Vận chuyển hàng hóa từ Trung Quốc đến cảng Los Angeles: Những sai lầm thường gặp khiến nhà nhập khẩu thiệt hại hàng ngàn đô la.

 

Giới thiệu

Việc vận chuyển hàng hóa đến Cảng Los Angeles có vẻ dễ dàng: đặt vé vận tải đường biển, làm thủ tục hải quan, lấy container và vận chuyển đến cơ sở của bạn. Trên thực tế, tình hình tại cửa khẩu Los Angeles luôn thay đổi. Trong thời gian cao điểm, thời gian lưu kho đường sắt có thể tăng cao, thiết bị có thể không sẵn có, và những sai sót nhỏ trong giấy tờ có thể dẫn đến việc phải lưu kho, bị giữ lại, phải trả phí chậm trả và bỏ lỡ các đợt bán lẻ. Các cập nhật gần đây từ các hãng vận tải và cảng cho thấy mọi thứ có thể thay đổi nhanh chóng như thế nào. Ví dụ, các bản tin thị trường từ đầu tháng 1 năm 2026 đã báo cáo thời gian lưu kho đường sắt nhập khẩu cao tại Los Angeles/Long Beach (khoảng 5-7 ngày) do lưu lượng đường sắt tăng cao trong kỳ nghỉ lễ và tình trạng quá tải thiết bị.

Hầu hết các vấn đề về tiền bạc không bắt nguồn từ một sai lầm lớn. Có rất nhiều việc nhỏ tích lũy lại thành một vấn đề lớn: lựa chọn Incoterm không rõ ràng, hóa đơn thương mại "tạm được", nộp tờ khai ISF muộn, người giao nhận không xác nhận thời gian trống tại cảng, lịch hẹn vận chuyển bị hoãn lại, kiểm tra hải quan ngoài dự kiến, và kho hàng không thể tiếp nhận container khi nó cuối cùng đến. Khi cộng dồn những ngày, những lần tiếp xúc và những sự cố bất ngờ, "vài trăm đô la" sẽ biến thành hàng nghìn đô la.

Mục tiêu của bài viết này là mang tính hữu ích. Bài viết đề cập đến những vấn đề phổ biến và tốn kém nhất có thể xảy ra khi nhập khẩu hàng hóa từ Trung Quốc đến Los Angeles và cách tránh chúng bằng cách áp dụng các quy trình kiểm soát rõ ràng, kỷ luật chặt chẽ hơn về thủ tục giấy tờ và sự phối hợp thông minh hơn giữa vận tải đường biển, hải quan, vận tải đường bộ, đường sắt và các khâu khác. nhập khoĐiều này cũng liên hệ những sai sót đó với những gì đang diễn ra trên thị trường hiện nay: chi phí và giá cước vận chuyển vẫn đang thay đổi rất nhiều, và ngay cả những thay đổi nhỏ cũng có thể ảnh hưởng lớn đến việc lập kế hoạch chi phí nhập khẩu.

1. Vì sao Los Angeles lại phóng đại những lỗi nhỏ?

Los Angeles không chỉ đơn thuần là một cảng biển; nó còn có các nhà ga, cổng xe tải, đường ray xếp dỡ, kho trung chuyển, cơ sở phân phối và các cuộc kiểm tra tuân thủ quy định. Trên thực tế, bạn đang quản lý nhiều hàng đợi cùng một lúc. Khi hàng hóa sẵn sàng, nếu bất kỳ khâu nào chưa sẵn sàng, đồng hồ tính cước sẽ bắt đầu chạy ở một nơi khác.

Rủi ro cao hơn đáng kể do khối lượng hàng hóa và sự không chắc chắn về chính sách. Năm 2025, Cảng Los Angeles đã xử lý 10.2 triệu TEU, trở thành một trong những năm tốt nhất từ ​​trước đến nay. Sản lượng cao rất tốt cho việc đảm bảo dịch vụ, nhưng điều đó cũng có nghĩa là hệ thống có thể nhanh chóng bị quá tải khi có sự tăng đột biến, mất cân bằng vận tải đường sắt hoặc việc nhập khẩu ồ ạt do chính sách. Số liệu năm 2025 cũng cho thấy sự không chắc chắn về thuế quan đã ảnh hưởng như thế nào đến kế hoạch và hoạt động vận chuyển hàng hóa của các nhà nhập khẩu.

Trong tình huống này, một kế hoạch có tính đến sự khác biệt về lịch trình tàu, vận tốc cuối cùng, thời gian dừng tại đường sắt, khả năng đặt lịch vận chuyển đường bộ và thời gian thông quan sẽ hữu ích hơn so với kế hoạch vận chuyển “trung bình”. Khi mọi thứ thay đổi, sai sót sẽ khiến bạn tốn tiền vì chúng làm cho việc điều chỉnh trở nên khó khăn hơn.

