Съвети от митническите власти на ЕС по време на CNY: Документи, които намаляват задържанията и проверките

 

Въведение

Китайската Нова година (CNY) е един от най-натоварените и най-нестабилни периоди за доставка по света. Фабриките бързат да изпълняват поръчки, складират се в последния момент количества за изходящи доставки, а международните линии бързо понасят последиците от пиковия износ: ограничения на пространството, промени в графика и грешки в документите, причинени от по-кратките срокове за изпълнение.

Натискът от страна на китайските юани често се проявява на митницата, което е най-лошата зона за товари, пътуващи към ЕС. Леко несъответстваща фактура, липсваща декларация за съответствие или неясно описание на продукта, което може да не предизвика никакви предупредителни сигнали през обикновена седмица, може внезапно да се окаже причина товарът ви да бъде задържан за преглед на документи или изтеглен за проверка. И тъй като митническите процедури на ЕС се основават на управление на риска и гарантиране на точността на данните, най-добрият подход за избягване на проблеми е да не се спори след задържане, а да се изпрати пълен, изчистен и последователен набор от документи, преди стоките да пристигнат.

Тази статия е за документите, които е най-вероятно да ускорят митническите проверки и задържания в ЕС по време на пика на доставките в китайски юани. В нея ще намерите информация защо някои документи причиняват забавяния, как да създадете файл с „нисък риск“, дори когато доставчиците бързат, и каква информация обикновено проверяват първо митническите агенти и автоматизираните системи за проверка.

Защо китайският юан увеличава митническите задържания на ЕС

Основният проблем не е, че митниците на ЕС внезапно стават „по-строги“ по време на CNY; а че броят на грешките се увеличава. Износителите, търговските компании и търговците в електронната търговия понякога трябва да изпращат с по-кратки срокове, нови временни работници и доставчици, които не винаги им поставят едни и същи изисквания. Документите могат да бъдат оформени бързо и могат да се случат малки грешки, включително несъвпадащи тегла, твърде неясни имена на продукти, липсващи кодове по HS или валута на фактурата, която е различна от записа на плащането.

Друго нещо, което трябва да имате предвид, е, че сезонът на китайските юани може да промени начина, по който изпращате. Ако обикновено изпращате веднъж седмично, може да изпратите по-големи товари непосредствено преди празника или да изпратите товар през няколко хъба, за да сте сигурни, че имате достатъчно място. Нови маршрути или странни количества могат да бъдат тревожни, особено ако профилът на пратката е различен от този, който сте виждали в миналото.

Проверката за митнически риск в ЕС също зависи много от данните, които се изпращат преди пристигането на стоките, и от това колко добри са тези данни. Когато хората бързат, лошите данни също се разпространяват по-бързо. Едно-единствено грешно описание на стока или липсващи данни за получателя могат да доведат до ръчна оценка.

„Триъгълникът на съгласуваността“, за който се грижи митницата на ЕС

Преди да разгледаме конкретни документи, е полезно да знаем за тристранната проверка за съгласуваност, която причинява множество задържания:

Опаковъчният лист и фактурата трябва да съвпадат. Опаковъчният лист трябва да съответства на действителния товар и етикетите върху него. И двете трябва да съответстват на транспортните документи и информацията за митническо въвеждане, изпратена от вашия брокер.

Системата усеща объркване, ако митническата декларация посочва, че внасяте „пластмасови домакински принадлежности“, но фактурата гласи „комплект кухненски принадлежности“, а опаковъчният лист просто казва „различни артикули“. Рискът е същият като несигурността, а задържанията обикновено са същите като риска.

Целта на CNY е да създаде вашия файл, така че митническият служител да може бързо да провери какво представлява, от какво е направен, колко струва, откъде идва и дали се нуждае от някакви специални разпоредби.

Търговска фактура: Документът, който определя или отменя митническото освобождаване

Не става въпрос само за цената в търговската фактура. В митниците на ЕС фактурата е основната информация за пратката. Когато е ясна, е необходимо по-малко запитвания. Митниците трябва да задават въпроси, когато нещо не е ясно, а запитванията са това, което забавя оформянето.

