Sfaturi de la Vama UE în timpul zilei de yuani chinezești: Documente care reduc reținerile și inspecțiile

 

Introducere

Anul Nou Chinezesc (CNY) este una dintre cele mai aglomerate și mai perturbatoare perioade pentru transportul maritim din întreaga lume. Fabricile se grăbesc să onoreze comenzile, depozitează cantități de ultim moment pentru export, iar liniile internaționale suferă rapid efectele vârfurilor de export: limitări de spațiu, modificări de program și greșeli birocratice cauzate de termenele de livrare mai scurte.

Presiunea din yuanul chinezesc (CNY) apare adesea la vamă, care este cea mai dificilă zonă pentru mărfurile care se îndreaptă spre UE. O factură ușor neconformă, o declarație de conformitate lipsă sau o descriere vagă a produsului care s-ar putea să nu ridice semnale de alarmă într-o săptămână obișnuită pot fi brusc motivul pentru care încărcătura dumneavoastră este reținută pentru revizuirea documentelor sau retrasă pentru inspecție. Și, întrucât procedurile vamale ale UE se bazează pe gestionarea riscurilor și asigurarea exactității datelor, cea mai bună abordare pentru a evita problemele este să nu se facă o dispută după ce are loc o reținere, ci să se trimită un set complet, curat și consistent de documente înainte de sosirea mărfurilor.

Acest articol se referă la documentele care sunt cel mai probabil să accelereze verificările și reținerile vamale ale UE în timpul creșterii numărului de expedieri în yuani chinezi. Vă explică de ce unele documente cauzează întârzieri, cum să creați un dosar cu „risc scăzut” chiar și atunci când furnizorii se grăbesc și ce informații inspectează de obicei primele agenții vamali și sistemele automate de control.

De ce CNY crește restricțiile vamale ale UE

Problema principală nu este că vama UE devine brusc „mai strictă” în timpul perioadei din China (CNY); ci că numărul de greșeli crește. Exportatorii, companiile comerciale și vânzătorii online trebuie uneori să expedieze cu termene limită mai scurte, să angajeze lucrători temporari noi și să furnizeze furnizori care nu le impun întotdeauna aceleași cerințe. Documentele pot fi întocmite rapid și pot apărea mici greșeli, inclusiv greutăți care nu corespund, nume de produse prea vagi, coduri HS lipsă sau o monedă de pe factură diferită de înregistrarea plății.

Un alt lucru la care trebuie să te gândești este că sezonul CNY poate modifica modul în care expediezi. Dacă de obicei expediezi o dată pe săptămână, ai putea expedia încărcături mai mari imediat înainte de sărbători sau să trimiți mărfuri prin mai multe centre pentru a te asigura că ai suficient spațiu. Rutele noi sau cantitățile neobișnuite pot trage un semnal de alarmă, mai ales dacă profilul de expediere este diferit de ceea ce ai văzut în trecut.

Verificarea riscurilor vamale la nivelul UE depinde, de asemenea, în mare măsură de datele trimise înainte de sosirea mărfurilor și de calitatea acestor date. Atunci când oamenii se grăbesc, datele slabe circulă și ele mai repede. O singură descriere greșită a unei mărfuri sau lipsa unor detalii despre destinatar poate duce la o evaluare manuală.

„Triunghiul coerenței” de care este preocupată Vama UE

Înainte de a analiza documente specifice, este util să știm despre verificarea tripletă a consistenței care provoacă numeroase rețineri:

Lista de ambalare și factura trebuie să corespundă. Lista de ambalare trebuie să corespundă cu încărcătura reală și cu etichetele de pe aceasta. Și ambele trebuie să corespundă cu documentele de expediere și cu informațiile de intrare vamală pe care le-a trimis brokerul dumneavoastră.

Sistemul detectează confuzie dacă declarația vamală indică faptul că aduceți „articole de uz casnic din plastic”, dar factura menționează „set gadgeturi bucătărie”, iar lista de colisaj menționează doar „articole asortate”. Riscul este același cu incertitudinea, iar reținerile sunt, în general, același cu riscul.

