Как да управлявате прехвърлянията от железопътен транспорт към камион за железопътни пратки между Китай и Великобритания

 

Въведение

За много товародатели, които се нуждаят от надеждни времена за транзит, без да плащат високи цени за въздушен транспорт, железопътният транспорт между Китай и Обединеното кралство се е превърнал в полезен компромис между въздушния и морския транспорт. Но пътуването с влак е само част от историята. В реалния живот, прехвърлянето от железопътен към камионен транспорт е ситуация, в която графиците се объркват, стоките се повреждат, документите се забавят или разходите се увеличават, без никой да забележи.

Не е достатъчно просто да „разтоварите от влак и да натоварите на камион“. Прехвърлянето от железопътен транспорт към камион е внимателно планирано предаване между отделни оператори, набори от правила, граници на отговорност и понякога дори различни митнически статуси. Един липсващ документ, един неточен номер на пломба, един закъснял слот за пристигане или едно съоръжение, което не може да приеме дадена конфигурация на палети, може да превърне планираната лесна доставка в поредица от такси за съхранение и неизпълнени ангажименти към клиентите.

Тази статия е за това как да се уверите, че прехвърлянето на товари от железопътен транспорт към камион за железопътен транспорт между Китай и Великобритания протича гладко – от планирането и документооборота до работата на депото, избора на оборудване, управлението на риска и проследяването на производителността. Идеята е да ви помогне да създадете процедура, която работи дори когато графиците на влаковете се променят, терминалите са натоварени или съставът на вашите товари се променя от седмица на седмица.

Разбиране на прехвърлянето на железопътния към камионния транспорт между Китай и Великобритания

Където обикновено се извършват прехвърляния от железопътен към камионен транспорт

При железопътния трафик между Китай и Обединеното кралство влакът обикновено спира на терминал или вътрешен железопътен възел във Великобритания или континентална Европа. Оттам стоките се превозват с камиони до крайната им дестинация във Великобритания. Трансферите могат да се извършват директно на железопътния терминал, на близък кръстосан док или чрез преместване на стоките на кратко разстояние до митнически или свободен от митнически контрол склад.

Най-добрият вариант зависи от това как е опакован вашият товар (FCL или LCL), дали се нуждаете от митническо оформяне, преди да може да бъде освободен, дали са налични шасита и шофьори и дали вашият получател може да приеме доставката в рамките на срока, който терминалът позволява.

Някои товародатели смятат, че „пристигане на железопътния терминал в Обединеното кралство“ означава „готовност за доставка“. Но в действителност пристигането често е само началото на друг процес: разтоварване на терминала, проверка на единицата, митническо представяне, разрешение за освобождаване, резервиране на слот за доставка и организиране на оборудване, което отговаря на ограниченията за обработка на товара.

Защо железопътният транспорт до камион е оперативно нестабилен

В някои маршрути разписанията на железопътния транспорт могат да бъдат по-стабилни от тези на морския, въпреки че все още възникват проблеми. Когато влакът закъснее, прекачването често трябва да се извърши за по-малко часове, особено през почивните дни, когато има ограничения за часовете на шофьора или когато има системи за насрочване на среща на терминала.

Железопътните терминали и дистрибуторските съоръжения също имат различни неща, които са най-важни за тях. Терминалите желаят бърза оборотност на единиците, последователна обработка и възможно най-малко изключения. Спедиторите в електронната търговия понякога трябва да се справят с несъответстващи SKU, персонализирано етикетиране, крехки опаковки, батерии, възстановяване на суми и обещания за „доставка до“. Вашата стратегия за трансфер става по-добра, колкото повече изключения имате.

Основни принципи за безпроблемно прехвърляне от железопътен към автомобилен транспорт

Решете рано: директна доставка или крос-докинг

На хартия, директната доставка от железопътния терминал до дестинацията е най-лесната. Тя намалява контактите, спестява пари от разходи за крос-докинг и може да бъде бърза, когато всичко върви както трябва. Но това означава, че вашият товар вече е в контейнер, който може да бъде доставен, и че получателят може да го вземе в рамките на периода за освобождаване на терминала.