Една добра фактура, готова за ЕС, не трябва да съдържа неясни термини като „аксесоари“, „части“, „мостри“ или „подарък“. Тези етикети обикновено водят до повече проверки, защото не помагат за определяне на правилната тарифна класификация или регулаторен контрол. Вместо това, уверете се, че описанията ви са достатъчно ясни за класификация и съответствие.

Също така трябва изрично да се посочват Инкотермс (като DAP, DDP, FOB, CIF) и местоположението, тъй като те влияят върху начина, по който митническата стойност на стоките и кой е отговорен за тяхното митническо освобождаване. Ако Инкотермс липсват или не съвпадат, митническите служители или брокерите могат да спрат влизането, за да проверят стойността.

Условията на плащане и валутата трябва да съответстват на реалността на вашата търговия. Ако фактурата показва една стойност, но заявената от вас митническа стойност е различна поради отстъпки, авторски възнаграждения, съдействие или групови превози, е необходимо обяснение във фактурата или в приложена декларация за оценка.

Дори малки промени във формата помагат. Това е натоварен период от годината за CNY, така че яснотата спестява време. Чистото оформление, унифицираните единици и ясното описание на елементите намаляват вероятността някой да поиска разяснения.

Списък за опаковане: Където физическата реалност среща хартията

Когато в опаковъчния лист не е посочено как са опаковани продуктите, това често води до закъснения. Митническите и инспекционните екипи в ЕС често искат бързо да знаят как е окомплектована пратката, включително количеството картонени кутии, как са подредени на палети, тяхното нетно и бруто тегло и как нещата се побират в опаковката.

Ако вашият опаковъчен списък просто дублира редовете от фактурата без никаква информация за опаковката, това няма да е толкова полезно за планиране на проверките и може да бъде маркирано, ако общите тегла изглеждат странни. По време на CNY складовете бързат и затова по-често претеглят нещата погрешно.

За да е полезен опаковъчният списък, той трябва да включва поне следното: броя на кашоните, броя на палетите (ако е приложимо), размерите на кашоните, брутното и нетно тегло на кашон или на артикул, ако е възможно, и ясна препратка към номерата на артикулите от фактурата или SKU. Митническият контрол ще премине по-бързо, когато служителят може веднага да определи стойностите.

Транспортни документи: Подравняване на историята по веригата

Вашата товарителница (B/L) за океански пратки или въздушна товарителница (AWB) за въздушни пратки не е „митнически документ“ като фактурата, но проблемите със съвпадението на транспортните и търговските документи са често срещана причина.

Тези документи предоставят името и адреса на получателя, информацията за изпращача, броя на пратките, тяхното тегло и понякога описания на продуктите. Системата може да не ги възприеме като еднакви, ако използвате кратки форми в една област и пълни законни имена в друга.

Промените в резервациите в последния момент по време на CNY понякога могат да доведат до повторно използване или копиране на остарели данни. Ето как „грешки в шаблоните“ попадат в AWBs и тези грешки могат да накарат брокерите да променят записите си.

Поддържането на реда в транспортните документи е лесен начин за намаляване на задържанията: уверете се, че информацията за получателя и изпращача съответства правилно на фактурата и се уверете, че описанието на артикулите е последователно и не е твърде неясно.

EORI и ДДС информация: Малки детайли, които причиняват големи забавяния

Много задържания възникват, защото информацията за вносителя е грешна или липсва. EORI номерът на вносителя е много важен за вноса в ЕС и в зависимост от страната на местоназначение и вида на вноса, договореностите за ДДС могат да бъдат сложни.

Ако вносителят няма EORI номер, пратката може да бъде блокирана, преди дори да се превърне в „митнически проблем“. По време на китайския юан, когато пратките са най-големи, брокерите имат по-малко време да проследят липсващата информация.

Преди пратките да напуснат, трябва да се уверите, че EORI номерът, ДДС номерът (ако има такъв) и структурата на вносителя по регистрация са правилни. Ако използвате IOSS модел за пратки с ниска стойност, IOSS номерът и потокът от данни трябва да са правилни. Ако не са, може да имате проблеми със забавяния и неизправности след митническото освобождаване.

