Elektronische apparaten verzenden van China naar Spanje: checklist voor naleving van de regelgeving
Introductie
Het is niet moeilijk om elektronica vanuit China naar Spanje te verschepen, in tegenstelling tot het oversteken van de oceaan of het wisselen van spoorbreedte. De containers zijn onderweg. De vracht komt aan. De regellaag die ertussen ligt, tussen het moment dat een lading een Chinese faciliteit verlaat en het moment dat de goederen legaal in een Spaans magazijn terechtkomen, is waar importeurs steeds weer tegenaan lopen. Dit kost hen geld en maakt het soms zelfs onmogelijk om het probleem op te lossen.
Spanje heeft een van de strengste regels in de Europese Unie als het gaat om de invoer van elektronische en elektrische apparatuur (EEE). Sinds januari 2023 gebruiken de Spaanse douaneautoriteiten en de inspectiedienst SOIVRE een geautomatiseerd systeem dat de registratienummers van afgedankte elektrische en elektrische apparatuur (AEEA) en batterijen, evenals de RoHS-conformiteitsdocumenten, controleert voordat een EEE-zending uit een buitenland het land mag verlaten. Zonder registratienummer is inklaring niet mogelijk. Zonder RoHS-documentatie vindt er geen vrijgave plaats. Het systeem maakt geen uitzonderingen voor importeurs die voor het eerst importeren, kleine zendingen of goederen met leveranciersgegevens die er authentiek uitzien.
De EU-brede regels die in 2024 en 2025 ingrijpend veranderden, gelden naast de nationale Spaanse regelgeving. Zo werd de Algemene Verordening Productveiligheid (AVG) op 13 december 2024 verplicht voor alle consumentenproducten. Het EU-importcontrolesysteem 2 (ICS2) werd in april 2025 uitgebreid met weg- en spoorvervoer en verving het oudere ICS1-systeem volledig in september 2025. ICS2 versie 3 werd op 3 februari 2026 verplicht. De faseringseisen van de Batterijverordening werden vervroegd. En de markttoezichtautoriteiten in de EU hebben de handhaving van e-commerce-importen uit China aangescherpt. Zendingen die niet aan de regels voldoen, kunnen een boete krijgen van maximaal € 100,000.
Deze pagina is een nuttige bron voor bedrijven, importeurs en logistiek managers die in 2025-2026 elektronica vanuit China naar Spanje exporteren. Het behandelt de regels die van toepassing zijn op het proces, de specifieke Spaanse criteria waar de meeste importeurs niet van op de hoogte zijn, een volledige checklist voor de benodigde documentatie, de meest voorkomende en kostbare fouten, en hoe je met deskundige logistieke partners kunt samenwerken om het vanaf het begin goed te doen.
Het regelgevingskader: welke wetten zijn van toepassing op de import van elektronica?
Er bestaat geen enkele richtlijn die van toepassing is op alle elektronica die vanuit China naar Spanje wordt geïmporteerd. In plaats daarvan moeten ze voldoen aan een groot aantal EU-regels en -richtlijnen. De CE-markering is de eerste stap, maar het is meer dan alleen een certificering. Het is een verklaring dat een product voldoet aan alle EU-wetten die van kracht waren op het moment dat het op de markt werd gebracht. Afhankelijk van het type elektrisch apparaat dat u verzendt, moet u mogelijk twee of acht regels naleven.
De Laagspanningsrichtlijn (LVD, 2014/35/EU) is van toepassing op apparaten die werken tussen 50V en 1,000V wisselstroom of 75V en 1,500V gelijkstroom; de Richtlijn inzake elektromagnetische compatibiliteit (EMC, 2014/30/EU) is van toepassing op vrijwel alle elektronische apparaten en stelt dat deze geen schadelijke elektromagnetische interferentie mogen uitzenden of er te gevoelig voor mogen zijn; en de Richtlijn inzake radioapparatuur (RED, 2014/53/EU) is van toepassing op elk product dat gebruikmaakt van radiotechnologie, zoals Wi-Fi, Bluetooth, NFC, mobiele connectiviteit, GPS en aanverwante protocollen. De meeste gadgets die mensen tegenwoordig kopen, bevatten minstens één radiocomponent, waardoor naleving van de RED-richtlijn vrijwel voor de meeste producten op de markt vereist is.
