác minh giấy tờ có thể có lịch nghỉ lễ riêng, ở Trung Quốc hoặc Chile. Nếu bạn phát hiện ra vào phút cuối rằng mình cần một giấy chứng nhận nào đó, bạn có thể không lấy được nó trước khi hàng hóa sẵn sàng. Điều này đặt bạn vào tình thế khó xử: bạn có thể trì hoãn việc vận chuyển hoặc gửi hàng và hy vọng không có vấn đề gì với hải quan khi hàng đến.
Để tránh tình huống này, hãy dành những tuần và tháng trước Tết Nguyên Đán để xem xét lại dòng sản phẩm của bạn và đảm bảo bạn tuân thủ tất cả các quy định. Hãy hỏi người môi giới hải quan của bạn ở Chile xem có bất kỳ hạn chế mới nào được áp dụng hay không hoặc liệu một số sản phẩm có được xếp vào các loại rủi ro khác nhau hay không. Khi bạn đã biết mình cần những giấy tờ gì, hãy dành đủ thời gian để chuẩn bị chúng trước ngày bốc hàng dự kiến.
Quản lý tài liệu cần xử lý gấp trong dịp Tết Nguyên Đán
Nếu bạn muốn xử lý các thủ tục hải quan và giấy tờ trong dịp Tết Nguyên Đán, bạn cần coi thời gian là nguồn lực quan trọng nhất. Khi mùa lễ hội bắt đầu ở Trung Quốc, bạn sẽ có ít thời gian hơn để giải quyết vấn đề. Điều đó có nghĩa là việc lên kế hoạch trước, theo dõi các phiên bản khác nhau và làm việc cùng nhau trực tuyến đều rất quan trọng.
Việc thiết lập các “thời hạn chót CNY” nội bộ sớm hơn thời hạn chót của công ty giao nhận vận tải là một cách tốt để thực hiện điều này. Ví dụ, nếu công ty giao nhận của bạn muốn nhận được chứng từ cuối cùng ba ngày trước khi tàu rời bến, bạn có thể thiết lập thời hạn nội bộ để hoàn thành hóa đơn và danh sách đóng gói bảy ngày trước đó. Bạn sẽ có thêm thời gian để khắc phục sự cố và lấy chữ ký hoặc đóng dấu trước khi văn phòng đóng cửa.
Các công cụ kỹ thuật số cũng rất hữu ích. Việc sử dụng các nền tảng chia sẻ tài liệu, mẫu thống nhất và quy trình phê duyệt rõ ràng giúp giảm thiểu khả năng mọi người phải gửi những email ngẫu nhiên bị thất lạc trong hộp thư đến bận rộn. Tất cả những người liên quan, bao gồm nhà xuất khẩu, nhà nhập khẩu, người giao nhận vận tải và người môi giới hải quan, đều nên biết chính xác nơi để lấy phiên bản mới nhất của mỗi tài liệu. Sự minh bạch này có thể giúp các nhóm tránh hiểu nhầm và phải làm lại cùng một việc khi họ đã rất bận rộn trong dịp Tết Nguyên đán.
Đồng bộ với lịch nghỉ lễ của Trung Quốc và Chile
Một điểm khác mà mọi người thường hay quên là lịch nghỉ lễ của Trung Quốc và Chile. Tết Nguyên Đán là ngày lễ quan trọng nhất ở Trung Quốc, nhưng Chile cũng có những ngày lễ chính thức và thời điểm bận rộn riêng trong năm. Một lô hàng rời Trung Quốc ngay trước Tết Nguyên Đán có thể đến Chile vào khoảng thời gian nghỉ lễ địa phương, điều này có thể làm cho tình trạng chậm trễ trở nên tồi tệ hơn.