Scopul CNY este de a vă crea dosarul astfel încât un ofițer vamal să poată verifica rapid ce este, din ce este construit, cât valorează, de unde provine și dacă necesită anumite reglementări specifice.

Factura comercială: documentul care confirmă sau anulează vătămarea mărfii

Nu este vorba doar despre prețul de pe o factură comercială. În vama UE, factura este elementul principal al transportului. Când este în regulă, este nevoie de mai puține întrebări. Vama trebuie să pună întrebări atunci când ceva nu este clar, iar întrebările sunt cele care încetinesc procesul de vămuire.

O factură bună, compatibilă cu UE, nu ar trebui să includă termeni vagi precum „accesorii”, „piese”, „mostre” sau „cadou”. Aceste etichete duc de obicei la verificări suplimentare, deoarece nu ajută la stabilirea clasificării tarifare sau a controalelor de reglementare corecte. În schimb, asigurați-vă că descrierile sunt suficient de clare pentru clasificare și conformitate.

De asemenea, ar trebui să indice explicit Incoterms (cum ar fi DAP, DDP, FOB, CIF) și locația, deoarece acestea afectează modul în care vama stabilește valoarea mărfurilor și cine este responsabil pentru vămuirea acestora. Dacă Incoterms lipsesc sau nu corespund, vama sau brokerii pot opri intrarea mărfurilor pentru a verifica valoarea.

Condițiile de plată și moneda trebuie să corespundă realității tranzacției dumneavoastră. Dacă factura indică o anumită valoare, dar valoarea în vamă solicitată este diferită din cauza reducerilor, redevențelor, asistenței sau transportului combinat, aveți nevoie de o explicație în factură sau într-o declarație de evaluare atașată.

Chiar și mici modificări ale formatului sunt de ajutor. Este o perioadă aglomerată a anului pentru CNY, așa că claritatea economisește timp. O prezentare curată, unități uniforme și o listă clară reduc șansele ca cineva să ceară clarificări.

Listă de ambalaj: Unde realitatea fizică întâlnește hârtia

Atunci când lista de ambalare nu specifică modul în care sunt ambalate produsele, aceasta provoacă adesea blocaje. Echipele vamale și de inspecție din UE doresc adesea să știe rapid cum este asamblată transportul, inclusiv cantitatea de cutii, modul în care sunt stivuite pe paleți, greutatea lor netă și brută și cum încap lucrurile în interiorul ambalajului.

Dacă lista de ambalare doar duplică liniile de factură fără nicio informație despre ambalaj, nu va fi la fel de utilă pentru planificarea inspecțiilor și ar putea fi evidențiată dacă greutățile totale par ciudate. În timpul monedei chinezești (CNY), depozitele se grăbesc, prin urmare, cântăresc lucrurile greșit mai des.

Pentru a vă asigura că lista de ambalare este utilă, aceasta ar trebui să includă cel puțin următoarele: numărul de cutii, numărul de paleți (dacă este cazul), dimensiunile cutiilor, greutatea brută și netă per cutie sau per articol, dacă este posibil, și o referință clară care face legătura cu numerele articolelor de pe factură sau SKU-urile. Treceți mai repede prin vamă atunci când ofițerul poate calcula imediat valorile.

Documente de transport: Alinierea poveștii de-a lungul lanțului

Conosamentul dumneavoastră (B/L) pentru transporturile maritime sau scrisoarea de transport aerian (AWB) pentru transporturile aeriene nu este un „document vamal” precum o factură, dar problemele legate de potrivirea documentelor de transport și a celor comerciale sunt o cauză frecventă.

Aceste documente furnizează numele și adresa destinatarului, informațiile expeditorului, numărul de bucăți, greutatea acestora și, uneori, descrieri ale produselor. Este posibil ca sistemul să nu le perceapă ca fiind identice dacă utilizați formulare prescurtate într-o zonă și nume legale complete în alta.