Importeurs moeten ook rekening houden met RoHS (2011/65/EU), dat het gebruik van bepaalde gevaarlijke chemicaliën beperkt, zoals lood, kwik, cadmium, zeswaardig chroom, polygebromeerde bifenylen, polygebromeerde difenylethers en vier ftalaten die in 2019 zijn geïntroduceerd. REACH (EG 1907/2006) voegt nog meer regels toe voor chemicaliën. WEEE (2012/19/EU) maakt producenten van elektronisch afval meer verantwoordelijk voor wat ze produceren. De Algemene Verordening Productveiligheid (AVG, EU 2023/988) verving de voormalige Algemene Productveiligheidsrichtlijn in december 2024. Deze verordening voegde extra regels toe, zoals de verplichting tot identificatie van een EU-verantwoordelijke persoon en digitale producttracering voor consumentengoederen.
| Richtlijn / Verordening | Voor-en achternaam | Geldt voor | Belangrijke vereiste |
| CE-markering | Diverse EU-richtlijnen (LVD, EMC, RED, enz.) | De meeste elektronica | CE-markering aanbrengen; conformiteitsverklaring bewaren. |
| LVD (2014/35/EU) | Laagspanningsrichtlijn | Apparaten 50V–1,000V AC / 75V–1,500V DC | Veiligheidstesten; technisch dossier; DoC |
| EMC (2014/30/EU) | Richtlijn inzake elektromagnetische compatibiliteit | Alle elektronische apparaten | EMC-laboratoriumtests; geen schadelijke interferentie |
| ROOD (2014/53/EU) | Richtlijn radioapparatuur | Wi-Fi, Bluetooth, mobiele apparaten | Naleving van de regelgeving inzake het radiospectrum; vaak vereist van een aangemelde instantie. |
| RoHS (2011/65/EU) | Beperkingen voor gevaarlijke stoffen | Alle EEE | Maximale limieten voor Pb, Hg, Cd, Cr6+, PBB's, PBDE's, enz. |
| AEEA (2012/19/EU) | Afgedankte elektrische en elektronische apparatuur | Alle producenten/importeurs van elektrische en elektronische apparatuur | Registreer je bij het Spaanse WEEE-systeem; toon het symbool van de doorgestreepte prullenbak. |
| REACH (EG 1907/2006) | Registratie, evaluatie, autorisatie en beperking van chemische stoffen | Producten die verboden stoffen bevatten | SVHC-verklaring; SDS indien van toepassing |
| GPSR (EU 2023/988) | Algemene verordening productveiligheid | Alle consumentenproducten vanaf december 2024 | Online traceerbaarheid; verplichte EU-verantwoordelijke persoon |
| Batterijverordening (EU 2023/1542) | EU-batterijverordening | Producten met ingebouwde/externe batterijen | Batterijpaspoort (gefaseerd); etikettering; informatie over gerecycled materiaal |
Iets wat zowel Chinese exporteurs als hun Europese consumenten altijd verbaast, is dat de EU-importeur, en niet de Chinese fabrikant, volledig verantwoordelijk is voor de naleving van de regelgeving. Wanneer een product buiten de EU wordt geproduceerd en in de EU wordt geïmporteerd, wordt de importeur voor nalevingsdoeleinden als fabrikant beschouwd. Dit betekent dat u de verantwoordelijkheid voor de naleving wettelijk gezien niet kunt doorschuiven naar uw Chinese leverancier. Als een product dat niet aan de normen voldoet op de Spaanse markt terechtkomt, krijgt de importeur te maken met de terugroepactie, het markttoezichtonderzoek en de boete.
De unieke handhavingslaag van Spanje: SOIVRE en WEEE-registratie
Alle EU-lidstaten volgen dezelfde basisregels, maar Spanje heeft een zeer streng systeem voor grenscontrole waar importeurs van op de hoogte moeten zijn voordat hun eerste zending China verlaat.
Het Spaanse inspectiesysteem SOIVRE, dat zich bezighoudt met handel en kwaliteitscontrole, werkt samen met de Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT), de instantie die verantwoordelijk is voor belastingen en douane. Beide organisaties vallen onder het Ministerie van Industrie, Handel en Toerisme. Alle importeurs van elektrische en elektronische apparatuur (EEE), batterijen en accu's uit derde landen moeten hun Spaanse registratienummer voor de WEEE-regeling (RAEE-nummer) invoeren in het gezamenlijke douane-SOIVRE-portaal voordat de goederen aankomen. Dit is sinds 16 januari 2023 het geval. Het systeem controleert het nationale register automatisch. Het pakket kan niet worden vrijgegeven als het registratienummer ontbreekt, onjuist is of is verlopen.
