Come mantenere il flusso di inventario verso Vietnam/Thailandia/Malesia prima del Capodanno cinese
Introduzione
Il Capodanno cinese (CNY) è più di una semplice festività. Rappresenta un'interruzione prevedibile per le catene di approvvigionamento in tutta l'Asia, ma le conseguenze sono difficili da prevedere. Le fabbriche si fermano o operano con meno lavoratori, i trasporti diventano più difficili, i porti sono affollati prima delle festività e gli acquirenti di altri paesi spesso accelerano gli ordini per fare scorta prima del rallentamento. I marchi che esportano in Vietnam, Thailandia e Malesia subiscono una pressione ancora maggiore. Devono competere per superare il limite di produzione in Cina e, al contempo, cercare di immettere la merce sul mercato prima che i magazzini e le reti di distribuzione locali diventino troppo pieni.
Anche solo un piccolo ritardo nel piano di inventario può avere un impatto significativo. Man mano che le spedizioni arrivano in ritardo, i prezzi delle riprenotazioni aumentano, i container vengono spostati, le tariffe del trasporto aereo aumentano e si verificano rotture di stock, proprio mentre i team di vendita e i marketplace promuovono le campagne stagionali. L'obiettivo non è solo spedire prima. L'idea è spedire in modo più intelligente, con margini di tempo realistici e un mix di rotte in grado di gestire i ritardi.
Questo articolo fornisce un piano utile e incentrato sulle operazioni per l'introduzione delle scorte in Vietnam, Thailandia e Malesia prima del Capodanno cinese. Include la pianificazione delle scadenze, la scelta delle modalità di trasporto, le procedure per la tenuta dei registri e la progettazione di piani di emergenza, il tutto in modo sufficientemente approfondito da essere utilizzato da un responsabile della logistica, un operatore di e-commerce o un responsabile degli acquisti.
Perché CNY interrompe così rapidamente le scorte nel Sud-est asiatico
La maggior parte dei team non si aspetta che i problemi del Capodanno cinese inizino prima, ma il rallentamento non riguarda una data specifica. È una graduale riduzione della capacità produttiva. La prima cosa che accade è la fretta di far uscire i prodotti finiti dalle fabbriche prima che i lavoratori se ne vadano. Poi c'è la corsa ai terminal di autotrasporti e di esportazione negli Stati Uniti. Infine, c'è il periodo dopo le festività, quando la produzione e i trasporti ricominciano a decollare, ma non tutti contemporaneamente.
Vietnam, Thailandia e Malesia sono particolarmente vulnerabili perché dipendono in modo significativo dalla produzione a monte in Cina e perché molti importatori in questi mercati cercano di "spingere avanti" le scorte contemporaneamente. La rete si trasforma in una coda quando tutti si muovono contemporaneamente.
Un altro motivo è che molti venditori considerano il Sud-est asiatico "vicino" e pensano di poterlo recuperare più tardi perché il transito è abbastanza veloce. Questo può accadere in settimane normali. Questa premessa non funziona prima del Capodanno cinese, poiché il limite non è la distanza, ma la capacità. Potresti essere a pochi giorni di distanza via mare, eppure potresti comunque essere in ritardo nell'attesa di una nave, di un container, di uno slot per il trasporto merci o di una serie di documenti pronti per la dogana.
La realtà delle date limite e dei tempi di consegna nascosti
Spesso si pensa che il "termine ultimo" sia l'ultimo giorno utile per spedire qualcosa. Nella vita reale, ci sono diversi termini limite, come il termine della produzione, la disponibilità delle prenotazioni, il ritiro dei container, l'ingresso delle navi in porto, la presentazione della documentazione e l'orario di partenza del vettore. Se si salta un termine, si potrebbe dover passare alla nave successiva, che potrebbe essere già occupata.
Un modo per considerare il lead time è quello di suddividerlo in tre parti:
In primo luogo, "prontezza per la produzione" significa che le merci sono imballate e pronte per la spedizione. Questo non significa "produzione terminata". Possono essere necessari giorni extra per imballare, etichettare, consolidare i cartoni, pallettizzare ed effettuare il controllo qualità finale.
In secondo luogo, la preparazione all'esportazione: quando la spedizione può essere prenotata, inserita in un container (o combinata con altre spedizioni) e sdoganata per l'esportazione. Ciò implica la verifica della correttezza della fattura commerciale e della distinta di carico, la conferma del codice HS e l'ottenimento di tutta la documentazione necessaria per la conformità del prodotto.
Terzo, siate pronti a trasportare e importare: date di partenza, rischi di trasbordo e sdoganamento a destinazione. Anche le rotte a breve distanza l'una dall'altra possono essere soggette a sovraffollamento o a cancellazioni di prenotazioni durante i periodi di punta.
