Come evitare rotture di scorte nei magazzini australiani: tempi di rifornimento CNY

 

Introduzione

Per i magazzini in Australia, le settimane intorno al Capodanno cinese (CNY) potrebbero sembrare un test di stress per la supply chain che si verifica ogni anno. La produzione rallenta o si interrompe, è più difficile ottenere prenotazioni, i tempi di spedizione diventano meno affidabili e la capacità di esportazione si riduce. Allo stesso tempo, la domanda in Australia non si ferma in modo piacevole. Se gestisci un'attività di e-commerce che spedisce oltre confine o gestisci l'inventario per un canale di vendita al dettaglio, il vero rischio non si limita ai costi di spedizione più elevati. Le rotture di stock rappresentano il rischio più elevato e doloroso.

Durante il periodo del capodanno cinese, i magazzini australiani raramente si esauriscono perché un team "si è dimenticato" di riordinare. Questo accade quando i tempi di consegna aumentano in modo discreto su più fronti contemporaneamente, ad esempio quando le fabbriche sono pronte, quando i camion sono disponibili per le spedizioni nazionali, quando i porti sono chiusi, quando le navi sono disponibili, quando la dogana è in fase di elaborazione e quando le merci vengono consegnate alla struttura australiana. Ogni tappa aggiunge un po' di imprevedibilità e l'effetto complessivo può trasformare un normale ciclo di rifornimento in un vuoto che non è possibile colmare in tempo.

Questo articolo fornisce una timeline dettagliata per il rifornimento in CNY che vi aiuterà a evitare che i vostri magazzini australiani si esauriscano. Spiega come pianificare a ritroso a partire dalla data in cui si prevede di esaurire le scorte, come aggiungere tempo extra alle aree rilevanti della timeline e come comunicare con fornitori e partner logistici in modo che le decisioni vengano prese in tempo per fare la differenza. Contiene anche una tabella dati che potete utilizzare per pianificare la vostra timeline.

Perché il CNY interrompe il rifornimento dell'AU più del previsto

Le festività del Capodanno cinese durano più di un giorno. Si tratta di un rallentamento delle attività che dura diverse settimane e ha un impatto sull'intero sistema delle esportazioni. Molte fabbriche smettono di produrre, ma ciò che è forse più cruciale è che anche la rete che le circonda rallenta. Fornitori di materiali da imballaggio, aziende di autotrasporti, stazioni di carico e lavoratori portuali possono essere tutti soggetti a limitazioni. Anche le aziende ancora operative spesso hanno meno dipendenti del solito.

Per gli importatori australiani, la situazione è ancora più grave perché il rifornimento in entrata dipende solitamente da orari di partenza stabili e finestre di consolidamento prevedibili. Entrambe queste idee si indeboliscono durante il Capodanno cinese. Si potrebbero verificare meno partenze, meno spazio per le prenotazioni e tempi di attesa più lunghi all'origine. Una spedizione che normalmente procederebbe senza problemi lungo il percorso può improvvisamente dover attendere in coda in diversi punti.

Esiste anche un modello di comportamento che causa stress: tutti cercano di spedire prima del Capodanno cinese. Questo rende le cose più frenetiche prima delle festività, il che potrebbe essere più difficile della festività stessa. Se ti preoccupi del tuo inventario solo quando vedi i fornitori pubblicare le date di chiusura per le festività, potresti già trovarti a lottare per uno spazio limitato.

Motivi comuni per cui i magazzini australiani esauriscono le scorte durante il capodanno cinese

La pianificazione del rifornimento inizia dalla data dell'ordine di acquisto, non dalla data di esaurimento delle scorte

Molti team pianificano in anticipo, inviando un ordine di acquisto e aspettandosi che la merce arrivi più o meno nello stesso lasso di tempo normale. Durante il Capodanno cinese, questo piano fallisce perché il "tempo normale" non è più valido. È meglio iniziare con la data prevista di esaurimento scorte e poi procedere a ritroso lungo l'intera catena di rifornimento.

Eccessiva fiducia nel tempo di transito e sottovalutazione della variabilità

Un tempo di attesa medio per il trasporto merci via mare potrebbe variare dai 25 ai 35 giorni da porta a porta, a seconda della rotta e del servizio. La media potrebbe aumentare durante la stagione del Capodanno cinese, ma lo scarto è la mossa più rischiosa. Due settimane possono fare la differenza tra un esito "buono" e uno "cattivo". Se le scorte di sicurezza durano solo pochi giorni, si sta sostanzialmente scommettendo sullo scenario migliore.