Bovendien moeten de goederen vergezeld zijn van RoHS-conformiteitsdocumenten, en deze moeten niet alleen op aanvraag beschikbaar zijn. SOIVRE laat de zending pas door de douane gaan nadat is vastgesteld dat aan alle eisen is voldaan. Importeurs die gewend zijn aan de minder strenge handhaving tot 2023 zullen een grote schok ervaren wat de operationele processen betreft. Goederen kunnen dagen of zelfs weken in de havens van Valencia of Barcelona blijven liggen, met oplopende opslag- en demurragekosten tot gevolg, terwijl een nalevingsprobleem dat vóór vertrek had moeten worden opgelost, nu snel wordt afgehandeld.
| eis | Detail | Gevolg van niet-naleving |
| WEEE-registratie (RAEE) | Importeurs moeten zich vóór verzending registreren bij het Spaanse RAEE-systeem. Het registratienummer moet worden ingevoerd in het gezamenlijke SOIVRE/douanesysteem. | Goederen vastgehouden bij de douane; vrijgave geblokkeerd door SOIVRE |
| RoHS-documentair bewijs | Documentatie over de RoHS-conformiteit moet bij het product worden gevoegd en als onderdeel van de pre-inklaring worden ingediend. SOIVRE bevestigt de conformiteit voordat de douane de goederen vrijgeeft. | In beslag genomen goederen; mogelijke vernietiging of heruitvoerbevel |
| SOIVRE-voorafgoedkeuring | Sinds 16 januari 2023 moeten alle EEE-importen uit derde landen (inclusief China) de geautomatiseerde SOIVRE-verificatie doorlopen voordat de Spaanse douane de zending vrijgeeft. | Vertragingen van dagen tot weken; opslagkosten lopen op. |
| EU-verantwoordelijke persoon | Volgens de GPSR (vanaf 13 december 2024) moet op alle consumentenelektronica een verantwoordelijke persoon met een vestiging in de EU worden vermeld. Contactgegevens moeten op het product of de verpakking staan. | Het product mag wettelijk gezien niet op de EU-markt worden gebracht; boetes tot € 100,000. |
| EORI-nummer | De EU-importeur moet in het bezit zijn van een geldig EORI-nummer. Dit is vereist voor alle douaneaangiften in Spanje en de rest van de EU. | Zonder dit kan de zending de douane niet passeren. |
Het SOIVRE-systeem heeft momenteel vooral betrekking op de aankomst van zeevracht, maar de Spaanse douane zegt dat het uiteindelijk alle soorten transport zal omvatten. Omdat de hoeveelheid goederenvervoer per spoor Het spoorvervoer tussen China en Europa via de terminal Abronígal in Madrid groeit. Importeurs die van deze spoorverbinding gebruikmaken, dienen dezelfde regels te volgen voordat hun goederen aankomen als importeurs die gebruikmaken van zeevracht.
De complete checklist voor documentatie
De belangrijkste reden voor vertragingen in verzendingen en douanecontroles op de route China-Spanje zijn problemen met de documentatie. Het probleem is niet dat één document op zich moeilijk te begrijpen is. Er zijn veel documenten, en die moeten allemaal op elkaar aansluiten. Sommige documenten moeten ruim voor vertrek gereed zijn, en andere moeten elektronisch worden ingediend via specifieke portals door specifieke personen met specifieke systeemtoegang. De onderstaande tabel toont alle documenten die een importeur van elektronica nodig heeft om goederen van China naar Spanje te vervoeren.
