Hoe zorg je ervoor dat de voorraadstroom naar Vietnam/Thailand/Maleisië op gang blijft vóór Chinees Nieuwjaar?

 

Introductie

Chinees Nieuwjaar is meer dan alleen een feestdag. Het is een voorspelbare verstoring voor de toeleveringsketens in heel Azië, maar de gevolgen zijn moeilijk te voorspellen. Fabrieken stoppen of draaien met minder personeel, vrachtvervoer wordt lastiger, havens zijn druk voor de feestdagen en kopers uit andere landen versnellen vaak hun bestellingen om voorraden aan te leggen vóór de vertraging. Merken die exporteren naar Vietnam, Thailand en Maleisië staan ​​nog meer onder druk. Ze moeten racen tegen de productiestop in China en tegelijkertijd proberen hun goederen op de markt te krijgen voordat de lokale magazijnen en distributienetwerken te vol raken.

Zelfs een kleine vertraging in uw voorraadplanning kan grote gevolgen hebben. Wanneer zendingen te laat binnenkomen, stijgen de kosten voor het omboeken, worden containers verplaatst, nemen de luchtvrachtkosten toe en ontstaan ​​er voorraadtekorten, net op het moment dat verkoopteams en marktplaatsen seizoenscampagnes lanceren. Het doel is niet alleen om sneller te verzenden. Het gaat erom slimmer te verzenden, met realistische buffers en een mix van routes die vertragingen kunnen opvangen.

Dit bericht biedt een nuttig, operationeel plan om vóór Chinees Nieuwjaar voorraad in Vietnam, Thailand en Maleisië te krijgen. Het omvat planningstermijnen, het kiezen van transportmiddelen, procedures voor het bijhouden van gegevens en het opstellen van noodplannen. Dit alles is voldoende gedetailleerd voor een logistiek manager, een e-commerce-operator of een inkoopmanager.

Waarom het Chinese Nieuwjaar de voorraadstromen naar Zuidoost-Azië zo snel verstoort

De meeste teams verwachten pas later problemen rond Chinees Nieuwjaar, maar de vertraging beperkt zich niet tot één datum. Het is een geleidelijke afname van de capaciteit. Het eerste wat er gebeurt, is dat er haast is om afgewerkte producten uit de fabrieken te krijgen voordat de werknemers vertrekken. Daarna ontstaat er een drukte bij de vrachtwagen- en exportterminals in de VS. Ten slotte is er de periode na de feestdagen, waarin de productie en het transport weer op gang komen, maar niet allemaal tegelijk.

Vietnam, Thailand en Maleisië zijn bijzonder kwetsbaar, omdat ze sterk afhankelijk zijn van de toeleveringsketen in China en omdat veel importeurs in deze markten tegelijkertijd proberen hun voorraden naar voren te halen. Het netwerk verandert in een wachtrij wanneer iedereen tegelijk beweegt.

Een andere reden is dat veel verkopers Zuidoost-Azië als "dichtbij" beschouwen en denken dat ze de achterstand later wel kunnen inhalen omdat het transport snel genoeg is. Dat kan in normale weken gebeuren. Die aanname gaat echter niet op vóór Chinees Nieuwjaar, omdat de beperking niet de afstand is, maar de capaciteit. Je kunt maar een paar dagen over zee verwijderd zijn, maar toch vertraging oplopen door het wachten op een schip, een container, een laad- en losplek of een set douanedocumenten.

De realiteit van deadlines en de verborgen doorlooptijden

Mensen denken bij "deadline" vaak aan de laatste dag waarop je iets kunt versturen. In werkelijkheid zijn er echter meerdere deadlines, zoals de datum waarop de productie is afgerond, de datum waarop boekingen mogelijk zijn, de datum waarop containers worden opgehaald, de datum waarop schepen de haven binnenvaren, de datum waarop de benodigde documenten moeten worden ingediend en de datum van de vaartijd van de rederij. Als je er één mist, moet je mogelijk wachten op het volgende schip, dat dan wellicht al volgeboekt is.