I buffer di inventario sono posizionati nella posizione sbagliata

Per risolvere il problema, alcune aziende si limitano ad aggiungere più scorte di sicurezza in AU. Potrebbe funzionare, ma potrebbe anche causare problemi di flusso di cassa e stoccaggio, soprattutto se la domanda è stagionale. È meglio creare delle riserve dove possono ottenere i risultati migliori, ad esempio quando la produzione è pronta, quando i termini di consegna sono anticipati e quando c'è una finestra di prenotazione realistica che tenga conto della congestione prima del Capodanno cinese.

Decisioni tardive su spedizioni divise o cambi di modalità

Le migliori possibilità svaniscono per prime quando l'orario slitta. Trasporto aereo è l'unica opzione se aspetti di essere già in ritardo, ed è solitamente la più costosa. Se decidi prima, la miscelazione modale, il trasporto aereo parziale o la spedizione di un sottoinsieme in rapida movimentazione sono tutte opzioni più semplici ed economiche.

Comprendere la cronologia del rifornimento CNY

Un utile calendario di rifornimento CNY è più di un semplice promemoria sul calendario. Se vuoi evitare di esaurire le scorte, questo è un quadro decisionale graduale che ti dice cosa deve essere fatto entro determinate date. La cosa più importante da ricordare è che il tuo programma di rifornimento dovrebbe includere sia il lead time programmato che il buffer time. Questo perché le cose non sempre vanno come previsto.

Le fasi chiave da pianificare

L'intero processo di rifornimento di un magazzino AU solitamente include:

• Preparazione alla produzione e all'imballaggio in fabbrica, comprese eventuali etichettature e normative necessarie per l'Australia.
• Ritiro dal punto di origine e consegna a un terminal portuale o a una sede di consolidamento.
• Procedure doganali per le esportazioni e prova di origine.
• Via aerea o via mare.
• Anno doganale AU, sdoganamento ed eventuali controlli.
• Trasporto di merci dall'interno dell'Australia al tuo magazzino in Australia e ricezione delle stesse.

Possono verificarsi ritardi in qualsiasi fase. Durante il Capodanno cinese, i ritardi si verificano spesso inizialmente nelle prime tre fasi all'origine, anche prima della partenza della merce.

Una cronologia pratica a ritroso per la prevenzione delle rotture di stock in Australia

Fase 1: Identifica la data di "esaurimento scorte definitivo" e la data di "esaurimento scorte flessibile"

La data di esaurimento scorte definitivo è il giorno in cui non puoi evadere alcun ordine. La data di esaurimento scorte temporaneo è precedente. Potrebbe essere il momento in cui inizi ad annullare le promozioni, a ridurre la spesa sul marketplace o a diminuire il numero di SKU disponibili. Dovresti pianificare la data di esaurimento scorte temporaneo durante il capodanno cinese, perché il recupero richiede più tempo.

Se ti limiti a tenere traccia delle scorte esaurite, scoprirai il problema quando le tue scelte saranno già troppo costose.

Fase 2: Calcolare la copertura della domanda con una lente conservativa

Se utilizzi le vendite giornaliere medie, considera come le attività di marketing, gli eventi sul mercato o le stagioni in Australia possano influenzarle. Inoltre, tieni presente che i ritardi tendono a verificarsi a gruppi. Se un carico è in ritardo, non è raro che anche il successivo rimanga bloccato nel traffico.

Essere pessimisti non equivale a fare una previsione prudente. È un modo per proteggersi dal breve lasso di tempo che il capodanno cinese crea per le decisioni.

Passaggio 3: crea una tabella temporale che puoi condividere in modo interfunzionale

Una timeline che un solo pianificatore ha nel suo foglio di calcolo non è molto solida. Quando si condivide una timeline con gli addetti agli acquisti, i fornitori e i partner logistici, si ottiene un piano coordinato. Definire date obiettivo e giorni di margine in ogni fase è il metodo più semplice per realizzarlo.

Di seguito è riportata una tabella che sembra un modello e mostra diversi esempi di intervalli di pianificazione. Utilizzate i numeri come guida e modificateli in base al canale, alla coppia di porte e al tipo di servizio.