Крос-докингът или междинното складиране добавя стъпка, но може значително да намали риска при управлението на бизнеса. Дава ви време да пресявате, етикетирате, уговаряте срещи и да се справяте с частична доставка. Крос-докингът често е най-добрият избор за LCL товари, тъй като железопътната единица трябва да бъде разглобена и изпратена до няколко получатели.

Трябва да обмислите избора си, а не просто да го правите по навик. Директната доставка от терминал до врата е „високоефективен вариант“, докато крос-докингът е „опция с висок контрол“.

Изградете план за трансфер, базиран на ограничения, а не на предположения

Трансферите са ограничени от неща, които не могат да бъдат променени, като например работно време в пристанището, ограничения за срещи, часове за престой и съхранение, график за митническо освобождаване, наличност на шофьори и видове оборудване. Дори ако всички „полагат всички усилия“, план, който не отчита ограниченията, ще се проваля отново и отново.

Ако терминалът приема пратки само след определен краен срок, планирайте изпращането на товара си спрямо това. Не наемайте превозно средство, което може да стигне до получателя ви само в 15:00 часа, ако той може да получи пратката само между 9:00 и 12:00 часа. Това изглежда очевидно, но много закъснения се случват, защото времевите прозорци не съвпадат, а не поради големи проблеми.

Разделете „готовността на документацията“ от „пристигането на влака“

Подготовката на документацията трябва да се извърши преди физическото пристигане, а не след него. Ще трябва да заплатите за времето за съхранение, докато документацията се оправя, ако митническите Ви документи, търговските фактури, опаковъчните листове и документите за сигурност не са в ред при пристигането им.

Мислете за прехвърлянето като за проект от две части: едната е физическият поток, а другата са данните и съответствието. Те трябва да се съчетаят, когато терминалът е готов да се освободи от товара.

Планиране на трансфера: данни, документи и отговорности

Съгласуване на Инкотермс и отговорностите при прехвърлянето

Много разногласия при прехвърляне на товари възникват, защото не е очевидно кой е отговорен за какви задачи. Кой прави резервациите за камиони? Кой плаща за обработката на терминала? Ако палет се преобърне по време на товарене, кой е виновен? Кой попълва вносната декларация в Обединеното кралство? Инкотермс са полезни, но само ако вашите оперативни екипи ги използват, за да планират смислени действия.

Ето един реалистичен поглед върху задълженията, които обикновено възникват по време на етапа на превоз от железопътен транспорт до камион. Това не е правен съвет, но може да ви помогне да избегнете трудности от типа „ние си мислехме, че вие ​​го правите“.

Артикул на етап „от железопътен транспорт до камион“	Типична отговорна страна (с CIF/CIP начин на мислене)	Типична отговорна страна (с начин на мислене, подобен на DAP/DDP)	Често срещан режим на повреда
Такси за разтоварване и обработка на терминала	Вносител/получател или негов спедитор	Продавач/спедитор или негов спедитор	Изненадващи фактури и забавяния на издаването
Митническо влизане в Обединеното кралство	Вносител/получател	Продавач/спедитор (DDP)	Запис, подаден със закъснение или от грешен вносител
Резервация на камиони и уговорки за доставка	Логистичен екип на получателя	3PL/спедитор на продавача	Няма наличен камион през свободното време
Карго застраховка покритие по време на прехвърляне	Зависи от договора и политиката	Зависи от договора и политиката	Пропуски в покритието по време на „междинния“ етап
Процес на обработка на искове	Който държи полицата и договорния риск	Който държи полицата и договорния риск	Няма снимки, няма времеви отпечатъци, слаби доказателства

Дори ако договорът ви е изричен, екипите, отговарящи за преместването, се нуждаят от основна матрица на отговорностите, която съответства на процедурата на терминала и избрания от вас модел на доставка.

Подгответе „трансферен пакет“, който пътува с пратката

Всеки, който обработва товара, когато той пристига с железопътен транспорт, използва един и същ набор от документи и полета с данни, наречен трансферен пакет. Това спира непрекъснатото обсъждане на „моля, изпратете отново опаковъчния списък“, докато таксите за съхранение се натрупват.