Modificările de ultim moment ale rezervărilor în timpul zilei de yuani chinezești pot duce ocazional la reutilizarea sau copierea datelor învechite. Așa apar „erorile de șablon” în AWB-uri, iar aceste greșeli îi pot determina pe brokeri să își modifice intrările.

Menținerea documentelor de transport în ordine este o modalitate ușoară de a reduce reținerile: asigurați-vă că informațiile despre destinatar și expeditor corespund corect cu factura și asigurați-vă că descrierea articolelor este consistentă și nu prea vagă.

Informații EORI și TVA: Mici detalii care cauzează întârzieri mari

Multe rețineri apar deoarece informațiile importatorului sunt greșite sau lipsesc. Numărul EORI al importatorului este foarte important pentru importurile din UE, iar în funcție de țara de destinație și de tipul de import, aranjamentele privind TVA-ul pot fi complicate.

Dacă un importator nu are un EORI, o livrare poate fi blocată înainte de a deveni măcar o „problemă vamală”. În timpul zilei de yuani, când livrările sunt la cel mai înalt nivel, brokerii au mai puțin timp să identifice informațiile lipsă.

Înainte ca articolele să plece, trebuie să vă asigurați că EORI, codul TVA (dacă există) și structura importatorului înregistrat sunt corecte. Dacă utilizați un model IOSS pentru expedieri cu valoare mică, numărul IOSS și fluxul de date trebuie să fie corecte. Dacă nu sunt, ați putea întâmpina probleme cu întârzieri și probleme după vămuire.

Suport pentru codul HS: De ce „corect” nu este întotdeauna suficient

Unii vânzători cred că introducerea oricărui cod HS pe factură va elimina posibilitatea unei clasificări greșite. De fapt, vama UE vrea adesea să știe dacă codul HS este rezonabil și justificat.

Dacă expediați o mulțime de accesorii electronice, articole compozite, textile, cosmetice sau produse pentru copii, puteți reduce numărul de rețineri prin includerea unui scurt document de susținere a categorizării. Acest lucru este deosebit de important în timpul perioadei din yuani chinezești, deoarece motoarele de evaluare a riscurilor vamale observă că mulți exportatori care se grăbesc fac greșeli.

Nu trebuie să fie lungă pentru a fi o fișă de susținere a categorizării. Ar trebui să includă o scurtă explicație a descrierii produsului, a compoziției materialului, a utilizării principale și a codului HS sugerat. Faptul că au la dispoziție această fișă îi ajută pe brokeri să apere clasificarea dacă sunt întrebați despre aceasta după ce depun înregistrările.

Certificatele de origine și mențiunile de preferință: Utilizați cu atenție

Un certificat de origine (CO) nu este de obicei necesar pentru importurile din UE, dar proveniența mărfurilor este totuși importantă, deoarece influențează ratele taxelor vamale, remediile comerciale și verificările de conformitate. Atunci când producția este împărțită între mai mulți subcontractanți, iar exportatorul utilizează o societate comercială care generalizează declarațiile de origine, există o neînțelegere cu privire la origine în timpul tranzacțiilor cu yuani chinezi.

Dacă doriți să beneficiați de un tratament special de taxe vamale în temeiul unui acord comercial al UE, trebuie să vă asigurați că furnizați dovada de origine corectă. Aceasta este de obicei o declarație de origine pe factură, dar poate fi și într-un format specific, în funcție de condițiile acordului. Dacă solicitați o preferință fără dovadă, încărcătura poate fi păstrată sau examinată din nou ulterior.

Nu complica lucrurile mai mult decât este necesar dacă nu afirmi o preferință. O „țară de origine” de bază și corectă pentru fiecare articol, scrisă întotdeauna în același mod pe factură și pe lista de ambalare, este de obicei mai utilă decât un certificat general care nu corespunde modului în care sunt fabricate lucrurile.