Khi lập kế hoạch giao hàng, hãy kiểm tra cả hai lịch để tránh rủi ro này. Lập danh sách các ngày quan trọng, chẳng hạn như những ngày cuối cùng nhà máy và công ty vận chuyển hàng hóa của bạn mở cửa trước Tết Nguyên đán, thời gian dự kiến tàu rời bến, thời gian dự kiến tàu cập cảng Chile, và bất kỳ ngày lễ hoặc thời điểm bận rộn nào của Chile có thể làm chậm quá trình thông quan. Bạn có thể tìm thấy "vùng nguy hiểm" trên toàn bộ tiến trình, nơi một sự chậm trễ nhỏ cũng có thể khiến lô hàng của bạn bị kẹt trong thời điểm thiếu hụt năng lực ở cả hai đầu chuỗi cung ứng.
Các chiến lược thiết thực để tránh bị chậm trễ tại hải quan
Không ai có thể loại bỏ hoàn toàn rủi ro trong dịp Tết Nguyên Đán, nhưng có một số việc đơn giản bạn có thể làm để giảm đáng kể khả năng gặp rắc rối với hải quan ở Chile. Đầu tiên là yêu cầu phân loại và mô tả sản phẩm phải chính xác và đầy đủ. Nếu bạn muốn chắc chắn rằng sản phẩm của mình được phân loại đúng cách, hãy làm việc với người am hiểu cả sản phẩm của bạn và các quy định phân loại HS. Đó có thể là chuyên gia nội bộ, người môi giới hải quan của bạn hoặc một nhà tư vấn chuyên về lĩnh vực này.
Kỹ thuật thứ hai là đảm bảo tất cả các giấy tờ của bạn đều giống nhau. Khi chuẩn bị gửi hàng đến Chile trong thời gian cao điểm Tết Nguyên Đán, hãy coi toàn bộ giấy tờ của bạn như một kiện hàng duy nhất thay vì nhiều tờ rơi riêng lẻ. Kiểm tra hóa đơn, danh sách đóng gói và giấy tờ vận chuyển từng dòng một, đặc biệt là đối với những mặt hàng có giá trị cao hoặc dễ vỡ. Có vẻ như việc này tốn nhiều công sức, nhưng nó nhanh hơn rất nhiều so với việc phải xử lý việc bị hải quan giữ lại sau này.
Cách thứ ba để hoàn tất mọi việc là đảm bảo bạn có thể trao đổi rõ ràng với người môi giới hải quan ở Chile. Cung cấp cho họ thông tin chi tiết về hàng hóa sớm và yêu cầu họ xem xét các bản dự thảo chứng từ trước khi hoàn thiện, ít nhất là đối với các container quan trọng nhất. Ý kiến của họ có thể giúp bạn khắc phục sự cố trong khi đội ngũ của bạn ở Trung Quốc vẫn còn tại đó. Nếu có bất kỳ yếu tố rủi ro nào đã biết, chẳng hạn như các loại sản phẩm đã gây khó khăn trong quá khứ, hãy thông báo trước cho mọi người để có thể thực hiện các biện pháp giảm thiểu tác động.
Những lưu ý đặc biệt đối với các lô hàng thương mại điện tử
Thương mại điện tử xuyên biên giới giữa Trung Quốc và Chile đã phát triển nhanh chóng, đặc biệt là trong các lĩnh vực điện tử, thời trang và đồ gia dụng. Cách thức hoạt động của thương mại điện tử khác với cách thức vận chuyển hàng hóa truyền thống. Ví dụ, thay vì một vài container lớn cho mỗi nhà nhập khẩu, có thể có hàng nghìn kiện hàng nhỏ được vận chuyển qua đường bưu điện hoặc chuyển phát nhanh, cũng như các lô hàng B2C kết hợp.