Здравият пакет обикновено съдържа търговската фактура, опаковъчния лист, референтните номера на железопътните товарителници, номерата на пломбите, кодовете по ХС, EORI номера на Обединеното кралство или информация за вносителя, бележки как да се гарантира съответствието на стоките и инструкции за шофьора на камион или cross-dock как да получат стоките. Ако изпращате едни и същи SKU многократно, уверете се, че са направени по един и същ начин всеки път.

Контролирайте качеството на опаковъчния лист и етикетите на картонените/палетните опаковки

Когато етикетирането е неясно, прехвърлянията от железопътен транспорт до камион се провалят без звук. Терминал или крос-док може да вижда „10 палета“, но вашият опаковъчен лист гласи „200 кашона“. Никой не може да провери какво липсва, докато не стане твърде късно.

Ако пратката ви е сборна (LCL), уверете се, че опаковъчният лист съответства на идентификационните номера на всеки палет и главна картонена опаковка. Ако планирате да използвате сканиране на баркодове по-късно, уверете се, че етикетите могат да издържат на условията на влака и обработката (ожулвания от стреч фолио, кондензация и повторно подреждане).

Оперативно изпълнение на терминала и отвъд него

Управление на времеви прозорци: свободно време, часовници за съхранение и срещи

Железопътните терминали обикновено имат определени системи за таксуване на свободното време и съхранението. Вашият план за трансфер трябва ясно да показва три пъти:

• Време, в което устройството пристига на терминала (или време, в което е налично след разтоварването)
• Време за митническо оформяне (орган за освобождаване)
• Време за вземане на камиона (физическо вземане)

Вашият час за камион може да бъде пропилян, ако освобождаването на товара е закъсняло. Може да загубите мястото си и да се наложи да вземете товара на следващия ден, ако превозното ви средство закъснее. Тези тенденции са лесни за забелязване, така че вашият оперативен екип трябва да има стимули. Например, ако освобождаването не е потвърдено до определен час, пренасрочете превоза, вместо да плащате на шофьора да чака.

Изберете метод на обработка въз основа на вида на товара и разпределението му

В зависимост от вашата услуга, железопътната единица може да бъде цял контейнер, сменяема каросерия или LCL товар, комбиниран с други стоки. Най-добрият начин за прехвърляне зависи от това какво трябва да се направи след това.

Най-лесният и безопасен начин за преместване на цяла единица (единицата остава непокътната) е да имате получател, който може да я приеме, или превоз до съоръжение, което може да я разтовари.

Разглобяването и презареждането (сваляне на товар от камиони и връщането му) означава повече докосвания, но също така ви позволява да правите повече спирки, да създавате по-добри маршрути и да извършвате частични доставки.

Когато става въпрос за крехки предмети, скъпи джаджи или артикули, които се нуждаят от специално опаковане, по-малкото докосване обикновено си заслужава парите. Когато имате смесени поръчки от електронна търговия, които трябва да бъдат сортирани, разглобяването и повторното зареждане обикновено е единствената опция. Това означава, че вашите основни приоритети са внимателно боравене и точно сканиране.

Избор на оборудване: не всички камиони решават един и същ проблем

Много от проблемите с прехвърлянето са по същество просто проблеми с оборудването. Камион с завеса, например, може да ускори страничното товарене на крос-докинг, но да не е разрешен в някои терминални коридори. Камион с повдигащ се борд е полезен, когато получателят няма док, но прави товара по-малък и може да направи палетите по-нестабилни.

Първоначално използвайте проста логика за оборудването:

Уверете се, че разполагате с правилния тип шаси и че е налично, ако премествате цял контейнер или единица.

Уверете се, че типът камион, който използвате за претоварване на палети, отговаря на ограниченията на дока, размера на палетите и разпределението на теглото.

Ако доставяте до градове във Великобритания, имайте предвид ограниченията за превозни средства, зоните с ниски емисии и кратките срокове за доставка.

Координация на терминалите: срещи, идентификация на водача и процеси на гейта

Преди да качат пътник, терминалите обикновено трябва да знаят името на водача, регистрационния номер на автомобила, референтния номер на резервацията и кода за освобождаване. Шофьор, който се явява с непълни данни за достъп до изхода или информация за резервацията, която не съвпада, е честа причина за закъснения.