Fase della cronologia	Intervallo di pianificazione normale (giorni)	Intervallo di pianificazione della stagione CNY (giorni)	Approccio buffer suggerito
Produzione in fabbrica + preparazione all'imballaggio	7-21	14-35	Blocca in anticipo gli slot di produzione; conferma la disponibilità del materiale
Pre-trasporto al consolidamento/porto di origine	1-5	3-10	Prenota i camion in anticipo; evita i ritiri della settimana scorsa
Esportazione documenti + gestione origine	2-6	5-12	Preparare in anticipo i documenti; allinearsi con gli orari limite dello spedizioniere
Transito oceanico verso l'UA	12-25	15-35	Scegli servizi affidabili; considera le opzioni premium prima del CNY
Variabilità dello sdoganamento e dell'ispezione in Australia	2-7	3-12	Assicurarsi che i documenti di conformità siano completi; evitare errori di etichetta
Consegna nazionale al magazzino AU + ricezione	1-5	2-10	Riservare gli slot di ricezione; pianificare i vincoli di manodopera

Questa tabella non è volutamente composta da un "numero unico". Un intervallo ti fa pensare a diverse situazioni. Se ti prepari semplicemente per il minor tempo possibile, stai fondamentalmente progettando di essere fortunato.

Come decidere quando premere il grilletto prima del capodanno cinese

Allineare la prontezza della produzione con la prontezza della logistica

Quando le merci sono "quasi pronte" in stabilimento ma la prenotazione logistica è già completa, si tratta di un ritardo nascosto comune. Durante l'alta stagione, la prenotazione potrebbe dipendere da informazioni precise sul carico, ma il fornitore potrebbe non completare il conteggio dei cartoni fino a tardi. È possibile semplificare le cose insistendo per ottenere la conferma dell'avvenuta inscatolamento ed etichettatura in anticipo.

Anche piccoli ritardi nella preparazione possono rappresentare un problema, perché non rispettare un orario limite di partenza potrebbe significare dover attendere una partenza successiva, e anche le partenze successive potrebbero essere occupate.

Utilizzare la segmentazione SKU anziché trattare tutto l'inventario allo stesso modo

Non tutti gli SKU necessitano dello stesso piano. I prodotti a rotazione rapida e quelli di punta dovrebbero avere margini di profitto più ampi e tempi di riassortimento più rapidi. Va bene ridurre le scorte di prodotti a rotazione lenta, purché si sappia come ciò potrebbe influire sui clienti.

Il modo migliore per procedere è dividere tutto in tre gruppi: core, growth e long-tail. Gli SKU core hanno le finestre di spedizione più anticipate per il CNY e la migliore protezione. Gli SKU growth godono di una certa protezione e di un monitoraggio più attento. Gli SKU long-tail possono seguire cicli tipici, a meno che non facciano parte di un kit o siano molto importanti.

Adottare una mentalità da “divisione anticipata”

Se hai un carico misto e il 20% degli SKU rappresenta l'80% delle vendite, valuta di suddividerlo in anticipo in modo che le merci più importanti vengano spedite per prime. Questo non significa necessariamente utilizzare il trasporto aereo. A volte è necessario inviare un set tramite LCL, che può partire prima, mentre il resto attende che FCL sia disponibile. A volte questo comporta l'invio di una ricarica più piccola e veloce prima, e poi di quella più grande.

La tempistica è la cosa più importante. Prima si fa una scelta, più economiche e flessibili saranno le alternative di frazionamento.

Strategie di buffer di inventario che funzionano nei magazzini AU

Le scorte di sicurezza dovrebbero essere dinamiche, non statiche

Se hai un carico misto e il 20% degli SKU rappresenta l'80% delle vendite, valuta di suddividerlo in anticipo in modo che le merci più importanti vengano spedite per prime. Questo non significa necessariamente utilizzare il trasporto aereo. A volte è necessario inviare un set tramite LCL, che può partire prima, mentre il resto attende che FCL sia disponibile. A volte questo comporta l'invio di una ricarica più piccola e veloce prima, e poi di quella più grande.

La tempistica è la cosa più importante. Prima si fa una scelta, più economiche e flessibili saranno le alternative di frazionamento.

I punti di riordino dovrebbero incorporare un moltiplicatore di lead time CNY

Un modo utile per pianificare il Capodanno cinese è aggiungere un moltiplicatore al tuo lead time abituale. Se il tuo lead time abituale è di 30 giorni da porta a porta, potresti prepararti per 45 giorni durante la stagione del Capodanno cinese e modificare il tuo punto di riordino di conseguenza. Il moltiplicatore esatto dipenderà dall'andamento della tua linea in passato e dalla sua affidabilità.