| Document | Vereiste kerninhoud | Behouden voor |
| Commerciele factuur | Aangegeven waarde (USD of EUR), HS-code, gegevens koper/verkoper, Incoterms, land van herkomst | 10 jaar |
| Paklijst | Gewicht, afmetingen, aantal en HS-code per artikel; moeten exact overeenkomen met de factuur. | 10 jaar |
| Cognossement / AWB | Eigendomsbewijs afgegeven door de vervoerder; gegevens van de geadresseerde; markeringen en nummers komen overeen met de paklijst. | 5 jaar |
| EU-conformiteitsverklaring (DoC) | Bevat een lijst van alle van toepassing zijnde richtlijnen; gegevens van de fabrikant/importeur; bevoegde ondertekenaar; plaats en datum | 10 jaar |
| CE-technisch dossier | Testrapporten, risicobeoordeling, ontwerptekeningen, toegepaste geharmoniseerde normen, gebruikershandleiding in de relevante EU-taal/talen. | 10 jaar |
| RoHS-conformiteitsverklaring | Moet fysiek bij de zending aanwezig zijn; bevestigt de stoflimieten volgens bijlage II van 2011/65/EU | 10 jaar |
| WEEE / RAEE-registratienummer | Registratienummer van het Spaanse WEEE-programma; ingevoerd in het gezamenlijke SOIVRE/douaneportaal vóór aankomst. | Lopend |
| Certificaat van oorsprong (Formulier A / EUR.1) | Vereist voor preferentiële tariefbehandeling in het kader van de handelsvoorwaarden tussen de EU en China; uitgegeven door de Chinese douane of de CCPIT. | 3 jaar |
| ICS2 Inreissamenvattingsverklaring (ENS) | Elektronisch ingediend minimaal 24 uur vóór het laden (zee) of vóór vertrek (lucht/weg/spoor); volledige 6-cijferige HS-codes vereist. | vervoerder/expediteur behoudt |
| MSDS / SDS (indien batterijen of chemicaliën) | Veiligheidsinformatieblad; verplicht voor lithiumbatterijen en producten die beperkte chemische stoffen bevatten in het kader van REACH. | 10 jaar |
Er zijn een paar belangrijke details die benadrukt moeten worden. Een Chinese leverancier kan niet zomaar eenmalig een EU-conformiteitsverklaring opstellen en deze steeds opnieuw gebruiken. Op het moment dat het product op de EU-markt wordt gebracht, moet het alle relevante regelgeving nauwkeurig beschrijven. Dit betekent dat de verklaring gecontroleerd en bijgewerkt moet worden telkens wanneer de wetgeving verandert, en de wetgeving is in 2024 en 2025 aanzienlijk gewijzigd. De GPSR heeft nieuwe verplichte onderdelen aan de conformiteitsverklaring voor consumentenproducten toegevoegd. Deze omvatten onder andere de contactgegevens van de EU-verantwoordelijke.
De ICS2 Entry Summary Declaration is een veiligheidsdocument dat naar het EU-douanesysteem moet worden gestuurd, in het geval van Spanje specifiek naar de AEAT, voordat de goederen in een vliegtuig worden geladen (voor luchtvracht) of voordat het schip of de trein aankomt (voor zee- en spoorvervoer). ICS2 versie 3, die vanaf 3 februari 2026 verplicht is, vereist aanzienlijk meer gedetailleerde gegevens dan eerdere versies. Zo zijn bijvoorbeeld voor elk artikel in de zending volledige HS-goederencodes van 6 cijfers vereist. U kunt geen code van 4 cijfers of een vergelijkbare code meer opgeven; dit kan leiden tot een blokkering of afwijzing.
CE-markering in detail: Wat moet er nu precies gebeuren?
Identificeren van toepasselijke richtlijnen
Om aan de CE-richtlijnen te voldoen, moet u allereerst nagaan welke richtlijnen van toepassing zijn op uw product. Een draadloze Bluetooth-luidspreker moet bijvoorbeeld voldoen aan de regels voor RED (radiotechnologie), EMC (elektronische interferentie), LVD (als de voeding een spanning boven de laagspanningsdrempel gebruikt), RoHS (gevaarlijke stoffen), WEEE (afval) en mogelijk de Batterijverordening (als de luidspreker een ingebouwde oplaadbare batterij heeft). Er zijn verschillende manieren om de naleving te controleren, er zijn standaarden die voor alle richtlijnen gelden en er is documentatie vereist voor elke richtlijn. Als u één richtlijn over het hoofd ziet, is dat geen kleine fout; de hele CE-markering wordt dan ongeldig.
Zelfcertificering versus betrokkenheid van een aangemelde instantie
Voor producten met een lager risico die onder LVD en EMC vallen, kan de producent of importeur de conformiteitsbeoordeling zelf uitvoeren door middel van een zelfverklaring. Dit betekent dat u het testbedrijf inschakelt, de technische documentatie samenstelt en de conformiteitsverklaring afgeeft zonder tussenkomst van een derde partij. Voor productcategorieën met een hoger risico, zoals radioapparatuur onder RED in bepaalde configuraties, actieve medische hulpmiddelen, persoonlijke beschermingsmiddelen en machines, moet een door de EU erkende instantie worden ingeschakeld. EU-lidstaten geven erkende instanties de bevoegdheid om conformiteitsbeoordelingen uit te voeren. Een van de meest voorkomende en kostbare fouten op het gebied van conformiteit in de handelsroute tussen China en de EU is het gebruik van een Chinees laboratorium dat beweert een erkende instantie te zijn, maar niet is opgenomen in de officiële NANDO-database van de EU. Onderzoek toont aan dat tot 80% van de vertragingen in de verzending wordt veroorzaakt door valse of onvolledige CE-documentatie.