Documente de conformitate a produselor care reduc inspecțiile

Unele inspecții UE sunt destinate exclusiv vamei, dar majoritatea sunt pentru siguranță și conformitate cu standardele. Dacă categoria de produse este reglementată, deținerea documentelor justificative corecte poate reduce șansele de a fi nevoit să treacă printr-un control fizic sau cel puțin poate accelera eliberarea vamei după un control.

De exemplu, bunurile cu marcaj CE au adesea rezultate mai bune atunci când Declarația de conformitate UE este accesibilă. În funcție de categorie, dispozitivele electrice și electronice pot necesita dovada conformității. Verificările de siguranță pot fi efectuate asupra jucăriilor, echipamentului individual de protecție și anumitor articole de uz casnic. Există reguli diferite pentru produsele cosmetice și materialele care intră în contact cu alimentele.

Cel mai important lucru este să nu includeți prea multe atașamente în dosar care nu contează. Atunci când autoritățile vamale ale UE și alte agenții de control examinează documentele justificative, este mai probabil să examineze un grup ordonat și concentrat de documente decât o grămadă dezordonată de PDF-uri neconectate.

Un set practic de documente care reduce riscul

Diferite tipuri de articole necesită documente diferite, dar există un set de documente de bază pe care majoritatea transporturilor comerciale către UE ar trebui să îl aibă. Tabelul de mai jos prezintă documentele, scopul lor și defecțiunile obișnuite care apar în timpul sezonului CNY și care cauzează blocaje.

Document	Scopul vămuirii UE	Problemă frecventă în sezonul CNY care declanșează reținerile	Ce trebuie făcut pentru a reduce riscul
Factură comercială	Evaluare în vamă, narațiune privind clasificarea, tranzacție vânzător-cumpărător	Descrieri vagi, Incoterms lipsă, totaluri inconsistente	Folosește denumiri specifice ale produselor, include Incoterms/clasificarea, menține totalurile consecvente
Lista de impachetat	Structura de ambalare pentru planificarea inspecției și reconciliere	Defalcarea cutiei/paletului lipsă, nepotriviri de greutate	Includeți numărul de cutii, dimensiunile, greutățile nete/brute, maparea SKU-urilor cu cutii
B/L sau AWB	Înregistrare transport; trebuie să se alinieze cu datele de intrare	Neconcordanță cu destinatarul, descrierea generică a mărfurilor	Potriviți numele/adrese legale; păstrați consecvența descrierilor
Detalii EORI/TVA	Identifică importatorul; necesar pentru intrare	Numere lipsă sau incorecte, modificări de ultim moment	Confirmați detaliile importatorului înainte de plecare; informați brokerul din timp
Fișă de asistență pentru codul HS	Ajută la apărarea clasificării în interogări	Coduri HS aleatorii fără justificare	Furnizați note privind compoziția/utilizarea; mențineți codul HS consecvent în toate documentele
Dovada originii (dacă se revendică preferința)	Permite reducerea taxelor vamale în temeiul acordurilor	Preferință revendicată fără o dovadă de origine validă	Revendicați preferința doar dacă o puteți susține; folosiți afirmații corecte
Documente de conformitate (după cum este necesar)	Suportă eliberarea reglementată a mărfurilor	Lipsește DoC sau domeniul de aplicare al conformității este neclar	Includeți dovezi de conformitate specifice relevante pentru produs

Cum să scrii descrieri care nu invită la întrebări

Limbajul, nu valoarea, este punctul de plecare al multor blocaje. Devine un risc de clasificare dacă o descriere sună ca și cum ar putea însemna mai mult de un lucru. Dacă sună ca o categorie nepermisă, devine o problemă de conformitate.

Descrierile naturale și ușor de înțeles au de obicei trei părți: ce este, din ce este fabricată și la ce se folosește. „Sticlă de apă izolată din oțel inoxidabil, 500 ml, pentru băut” spune mult mai multe decât simplu „sticlă”. „Jachetă sport bărbătească tricotată din poliester” este mult mai clar decât simplu „îmbrăcăminte”.