Създайте си навик редовно да давате на шофьорите съобщение с „инструкции за преминаване през гейт“, което съдържа всички препратки и ясен контролен списък. След това помолете превозвача да потвърди, че шофьорът го е получил. Тази малка стъпка намалява глобите за неявяване, отказаните опити за преминаване през гейт и пропилените слотове.

Митници и съответствие при предаването

Стратегия за митническо оформяне: когато е възможно, митническо освобождаване преди пристигане

Най-бързото прехвърляне се случва, когато митницата е готова веднага щом стоките са готови. За тази цел качеството на данните е по-важно от това колко бързо се обработват. Записите се задържат поради грешни кодове по ХС, липсващи стойности, неточни описания на продуктите и грешна информация за получателя.

Ако вашите стоки се нуждаят от специално боравене (като батерии, продукти с двойна употреба или регулирани материали), очаквайте повече проверки и добавете допълнително време към графика си. План за трансфер, който гласи „освобождаване в същия ден“, без да се взема предвид рискът на стоката, не е стратегия; това е желание.

Свързани срещу несвързани движения

Понякога можете да преместите товар под гаранция от терминала до склад под гаранция за митническо оформяне. Това може да помогне за намаляване на времето, прекарано на терминала, особено когато съхранението е скъпо или пренаселено. Но сделките под гаранция изискват солиден контрол за съответствие и надеждни партньори, защото грешките могат бързо да станат много скъпоструващи.

От друга страна, митническото освобождаване на терминала и преминаването без гаранция е по-лесно, но трябва да се справите с евентуални забавяния директно на терминала.

Идеалният избор за вас зависи от това кое място ви дава по-голям контрол върху операциите ви и ви струва по-малко, когато нещата се объркат.

Контрол на разходите: Направете превода предвидим

Разделете разходите на контролируеми групи

Товароподемниците обикновено гледат само на една „железопътна тарифа“ и не мислят за другите разходи, свързани с прехвърлянето. Разделете това, което можете да контролирате по отношение на операциите, от това, което е основно фиксирано, за да намалите разходите.

Разходен компонент	Какво го движи	Как да го контролираме
Такси за обработка и освобождаване на терминала	Терминална тарифа и вид единица	Потвърдете тарифата предварително; избягвайте изключенията за специално обработване
Такси за съхранение/пребиваване	Време между наличността и вземането	Предварително митническо освобождаване, предварително резервиране на камиони, наблюдение на статуса на освобождаване
Време за чакане на камиона	Пропуснати слотове, късно освобождаване, задръствания	Използвайте тригери за пренасрочване; приведете слота в съответствие с реалистичното време за пускане
Крос докинг и палетизация	Разбивка на групови товарни единици, сортиране, преработка	Стандартизирайте етикетите, намалете смесените опаковки, предоставете точен списък за опаковане
Разходи за искове и щети	Докосвания, прибързано презареждане, лоша опаковка	Избирайте по-малко докосвания, когато е възможно; добавете стандартни оперативни процедури (СОП) и инспекции.

Когато погледнете разходите по този начин, трансферът се превръща в предизвикателство за подобряване на процеса, вместо в неизбежен разход.

Изграждайте буфер интелигентно, а не сляпо

Добавянето на цял ден „за всеки случай“ обикновено води до разхищение и все още не работи, когато нещо се обърка. Условният буфер е по-добър начин за справяне с нещата. Добавяте време само когато се случат рискови фактори, включително когато документите закъсняват, когато има сигнали за висок риск от стоки, през празничния уикенд или по време на известни периоди на претоварване на терминалите.

Това поддържа обслужването ви бързо през повечето време, като същевременно ви предпазва в моменти на стрес, които може да очаквате.

Управление на риска и предотвратяване на щети

Контролирайте веригата за проследяване със снимки и времеви печати

Доказателствата решават дали исковете за обезщетение за щети са успешни или не. Има предаване на вещите под стража, когато ги премествате от железопътен транспорт на камион, така че трябва да проверите състоянието на всяка граница.