Het technisch dossier
Voor elk CE-gemarkeerd product moet een technisch dossier beschikbaar zijn. Dit dossier hoeft niet naar een autoriteit te worden gestuurd, maar markttoezichthouders kunnen er wel snel om vragen. Een standaard technisch dossier voor elektronica bevat de productontwerp- en specificatietekeningen, een risicobeoordeling, testrapporten van een geaccrediteerd laboratorium, een lijst van de gebruikte geharmoniseerde normen, de conformiteitsverklaring en gebruiksaanwijzingen in de officiële taal van elk EU-land waar het product wordt verkocht. Dit betekent dat Spanje wettelijk verplicht is om gebruiksaanwijzingen in het Spaans te verstrekken. Veel Chinese exporteurs leveren alleen Engelstalige documenten aan, waardoor ze juridisch kwetsbaar zijn totdat een markttoezichtonderzoek dit aan het licht brengt.
Veelgemaakte fouten die importeurs duur komen te staan
Omdat de compliance-omgeving zo complex is, komen sommige soorten fouten zo vaak voor dat ze apart vermeld moeten worden. De onderstaande tabel laat zien hoe de meest voorkomende fouten mensen in de praktijk beïnvloeden en hoe je ze kunt vermijden.
| Veel voorkomende fout | Hoe het te vermijden? |
| Het CE-keurmerk van de leverancier zonder meer accepteren. | Controleer het nummer van de aangemelde instantie in de officiële NANDO-database van de EU. De EU-importeur draagt de volledige juridische verantwoordelijkheid, ongeacht de beweringen van de leverancier. |
| Ontbrekende WEEE/RAEE-registratie vóór verzending. | Registreer u ruim van tevoren bij het Spaanse RAEE-systeem en voer het registratienummer in op het SOIVRE-portaal voordat de zending China verlaat. |
| Onjuiste of onvolledige HS-codes op douanedocumenten | Gebruik de volledige 10-cijferige CN-codes voor EU-douaneaangiften. Controleer deze codes via de TARIC-database van de EU. Onjuiste codes leiden tot inbeslagname en boetes. |
| Er staat geen EU-verantwoordelijke persoon vermeld op het product. | Volgens de GPSR-verordening (verplicht vanaf december 2024) moet op het product of de verpakking een natuurlijke of rechtspersoon met vestiging in de EU worden vermeld, inclusief volledige contactgegevens. |
| Het niet indienen van het ICS2 ENS-formulier vóór verzending. | Schakel een expediteur of douaneagent in met toegang tot het ICS2-systeem om de aangifte invoer in te dienen. ICS2 v3 is verplicht vanaf 3 februari 2026. |
| Zelfcertificering gebruiken voor risicovolle producten | Producten zoals radioapparatuur (Wi-Fi/Bluetooth), medische hulpmiddelen en persoonlijke beschermingsmiddelen vereisen doorgaans een door de EU aangewezen aangemelde instantie. Raadpleeg de conformiteitsbeoordelingsprocedure in de betreffende richtlijn. |
| RoHS-verklaring ontbreekt in de zending. | De RoHS-conformiteit moet fysiek bij de goederen worden gedocumenteerd en mag niet alleen op verzoek beschikbaar zijn. SOIVRE zal de vrijgave blokkeren als dit niet is aangetoond. |
De verplichting voor een GPSR-verantwoordelijke persoon, die op 13 december 2024 ingaat, is het grootste risico waar mensen onvoldoende bij stilstaan. De nieuwe regel schrijft voor dat elk consumentenproduct dat in de EU wordt verkocht, een verantwoordelijke persoon moet hebben wiens naam, geregistreerde handelsnaam, postadres, website en e-mailadres op het product of de verpakking vermeld staan. Deze persoon kan een natuurlijke of rechtspersoon zijn die in de EU woont. Dit is een grote verandering voor Chinese exporteurs die voorheen rechtstreeks aan Spaanse consumenten of platformen verkochten zonder een vestiging in de EU. Zij moeten nu een vestiging in de EU opzetten of een erkende agent inschakelen. Ongeacht of ze een CE-markering hebben of niet, producten die niet aan deze norm voldoen, mogen de EU-markt niet legaal betreden.