Поддръжка по HS код: Защо „правилното“ не винаги е достатъчно

Някои продавачи смятат, че вмъкването на произволен код по ХС във фактурата ще елиминира възможността за погрешно класифициране. Всъщност митническите служби на ЕС често искат да знаят дали кодът по ХС е разумен и подкрепен.

Ако изпращате много електронни аксесоари, композитни изделия, текстил, козметика или детски продукти, можете да намалите броя на задържанията, като включите кратък документ за подкрепа на категоризацията. Това е особено важно по време на CNY, защото митническите системи за управление на риска наблюдават, че много износители, които бързат, правят грешки.

Не е нужно да е дълъг, за да бъде таблицa за подкрепа на категоризацията. Тя трябва да включва кратко обяснение на описанието на продукта, състава на материала, основната употреба и предложения код по ХС. Наличието на тази информация помага на брокерите да защитят класификацията, ако бъдат попитани за нея, след като подадат заявки.

Сертификати за произход и преференциални претенции: Използвайте внимателно

Сертификат за произход (CO) обикновено не е необходим за внос от ЕС, но произходът на стоките все пак е важен, защото влияе върху митническите ставки, търговските средства и проверките за съответствие. Когато производството е разделено между няколко подизпълнители и износителят използва търговска компания, която обобщава декларациите за произход, има недоразумения относно произхода по време на CNY.

Ако искате да получите специално митническо третиране по търговско споразумение с ЕС, трябва да се уверите, че предоставяте правилното доказателство за произход. Това обикновено е декларация за произход във фактурата, но може да бъде и в специфичен формат в зависимост от условията на споразумението. Ако заявите преференция без доказателство, товарът може да бъде задържан или разгледан отново по-късно.

Не усложнявайте нещата повече, отколкото е необходимо, ако не отстоявате предпочитанията си. Основна и правилна „страна на произход“ за всеки артикул, винаги написана по един и същи начин във фактурата и опаковъчния лист, обикновено е по-полезна от общ сертификат, който не съответства на начина, по който са направени нещата.

Документи за съответствие на продуктите, които намаляват инспекциите

Някои инспекции на ЕС са само за митнически контрол, но повечето са за безопасност и съответствие със стандартите. Ако вашата продуктова категория е регулирана, наличието на правилните подкрепящи документи може да намали вероятността от необходимост от физическа проверка или поне да ускори освобождаването след проверка.

Например, стоките с маркировка „CE“ често се представят по-добре, когато е достъпна декларацията за съответствие на ЕС. В зависимост от категорията, електрическите и електронните устройства може да се нуждаят от доказателство за съответствие. Проверки за безопасност могат да се извършват за играчки, лични предпазни средства и някои домакински предмети. Има различни правила за козметика и материали, които влизат в контакт с храни.

Най-важното е да не добавяте твърде много прикачени файлове към файла, които нямат значение. Когато митническите и други контролни органи на ЕС разглеждат подкрепящите документи, е по-вероятно да се насочим към подредена и целенасочена група от тях, отколкото към разхвърляна купчина несвързани PDF файлове.

Практичен набор от документи, който намалява риска

Различните видове артикули изискват различна документация, но има основен набор от документи, които повечето търговски пратки до ЕС трябва да съдържат. Таблицата по-долу показва документите, за какво са предназначени и обичайните неизправности, които се случват по време на сезона на китайските юани, причиняващи задържане.

Документ	Цел при оформяне на документи в ЕС	Често срещан проблем със сезона на китайските юани, който задейства задържания	Какво да направите, за да намалите риска
Фактура	Митническа оценка, описание на класификацията, сделка между продавач и купувач	Неясни описания, липсващи Инкотермс, непоследователни общи суми	Използвайте специфични наименования на продуктите, включете Инкотермс/място, поддържайте общите суми последователни
Списък на опаковката	Структура на опаковката за планиране и съгласуване на инспекциите	Липсва разбивка на кашони/палети, несъответствия в теглото	Включете брой кашони, размери, нетно/бруто тегло, съпоставяне на SKU с кашон
B/L или AWB	Транспортен запис; трябва да съответства на данните за въвеждане	Несъответствие на получателя, общо описание на стоките	Съпоставяйте официалните имена/адреси; поддържайте описанията последователни
EORI/ДДС данни	Идентифицира вносителя; изисква се за влизане	Липсващи или неправилни числа, промени в последния момент	Проверете данните на вносителя преди отпътуване; информирайте брокера предварително
Поддържащ лист по код по ХС	Помага за защита на класификацията в заявки	Случайни кодове по ХС без обосновка	Предоставете бележки за състава/употребата; поддържайте HS кода еднакъв във всички документи
Доказателство за произход (ако се претендира за преференция)	Позволява намалено мито по споразумения	Преференция, заявена без валидно доказателство за произход	Претендирайте за предпочитание само ако можете да го обосновете; използвайте правилни твърдения
Документи за съответствие (според необходимостта)	Поддържа освобождаването на регулирани стоки	Липсваща декларация за съответствие или неясен обхват на съответствие	Включете целенасочени доказателства за съответствие, свързани с продукта