Đối với những hoạt động vận chuyển này, thủ tục giấy tờ chủ yếu dựa trên dữ liệu. Hải quan có thể sử dụng các tập tin dữ liệu điện tử chứa thông tin chi tiết từng mặt hàng, chẳng hạn như mô tả sản phẩm, giá trị, mã HS, thông tin người mua và số tham chiếu đơn hàng, thay vì chỉ sử dụng một hóa đơn và phiếu đóng gói. Trong dịp Tết Nguyên đán, các nền tảng và công ty logistics phải xử lý lượng dữ liệu lớn hơn nhiều, và hệ thống hải quan tại Chile cũng có thể hoạt động rất bận rộn.
Dữ liệu sản phẩm của bạn cần phải sạch sẽ và nhất quán để không gây ra vấn đề khi thông quan. Mô tả sản phẩm phải rõ ràng và không chứa nhiều thuật ngữ tiếp thị khó hiểu. Mã HS phải khớp với sản phẩm đang được bán, và giá trị được công bố phải thể hiện giá bán thực tế, chứ không phải giá quá thấp. Các quan chức hải quan trên toàn thế giới, đặc biệt là ở Mỹ Latinh, đang chú ý nhiều hơn đến các gói hàng thương mại điện tử có giá trị thấp. Điều này có nghĩa là dữ liệu không chính xác sẽ dễ bị phát hiện hơn.
Nếu bạn là người bán hàng thương mại điện tử giao hàng đến Chile bằng các giải pháp vận chuyển xuyên biên giới đặc thù, hãy liên hệ với nhà cung cấp dịch vụ hậu cần của bạn trước Tết Nguyên đán. Hãy chắc chắn rằng bạn biết ngày cắt giảm đơn hàng của họ cho dịp Tết Nguyên đán, bất kỳ yêu cầu định dạng dữ liệu đặc biệt nào và thời gian vận chuyển cũng như thông quan. Điều này có thể giúp bạn đưa ra những cam kết về thời gian giao hàng mà bạn có thể thực hiện với khách hàng Chile và tránh làm tổn hại đến uy tín của mình bằng cách khiến họ phải chờ đợi lâu hơn dự kiến.
Ví dụ minh họa: Một lô hàng điện tử tiêu dùng (CNY) được vận chuyển đến Chile.
Hãy tưởng tượng một nhà nhập khẩu người Chile đặt mua hai container hàng điện tử tiêu dùng, bao gồm đồng hồ thông minh và tai nghe không dây, từ các nhà cung cấp ở Thâm Quyến và Đông Quan. Hàng hóa sẽ được vận chuyển đến San Antonio, Chile, khoảng một tháng sau đó, một tuần trước Tết Nguyên đán. Nhà nhập khẩu muốn hàng hóa được xử lý nhanh chóng để họ có thể bổ sung hàng trước một chiến dịch quảng cáo địa phương.
Nếu bạn không chuẩn bị kỹ lưỡng giấy tờ, rất nhiều vấn đề có thể phát sinh. Hóa đơn thương mại có thể sử dụng các cụm từ chung chung như “thiết bị âm thanh” và “thiết bị đeo được”, và có thể sao chép mã HS từ lô hàng trước đó có yêu cầu kỹ thuật khác nhau. Danh sách đóng gói có thể không nêu rõ mặt hàng nào là sản phẩm chính và mặt hàng nào là phụ kiện, dẫn đến việc gửi sai số lượng từng mặt hàng. Vận đơn chỉ ghi chung chung là “thiết bị điện tử”, điều này càng khiến hải quan thêm lo ngại.
Giờ hãy nghĩ về một cách làm việc có tổ chức hơn. Nhà xuất khẩu và nhà nhập khẩu thống nhất về mô tả mặt hàng tiêu chuẩn và mã HS trước đó vài tuần. Nhân viên hải quan tại Chile kiểm tra các mã này. Hóa đơn thương mại có một dòng riêng cho mỗi mẫu sản phẩm, với thông tin kỹ thuật chính xác và giá trị CIF. Danh sách đóng gói được thiết lập để khớp với các dòng trên hóa đơn, và nhãn thùng carton sử dụng cùng mã SKU. Vận đơn có mô tả chi tiết hơn, ví dụ như “Tai nghe Bluetooth không dây và đồng hồ thông minh dành cho người tiêu dùng, không nguy hiểm”.