Een manier om over de doorlooptijd na te denken, is door deze op te splitsen in drie onderdelen:

Ten eerste betekent productiegereedheid dat de goederen verpakt en klaar voor verzending zijn. Dit betekent niet dat de productie is afgerond. Het kan nog een paar dagen duren om de goederen te verpakken, te labelen, dozen te bundelen, te palletiseren en de uiteindelijke kwaliteitscontrole uit te voeren.

Ten tweede, gereedheid voor export: wanneer de zending kan worden geboekt, in een container geplaatst (of gecombineerd met andere zendingen) en vrijgegeven voor export. Dit houdt in dat gecontroleerd moet worden of de handelsfactuur en paklijst correct zijn, de HS-code bevestigd moet worden en alle benodigde documenten voor productconformiteit verkregen moeten worden.

Ten derde, wees voorbereid op transport en import: vaardata, het risico van overslag en douaneafhandeling op de bestemming. Zelfs op routes die maar een korte afstand van elkaar liggen, kunnen schepen elkaar ophopen of boekingen worden doorgeschoven tijdens piekperiodes.

Als je alleen rekening houdt met de vakantiedatum, ben je waarschijnlijk te laat met plannen. Plan in plaats daarvan rond de laatste betrouwbare vaarmogelijkheid en voeg vervolgens wat extra tijd toe voor de week wanneer het wat krapper wordt.

Een tijdlijn voor Chinees Nieuwjaar opstellen die daadwerkelijk werkt

Begin met de datum van ontvangst, niet met de verzenddatum.

De meest voorkomende fout die mensen maken bij het plannen, is een vertrekdatum uit China vaststellen en hopen dat alles goed gaat als ze daar aankomen. Begin met de datum waarop de voorraad in Vietnam, Thailand en Maleisië te koop moet worden aangeboden. Werk vervolgens terug naar de fase van ontvangst, opslag en orderverwerking.

Als u wilt dat uw voorraad op een bepaalde datum beschikbaar is voor verkoop op een online marktplaats, houd er dan rekening mee dat "beschikbaar" meestal betekent dat de voorraad is ontvangen, geteld, in de schappen geplaatst en in het systeem is verwerkt. Tijdens drukke periodes vóór de feestdagen kan het in magazijnen langer duren vanwege de grote hoeveelheid zendingen. Het kan dan lastig zijn om een ​​afspraak te maken.

Een tijdlijnsjabloon dat je kunt aanpassen.

De onderstaande informatie biedt geen garantie voor de transittijden. Het geeft een indicatie van de buffers die doorgaans in een planningskader worden opgenomen. Uw exacte prijzen zijn afhankelijk van de route, de vervoerder, de havencombinatie en of u FCL (Full Container Load) of LCL (Less than Container Load) verzendt.

Tijdlijnstap	Wat het omvat	Aanbevolen buffertijd vóór de drukte rond Chinees Nieuwjaar.
Datum waarop de verkoopklare voorraad op de bestemming aankomt	Opslag, cyclustelling, systeem beschikbaarheid	7 – 10 dagen
Ontvangstvenster magazijn	Afspraken inplannen + uitladen	3 – 7 dagen
Inklaring bij invoer	Indienen + inspecties (indien van toepassing)	3 – 7 dagen
Internationaal transit	Zee / lucht / multimodaal	Rijstrookafhankelijk
Exportafhandeling in China	Vrachtvervoer, haven-/terminalverwerking, consolidatie	5 – 10 dagen
Datum waarop de lading gereed is (CRD)	Inpakken, etiketteren, eindcontrole, bevestiging van pallet/doos	5 – 10 dagen

Als uw product waarschijnlijk gecontroleerd zal worden, als u uw documenten vaak wijzigt of als uw leverancier erom bekend staat dat hij vaak te laat levert, zorg dan voor een grotere marge. Kleine fouten worden vaak erger vlak voor Chinees Nieuwjaar.

Vermijd de gedachte van "één grote verzenddatum".