Как да пишем описания, които не предизвикват въпроси

Много от възраженията започват от езика, а не от стойността. Ако дадено описание звучи така, сякаш може да означава повече от едно нещо, това се превръща в риск за категоризация. Ако звучи като категория, която не е разрешена, това се превръща в проблем за съответствие.

Описанията, които са естествени и лесни за разбиране, обикновено се състоят от три части: какво представлява, от какво е направено и за какво се използва. „Бутилка за вода от неръждаема стомана, изолирана, 500 мл, за пиене“ казва много повече от просто „бутилка“. „Мъжко спортно яке от полиестерно трико“ е много по-ясно от просто „дрехи“.

По време на CNY, продавачите биха могли да използват маркетингов жаргон, за да накарат имената на продуктите да звучат хаотично. Митниците не се интересуват от реклама. Премахнете думи като „бестселър“, „премиум“ и „нов дизайн“ и оставете само технически описания.

Бележки за оценката: Тихият начин за намаляване на задържането, който повечето спедитори игнорират

Когато пратките включват пакетни товари, отстъпки, безплатни артикули, гаранционни замествания или промоционални вложки, митническата оценка в ЕС може да се окаже трудна. Ако някое от тези неща е част от вашата бизнес реалност, най-доброто нещо, което можете да направите, е да ги обясните предварително.

Ако предлагате безплатни мостри, например, кажете „няма търговска стойност, само за промоция“, но бъдете внимателни, защото някои митнически органи може все пак да поискат номинална стойност. Целта е да се избягват редове, които казват „нулева стойност“ без никакво обяснение, които изглеждат съмнителни.

Ако декларирате митническа стойност, която е различна от сумата във фактурата, защото превозът или застраховката са включени или не са включени съгласно Инкотермс, добавете декларация за оценка, която ясно посочва какво е включено в цената и какво не. Брокерите приемат това, тъй като намалява двустранния обмен.

Етикетиране и маркиране на картонени опаковки: Документът, който не можете да PDF форматирате

Физическото етикетиране не е хартиен запис, но има пряко влияние върху резултатите от проверките. Проверките отнемат повече време и може да изискват по-щателни проверки, ако кутиите нямат етикети или етикетите не съответстват на опаковъчния списък.

Преди въвеждането на китайския юан (CNY), складовете често сменят екипите си, което ускорява процеса. Тогава дисциплината при етикетирането спада. Ако е възможно, уверете се, че обозначенията на кашоните са еднакви за всички пратки: референтен номер на пратката, номер на кашона, бруто тегло и получател. Проверете дали номерата на кашоните съвпадат с номерата във вашия опаковъчен лист. Ако митниците отворят кашон и видят нещо произволно, това може да ги накара да помислят, че има по-голям риск.

Работен процес на брокер и предварителна проверка: Навикът за оцеляване в CNY

Чистият файл е ценен само ако стигне до брокера преди товара. Хората често доставят документи късно по време на CNY, защото си мислят, че „товарът е все още в морето“.

В действителност, обработката преди пристигане може да започне рано, а проверката за риск често зависи от данните отпреди пристигането. Колкото по-рано вашият брокер може да провери вашата фактура, кодове по ХС и информация за вносителя, толкова по-малко промени ще трябва да се направят в последния момент.