Se pianifichi solo in base alla data della vacanza, probabilmente lo farai troppo tardi. Piuttosto, programma in base all'ultima opportunità di navigazione affidabile e poi aggiungi un po' di tempo in più per la settimana, quando le cose inizieranno a farsi difficili.
Creare una cronologia pre-CNY che funzioni davvero
Inizia con la data di arrivo, non con la data di spedizione
L'errore più comune che si commette quando si pianifica è quello di stabilire una data per la partenza dalla Cina e sperare nel meglio una volta arrivati. Iniziate con la data in cui l'inventario deve essere messo in vendita in Vietnam, Thailandia e Malesia. Quindi procedete a ritroso attraverso la ricezione, lo stoccaggio e l'organizzazione dell'evasione degli ordini.
Se hai bisogno che le scorte siano disponibili per la vendita su un marketplace in una determinata data, tieni presente che "disponibile" di solito significa che sono state ricevute, conteggiate, messe a scaffale e registrate nel sistema. Durante i periodi di punta prima delle festività, i magazzini potrebbero essere lenti a causa delle numerose spedizioni. Potresti non riuscire a fissare appuntamenti.
Un modello di cronologia che puoi adattare
Le informazioni riportate di seguito non garantiscono i tempi di transito. Indicano invece la destinazione dei buffer in un contesto di pianificazione. I prezzi esatti dipenderanno dalla rotta, dal vettore, dalla coppia di porti e dal tipo di spedizione (FCL o LCL).
| Fase della sequenza temporale | Cosa include | Buffer consigliato prima del Capodanno cinese |
|---|---|---|
| Data di inventario pronta per la vendita a destinazione | Stoccaggio, conteggio ciclico, disponibilità del sistema | 7-10 giorni |
| Finestra di ricezione del magazzino | Pianificazione appuntamenti + scarico | 3-7 giorni |
| Importare lo sdoganamento | Archiviazione + ispezioni (se presenti) | 3-7 giorni |
| Transito internazionale | Oceano / aria / multimodale | Dipendente dalla corsia |
| Gestione delle esportazioni in Cina | Autotrasporto, elaborazione portuale/terminale, consolidamento | 5-10 giorni |
| Data di prontezza del carico (CRD) | Imballaggio, etichettatura, controllo qualità finale, conferma pallet/cartone | 5-10 giorni |
Se è probabile che il tuo prodotto venga ispezionato, se modifichi spesso i documenti o se il tuo fornitore ha la reputazione di essere in ritardo, aumenta il tuo buffer. I piccoli errori peggiorano prima del capodanno cinese.
Evita la mentalità della “singola grande data di spedizione”
In un foglio di calcolo, una singola spedizione sembra un'ottima idea. È invece un'opzione poco pratica in alta stagione. Può sembrare più difficile suddividere l'inventario in diverse partenze o combinazioni di modalità, ma aumenta notevolmente le possibilità di mantenere almeno una parte in movimento. In molte circostanze, è meglio avere il 70% delle cose pronte che averne il 100% disponibile due settimane dopo.
Scegliere il giusto mix di trasporti per Vietnam, Thailandia e Malesia
FCL vs LCL: stabilità vs flessibilità
Quando si riesce a garantire spazio e attrezzature, il trasporto FCL (carico completo del container) è solitamente più stabile. Di solito attraversa rapidamente i terminal e richiede meno movimentazione. Tuttavia, durante i periodi di punta, possono comunque verificarsi carenze di attrezzature e ritardi nei trasporti, soprattutto se le persone aspettano troppo a lungo per prenotare.
Il trasporto LCL (less-than-container load) consente di spedire quantità minori e con maggiore frequenza. Il rovescio della medaglia è che ci sono più punti di contatto, come il consolidamento, il deconsolidamento e una maggiore dipendenza dai tempi limite del magazzino e del consolidatore. Prima del Capodanno cinese, anche lo spazio per il trasporto LCL potrebbe ridursi e i programmi di consolidamento potrebbero diventare meno affidabili.
Un approccio misto funziona bene per molti operatori: utilizzare FCL per l'inventario di base e LCL per il rifornimento aggiuntivo o per gli SKU con domanda incerta.
Il trasporto aereo come strumento tattico, non come soluzione predefinita
Il trasporto aereo può aiutarti a lanciare o evitare una penalità sul mercato, ma diventa piuttosto costoso se utilizzato in modo reattivo. Pianifica in anticipo come utilizzare il trasporto aereo in modo più oculato individuando il 10-20% degli SKU che generano più fatturato o presentano il rischio operativo più elevato. Riserva l'opzione aerea per quei prodotti solo se il piano via mare fallisce.