In een spreadsheet lijkt één enkele zending prima. Maar in het hoogseizoen is de voorraad zwak. Het lijkt misschien lastiger om je voorraad op te splitsen in verschillende vertrekdata of transportmiddelen, maar het vergroot je kansen aanzienlijk om in ieder geval een deel ervan te vervoeren. In veel gevallen is het beter om 70% van de goederen klaar te hebben dan om 100% pas twee weken later beschikbaar te hebben.

De juiste transportmix kiezen voor Vietnam, Thailand en Maleisië.

FCL versus LCL: stabiliteit versus flexibiliteit

Wanneer je ruimte en materieel kunt bemachtigen, is FCL (full container load) over het algemeen stabieler. Het transport gaat meestal snel door de terminals en vereist minder handling. Maar tijdens piekperioden kunnen er nog steeds tekorten aan materieel en verschuivingen van vervoerders voorkomen, vooral als mensen te lang wachten met boeken.

LCL (less-than-container load) maakt het mogelijk om kleinere hoeveelheden vaker te verzenden. Het nadeel is dat er meer tussenstappen zijn, zoals consolidatie, deconsolidatie en een grotere afhankelijkheid van de uiterste verzendtijden bij het magazijn en de consolidator. Vóór Chinees Nieuwjaar kan de LCL-capaciteit bovendien krapper worden en kunnen de consolidatieschema's minder betrouwbaar zijn.

Een gemengde aanpak werkt goed voor veel bedrijven: gebruik FCL voor de basisvoorraad en LCL voor aanvulling of SKU's met een onzekere vraag.

Luchtvracht als tactisch instrument, niet als standaardoplossing.

Luchtvracht kan je helpen bij de lancering van een product of om een ​​boete op de markt te voorkomen, maar het wordt behoorlijk duur als je het reactief gebruikt. Je plant vooruit om luchtvracht efficiënter in te zetten door de 10-20% van de SKU's te identificeren die het meeste geld opleveren of het grootste operationele risico met zich meebrengen. Je reserveert alleen een luchtvrachtoptie voor die producten als het zeevrachtplan niet doorgaat.

Het is handig om triggerpunten voor vliegtickets in te stellen. Als bijvoorbeeld het vertrek van een zeereis een bepaald tijdstip overschrijdt, zet je belangrijke boekingen direct om naar vliegtickets. Dit voorkomt dat mensen op het laatste moment boeken, wanneer de prijzen hoog zijn en er weinig kamers beschikbaar zijn.

Directe routes versus overslagroutes

Vóór Chinees Nieuwjaar is het risico niet alleen dat leveringen vertraging oplopen, maar ook dat ze anders verlopen. Routes met meer overslagpunten kunnen te maken krijgen met meer schemawijzigingen. Als uw voorraad snel op de bestemming moet zijn, kunt u overwegen om te kiezen voor directere routes of betrouwbaardere verbindingen, indien beschikbaar. U kunt geld besparen door langzamere of complexere routes te gebruiken als uw producten niet zo snel op de bestemming hoeven te zijn, maar alleen als u de bestemming alsnog vóór de bufferdatum bereikt.

Documentatie en douane: het stille zwakke punt

Een ontbrekend of onjuist document kan ervoor zorgen dat uw zending de bestemming niet bereikt, zelfs als verder alles goed verloopt. Vlak voor Chinees Nieuwjaar is het makkelijk om te zeggen: "Ik regel het later wel", omdat iedereen haast heeft. Dat is het moment waarop fouten leiden tot langere wachttijden.

Veelvoorkomende documentproblemen die vertragingen veroorzaken

Douaniers in Zuidoost-Azië willen doorgaans duidelijkheid en consistentie. Veelvoorkomende problemen zijn onder andere tegenstrijdige aantallen dozen, tegenstrijdige gewichten en volumes in verschillende documenten, onduidelijke productomschrijvingen en HS-codes die niet overeenkomen met het daadwerkelijke gebruik van het product.

In rustige tijden is een kleine afwijking geen probleem. In drukke perioden kan het echter leiden tot meer werk, meer papierwerk en langere wachttijden, omdat expediteurs en douanebeambten het druk hebben.