În timpul anului nou, vânzătorii puteau folosi un jargon de marketing pentru a face numele produselor să sune haotic. Vama nu se interesează de publicitate. Eliminați cuvinte precum „cel mai bine vândut”, „premium” și „design nou” și lăsați doar descriptorii tehnici.

Note de evaluare: Reducătorul silențios al reținerii pe care majoritatea expeditorilor îl ignoră

Când transporturile includ transport combinat, reduceri, articole gratuite, înlocuiri în garanție sau inserții promoționale, evaluarea în vamă a UE poate deveni dificilă. Dacă oricare dintre aceste lucruri face parte din realitatea afacerii dvs., cel mai bine este să le explicați de la bun început.

Dacă oferiți mostre gratuite, de exemplu, spuneți „fără valoare comercială, doar în scop promoțional”, dar fiți atenți, deoarece unele autorități vamale ar putea totuși să solicite o valoare nominală. Scopul este să evitați replicile care spun „valoare zero” fără nicio explicație, care par suspecte.

Dacă raportați o valoare în vamă diferită de suma de pe factură, deoarece transportul sau asigurarea sunt incluse sau nu în Incoterms, adăugați o declarație de evaluare care să clarifice ce este inclus în preț și ce nu. Brokerii adoptă această metodă, deoarece reduce schimburile comerciale.

Etichetarea și marcarea cutiilor: Documentul pe care nu îl poți transforma în PDF

Etichetarea fizică nu este o înregistrare pe hârtie, dar are un efect direct asupra rezultatelor inspecțiilor. Inspecțiile durează mai mult și pot necesita verificări mai amănunțite dacă cutiile nu au etichete sau etichetele nu corespund cu lista de ambalare.

Înainte de yuani, depozitele schimbă adesea echipele, ceea ce accelerează procesul. Atunci se impune disciplina în etichetare. Dacă este posibil, asigurați-vă că indicațiile de pe cutie sunt aceleași pentru toate transporturile: referința expedierii, numărul cutiei, greutatea brută și destinatarul. Verificați dacă numerele de pe cutii corespund cu numerele de pe lista de ambalare. Dacă vama deschide o cutie și vede ceva aleatoriu, s-ar putea să creadă că există un risc mai mare.

Fluxul de lucru pentru brokeri și pre-verificări: Obiceiul de supraviețuire în CNY

Un dosar curat este valoros doar dacă ajunge la broker înaintea încărcăturii. Oamenii livrează adesea documentele cu întârziere în timpul zilei de yuani chinezești, deoarece cred că „încărcătura este încă pe mare”.

În realitate, procesarea înainte de sosire poate începe devreme, iar verificarea riscurilor depinde adesea de datele de dinainte de sosire. Cu cât mai repede poate brokerul dumneavoastră să vă verifice factura, codurile HS și informațiile despre importator, cu atât mai puține modificări vor trebui făcute în ultimul moment.

Chiar dacă pachetul este încă în curs de ambalare, este o idee bună să completați o verificare prealabilă a documentelor cu 48 până la 72 de ore înainte de plecare. Puteți verifica de la început dacă șablonul este consistent, dacă informațiile importatorului sunt corecte, dacă logica HS este corectă și dacă descrierile produselor sunt corecte. Apoi, odată ce totul este setat, puteți modifica doar numerele și ponderile.

Declanșatoare comune de blocare pe care le puteți depista înainte de expediere

Unele suspendări sunt necesare, dar multe pot fi evitate. În timpul CNY, aceleași probleme continuă să apară:

O societate comercială trimite o factură cu informații greșite despre producător, ceea ce creează confuzie cu privire la proveniența mărfurilor și la cine le-a expediat. Factura menționează că încărcătura include „piese electronice”, care ar putea include baterii sau obiecte cu magneți, ceea ce ridică probleme legate de transport și de legislație. Totalurile din lista de colisaj nu se potrivesc deoarece cutiile au fost adăugate după întocmirea listei. Sau facturile, AWB-urile și notele de rezervare descriu toate mărfurile în mod diferit.