2. Sai lầm: coi “cước vận chuyển đường biển” là toàn bộ chi phí

Nhiều nhà nhập khẩu chỉ sử dụng báo giá cước vận chuyển đường biển và có thể ước tính sơ bộ phí tại điểm đến để tính toán chi phí của một lô hàng. Sau đó, họ nhận được các hóa đơn dường như không liên quan gì đến "cước vận chuyển", bao gồm phí xử lý tại cảng, phí chứng từ, phí khung gầm, phụ phí mùa cao điểm, phí lưu kho và phí lưu giữ (phí chậm trả và phí lưu kho). Khi chi phí vận chuyển biến động mạnh, tình hình càng trở nên tồi tệ hơn vì mỗi mắt xích trong chuỗi cung ứng đều tăng phí vào những thời điểm khác nhau, khiến các giả định về ngân sách của bạn nhanh chóng trở nên lỗi thời. Các báo cáo từ đầu tháng 2 năm 2026 cho thấy chi phí đang tăng trở lại và giá cước đang tăng lên ở một số tuyến vận chuyển. Điều này cho thấy kinh tế vận tải hàng hóa có thể thay đổi nhanh chóng như thế nào.

Một cách tốt hơn để tính toán chi phí là chia lô hàng của bạn thành bốn phần:

Giai đoạn đầu tiên là vận chuyển hàng hóa đến quốc gia khác. Nó bao gồm việc nhận hàng tại nơi xuất phát (nếu có), xử lý thủ tục xuất khẩu, vận chuyển bằng đường biển và các thủ tục giấy tờ cơ bản của hãng vận chuyển.

Lớp thứ hai là sự tuân thủ, bao gồm ISF, thủ tục nhập cảnh hải quan, thuế và phí, và "chi phí kiểm tra", bao gồm cả lệ phí chính thức và thời gian.

Lớp thứ ba là các hoạt động tại cảng, bao gồm việc xử lý hàng hóa tại nhà ga, đặt lịch hẹn tại cổng, di chuyển khung gầm, vận chuyển đường bộ và chuyển tải đường sắt (nếu cần), cũng như các khoản phí tính theo thời gian nếu bạn vượt quá thời gian quy định.

Lớp thứ tư là khâu phân phối, bao gồm việc chuyển tải, lưu kho, sắp xếp lịch hẹn, giao hàng chặng cuối và chi phí phát sinh do hết hàng hoặc bỏ lỡ cơ hội bán hàng.

Bạn cần mô hình chi phí nhập khẩu bao gồm cả yếu tố thời gian để tránh vấn đề "hóa đơn bất ngờ". Một báo giá tốt cũng vô dụng nếu bạn không có kế hoạch dự phòng cho việc tăng thời gian lưu kho năm ngày hoặc chậm trễ một tuần trong việc nhận hàng.

Bảng: Các hạng mục chi phí phổ biến ở phía điểm đến thường bị bỏ sót

Nhóm chi phí	Điều gì gây ra nó?	Vì sao nó trở nên đắt đỏ	Đòn bẩy phòng ngừa tốt nhất
Lưu trữ đầu cuối	Container nằm tại bến cảng quá thời gian quy định.	Dung lượng lưu trữ hàng ngày sẽ tích lũy và có thể tăng lên theo thời gian.	Đặt trước dịch vụ vận chuyển hàng hóa và xác nhận quy định về thời gian tự do tại mỗi bến.
xuất bến	Container không được lấy từ bến trong thời gian quy định.	Phí vận chuyển/đầu cuối dựa trên thời gian	Sự chuẩn bị đầy đủ giấy tờ + kỷ luật trong việc sắp xếp lịch vận chuyển hàng hóa
Trại giam	Thùng chứa/khung gầm không được trả lại trong thời gian miễn phí.	Phí tính theo ngày; có thể tăng lên nếu thiết bị khan hiếm.	Lên kế hoạch trước về các lựa chọn và giờ trả xe trống.
Các kỳ thi và sự kiện	Xác định mục tiêu, các vấn đề về tài liệu, kiểm tra ngẫu nhiên	Tăng thêm ngày vận chuyển; phát sinh thêm chi phí vận chuyển và xử lý.	Hồ sơ đầy đủ + thời gian thông quan thực tế
Giao hàng lại / chờ đợi	Kho hàng trễ hẹn, thiếu nhân công, hạn chế tiếp nhận hàng hóa	Thời gian vận chuyển bổ sung và phí giao hàng lại	Xác nhận cuộc hẹn + kế hoạch nhận hàng dự phòng

Bảng này không phải nói về sự tiêu cực; mà là về việc nắm quyền kiểm soát. Bạn có thể ngăn chặn nó sớm hơn nếu biết đồng hồ nào đang hoạt động.