È utile impostare dei punti di attivazione per i voli aerei. Ad esempio, se la partenza via mare slitta oltre un certo limite, è possibile convertire immediatamente gli SKU più importanti in voli aerei. Questo impedisce alle persone di prenotare all'ultimo minuto, quando i prezzi sono alti e le camere disponibili sono poche.
Rotte dirette vs. rotte di trasbordo
Prima del capodanno cinese, il rischio non è semplicemente che le cose arrivino in ritardo; è che siano diverse. Le rotte con più nodi di trasbordo potrebbero dover affrontare più cambiamenti di programma. Se il tuo inventario deve essere consegnato rapidamente, potresti voler pagare per rotte più dirette o stringhe di servizi più affidabili, se disponibili. Puoi risparmiare denaro utilizzando rotte più lente o più complesse se i tuoi prodotti non devono arrivare altrettanto rapidamente, ma solo se arrivi comunque prima della data di buffer.
Documentazione e dogana: il punto del fallimento silenzioso
Un documento mancante o errato può impedire alla tua spedizione di arrivare a destinazione, anche se tutto il resto procede senza intoppi. Prima del capodanno cinese, era facile dire "Lo sistemerò più tardi", perché tutti andavano di fretta. Ed è allora che gli errori si traducono in lunghe attese.
Problemi comuni con i documenti che causano ritardi
I funzionari doganali del Sud-Est asiatico solitamente vogliono che tutto sia chiaro e coerente. Alcuni problemi comuni sono il conteggio dei cartoni non corrispondente, pesi e volumi non corrispondenti nei documenti, descrizioni dei prodotti non chiare e codici HS non corrispondenti all'uso effettivo dell'articolo.
In periodi di calma, un leggero disallineamento è accettabile. In periodi di maggiore attività, può comportare più lavoro, più scartoffie e più tempo di attesa, perché agenti e funzionari doganali sono impegnati.
Crea una "finestra di blocco" del documento
È una buona idea impostare un punto di blocco in cui i documenti importanti vengono bloccati, a meno che non si verifichi un errore grave. Questo riduce le modifiche dell'ultimo minuto che rendono difficile distinguere la versione corretta. Quando più team inviano le liste di imballaggio aggiornate via e-mail, la probabilità di archiviare la versione sbagliata aumenta notevolmente.
La finestra temporale di congelamento è molto importante per le spedizioni LCL, poiché i consolidatori necessitano di informazioni corrette per organizzare il manifesto e il consolidamento.
Strategia di inventario: non trattare tutti gli SKU allo stesso modo
Segmentare gli SKU in base all'impatto aziendale
Non tutti gli SKU devono essere gestiti immediatamente. Un buon piano per il Capodanno cinese prevede di sapere quali articoli "non devono mai esaurirsi" e quali sono "belli da avere".
Gli SKU ad alto impatto sono generalmente bestseller, pacchetti speciali, componenti che interrompono l'assemblaggio o prodotti che fanno parte di un'offerta speciale. Puoi attendere gli SKU a basso impatto o sostituirli.
Suddividendo l'inventario, puoi sfruttare in modo intelligente lo spazio limitato. Ad esempio, potresti spedire i prodotti più venduti con spedizione a carico completo (FCL) prima e quelli a basso riordino (LCL) dopo, riservando una modesta riserva aerea solo per i prodotti che generano maggiori ricavi.
Considerare i modelli di domanda specifici della destinazione
A seconda di come si combinano i canali, Vietnam, Thailandia e Malesia potrebbero comportarsi in modo diverso. La distribuzione al dettaglio, il riassortimento B2B e l'e-commerce transfrontaliero hanno tutti modelli di ordini diversi. Se si dispone di più magazzini o più corrieri che consegnano ai clienti, il momento ideale per le spedizioni in arrivo può variare a seconda del Paese.
Nella vita reale, potresti voler ricevere prima il tuo inventario dal Vietnam se il tuo molo di ricezione è piccolo, oppure prima la tua merce dalla Malesia se il tuo centro logistico è affollato da molti venditori e si riempie durante le ore di punta.
Magazzino e preparazione dell'ultimo miglio nei mercati di destinazione
La pianificazione per il Capodanno cinese non dovrebbe fermarsi all'arrivo in porto. Molti progetti di supply chain falliscono già all'ingresso del magazzino.
La capacità di ricevere appuntamenti è un vero vincolo
Prenota gli appuntamenti per il tuo magazzino non appena sai quando saranno disponibili. Se aspetti, potresti scoprire che il magazzino sta dedicando più attenzione ai clienti più importanti o alle prenotazioni precedenti, e i tuoi container rimarranno inutilizzati.
Quando la logistica LCL viene deconsolidata, potrebbero arrivare molte piccole consegne contemporaneamente, il che potrebbe essere eccessivo per i team addetti alla ricezione. Comunica al tuo magazzino cosa arriverà, quando arriverà e come verrà imballato in pallet o cartoni.