Maak een documentvenster met de optie 'bevriezen'.

Het is verstandig om een ​​bevriezingspunt in te stellen waarop belangrijke documenten worden vergrendeld, tenzij er een grote fout is gemaakt. Dit voorkomt wijzigingen op het laatste moment, waardoor het lastig wordt om te zien welke versie welke is. Wanneer meerdere teams bijgewerkte paklijsten per e-mail versturen, neemt de kans dat de verkeerde lijst wordt gearchiveerd aanzienlijk toe.

Het bevriezingsvenster is cruciaal voor LCL-zendingen, omdat consolidators de juiste informatie nodig hebben voor het opstellen van de vrachtbrief en de consolidatie.

Voorraadstrategie: behandel niet alle SKU's hetzelfde.

Segmenteer SKU's op basis van hun impact op de bedrijfsvoering.

Niet alle artikelen hoeven direct aangevuld te worden. Een goed plan voor de periode vóór Chinees Nieuwjaar houdt in dat je weet welke artikelen absoluut niet uitverkocht mogen raken en welke je gerust kunt meenemen.

SKU's met een hoge impact zijn over het algemeen bestsellers, hero bundles, onderdelen die de assemblage belemmeren of producten die onderdeel uitmaken van een speciale aanbieding. Je kunt wachten op SKU's met een lagere impact of ze vervangen.

Door je voorraad op te splitsen, kun je slim gebruikmaken van de beperkte ruimte. Je zou bijvoorbeeld bestsellers eerder per volle container (FCL) kunnen verzenden en minder populaire artikelen later per deelcontainer (LCL), en een bescheiden luchtvrachtreserve aanhouden voor alleen de artikelen met de hoogste omzet.

Houd rekening met vraagpatronen die specifiek zijn voor de betreffende bestemming.

Afhankelijk van hoe u uw kanalen combineert, kunnen Vietnam, Thailand en Maleisië verschillend reageren. Retaildistributie, B2B-aanvulling van voorraden en grensoverschrijdende e-commerce hebben elk hun eigen bestelpatronen. Als u meerdere magazijnen of meerdere transporteurs hebt die aan uw klanten leveren, kan het ideale moment voor binnenkomende zendingen per land verschillen.

In de praktijk zou je je voorraad uit Vietnam wellicht eerder willen ontvangen als je ontvangstpunt klein is, of je goederen uit Maleisië eerder als je distributiecentrum druk is met veel verkopers en het tijdens piekuren erg druk is.

Magazijn- en last-mile-gereedheid in bestemmingsmarkten

De planning voor Chinees Nieuwjaar mag niet stoppen zodra je in de haven aankomt. Veel plannen voor de toeleveringsketen lopen al vast bij de magazijndeur.

Het ontvangen van afspraken is een reële beperking.

Reserveer zo snel mogelijk afspraakmomenten voor uw magazijn zodra u weet wanneer deze beschikbaar zijn. Als u wacht, kan het zijn dat het magazijn voorrang krijgt op grotere klanten of eerdere boekingen, waardoor uw containers langer blijven staan.

Wanneer LCL-zendingen worden opgesplitst, kan dit leiden tot een grote hoeveelheid kleine leveringen tegelijk, wat te veel kan zijn voor de ontvangstteams. Geef uw magazijn door wat er aankomt, wanneer het aankomt en hoe het verpakt zal worden (in pallets of dozen).

De snelheid waarmee artikelen worden opgeborgen, beïnvloedt de beschikbaarheid voor de verkoop.

Als je producten snel verkoopt, is het belangrijk om van tevoren te plannen hoe je ze opslaat. Zodra je de goederen binnen hebt, scan je de belangrijkste artikelen en zorg je ervoor dat ze beschikbaar zijn vóór de minder belangrijke artikelen. Dit lijkt vanzelfsprekend, maar mensen vergeten het vaak als het druk is in het magazijn.

Praktische noodplanning zonder de bedrijfsvoering onnodig ingewikkeld te maken.