3. Sai lầm: Chọn Incoterm không phù hợp với nhu cầu kiểm soát thực tế của bạn.

Incoterms không chỉ đơn thuần là thuật ngữ pháp lý. Chúng quy định rõ ai chịu trách nhiệm về lô hàng ở mỗi giai đoạn, ai lựa chọn nhà cung cấp và ai sẽ phải chịu trách nhiệm khi có sự cố xảy ra. Sai lầm phổ biến nhất là sử dụng điều khoản Incoterm khiến hóa đơn trông rẻ hơn nhưng lại tước đi khả năng kiểm soát cách thức giao hàng của bạn.

Ví dụ, nhiều nhà nhập khẩu mới đồng ý với đề nghị "trọn gói" của nhà cung cấp và vận chuyển hàng theo các điều khoản trao quyền cho nhà cung cấp hoặc đại lý của họ đối với các chặng quan trọng. Khi container đến nơi, nhà nhập khẩu phát hiện ra rằng phí tại điểm đến quá cao hoặc việc bàn giao cho dịch vụ vận chuyển nội địa không được thực hiện tốt. Tuy nhiên, nhà nhập khẩu vẫn thanh toán vì họ cần hàng hóa được giải phóng.

Một vấn đề khác là sử dụng điều khoản FOB nhưng không quản lý tốt khâu xuất xứ. Khi bạn muốn tự mình kiểm soát việc vận chuyển chính, FOB có thể là một lựa chọn khả thi. Tuy nhiên, bạn cần một công ty giao nhận có thể xử lý các thủ tục giấy tờ xuất khẩu, VGM (Value-Based Cargo) và các hạn ngạch. Nếu không, bạn có thể lỡ chuyến tàu và phải trả phí chuyển hàng, phí lưu kho tại nơi xuất xứ hoặc phí đặt lại chỗ đắt đỏ.

Bảng: Ống kính lựa chọn Incoterm thực tiễn (kiểm soát hoạt động)

Incoterm (phiên bản đơn giản hóa)	Ai kiểm soát việc đặt chỗ trên biển chính?	Ai thường kiểm soát việc xử lý điểm đến?	Rủi ro thường gặp đối với nhà nhập khẩu	Khi nó có ý nghĩa
EXW	Nhà nhập khẩu (trên lý thuyết)	nhập khẩu	Việc nhận/xuất hàng tại điểm xuất xứ có thể trở nên rắc rối nếu bạn thiếu năng lực xử lý hàng hóa từ phía Trung Quốc.	Khi bạn có sự hỗ trợ mạnh mẽ từ các công ty giao nhận vận tải phía Trung Quốc.
FOB	nhập khẩu	nhập khẩu	Bỏ lỡ thời hạn nguồn gốc nếu việc thực thi nguồn gốc yếu.	Lựa chọn cân bằng phổ biến nhất dành cho các nhà nhập khẩu có kinh nghiệm.
CIF	Nhà cung cấp kiểm soát đại dương	Nhà nhập khẩu kiểm soát điểm đến	Đặt chỗ ven biển có thể không tối ưu; tầm nhìn hạn chế.	Khi bạn muốn dịch vụ vận chuyển chính do nhà cung cấp quản lý đơn giản hơn nhưng vẫn kiểm soát được điểm đến.
DDP	Nhà cung cấp kiểm soát toàn bộ quy trình từ đầu đến cuối.	Nhà cung cấp	Thiếu minh bạch; rủi ro tuân thủ nếu cấu trúc lỏng lẻo.	Khi nhà cung cấp tuân thủ nghiêm ngặt các quy định và bạn thực sự muốn sự đơn giản.

Điểm mấu chốt trong hoạt động rất rõ ràng: hãy chọn những cụm từ mà bạn có thể thực hiện đến cùng. Để đảm bảo giao hàng đáng tin cậy tại Los Angeles, bạn cần lên kế hoạch về thủ tục hải quan, vận chuyển nội địa và lưu kho trước khi tàu đến.

4. Sai lầm: Thiếu kỷ luật trong việc lập hồ sơ (hóa đơn, phiếu đóng gói, mã HS, nước xuất xứ)

Những giấy tờ "gần đúng" lại là loại sai sót âm thầm gây ra nhiều sự chậm trễ nhất. Thủ tục hải quan không chấp nhận sự "gần đúng". Một sự khác biệt nhỏ giữa hóa đơn và phiếu đóng gói, mô tả sản phẩm quá chung chung, hoặc khai báo xuất xứ không nhất quán đều có thể khiến bạn phải chờ đợi, yêu cầu thêm thông tin hoặc phải kiểm tra lại.