De juiste verzendmethode kiezen: implicaties voor de regelgeving
Niet alleen de wijze van verzending (zeevrachtDe transportmethode (luchtvracht of spoorvervoer tussen China en Europa) beïnvloedt niet alleen de kosten en de reistijd, maar ook de nalevingsprocedure. Voor elke transportmethode gelden verschillende deadlines voor het indienen van ICS2 ENS-rapporten en specifieke gegevensvereisten.
Voor zeevracht, nog steeds de meest gebruikelijke manier om elektronica van Shenzhen, Guangzhou of Shanghai naar de havens van Valencia of Barcelona te vervoeren, moet het ENS-formulier worden ingediend voordat het schip de eerste EU-haven van binnenkomst bereikt. De gebruikelijke transittijd van de belangrijkste Chinese havens naar Spanje bedraagt 28 tot 35 dagen. Dit geeft expediteurs voldoende tijd om de benodigde documenten in orde te maken, maar gezien de hoeveelheid en complexiteit van de documenten moet deze tijd niet als extra tijd worden beschouwd.
Voor luchtvracht, die wordt gebruikt voor spoedzendingen, zendingen van waardevolle goederen of kleine elektronische zendingen, moeten de minimale ENS-gegevens worden ingediend voordat de zending op de luchthaven van herkomst in China wordt geladen. Deze termijn is lastig te halen, waardoor de Chinese exporteur, de expediteur en de EU-koper nauw moeten samenwerken. De douane besteedt ook meer aandacht aan luchtvracht, omdat deze sneller en waardevoller is.
Vanaf 1 april 2025 moet al het spoorvrachtverkeer tussen China en Europa voldoen aan de ICS2 ENS-formulieren. Dit komt doordat het aantal Chinese steden dat per spoor bereikbaar is, sinds 2025 jaarlijks met 9% is toegenomen. Spoorvrachtzendingen die aankomen op de terminal Abronígal in Madrid moeten dezelfde veiligheidsrisicobeoordeling ondergaan als zee- en luchtvrachtzendingen. Dit betekent dat importeurs die per spoor de Spaanse markt bedienen, dezelfde regels voor de benodigde documentatie moeten volgen, ook al duurt de levering 18 tot 21 dagen langer.
Samenwerken met Topway Shipping: Volledige ondersteuning bij naleving van de regelgeving
Dit artikel behandelt nalevingsnormen die niet optioneel zijn en niet gemakkelijk te hanteren zijn vanuit een Chinese fabriek of een Spaans importbedrijf dat niet gespecialiseerd is in grensoverschrijdende logistiek en regelgeving. De papierwinkel is omvangrijk, de deadlines zijn kort en de sancties voor het maken van een fout – zoals het tegenhouden van zendingen bij de Spaanse douane, SOIVRE-beperkingen op de vrijgave van EEE, GPSR-handhavingsprocedures en markttoezichtonderzoeken – zijn zeer hoog.
Topway Shipping, gevestigd in Shenzhen en actief sinds 2010, biedt in deze context direct operationele voordelen. Het oprichtingsteam van Topway heeft meer dan 15 jaar ervaring in internationale logistiek en douaneafhandeling. Zij weten wat er nodig is om vanuit China te exporteren en in Europa te importeren, iets wat voor minder ervaren bedrijven lastig kan zijn. Hun diensten bestrijken de gehele logistieke keten, van het eerste deel van het transport vanuit de fabriek of het magazijn in China tot de volledige exportdouaneafhandeling en documentatievoorbereiding in China, het beheer van vracht over zee of door de lucht naar Spanje, de ondersteuning bij de douaneafhandeling op de Spaanse bestemming, en ten slotte de levering aan een magazijn, Amazon FBA of klantadres.