Non si tratta di essere perfetti. Si tratta di essere più sicuri nel modo giusto quando il sistema è meno stabile.

La capacità di ricezione del magazzino AU fa parte del piano

Non si tratta solo di fornire gli articoli in anticipo per evitare rotture di scorte. Se un'ondata importante dovesse arrivare dopo il capodanno cinese, il tuo team addetto alla ricezione potrebbe essere troppo impegnato per sistemare subito gli articoli, il che renderebbe l'inventario "disponibile" più tardi del previsto. Fissa appuntamenti per la ricezione delle scorte, coordina la manodopera e assicurati che le spedizioni in arrivo rispettino le stesse tempistiche, in modo che la merce possa essere venduta rapidamente.

Un esaurimento delle scorte può sembrare un collo di bottiglia in magazzino, anche se tecnicamente il container si trova in loco.

Lista di controllo per la comunicazione con fornitori e partner logistici

Durante il Capodanno cinese, fornitori e spedizionieri sono generalmente impegnati con decine di clienti contemporaneamente, quindi non possono leggervi nella mente. Una comunicazione chiara fin dall'inizio può ridurre notevolmente i rischi.

Controlla l'ultimo giorno di spedizione e l'ultimo giorno di produzione del tuo fornitore, nonché l'ultimo giorno in cui può ritirare la merce dal proprio magazzino.

Richiedi una data specifica per la fine della produzione e una data certa per la preparazione della lista di imballaggio. "Sarà pronto presto" non è un piano.

Comunica loro la data di esaurimento scorte e chiedi un piano di spedizione che rispetti tale data. I partner possono stabilire meglio le priorità quando sanno come l'azienda ne sarà influenzata.

Discuti in anticipo di piani di riserva, tra cui spedizioni parziali e porti diversi, in modo da non dover contrattare in seguito con urgenza.

Dove le scelte di modalità si inseriscono nella sequenza temporale

Il trasporto marittimo è normalmente il mezzo principale con cui l'Australia acquista nuovi prodotti; tuttavia, durante la stagione del capodanno cinese, una pianificazione flessibile delle modalità di trasporto potrebbe aiutare a evitare rotture di scorte.

Il trasporto aereo è il più veloce, ma può rapidamente erodere i profitti. Un buon modo per farlo è mantenere la maggior parte degli SKU via mare e spedirne solo una piccola quantità per via aerea.

A volte, il trasporto LCL può essere più rapido rispetto all'attesa del trasporto FCL, ma può anche essere più soggetto a problemi durante il consolidamento. La scelta giusta dipende dal momento in cui la merce è pronta e dalla data prevista per il consolidamento. La cosa più importante è riflettere sulla scelta prima che sia troppo tardi.

Anche quando si tratta di trasporto marittimo, la scelta del servizio è importante. Alcune rotte e vettori sono più affidabili di altri, e i servizi premium possono essere più affidabili nelle ore di punta, sebbene non siano sempre disponibili.

Creare un manuale ripetibile per il Capodanno cinese

Un solido piano per il capodanno cinese non è un'impresa una tantum; è un manuale che puoi usare più e più volte. Il metodo migliore per creare questo manuale è effettuare una breve analisi post-mortem ogni anno.

Non solo il tempo di consegna totale, ma anche quello per ogni fase. Scopri dove si sono verificati i ritardi più comuni.

Calcola quanto costano le rotture di stock, come vendite perse, spreco di denaro in marketing e lavoro extra per l'assistenza clienti.

Osserva le differenze tra i buffer previsti e quelli reali. Se i tuoi buffer non erano abbastanza grandi, ingrandiscili l'anno prossimo. Se erano troppo grandi, restringili in base alla classe SKU.

Assicurati che tutti i modelli di comunicazione con i tuoi fornitori siano uguali, così non dovrai ricominciare da capo ogni stagione.

Una volta definito il piano d'azione, il Capodanno cinese si trasforma da una crisi che si verifica ogni anno in un evento pianificato.

Supporto per la spedizione Topway per il rifornimento di CNY in Australia

Topway Shipping, con sede a Shenzhen, in Cina, è un fornitore professionale di soluzioni logistiche per l'e-commerce transfrontaliero dal 2010.