Дори ако пакетът все още се опакова, е добра идея да извършите предварителна проверка на документите 48 до 72 часа преди да тръгнете. Можете да проверите още в началото дали шаблонът е последователен, информацията за вносителя е правилна, логиката на HS е правилна и описанията на продуктите са правилни. След това, след като всичко е настроено, можете само да промените броя и теглата.

Често срещани тригери за задържане, които можете да откриете преди изпращане

Някои задържания са необходими, но много могат да бъдат избегнати. По време на CNY, едни и същи проблеми продължават да възникват:

Търговска корпорация изпраща фактура с невярна информация за производителя, което води до объркване относно произхода на стоките и техния изпращач. Във фактурата е посочено, че товарът включва „електронни части“, които могат да включват батерии или предмети с магнити, което поражда проблеми относно доставката и закона. Общите суми в опаковъчния списък не съвпадат, защото кутиите са добавени след съставянето на списъка. Или фактурите, AWB-тата и бележките за доставка описват стоките по различен начин.

Методът за бързо съгласуване често може да открие тези проблеми. Той включва съпоставяне на общи суми, тегла, имена и адреси, кодове по ХС и гарантиране, че описанията са в съответствие.

Заключение

Задържанията от митническите служби на ЕС по време на CNY обикновено не са случайни. Те често произтичат от комбинация от твърде кратки графици за доставка, непоследователни данни и недостатъчно ясна документация. Най-добрият метод за намаляване на задържанията и проверките е да се създаде набор от документи, които представят последователна картина. Този набор трябва да включва ясна структура на опаковката, ясни описания на продуктите, съгласувани транспортни данни, потвърдени номера на вносителите и целенасочена помощ за съответствие, когато категорията го изисква.

Когато китайският китайец (CNY) съкращава сроковете, товародателите, които стандартизират шаблони, извършват предварителни проверки преди тръгване и взаимодействат с логистични партньори, които знаят как всъщност работи рискът при митническо оформяне в ЕС, имат предимство. Topway Shipping, със седалище в Шънджън, Китай, е професионален доставчик на логистични решения за трансгранична електронна търговия от 2010 г. Нашият екип от основатели има повече от 15 години опит в международната логистика и митническото оформяне, със специален фокус върху САЩ и Китай. Ние се грижим за цялата логистична верига, от транспортирането на първия етап до чужбина. складиране до митническо оформяне до доставка до последната миля. Предлагаме също гъвкави услуги за морски превоз на пълни контейнери (FCL) и по-малки от контейнерни товари (CLL) от Китай до ключови пристанища по целия свят.

Въпроси и Отговори

В: Кой е най-важният документ за намаляване на митническите задържания на ЕС по време на CNY?
A: Търговската фактура, защото тя определя стойността, вида и историята на пратката. Ясните, конкретни описания и общи суми, които винаги са едни и същи, намаляват вероятността хората да имат въпроси.

В: Винаги ли ми е необходим сертификат за произход за внос от ЕС?
A: Не винаги. Произходът все още има значение, но обикновено се нуждаете от официален сертификат само в определени ситуации или когато искате да получите преференциално митническо третиране, в зависимост от стоките и параметрите на споразумението.

В: Защо неясните описания като „аксесоари“ или „части“ създават проблеми?
A: Защото не помагат с подходящо тарифно класифициране или проверка за съответствие. Ако митниците не могат да установят своевременно какви са продуктите, е по-вероятно пратката да се обърка.

В: Могат ли допълнителните документи за съответствие да намалят инспекциите?
A: Ако са полезни и специфични. Наличието на правилните декларации или документи за съответствие може да ускори разпространението на регулирани стоки, но добавянето на неща, които не са необходими, може да направи нещата по-объркващи.

В: Кой детайл от опаковъчния списък най-често предотвратява закъснения?
A: Подробна разбивка на опаковката, включително броя на кашоните, тяхното тегло и карта, показваща как SKU и кашоните са свързани. По този начин товарът може да бъде своевременно проверен и съпоставен.

В: Кога трябва да изпратя документи на моя брокер от ЕС по време на сезона на китайските юани?
A: Възможно най-скоро, за предпочитане преди да тръгнете. Ранните предварителни проверки ви позволяват да правите промени, без да се налага да правите промени в последния момент, които биха могли да доведат до задържане.