Một số lỗi thường gặp trong thủ tục giấy tờ gây tốn kém là:

• Hóa đơn thương mại không mô tả chính xác hàng hóa theo cách phù hợp với phân loại HS.
• Các giá trị, số lượng hoặc đơn vị đo bị thiếu hoặc không khớp giữa các tài liệu.
• Những thông tin về quốc gia xuất xứ không rõ ràng hoặc không khớp với cách thức sản xuất.
• Tên và địa chỉ nhà cung cấp khác nhau trên các tài liệu khác nhau, điều này có thể dẫn đến các vấn đề về tính hợp lệ.
• Không hiển thị các khoản hỗ trợ, công cụ hoặc các khoản bổ sung chịu thuế khác khi cần thiết.

Thời gian là yếu tố tạo nên tác động tài chính. Thời gian làm tăng nguy cơ phát sinh chi phí lưu kho, vận chuyển và xác suất kế hoạch vận chuyển của bạn có thể thất bại vì container không được giao đúng thời điểm dự kiến.

Một cách để khắc phục điều này là tạo một danh sách kiểm tra tài liệu chung cho từng loại SKU và yêu cầu điền đầy đủ thông tin khi đặt đơn hàng. Bạn sẽ khó sửa chữa sai sót nhanh chóng nếu chờ đến khi hàng hóa đã được vận chuyển trên biển mới làm thủ tục.

5. Sai sót: Sự chậm trễ trong khâu kiểm tra an ninh nội địa (ISF) và hải quan dẫn đến việc kiểm tra và trì hoãn.

Đúng thời điểm là cách để tuân thủ các quy định khi nhập khẩu hàng hóa vào Hoa Kỳ bằng đường biển. Nếu bạn nộp hồ sơ muộn hoặc không điền đầy đủ các mẫu đơn, bạn không chỉ có thể bị phạt mà còn có thể gặp rắc rối. Việc bị giữ lại, chậm trễ giải phóng hàng và "không ai có thể cho bạn biết chính xác khi nào hàng sẽ được thông quan" đều là dấu hiệu của sự trục trặc.

Một thực tế quan trọng khác là quy trình hải quan không chỉ là một giai đoạn duy nhất. Đó là một quy trình liên tục bao gồm ISF, nộp tờ khai, đáp ứng các yêu cầu PGA nếu cần thiết, tính toán thuế và gửi thông báo giải phóng hàng. Nếu bất kỳ khâu nào bị chậm trễ, các giai đoạn tiếp theo sẽ không thể hoàn thành đúng cách.

Các cơ quan quản lý đã và đang theo dõi sát sao các hoạt động và xu hướng lập hóa đơn trong lĩnh vực phí lưu giữ và phí chậm trả hàng hóa. Ủy ban Hàng hải Liên bang đã liên tục công bố các bản cập nhật và chỉ số về việc lập hóa đơn và thu phí lưu giữ và phí chậm trả hàng hóa, với dữ liệu đến đầu năm 2025. Cuối năm 2025, cũng có những thay đổi quan trọng trong luật và quy định liên quan đến việc lập hóa đơn. Điều này rất quan trọng vì những bất đồng và chất lượng tài liệu có thể ảnh hưởng đến việc liệu các khoản phí có thể bị tranh chấp hay không.

Kế hoạch phòng ngừa của bạn nên tập trung vào việc chuẩn bị dữ liệu sớm hơn về mặt vận hành:

Hãy gửi hướng dẫn vận chuyển cuối cùng sớm, chứ không chỉ đơn giản là “trước giờ cắt giảm”. Nhà môi giới của bạn cần có tất cả các tài liệu thương mại cần thiết trước khi tàu rời bến, chứ không phải sau khi tàu đến. Kiểm tra xem hàng hóa của bạn có bất kỳ yêu cầu đặc biệt nào không, chẳng hạn như liệu có sự tham gia của cơ quan chính phủ đối tác hay không. Nếu bạn gửi nhiều hơn một mã sản phẩm (SKU), đừng nghĩ rằng nhà môi giới có thể “tự tìm ra” từ bảng tính của nhà cung cấp mà không có mẫu rõ ràng.

6. Sai lầm: đánh giá thấp thời gian miễn phí tại ga, phí lưu kho, phí chậm trả và thời gian dừng đỗ trên đường sắt.

Nhiều người nhập khẩu hàng hóa cho rằng thời gian rảnh là một quy tắc bất biến. Không, điều đó không đúng. Thời gian rảnh có thể khác nhau tùy thuộc vào bến cảng, thỏa thuận với hãng vận chuyển, mùa vụ và liệu việc vận chuyển là bằng đường bộ hay đường sắt. Cái bẫy nằm ở chỗ lập kế hoạch dựa trên những phỏng đoán thiếu chính xác. Khi thời gian chờ đợi tăng lên, lịch trình sẽ ngắn lại, và bạn sẽ mất thời gian rảnh trước cả khi nhận được lịch hẹn vận chuyển.