На практика това включва правене на снимки на номерата на пломбите, състоянието на външната част на контейнера, целостта на палета и всякакви други проблеми, които са очевидни по време на разтоварване и товарене. Много по-лесно е да се разрешат спорове, когато снимките имат времеви отпечатъци и следват единна система за именуване.

Стандартизиране на обработката на изключения

Когато нещо се обърка, екипите обикновено трябва да поправят нещата в движение, което прави нещата по-малко последователни и по-малко отчетни. Полезен е прост протокол за изключения:

Ясно посочете изключението (липсващи предмети, повредени предмети, влажен товар, смачкани кутии)

Карантинни стоки, които биха могли да бъдат засегнати

Документ със снимки и кратка бележка

Уведомете заинтересованите страни какво искате да направят (да преопаковат, върнат, продължат с бележка или да задържат за проверка).

Това поддържа трансфера, като същевременно ви позволява да получите стойност обратно по-късно.

Управление на производителността: показатели, които действително подобряват трансферите

Проследявайте показатели, които съответстват на реални точки на отказ

Не следете само „доставката навреме“. Следете нещата, които пречат на доставката навреме.

Полезните показатели включват:

• Време между наличността на терминала и освобождаването от митницата
• Време между митническото освобождаване и вземането на камиона
• Процентът на вземанията, които се случват през свободното време
• Процент на успех за уговаряне на срещи за камиони (от първи опит)
• Процент на повреди или недостиг по терминал или крос-докинг

Тези числа показват къде да се намесите. Например, ако времето между освобождаването и вземането е значително, вашият капацитет за превоз на товари или дисциплината при срещите не са много добри. Ако наличността до освобождаването отнема много време, трябва да подобрите документацията или митническите си процеси.

Използвайте опростен изглед на времева линия, за да управлявате ежедневните операции

Таблица с времева линия за всяка пратка, която показва предвидените и действителните времеви отметки, е полезен инструмент. Дори един опростен подход помага на хората да вземат по-добри решения, тъй като изяснява какво е известно и какво само се очаква.

Важно събитие	Планиран	Действителен	бележки
Пристигане на влака / налична единица			Източник за актуализация на терминала
Подадено митническо заявление			Проблеми с качеството на данните?
Митническо освобождаване			Някакви забележки?
Резервирано място за камион			Идентификатор на слота и оператор
Вземането е завършено			Закъснение на портата?
Доставено / получено			Детайли за POD-а

Това превръща управлението на трансферите от реактивно съобщение в структуриран контрол.

Практически сценарии и какво да правите

Сценарий: Влакът пристига късно в петък

Известно е, че хората идват късно преди уикендите, защото имат по-малко време за работа и по-малко място. Най-добре е да проверите дали артикулът ще бъде готов за вземане в същия ден или едва след приключване на процедурата по разтоварване. Ако нямате потвърждение за разрешение навреме, може да е по-евтино да насрочите вземане за следващия работен ден, вместо да плащате на шофьора да чака и да пропусне слота.

Ако получателят ви е затворен през уикендите, може все пак да има смисъл да го изпратите до крос-док, който може да приема, но само ако статутът на митническо обслужване и обстоятелствата по освобождаване го позволяват.

Сценарий: LCL товарът има несъответстващи етикети и опаковъчен лист

Тук е мястото, където старанието и точността се отплаща. Когато нещата не са в съответствие, сортирането отнема повече време, има повече отклонения и е трудно да се докаже, че има липси. Първата стъпка е да накарате отдела за кръстосано складиране да изготви отчет за получаване със снимки и списък на всички проблеми. След това сравнявате информацията във вашия товарен файл, за да видите дали проблемът е започнал в началната консолидация, по време на обработката или в разбивката в крайната дестинация.

В бъдеще да се направят по-строги стандартите за етикетиране на произхода и да се изисква от консолидираните групови пратки да проверяват опаковъчните си списъци преди изпращане.

Сценарий: Претоварването на терминала причинява прехвърляне на срещи

Когато терминалите пренасрочват срещи, вашата основна отговорност е да запазите свободното време и да предотвратите забавянето на шофьорите. Уговорете се с вашия партньор за камиони да влошат нещата и да имате отворени други часове за вземане. Ако терминалът го позволява, може да е по-евтино да закарате товара до площадка извън терминала или лицензиран обект, но само ако документите и разрешението са в ред.