Als het om elektronica gaat, komt de expertise van Topway het beste van pas tijdens het documentatieproces vóór vertrek. Zorgen dat de handelsfactuur de juiste 10-cijferige CN-goederencodes bevat, dat de RoHS-conformiteitsverklaring bij de goederen aanwezig is, dat het WEEE/RAEE-registratienummer in het SOIVRE-portaal is ingevoerd vóór aankomst van de zending, en dat het ICS2 ENS-formulier met alle juiste informatie is ingevuld, zijn allemaal operationele taken die zowel kennis van de regelgeving als toegang tot het systeem vereisen. Een expediteur die geen toegang heeft tot het ICS2-systeem kan bijvoorbeeld het ENS-formulier niet rechtstreeks indienen en moet een derde partij inschakelen, wat vertragingen en communicatieproblemen kan veroorzaken.
Topway vervoert ook volle containers (FCL) en deelladingen (LCL) vanuit China naar belangrijke havens over de hele wereld, zoals Valencia en Barcelona. LCL stelt importeurs van elektronica in staat om goederen te verzenden die voldoen aan de regelgeving en professioneel worden beheerd, tegen lagere kosten dan wanneer er bij elke reis een volle container wordt gevuld. Ongeacht de grootte van de zending, gelden dezelfde documentatieregels.
Etiketteringseisen: Wat moet er op het product en de verpakking staan?
Het etiketteren is het punt waarop de naleving daadwerkelijk en permanent wordt. Wanneer een product in een Spaans magazijn aankomt, is het etiket óf correct óf incorrect. Het corrigeren ervan is op dat moment kostbaar en vaak onmogelijk zonder de goederen terug te roepen.
Het CE-keurmerk moet duidelijk, permanent en transparant op het product zelf worden aangebracht voor elektronische apparaten met een CE-keurmerk. Als dit vanwege de grootte of aard van het apparaat niet mogelijk is, moet het keurmerk op de verpakking en eventuele bijbehorende documentatie worden aangebracht. Het keurmerk moet voldoen aan de exacte afmetingseisen die zijn vastgesteld in de EU-regelgeving. De minimale hoogte is 5 mm en de interne verhoudingen moeten overeenkomen met het aangegeven raster. Zelfs als het product zelf technisch voldoet aan de eisen, voldoet het niet aan de etiketteringseisen als het keurmerk te klein is, niet de juiste verhoudingen heeft of in een kleurstelling is geschreven die het moeilijk leesbaar maakt.
Naast het CE-keurmerk moeten de goederen of de verpakking ook de naam en het adres van de fabrikant of de EU-verantwoordelijke persoon, de productnaam of het modelnummer, een batch- of serienummer voor traceerbaarheid en het WEEE-symbool (doorgestreepte afvalbak) voor alle elektrische en elektronische apparatuur bevatten. Apparaten met lithiumbatterijen moeten bovendien de UN 38.3-batterijtestsamenvatting en de juiste gevarenlabels bevatten. De GPSR (Global Procurement and Safety Regulation) stelt dat elke online vermelding van het product ook traceerbaarheidsinformatie moet bevatten. Dit betekent dat naleving van de etiketteringsregels niet alleen aan de fysieke grens, maar ook op de digitale markt van belang is.
Conclusie
Het verzenden van elektronica vanuit China naar Spanje is een proces dat planning beloont en aannames afstraft. De regels zijn duidelijk, worden gehandhaafd en nauwlettend in de gaten gehouden. Ze omvatten CE-markering volgens diverse richtlijnen, RoHS, WEEE/RAEE-registratie, REACH, GPSR, ICS2 ENS-bestand en de Spaanse SOIVRE-handhavingslaag. In 2025 en 2026 is de handhaving aangescherpt, zijn de termijnen verkort en zijn er nieuwe regels van kracht geworden waar veel importeurs nog steeds mee worstelen.
Dit is de meest cruciale verandering in denkwijze voor elk bedrijf dat elektronica uit China naar Spanje importeert: naleving is niet de laatste stap vóór de export. Het is het begin. Voordat het product in de EU verkocht mag worden, moet er een conformiteitsverklaring worden opgesteld. Voordat de zending vertrekt, moet de WEEE-registratie in orde zijn. Afhankelijk van de wijze van transport moet het ICS2 ENS-formulier worden ingevuld vóór het laden of bij aankomst. Voordat het product of de verpakking verzonden mag worden, moet de naam van de EU-verantwoordelijke persoon erop vermeld staan. Het kost tijd en ervaring om dit vanaf het begin goed te doen. Fouten aan de grens kosten veel meer.