Đây không chỉ là giả thuyết. Các bản cập nhật thị trường tháng 1 năm 2026 đã đề cập đáng chú ý rằng hàng hóa nhập khẩu tại Los Angeles/Long Beach mất nhiều thời gian hơn để thông qua do tình trạng tắc nghẽn đường sắt và quá tải thiết bị. Ngay cả khi cảng hoạt động trơn tru nói chung, những vấn đề như thiết bị đường sắt, sự sẵn có của khung gầm container và năng lực tiếp nhận hàng hóa tại nhà ga cũng có thể gây ra sự chậm trễ ở một số khu vực nhất định.

Bạn cũng nên biết rằng D&D là một hệ thống định giá dựa trên hành vi. Nó trừng phạt những người không lên kế hoạch trước bằng cách khiến họ nhận hàng muộn, trả hàng muộn hoặc bỏ lỡ các cuộc hẹn. Quản lý việc vận chuyển như một dự án có thời hạn, thay vì như một gói hàng được giao mà bạn có thể "kiểm tra sau", là chiến lược tốt nhất để giảm thiểu rủi ro D&D.

Bảng: Một dòng thời gian đơn giản giúp giảm thiểu rủi ro trong việc tìm kiếm và gỡ lỗi (ví dụ về quy trình làm việc)

Milestone	Thời gian mục tiêu (tương đối)	Những gì cần phải sẵn sàng	Thất bại trông như thế nào?
Xác nhận đặt phòng	Trước ngày hàng hóa sẵn sàng.	Thông tin hàng hóa chính xác, loại container, giới hạn khối lượng hàng hóa.	Đặt lại vé, lỡ chuyến tàu
Hồ sơ đã được hoàn tất	Trước khi tàu khởi hành	Hóa đơn, phiếu đóng gói, người gửi/người nhận, dữ liệu HS	Giữ lại, sự chậm trễ của nhà môi giới
ISF đã nộp đơn	Trước cửa sổ khởi hành	Thông tin nhà cung cấp, địa điểm đóng gói, các bên liên quan	Rủi ro và sự chậm trễ trong việc nộp hồ sơ
Tờ khai hải quan đã được chuẩn bị.	Trong quá trình vận chuyển	Hồ sơ cuối cùng, định giá, ghi chú tuân thủ	Việc thông quan bị trì hoãn đến khi đến nơi.
Lịch trình vận chuyển hàng hóa	Trước thời gian dự kiến ​​đến	Chiến lược đặt lịch hẹn, kế hoạch khung gầm, khung thời gian giao hàng	Không có chỗ chứa hàng khi hàng hóa được vận chuyển tự do.
Lịch hẹn kho hàng đã bị khóa.	Trước khi đến	Khung giờ tiếp nhận, kế hoạch lao động, quy tắc phụ trợ	Tài xế chờ, giao hàng lại.

Ngày cụ thể có thể thay đổi, nhưng ý tưởng thì luôn giống nhau: hãy ngừng "lên kế hoạch cho ngày đến".

7. Sai lầm: Lỗi trong việc lập kế hoạch vận chuyển và khung gầm

Việc tìm kiếm xe tải chỉ là một phần của dịch vụ vận chuyển hàng hóa nội địa tại Los Angeles. Điều quan trọng là phải đảm bảo lịch hẹn phù hợp, khung gầm xe có sẵn đúng thời điểm và thời gian giao hàng phù hợp với giới hạn khu vực tiếp nhận hàng của kho.

Mọi người thường mắc sai lầm khi nghĩ rằng việc vận chuyển container bằng xe tải là giai đoạn cuối cùng. Nếu bạn thuê xe tải sau khi container đã sẵn sàng, bạn sẽ phải chờ đợi cùng với những người khác. Không lên kế hoạch cho việc trả lại container rỗng cũng là một sai lầm khác. Nếu bạn không thể trả lại container rỗng ngay lập tức do giờ làm việc của kho, tắc đường hoặc các hạn chế về lịch hẹn, chi phí chờ đợi của bạn sẽ tăng lên.

Một số nhận định thị trường vào cuối năm 2025 chỉ ra rằng tình trạng thiếu thiết bị, chẳng hạn như thiếu khung gầm xe, có thể làm tăng thời gian lưu kho và rủi ro hư hỏng, mất mát trong vận chuyển hàng hóa tại các cảng của Mỹ. Nguyên nhân cụ thể khác nhau tùy từng cảng, nhưng xu hướng chung rất rõ ràng: khi thiết bị khan hiếm, thời gian sẽ có giá trị cao hơn.