Заключение

Трансферите от железопътен транспорт до камион са това, което прави железопътните пратки между Китай и Великобритания да изглеждат „надеждни“ или „стресиращи“. Най-добрите оператори подхождат към трансфера като към планиран процес, а не като към бързане в последния момент. Те организират предаването предварително, уверяват се, че всеки знае задълженията си, гарантират, че документите са с високо качество, избират най-добрия начин за изпълнение на задачите и се справят с ограниченията на терминалите с реалистична дисциплина на срещите.

Можете да намалите разходите за съхранение, да елиминирате щети, които биха могли да бъдат избегнати, и да спазите обещанията си за доставка, дори когато графиците на железопътния транспорт се променят, като създадете повтарящ се пакет за прехвърляне, следите на времеви етапи и стандартизирате начина, по който обработвате изключенията. С течение на времето подобренията се натрупват: по-малко изненади, по-бързо освобождаване, по-добри партньорства с превозвачите и по-предвидима цена на доставка.

Topway Shipping е чудесен избор, ако искате да работите с логистичен партньор, който може да се справи със сложни трансгранични премествания от началото до края. Topway Shipping, базирана в Шънджън, Китай, е професионален доставчик на трансгранични логистични решения за електронна търговия от 2010 г. Хората, които са я създали, имат повече от 15 години опит в международната логистика и митническото оформяне, със специален фокус върху преместването на вещи в Китай и САЩ. Те се справят с всички части на логистичната верига, от доставка на първия етап до международно складиране, митническо оформяне и доставка до последната миля. Те също така предлагат гъвкави услуги за морски превоз на пълни контейнери (FCL) и по-малки от контейнерни товари (LCL) от Китай до големи пристанища по света. Това може да е полезно, ако искате мултимодална стратегия, която включва железопътен, камионен и морски алтернативи в зависимост от сезона и капацитета.

Въпроси и Отговори

В: Коя е най-голямата причина за закъснения при прехвърляне от железопътен към камионен транспорт в Обединеното кралство?
A: Най-честите причини са, когато сроковете за наличност на стоките, митническото освобождаване и датите за насрочване на камиона не съвпадат. Необходими са само няколко часа несъответствие, за да се стигне до липсващи слотове и излишно съхранение.

В: Трябва ли винаги да използвам директен транспорт от терминал до врата, за да спестя пари?
A: Не винаги. Директната доставка намалява точките на контакт, но може да увеличи риска, ако получателят ви има кратки срокове за получаване или ако датата на митническо освобождаване е неясна. Крос-докингът може да струва повече, но обикновено ви дава по-голям контрол и надеждност.

В: Как мога да намаля риска от повреда по време на прехвърлянето?
A: Когато е възможно, ограничете броя пъти, в които товарът се докосва, уверете се, че палетите са здрави и правилно етикетирани в мястото на произход и изисквайте документирани проверки на състоянието с изображения с времеви печат преди всяко предаване на отговорност.

В: Кои документи са най-важни за избягване на забавяния при трансфер, свързани с митническите процедури?
A: Чиста търговска фактура, коректен опаковъчен лист, последователна информация за получателя/вносителя, коректни кодове по ХС и всички декларации за съответствие, необходими за регулирани артикули, са много важни. Колкото по-рано бъдат проверени те, толкова по-лесно ще бъде освобождаването.

В: По-добро ли е преместването под митнически контрол в склад от митническото митническо обслужване на терминала?
A: Зависи. Трансферите под гаранция могат да намалят разходите за съхранение и времето, прекарано в пристанището, но изискват солидни процедури за съответствие и надеждни партньори. По-лесно е да се митническо оформи на терминала, но там трябва да се справите с евентуални забавяния.

В: Какви показатели трябва да следя, за да подобря ефективността на трансферите?
A: Следете времето между наличността и освобождаването, времето между освобождаването и вземането, процента на вземанията, които се случват в свободното време, процента на успеваемост на срещите и броя на повреди или липси на терминал или крос-докинг. Това ви показва точно къде вашият процес върви погрешно.