Een strategie voor noodgevallen is geen boekje van dertig pagina's. Als dingen niet volgens plan verlopen, kun je snel een paar beslissingen nemen.

Stel een plan A, een plan B en een duidelijke trigger op.

Plan A zou in de meeste gevallen FCL-transport over zee kunnen zijn. Plan B zou LCL-aanvullingen en een kleine luchtvrachtoptie voor prioritaire SKU's kunnen omvatten. Het belangrijkste is om te bepalen welke gebeurtenis de omschakeling teweegbrengt.

Een aantal zaken kunnen een trigger vormen, zoals het ontbreken van het CRD-document bij de fabriek, het annuleren van een boeking door de transporteur of het niet tijdig aankomen van de zending. Je onderneemt actie wanneer de trigger zich voordoet. Je gaat niet in discussie.

Zorg ervoor dat leveranciers hun planning hierop afstemmen.

Leveranciers beseffen vaak niet hoe snel het netwerk zich sluit. Ze noemen misschien een datum die officieel vóór de feestdag valt, maar in de praktijk niet vroeg genoeg is. Vertel je CRD wat je van hen verwacht en waarom die zaken belangrijk zijn.

Als uw leverancier de bestelling pas later kan afleveren, overweeg dan om deelleveringen te versturen. Stuur wat nu klaar is en de rest later. Dit kan het verschil betekenen tussen wel of geen voorraad hebben.

Een landspecifiek overzicht van Vietnam, Thailand en Maleisië.

Vietnam: snelheid is mogelijk, maar de bergtoppen zijn erg zwaar.

De ligging van Vietnam dicht bij andere landen kan een voordeel zijn, maar tijdens drukke periodes maakt die nabijheid het juist makkelijker voor mensen om op het laatste moment nog spullen te versturen. Als je afhankelijk bent van snelle bevoorrading, zul je merken dat die "snelle" optie al snel een wachtrij wordt. Het is belangrijker om vooruit te plannen en te reserveren dan te hopen op een snelle doorvoer.

Thailand: houd rekening met de beperkingen bij ontvangst en distributie.

Als u uw goederen verplaatst van een haven naar een locatie in het binnenland, of als uw magazijn zich in de buurt van een drukke stad bevindt, kan de interne distributie in Thailand langer duren. Houd daarom rekening met een buffer, niet alleen voor verzending naar het buitenland, maar ook voor de levertijden en ontvangsttijden binnen het land.

Maleisië: wees extra gedisciplineerd met documentatie en consolidatie.

Als de papieren in orde zijn, kan verzending vanuit Maleisië efficiënt verlopen. Wanneer dat niet het geval is, zijn de vertragingen tijdens piekperiodes groter omdat het hele systeem dan overbelast is. Als u vaak LCL-zendingen verstuurt, controleer dan altijd de paklijsten en productbeschrijvingen.

Hoe Topway Shipping u kan helpen slimmer te verzenden vóór Chinees Nieuwjaar

"Harder je best doen" loont niet tijdens het hoogseizoen. Wat wél loont, is voorbereid zijn, over voldoende capaciteit beschikken en gedisciplineerd te werk gaan in de hele keten.

Topway Shipping, gevestigd in Shenzhen, China, is sinds 2010 een professionele aanbieder van grensoverschrijdende logistieke oplossingen voor e-commerce. Ons oprichtingsteam heeft meer dan 15 jaar ervaring in internationale logistiek en douaneafhandeling, met een speciale focus op het transport tussen de VS en China. Wij verzorgen de gehele logistieke keten, van het eerste transporttraject tot de bestemming in het buitenland. opslag Van douaneafhandeling tot levering aan de eindbestemming. We bieden ook zeevrachtdiensten aan vanuit China naar belangrijke havens wereldwijd, die flexibel inzetbaar zijn voor zowel volledige containerladingen (FCL) als deelladingen (LCL).