Các nhà nhập khẩu thường không nhận thấy mối liên hệ giữa vận chuyển đường sắt và vận chuyển đường bộ. Nếu container của bạn được vận chuyển nội địa bằng đường sắt, bạn không chỉ phải chờ tàu mà còn phải chờ quá trình chuyển từ cảng đến đường sắt, xử lý tại bãi xếp dỡ đường sắt và năng lực vận chuyển đường bộ nội địa. Thời gian chờ đợi sẽ tiếp tục tăng nếu bất kỳ chặng nào bị kẹt.

8. Sai lầm: bỏ qua các chi tiết vận hành trong "5 dặm cuối" (lịch hẹn, tiếp nhận hàng, sức chứa kho).

Hầu hết các câu chuyện "chúng tôi đã trả hàng nghìn đô la" đều kết thúc ở kho hàng, chứ không phải ở cảng.

Ví dụ, container cuối cùng cũng sẵn sàng, dịch vụ vận chuyển đã được đặt, nhưng kho hàng lại nói, “Chúng tôi không thể nhận hàng hôm nay.” Hoặc kho hàng có lịch hẹn cụ thể, và xe tải đến muộn vì phải xếp hàng chờ ở bến. Hoặc kho hàng sẽ không nhận hàng hóa được chất lên sàn trừ khi có thêm nhân công. Tài xế chờ đợi, việc tính phí bắt đầu, và bạn có thể phải trả phí chờ đợi, phí giao hàng lại, hoặc thậm chí là phí giao hàng không thành công.

Đây là lý do tại sao việc lập kế hoạch chuyển tải rất quan trọng. Nếu hàng hóa của bạn được chất trực tiếp lên sàn và bạn cần chuyển nó lên xe kéo 53 feet, bạn cần đặt lịch trước với cơ sở chuyển tải, đảm bảo có đủ công nhân và lên kế hoạch thời gian cho cuộc hẹn nhận hàng. Nếu bạn gửi hàng đến Amazon hoặc một nơi khác có thời gian hẹn cụ thể, bạn cần lên kế hoạch các cuộc hẹn dựa trên sự chậm trễ thực tế của cảng và tàu hỏa, chứ không phải dựa trên thời gian dự kiến ​​tốt nhất.

Trong một thế giới thay đổi nhanh chóng, những nhà nhập khẩu thành công là những người ngay từ đầu đã đưa yếu tố không gian kho bãi và các hạn chế về tiếp nhận hàng hóa vào kế hoạch vận chuyển đường biển của mình.

9. Sai lầm: quản lý ngoại lệ kém (giữ chỗ, kiểm tra, gia hạn, chuyến đi trống)

Quản lý các trường hợp ngoại lệ là một kỹ năng có thể tạo nên sự khác biệt giữa "sự chậm trễ nhỏ" và "chi phí lớn".

Những trường hợp ngoại lệ gây tốn kém nhất là những trường hợp bạn phát hiện ra quá muộn. Bạn sẽ có ít lựa chọn hơn nếu phát hiện ra việc hàng hóa bị giữ lại sau khi thời gian giao hàng miễn phí đã bắt đầu. Nếu bạn phát hiện ra rằng một container đã được chuyển sang tàu tiếp theo sau thời gian dự kiến ​​nhận hàng tại kho của bạn, bạn phải trả tiền để lên lịch lại hoặc mất chỗ nhận hàng và phải trả phí lưu kho sau đó.

Những biến động toàn cầu cũng khiến các trường hợp ngoại lệ xảy ra thường xuyên hơn. Kể từ khi sự gián đoạn ở Biển Đỏ bắt đầu, các rủi ro an ninh và việc chuyển hướng liên tục ảnh hưởng đến các quyết định định tuyến và độ tin cậy của lịch trình. Điều này đã dẫn đến việc một số dịch vụ phải định tuyến lại và thay đổi các điều kiện mạng lưới. Ngay cả khi việc di chuyển sang bờ Tây không đi qua kênh đào Suez trực tiếp, nó vẫn có thể ảnh hưởng đến vị trí đặt thiết bị, các chuyến tàu trống và diễn biến giá cước.

Quản lý ngoại lệ hiệu quả bao gồm ba phần:

Trước tiên, bạn cần theo dõi được tiến độ. Bạn cần các mốc thời gian cụ thể, chứ không chỉ đơn thuần là thời gian dự kiến ​​đến. Các trạng thái "Đã phát hành", "có sẵn", "đang chờ" và "tàu đã khởi hành" quan trọng hơn trạng thái "đã đến".

Thứ hai là thẩm quyền ra quyết định: cần có người có khả năng nhanh chóng phê duyệt một nhà vận chuyển đường bộ mới, một ngày giao hàng mới, một yêu cầu trả hàng tại kho mới hoặc một sự thay đổi hướng vận chuyển.

Thứ ba, bạn cần chuẩn bị sẵn các giấy tờ cần thiết và liên lạc Thông tin cần thiết ngay lập tức, không phải ngày mai.