O metodă rapidă de reconciliere poate adesea identifica aceste probleme. Aceasta implică potrivirea totalurilor, ponderilor, numelor și adreselor, codurilor HS și asigurarea faptului că descrierile sunt coerente.

Concluzie

Reținerile vamale UE în timpul zilei de yuani chinezești nu sunt de obicei aleatorii. Ele provin adesea dintr-o combinație de programe de expediere prea stricte, date inconsistente și documente insuficient de clare. Cea mai bună metodă de a reduce reținerile și inspecțiile este crearea unei colecții de documente care prezintă o imagine consistentă. Acest set ar trebui să includă o structură de ambalare clară, descrieri explicite ale produselor, detalii de transport aliniate, numere de importator confirmate și asistență specifică pentru conformitate atunci când categoria o impune.

Când CNY scurtează termenele limită, expeditorii care standardizează șabloanele, efectuează verificări prealabile înainte de plecare și colaborează cu parteneri logistici care știu cum funcționează cu adevărat riscul vămuirii în UE au avantaj. Topway Shipping, cu sediul în Shenzhen, China, este un furnizor profesionist de soluții logistice pentru comerțul electronic transfrontalier din 2010. Echipa noastră fondatoare are peste 15 ani de experiență în logistică internațională și vămuire, cu accent special pe transportul de bunuri din SUA și China. Ne ocupăm de întregul lanț logistic, de la transportul inițial până la transportul internațional. depozitare de la vămuire până la livrare pe ultimul kilometru. De asemenea, oferim servicii flexibile de transport maritim de marfă cu containere complete (FCL) și cu containere parțiale (LCL) din China către porturi cheie din întreaga lume.

Întrebări frecvente

Î: Care este cel mai important document pentru reducerea reținerilor vamale ale UE în timpul perioadei din CNY?
R: Factura comercială, deoarece stabilește valoarea, tipul și povestea expedierii. Descrierile clare și specifice și totalurile care sunt întotdeauna aceleași reduc probabilitatea ca oamenii să aibă întrebări.

Î: Am nevoie întotdeauna de un certificat de origine pentru importurile din UE?
R: Nu întotdeauna. Originea contează în continuare, dar de obicei aveți nevoie de un certificat oficial doar în anumite situații sau atunci când doriți să beneficiați de un tratament vamal preferențial, în funcție de mărfuri și de parametrii acordului.

Î: De ce cauzează probleme descrierile vagi precum „accesorii” sau „piese”?
R: Deoarece nu ajută la clasificarea tarifară corespunzătoare sau la verificarea conformității. Dacă vama nu poate stabili prompt care sunt produsele, este mai probabil ca transportul să meargă prost.

Î: Pot documentele de conformitate suplimentare să reducă inspecțiile?
R: Dacă sunt utile și specifice. Disponibilitatea declarațiilor sau a documentelor de conformitate corecte ar putea accelera distribuția bunurilor reglementate, dar adăugarea unor elemente care nu sunt necesare poate face lucrurile și mai confuze.

Î: Ce detaliu al listei de ambalare previne cel mai frecvent întârzierile?
R: O defalcare completă a ambalajelor, inclusiv numărul de cutii, greutățile acestora și o hartă care arată cum sunt corelate SKU-urile și cutiile. În acest fel, încărcătura poate fi verificată și corelată prompt.

Î: Când ar trebui să trimit documentele brokerului meu din UE în timpul sezonului CNY?
R: Cât mai curând posibil, de preferință înainte de plecare. Verificările preliminare timpurii vă permit să faceți modificări fără a fi nevoie să faceți modificări de ultim moment care ar putea cauza blocări.