Khi các container đến Chile, hệ thống hải quan có thể thấy rằng tất cả giấy tờ đều đầy đủ và tuân theo một quy trình rõ ràng. Ngay cả khi việc kiểm tra ngẫu nhiên hoặc loại sản phẩm dẫn đến việc chọn một container để kiểm tra, giấy tờ rõ ràng giúp quá trình diễn ra suôn sẻ và nhanh chóng hơn. Mặc dù Tết Nguyên đán khiến mọi thứ khó khăn hơn đối với khâu hậu cần ở khâu đầu nguồn, nhà nhập khẩu vẫn nhận được hàng hóa kịp thời cho chiến dịch của họ.
Hợp tác với Topway Shipping để đảm bảo vận chuyển hàng hóa liền mạch từ Tết Nguyên Đán đến Chile.
Việc xử lý thủ tục hải quan và giấy tờ trong dịp Tết Nguyên Đán có thể rất khó khăn, đặc biệt đối với các doanh nghiệp không am hiểu nhiều về vận chuyển quốc tế. Một đối tác logistics chuyên nghiệp có thể giúp ích rất nhiều trong tình huống này. Bạn có thể hợp tác với một đối tác am hiểu toàn bộ chuỗi cung ứng, từ cổng nhà máy ở Trung Quốc đến khâu giao hàng cuối cùng ở Chile, thay vì phải làm việc với nhiều nhà cung cấp khác nhau.
Công ty vận tải Topway, có trụ sở tại Thâm Quyến, Trung Quốc, là nhà cung cấp chuyên nghiệp các giải pháp logistics thương mại điện tử xuyên biên giới từ năm 2010. Đội ngũ sáng lập có hơn 15 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực logistics quốc tế và thông quan, đặc biệt tập trung vào vận chuyển hàng hóa giữa Trung Quốc và Hoa Kỳ. Kỹ năng xử lý các kênh thương mại phức tạp, đòi hỏi thời gian chính xác này cũng rất hữu ích cho các tuyến vận chuyển giữa Trung Quốc và Chile cũng như các khu vực khác ở Mỹ Latinh.
Công ty vận tải Topway cung cấp đầy đủ các dịch vụ hậu cần, bao gồm vận chuyển chặng đầu từ các nhà máy và kho hàng trên khắp Trung Quốc và ra nước ngoài. nhập kho Với vị trí chiến lược, Topway hỗ trợ thủ tục hải quan và cung cấp giải pháp giao hàng chặng cuối cho cả thương mại điện tử và nhập khẩu truyền thống. Topway cung cấp dịch vụ vận chuyển hàng nguyên container (FCL) và hàng lẻ container (LCL) linh hoạt từ Trung Quốc đến các cảng trọng điểm trên toàn thế giới. Thời gian giao hàng có thể được điều chỉnh phù hợp với chu kỳ bán hàng và tồn kho của bạn.
Trên thực tế, điều này có nghĩa là Topway có thể giúp bạn hoàn tất thủ tục giấy tờ trước đợt cao điểm Tết Nguyên Đán, đảm bảo đặt chỗ tàu và chuyến bay phù hợp với thời hạn của bạn, và phối hợp chặt chẽ với các nhà môi giới hải quan và các đối tác giao hàng chặng cuối để đảm bảo hàng hóa của bạn được vận chuyển thông suốt khi những người khác đang gặp khó khăn. Đối với các công ty vận chuyển hàng đến Chile vào dịp Tết Nguyên Đán, việc có được sự hỗ trợ tích hợp, dựa trên kinh nghiệm như vậy có thể tạo nên sự khác biệt giữa một mùa vận chuyển thuận lợi và một mùa vận chuyển bận rộn.