10. Sai lầm: không xây dựng hệ thống đối tác vận chuyển hàng hóa giúp ngăn ngừa lỗi.

Nhiều nhà nhập khẩu chỉ nhìn vào giá cả khi lựa chọn nhà cung cấp. Khi quy mô kinh doanh phát triển, phương thức hoạt động quan trọng hơn giá cả. Mức giá thấp không có ích gì nếu điều đó đồng nghĩa với việc giao tiếp kém, thiếu sự hợp tác từ phía đối tác nhập khẩu, hoặc thiếu sự đánh giá kỹ lưỡng về hồ sơ.

Một đối tác hậu cần được tổ chức tốt thực sự có thể giúp giảm thiểu số lượng sai sót trong khâu này. Topway Shipping, với trụ sở chính tại Thâm Quyến, Trung Quốc, đã cung cấp các giải pháp hậu cần thương mại điện tử xuyên biên giới từ năm 2010. Những người sáng lập công ty có hơn 15 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực hậu cần quốc tế và thông quan, tập trung vào Trung Quốc và Mỹ. Họ cung cấp một loạt các dịch vụ vận chuyển toàn diện, bao gồm vận chuyển chặng đầu, kho bãi nước ngoài, thông quan và giao hàng chặng cuối. Họ cũng cung cấp các dịch vụ vận chuyển đường biển FCL và LCL linh hoạt từ Trung Quốc đến các cảng lớn trên toàn thế giới.

Giá trị chiến lược của một nhà cung cấp dịch vụ trọn gói không nằm ở việc họ “làm tất cả mọi thứ”. Mà là ở khả năng lập kế hoạch chuyển giao công việc sao cho các vấn đề không bị bỏ sót. Khi người giao nhận, người môi giới hải quan, kho bãi và các đối tác giao hàng chặng cuối hoạt động riêng lẻ, sai sót sẽ xảy ra thường xuyên hơn vì không ai chịu trách nhiệm toàn bộ quy trình. Khi một người chịu trách nhiệm toàn bộ chuỗi cung ứng, bạn có thể giảm thiểu khả năng xảy ra những sai sót có thể phòng ngừa được, chẳng hạn như việc không chuẩn bị sẵn tờ khai hải quan khi container đã sẵn sàng.

Ngay cả khi có dịch vụ tốt, bạn vẫn cần phải có kỷ luật trong công việc. nhàHãy giữ cho dữ liệu đơn đặt hàng của bạn luôn sạch sẽ, lập kế hoạch nhận hàng thực tế và đưa ra quyết định nhanh chóng nếu có sự cố xảy ra.

11. Một cẩm nang phòng ngừa thực tiễn bạn có thể áp dụng ngay trong tuần này.

Mục đích của phòng ngừa không phải là để đạt được sự hoàn hảo. Mục đích là giảm thiểu những sai sót có thể tránh được và theo dõi sát sao những sai sót không thể tránh khỏi.

Quản lý dữ liệu một cách bài bản là điều quan trọng hàng đầu. Hãy lập một mẫu phiếu tiếp nhận hàng hóa bao gồm các thông tin cơ bản như người gửi hàng, người nhận hàng, mã HTS/HS, mô tả sản phẩm, giá trị, số lượng thùng, trọng lượng và thông tin xuất xứ. Yêu cầu nhà cung cấp sử dụng mẫu này.

Sau đó, hãy lập một kế hoạch thời gian để tuân thủ kỷ luật. Đừng quản lý dựa trên "Thời gian dự kiến ​​hoàn thành" (ETA). Thay vào đó, hãy sử dụng các mốc thời gian và hạn chót, chẳng hạn như ngày đến hạn của tài liệu, ngày nộp ISF, ngày đến hạn nhập liệu, ngày đến hạn đặt lịch vận chuyển và ngày chốt lịch hẹn kho.

Cuối cùng, hãy đảm bảo bạn tuân thủ ngân sách của mình. Theo dõi các khoản phí phát sinh quan trọng nhất và phân loại chúng theo nguyên nhân. Nếu phí chờ đợi là khoản phí hàng đầu, đó là vấn đề ở khâu tiếp nhận hàng hóa, chứ không phải ở cảng. Nếu phí lưu kho quá cao, điều đó có nghĩa là có vấn đề với các kế hoạch trả hàng trống. Nếu có nhiều xét nghiệm, đó là vấn đề về phân loại hoặc chứng từ.

Đối với bất kỳ lô hàng nào có giá trị vượt quá một mức nhất định, việc tổ chức một cuộc họp trước khi hàng đến là một biện pháp đơn giản nhưng hiệu quả. Cuộc họp có thể chỉ mất 10 phút. Nội dung cuộc họp rất đơn giản: thủ tục giấy tờ đã hoàn tất chưa, người môi giới đã sẵn sàng chưa, việc vận chuyển đường bộ đã được sắp xếp chưa, việc đặt kho đã được xác nhận chắc chắn chưa, và điều gì sẽ xảy ra nếu việc giao hàng bị trì hoãn ba ngày?