Il nostro team fondatore vanta oltre 15 anni di esperienza nella logistica internazionale e nello sdoganamento, con particolare attenzione ai trasporti verso Cina e Stati Uniti. Gestiamo l'intera catena logistica, dal trasporto di andata e ritorno fino alla spedizione all'estero. warehousing dallo sdoganamento alla consegna dell'ultimo miglio. Offriamo anche servizi flessibili di trasporto marittimo dalla Cina ai principali porti di tutto il mondo, per spedizioni a carico completo (FCL) e parziale (LCL).

Se il tuo piano di rifornimento del magazzino AU deve essere più flessibile durante il capodanno cinese, collaborare con un partner logistico in grado di coordinare più tratte, assicurarsi che tutta la documentazione sia pronta e offrire opzioni flessibili di trasporto marittimo può aiutarti a tenere in magazzino i tuoi SKU più venduti e a proteggere le date di esaurimento delle scorte quando la domanda rimane alta ma le catene di approvvigionamento rallentano.

Conclusione

Durante il Capodanno cinese, i magazzini australiani hanno meno probabilità di esaurire le scorte se pianificano in anticipo con linee guida più chiare invece di reagire rapidamente. Il modo migliore per farlo è iniziare con la data di esaurimento scorte e procedere a ritroso attraverso ogni fase della catena di rifornimento, aggiungendo buffer dove sono più necessari. È possibile trasformare il Capodanno cinese da un'interruzione in una stagione prevedibile per la quale prepararsi trattando i tempi di consegna come un intervallo anziché come un singolo numero, dividendo gli SKU per importanza e decidendo di frazionare le spedizioni prima che l'urgenza costringa a fare scelte costose.

In definitiva, le rotture di stock sono spesso il segnale più evidente di una compressione temporale non osservabile. Uno dei metodi più semplici per mantenere riforniti i magazzini AU quando il sistema diventa meno prevedibile e la competizione per lo spazio si fa più agguerrita è disporre di una tempistica di rifornimento CNY organizzata, visibile a tutti coloro che si occupano di approvvigionamento, fornitori e logistica.

Domande Frequenti

D: Quanto presto dovrei iniziare a pianificare il rifornimento di CNY per i magazzini AU?
R: Inizia non appena riesci a prevedere quanta domanda ci sarà nel periodo compreso tra il Capodanno cinese e le settimane successive. Una buona regola pratica è iniziare a pianificare almeno 8-12 settimane prima della data di esaurimento scorte. Questo perché hai bisogno di tempo per ottenere slot di produzione, finalizzare le specifiche di imballaggio e prenotare opzioni di trasporto affidabili prima che la capacità sia limitata.

D: Qual è la differenza tra un soft stockout e un hard stockout e perché è importante?
R: Una rottura di stock soft si verifica quando si inizia a limitare le vendite o a perdere performance, ad esempio interrompendo le attività di marketing, riducendo la disponibilità di SKU o perdendo pacchetti. In caso di rottura di stock hard, non è possibile evadere alcun ordine. Pianificando in base alla data di rottura di stock soft, si ha più tempo per rispondere e si riduce la probabilità di dover pagare per costose consegne di emergenza.

D: Dovrei aumentare le scorte di sicurezza in Australia prima del Capodanno cinese?
R: Sì, ma dovrebbe essere mirato e stagionale. Per gli SKU con elevata velocità o elevati profitti, aumenta ulteriormente i buffer e fallo prima del picco di congestione. Se hai SKU più lente, puoi mantenere i livelli normali e tenere invece d'occhio il rischio legato al lead time.

D: È meglio spedire FCL o LCL durante il periodo del capodanno cinese?
R: Dipende da quanto sei pronto e quando lo sei. Il trasporto FCL può funzionare bene ed essere prevedibile se riesci a pianificare il carico e a prepararlo in anticipo. Il trasporto LCL può essere una buona scelta per piccoli rifornimenti o frazionamenti anticipati, ma potrebbe essere più vulnerabile alle variazioni di consolidamento e agli orari limite. La scelta migliore è quella che garantisce la data di esaurimento delle scorte.

D: Qual è l'errore più comune che commettono le aziende durante la stagione delle spedizioni del capodanno cinese?
R: Considerare i tempi di consegna come una quantità fissa e non apportare modifiche finché i ritardi non sono chiari. Durante il Capodanno cinese, i ritardi possono verificarsi in qualsiasi momento, quindi è solitamente meglio pianificare con intervalli e buffer, nonché con impegni precedenti di produzione e prenotazione, piuttosto che cercare di "accelerare" in un secondo momento.