Kết luận
Trong dịp Tết Nguyên đán, việc vận chuyển hàng hóa từ Trung Quốc sang Chile có lẽ sẽ không bao giờ hoàn toàn "dễ dàng", nhưng không nhất thiết phải trở nên hỗn loạn. Thời hạn giao hàng gấp rút, đội ngũ xử lý giấy tờ quá tải và sự thiếu linh hoạt khi kỳ nghỉ bắt đầu là những vấn đề lớn nhất. Tuy nhiên, việc lập kế hoạch cẩn thận và thực hiện nghiêm túc có thể giúp giải quyết vấn đề.
Hồ sơ đầy đủ và chính xác là chìa khóa cho thành công trong vận chuyển hàng hóa dịp Tết Nguyên Đán. Hồ sơ hải quan của bạn tại Chile bao gồm hóa đơn thương mại rõ ràng, đầy đủ, danh sách đóng gói chính xác và các chứng từ vận chuyển đã được kiểm tra kỹ lưỡng. Khi các chứng từ này phù hợp với phân loại HS chính xác, giá cả hợp lý và mọi giấy phép hoặc chứng nhận cần thiết, lô hàng của bạn sẽ có nhiều khả năng thông quan suôn sẻ hơn, đặc biệt là trong thời gian cao điểm.
Quản lý thời gian cũng quan trọng không kém. Bạn có thể tự bảo vệ mình khỏi những bất ngờ vào phút cuối bằng cách xác định sớm các thời hạn nội bộ, điều chỉnh lịch nghỉ lễ của Trung Quốc và Chile, và nhờ đến sự hỗ trợ của nhà môi giới hải quan từ trước. Đối với các lô hàng thương mại điện tử, việc đầu tư vào dữ liệu sạch và nhất quán là rất đáng giá vì nó giúp quá trình xử lý tự động diễn ra suôn sẻ hơn và giảm số lượng lỗi hệ thống và sự can thiệp thủ công.
Cuối cùng, hợp tác với một công ty logistics có kinh nghiệm vận chuyển xuyên biên giới sẽ giúp mọi việc trở nên dễ dàng hơn rất nhiều. Một đối tác am hiểu quy trình vận hành ở cả Trung Quốc và Chile, có thể xử lý các khâu từ đầu đến cuối, bao gồm vận chuyển chặng đầu, thủ tục hải quan, kho bãi và giao hàng tận nơi, sẽ giúp bạn biến Tết Nguyên Đán từ một nỗi lo hàng năm thành một phần thường xuyên và có thể kiểm soát được trong chu kỳ kinh doanh của bạn. Với đầy đủ giấy tờ và sự hỗ trợ cần thiết, bạn vẫn có thể tiếp tục gửi hàng đến Chile ngay cả khi cả thế giới đang ăn mừng.
Câu Hỏi Thường Gặp
Q: Thời điểm tốt nhất để vận chuyển hàng từ Trung Quốc sang Chile để tránh chậm trễ do dịp Tết Nguyên Đán là khi nào?
A: Bạn nên chuẩn bị hàng hóa sẵn sàng để vận chuyển ít nhất hai đến ba tuần trước kỳ nghỉ Tết Nguyên đán. Điều này sẽ cho bạn đủ thời gian để hoàn tất thủ tục giấy tờ, xử lý bất kỳ khâu kiểm tra nào tại nơi xuất xứ và đảm bảo có chỗ trống trên các tuyến vận chuyển trước thời điểm cao điểm. Nếu không thể vận chuyển sớm như vậy, hãy đảm bảo giấy tờ của bạn hoàn hảo. Khi các nhà máy và văn phòng đóng cửa, việc khắc phục lỗi sẽ khó khăn hơn.
Q: Những giấy tờ nào là hoàn toàn cần thiết cho thủ tục hải quan tại Chile?