Khi bạn coi việc nhập khẩu là những việc diễn ra lặp đi lặp lại thay vì chỉ một lần, thì những sai lầm "hàng ngàn lần bị mất" sẽ ít xảy ra hơn.

Kết luận

Vận chuyển hàng hóa từ Trung Quốc đến cảng Los Angeles không chỉ đơn thuần là cách vận chuyển hàng từ nơi này đến nơi khác; mà còn là một thách thức trong việc lập kế hoạch khi bạn không biết điều gì sẽ xảy ra. Các tín hiệu thị trường gần đây tiếp tục cho thấy có rất nhiều sự không chắc chắn. Ví dụ, khối lượng hàng hóa tại Los Angeles vẫn rất cao, thời gian chờ đợi tại ga đường sắt có thể tăng đột biến trong giờ cao điểm, và chi phí vận chuyển nói chung có thể thay đổi nhanh chóng, điều này có thể ảnh hưởng đến ngân sách và các giả định lập kế hoạch.

Những sai lầm tốn kém nhất rất dễ nhận thấy: không tính toán chính xác chi phí điểm đến, lựa chọn các điều khoản Incoterms làm mất đi quyền kiểm soát hoạt động, để chất lượng chứng từ giảm sút, nộp các bước tuân thủ quá muộn, cho rằng thời gian rảnh là "đủ", đặt dịch vụ vận chuyển nội địa sau khi đã có sẵn dịch vụ, và không đảm bảo thực tế tại cảng phù hợp với các hạn chế tiếp nhận hàng tại kho.

Giải pháp cũng rõ ràng không kém: dữ liệu được tổ chức, thời hạn được xác định rõ ràng và việc chuyển giao công việc được sắp xếp hợp lý. Khi bạn hợp tác với một đối tác có thể điều phối toàn bộ chuỗi cung ứng, như Topway Shipping, công ty tập trung vào thị trường Trung Quốc và Mỹ, có khả năng xử lý vận chuyển chặng đầu, thông quan, kho bãi ở nước ngoài và giao hàng chặng cuối, bạn sẽ giảm thiểu được những lỗ hổng có thể dẫn đến những chi phí phát sinh tốn kém.

Nếu bạn chỉ nhớ một điều, hãy nhớ điều này: lên kế hoạch cho điểm đến của bạn trước khi tàu rời bến. Khi bạn vận hành phần mềm nhập liệu như một hệ thống thay vì một mớ hỗn độn, hầu hết các kết quả "mất hàng ngàn dữ liệu" đều có thể tránh được.

Câu Hỏi Thường Gặp

Q: Cách nhanh nhất để giảm thiểu các khoản phí bất ngờ ở Los Angeles là gì?
A: Lập bảng chi phí nhập khẩu thể hiện các chi phí phát sinh theo thời gian (lưu kho, phí chậm trả, phí giữ hàng) và đặt ra thời hạn cho việc hoàn tất thủ tục giấy tờ, chuẩn bị hải quan, vận chuyển nội địa và đặt lịch hẹn kho bãi.

Q: Điều khoản FOB có luôn tốt hơn điều khoản CIF đối với các lô hàng từ Trung Quốc đến Los Angeles không?
A: Không phải lúc nào cũng vậy. FOB thường cho phép bạn kiểm soát tốt hơn nếu bạn có một công ty giao nhận tốt ở cả điểm xuất phát và điểm đến. CIF có thể hiệu quả nếu bạn vẫn kiểm soát được cách thức thực hiện mọi việc ở điểm đến và bạn kiểm tra tất cả các chi phí và khâu chuyển giao ở phía đó.

Q: Tại sao những lỗi nhỏ trong tài liệu lại gây ra chi phí lớn đến vậy?
A: Vì sự chậm trễ gây ra phí tính theo thời gian và làm xáo trộn kế hoạch hẹn lịch. Một phiếu thông quan chỉ mất một ngày có thể biến thành nhiều ngày lưu kho, đặt lại lịch hẹn và bỏ lỡ thời gian giao hàng.

Q: Làm thế nào một nhà cung cấp dịch vụ hậu cần như Topway Shipping có thể giúp ngăn ngừa những sai sót tốn kém?
A: Bằng cách quản lý toàn bộ chuỗi cung ứng (vận chuyển đường biển, thủ tục hải quan, kho bãi và giao hàng chặng cuối) và đảm bảo tất cả các nhà cung cấp sử dụng cùng một loại giấy tờ và theo dõi sát sao các mốc tiến độ để tránh xảy ra sai sót giữa các bên.