Het is geen premium service om samen te werken met logistieke partners die zowel de Chinese exportregels als de EU-importregels kennen, inclusief de specifieke Spaanse SOIVRE-regels. In de huidige regelgeving is dit de minimale vereiste voor het transport van elektronica vanuit China naar Spanje, zonder vertragingen, inbeslagname en schendingen van de regelgeving die kunnen leiden tot een volledige terugroepactie van producten.
Veelgestelde vragen
V: Is CE-markering verplicht voor alle elektronische apparaten die vanuit China naar Spanje worden verzonden?
A: Ja, voor alle elektronische producten die onder de EU-regelgeving vallen. Dit omvat vrijwel alle consumenten- en zakelijke gadgets. Om producten legaal in de EU te mogen verkopen, moeten ze een CE-markering hebben. Het Spaanse SOIVRE-systeem controleert de naleving aan de grens. Het is de verantwoordelijkheid van de importeur, niet van de Chinese fabrikant, om ervoor te zorgen dat het product aan de CE-normen voldoet.
V: Wat is SOIVRE en waarom is het belangrijk voor elektronicaverzendingen naar Spanje?
A: SOIVRE is de Spaanse organisatie die handel en kwaliteit controleert. Sinds januari 2023 beheert SOIVRE een geautomatiseerde, gezamenlijke website met de Spaanse douane. Deze website controleert de WEEE/RAEE-registratienummers en de RoHS-conformiteitsdocumenten voordat een zending elektrische en elektronische apparatuur uit een derde land wordt vrijgegeven. De lading wordt pas vrijgegeven als er een geldig RAEE-registratienummer in het systeem staat en de RoHS-documenten aanwezig zijn.
V: Wat is er veranderd aan de Algemene Verordening Productveiligheid (GPSR) in 2024?
A: De GPSR verving de voormalige Algemene Productveiligheidsrichtlijn op 13 december 2024. Voor importeurs van elektronica zijn er enkele belangrijke wijzigingen, waaronder dat het product of de verpakking de naam en contactgegevens van een EU-verantwoordelijke persoon moet bevatten; online marktplaatsen moeten artikelen nauwkeuriger kunnen traceren; en de sancties voor het niet naleven van de regels zijn aanzienlijk verzwaard, met mogelijke boetes tot € 100,000. Chinese exporteurs die rechtstreeks aan EU-klanten verkopen zonder een in de EU gevestigde organisatie, moeten een geautoriseerde agent inhuren.
V: Wat is ICS2 en wanneer moet de Entry Summary Declaration worden ingediend?
A: ICS2 is het EU-systeem voor invoercontrole 2, een systeem voor het indienen van veiligheidsformulieren voordat goederen aankomen. Het ENS-formulier moet worden ingediend voordat het schip de eerste EU-haven bereikt voor zeevracht. Voor luchtvracht moet vóór het laden een minimale hoeveelheid gegevens worden ingediend. Voor weg- en spoorvracht is indiening vereist vóór aankomst (vanaf april 2025). Vanaf 3 februari 2026 is ICS2 v3 verplicht en moeten alle artikelen een volledige HS-code van 6 cijfers hebben.
V: Kan een importeur uit de EU het CE-certificaat van een Chinese leverancier gebruiken?
A: Dat hangt ervan af. Als u een standaardproduct importeert dat is ontworpen en vervaardigd volgens de specificaties van de leverancier, kunt u mogelijk bestaande testrapporten en conformiteitsdocumenten gebruiken, mits deze authentiek, volledig en conform de juiste richtlijnen zijn. Als u maatwerk of producten onder private label importeert, of uw eigen merk erop plaatst, bent u wettelijk gezien de fabrikant en moet u uw eigen conformiteitsverklaring en technisch dossier opstellen. Controleer altijd de nummers van de aangemelde instanties in de EU NANDO-database.
V: Hoe helpt Topway Shipping bij het nalevingsproces?
A: Topway Shipping verzorgt alle logistiek van de Chinese fabriek tot de Spaanse bestemming. Dit omvat het inklaren van de goederen, het voorbereiden van de benodigde documenten, het coördineren van de ICS2 ENS-aanvraag, het bieden van hulp bij de pre-clearance voor WEEE/SOIVRE en het leveren van de goederen op de eindbestemming. Topway is al meer dan 15 jaar actief in de internationale logistiek. Ze helpen importeurs van elektronica ervoor te zorgen dat ze aan alle regels voldoen voordat hun goederen China verlaten, waardoor de kans op dure wachttijden bij de douane in Spanje kleiner wordt.