A: Hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói và chứng từ vận chuyển (vận đơn đường biển hoặc vận đơn hàng không) là những giấy tờ quan trọng nhất đối với hầu hết các lô hàng. Bạn cũng có thể cần giấy chứng nhận xuất xứ, giấy chứng nhận bảo hiểm và các giấy phép hoặc chứng nhận bổ sung, chẳng hạn như giấy chứng nhận vệ sinh hoặc an toàn, tùy thuộc vào loại hàng hóa. Các tập tin dữ liệu điện tử với thông tin chi tiết từng mặt hàng cũng thực hiện chức năng tương tự đối với các lô hàng thương mại điện tử.
Q: Tôi nên mô tả sản phẩm trên hóa đơn thương mại chi tiết đến mức nào?
A: Mô tả sản phẩm của bạn cần đủ rõ ràng để người không biết gì về doanh nghiệp của bạn cũng có thể biết mặt hàng đó là gì, chức năng của nó ra sao và được cấu tạo từ những gì. Thay vì ghi “đồ điện tử”, hãy ghi “Tai nghe không dây Bluetooth, chụp tai, tích hợp micro”. Mô tả rõ ràng giúp hải quan kiểm tra mã HS và giảm khả năng phải thay đổi mã hoặc trả lời thêm câu hỏi.
Q: Nếu hóa đơn và phiếu đóng gói không khớp hoàn toàn thì sao?
A: Hải quan thường đặt câu hỏi hoặc kiểm tra kiện hàng khi hóa đơn và danh sách đóng gói không khớp nhau, chẳng hạn như khi số lượng, trọng lượng hoặc tên sản phẩm khác nhau. Tại Chile, hải quan có thể giữ lại lô hàng của bạn cho đến khi lỗi được khắc phục. Điều này có thể gây ra vấn đề lớn nếu công ty của bạn ở Trung Quốc đang trong kỳ nghỉ Tết Nguyên đán và không thể nhanh chóng cung cấp các giấy tờ mới. Trước khi xếp hàng, tốt nhất là nên tìm và sửa chữa các lỗi.
Q: Tại Chile, có cần thiết phải làm việc với một nhà môi giới hải quan đối với các lô hàng CNY không?
A: Một số nhà nhập khẩu lớn tự làm thủ tục hải quan, nhưng hầu hết các doanh nghiệp sẽ thuận lợi hơn khi sử dụng dịch vụ của một nhà môi giới hải quan giàu kinh nghiệm, đặc biệt là vào những thời điểm bận rộn như Tết Nguyên Đán. Một nhà môi giới am hiểu về sản phẩm của bạn có thể hỗ trợ bạn kiểm tra mã HS, tìm hiểu những giấy tờ cần thiết và liên hệ với hải quan nếu bạn gặp bất kỳ vấn đề nào. Lời khuyên của họ trước Tết Nguyên Đán sẽ giúp bạn tránh được rất nhiều rắc rối phát sinh trong quá trình thông quan.
Q: Nhà cung cấp dịch vụ hậu cần như Topway Shipping có thể hỗ trợ về thủ tục giấy tờ như thế nào trong dịp Tết Nguyên Đán?
A: Một công ty logistics chuyên nghiệp có thể giúp bạn rất nhiều trước khi lô hàng sẵn sàng vận chuyển. Họ có thể cung cấp cho bạn các biểu mẫu tiêu chuẩn, kiểm tra tính đầy đủ của bản nháp, làm việc với nhà cung cấp của bạn và đảm bảo rằng thông tin trong danh sách đóng gói, hóa đơn và giấy tờ vận chuyển đều khớp nhau. Trong dịp Tết Nguyên Đán, họ cũng giúp xử lý việc đặt chỗ, theo dõi hàng hóa và liên hệ với các nhà môi giới hải quan và các đối tác giao hàng chặng cuối để đảm bảo các lô hàng của bạn đến Chile diễn ra suôn sẻ, ngay cả khi có nhu cầu theo mùa.