Dat totaalbeeld is belangrijk als je wilt dat je voorraad vóór Chinees Nieuwjaar naar Vietnam, Thailand en Maleisië blijft worden vervoerd. In plaats van elk onderdeel als een apart probleem te beschouwen, helpt het je een praktische strategie op te stellen die rekening houdt met ophalen bij de fabriek, exportverwerking, scheepvaartopties, papierwerk en levering op de bestemming.

Conclusie

Vóór Chinees Nieuwjaar draait het bij het verzenden van goederen naar Vietnam, Thailand en Maleisië niet zozeer om het vinden van een wonderbaarlijke manier om ze te versturen, maar eerder om het ontwikkelen van een sterk systeem. Begin met de datum waarop het product klaar is voor verkoop. Werk vervolgens terug met daadwerkelijke buffers en maak documentatie een essentieel onderdeel van de planning. Gebruik een mix van transportmiddelen die de belangrijkheid van elk product weerspiegelt en maak back-upplannen waarmee u snel kunt handelen wanneer het netwerk onder druk komt te staan.

Als je het hoogseizoen plant alsof het een normaal seizoen is, zul je te maken krijgen met tegenvallende resultaten. Maar als je het hoogseizoen plant alsof het een capaciteitsveiling is, houd je je voorraad veilig, je inkomsten veilig en je klanten tevreden.

Veelgestelde vragen

V: Hoe lang van tevoren moet ik mijn bestelling naar Vietnam/Thailand/Maleisië verzenden vóór Chinees Nieuwjaar?
A: Begin met de datum waarop de voorraad verkoopklaar moet zijn en tel daar de tijd bij op voor ontvangst, douane, exportafhandeling en transport. Veel verzenders realiseren zich niet hoe vroeg de drukte al begint, dus het is veiliger om te streven naar een eerdere "laatste betrouwbare vertrekdatum" dan alleen een datum vóór de feestdagen.

V: Moet ik FCL of LCL gebruiken tijdens de drukte voorafgaand aan Chinees Nieuwjaar?
A: Als uw volume stabiel is, kan FCL u helpen de zaken beter te beheren en u meer controle te geven, maar u moet nog steeds vroeg boeken. LCL stelt u in staat vaker te verzenden als u een lager of meer fluctuerend volume hebt, maar het maakt de afhankelijkheden van deadlines ook complexer. Veel bedrijven gebruiken beide: FCL voor de basisvoorraad en LCL voor het aanvullen van de voorraad.

V: Wanneer is luchtvracht zinvol in een planning voorafgaand aan Chinees Nieuwjaar?
A: Luchtvracht kan het beste worden ingezet als geplande back-up voor uw belangrijkste SKU's, niet als noodoplossing op het laatste moment. Stel triggerpunten in zodat u een klein aantal producten via luchtvracht kunt overbrengen als de zeevrachtschema's een bepaald punt overlopen.

V: Wat is, naast capaciteit, de grootste vermijdbare oorzaak van vertraging?
A: Inconsistentie in de documentatie. Wanneer er sprake is van niet-overeenkomende bedragen, verwarrende beschrijvingen of wijzigingen op het laatste moment, kan het langer duren om toestemming te krijgen voor export of import. Deze vertragingen worden nog groter wanneer iedereen het druk heeft in de aanloop naar Chinees Nieuwjaar.

V: Hoe kan ik voorraadtekorten voorkomen als mijn leverancier te laat is?
A: Denk na over verzending in delen. Verzेंड eerst de artikelen die klaar zijn, zet je belangrijkste SKU's bovenaan de lijst en zorg voor een back-upplan voor de artikelen die de grootste impact op de bedrijfsvoering hebben als ze te laat komen.

V: Hoe kan ik mijn magazijnprocessen versnellen wanneer de inkomende volumes pieken vertonen?
A: Zorg ervoor dat u tijdig afspraken maakt voor de ontvangst van goederen, geef nauwkeurige informatie over de binnenkomende zendingen en plan vooruit welke artikelen u als eerste wilt opslaan, zodat uw bestverkochte artikelen als eerste beschikbaar zijn. Dit verkort de tijd tussen "aangekomen" en "verkoopbaar".