La velocità di stoccaggio influisce sulla disponibilità delle vendite
Se vendi velocemente, la cosa migliore da fare è pianificare in anticipo come riporli. Non appena ricevi la merce, dovresti scansionare i tuoi SKU principali e renderli disponibili prima di quelli meno importanti. Sembra banale, ma spesso lo si dimentica quando i magazzini sono affollati.
Pianificazione pratica delle emergenze senza complicare eccessivamente le operazioni
Una strategia su cosa fare in caso di emergenza non è un opuscolo di 30 pagine. Quando le cose non vanno come previsto, è possibile prendere rapidamente poche decisioni.
Crea un piano A, un piano B e un trigger chiaro
Nella maggior parte dei casi, il Piano A potrebbe prevedere un trasporto marittimo FCL. Il Piano B potrebbe includere ricariche LCL e un'opzione aerea di piccole dimensioni per gli SKU prioritari. L'evento che determina il passaggio è la cosa più importante da definire.
Alcuni fattori che possono innescare un trigger sono la mancanza del CRD in fabbrica, il ritiro di una prenotazione da parte del corriere o il mancato arrivo della spedizione al gate entro una certa data. Quando si verifica il trigger, si interviene. Non si discute.
Mantenere i fornitori allineati con il calendario
In genere, i fornitori non si rendono conto di quanto rapidamente la rete si restringa. Potrebbero indicare una data che ufficialmente precede la festività, ma che nella pratica non è sufficientemente anticipata. Comunica al tuo CRD cosa ti aspetti da lui e perché queste informazioni sono importanti.
Se il tuo fornitore può terminare solo in ritardo, valuta l'idea di effettuare spedizioni parziali. Invia ciò che è pronto ora e il resto in un secondo momento. Questo può fare la differenza tra avere solo alcuni articoli in magazzino e non averne affatto.
Uno sguardo paese per paese su Vietnam, Thailandia e Malesia
Vietnam: la velocità è possibile, ma i picchi sono duri
La vicinanza del Vietnam ad altri Paesi può essere d'aiuto, ma nei periodi di punta questa vicinanza rende più facile per le persone cercare di spedire all'ultimo minuto. Se si dipende da un rifornimento rapido, si può scoprire che l'opzione "veloce" si trasforma in una coda. È più importante pianificare in anticipo e prenotare che sperare in un trasporto rapido.
Thailandia: piano per superare i vincoli di ricezione e distribuzione
Se ti stai trasferendo da un porto a strutture nell'entroterra o se il tuo magazzino si trova vicino a una città trafficata, la distribuzione interna in Thailandia potrebbe richiedere più tempo. Crea un buffer non solo per le spedizioni all'estero, ma anche per i tempi di consegna e ricezione all'interno del Paese.
Malesia: essere particolarmente disciplinati con la documentazione e il consolidamento
Quando la burocrazia è in ordine, la Malesia può essere efficiente. In caso contrario, i ritardi sono peggiori durante le ore di punta, perché l'ecosistema è molto affollato. Se spedite molte spedizioni LCL, assicuratevi di controllare sempre le liste di imballaggio e le descrizioni dei prodotti.
Come Topway Shipping può aiutarti a spedire in modo più intelligente prima del capodanno cinese
"Impegnarsi di più" non paga durante l'alta stagione. Ciò che paga è essere pronti, avere accesso alla capacità produttiva ed essere disciplinati nell'esecuzione lungo tutta la filiera.
Topway Shipping, con sede a Shenzhen, in Cina, è un fornitore professionale di soluzioni logistiche per l'e-commerce transfrontaliero dal 2010. Il nostro team fondatore vanta oltre 15 anni di esperienza nella logistica internazionale e nello sdoganamento, con particolare attenzione agli Stati Uniti e alla Cina. Gestiamo l'intera catena logistica, dal trasporto di andata e ritorno fino all'estero. warehousing allo sdoganamento fino alla consegna dell'ultimo miglio. Offriamo anche servizi di trasporto marittimo dalla Cina ai principali porti di tutto il mondo, versatili per spedizioni a carico completo (FCL) e parziale (LCL).
Questa visione completa è importante se si desidera continuare a movimentare le scorte in Vietnam, Thailandia e Malesia prima del Capodanno cinese. Invece di trattare ogni tappa come un problema separato, aiuta a elaborare una strategia pratica che includa il ritiro in fabbrica, l'elaborazione delle esportazioni, le opzioni di spedizione, la preparazione della documentazione e la consegna a destinazione.
Conclusione
Prima del Capodanno cinese, far arrivare le merci in Vietnam, Thailandia e Malesia non significa tanto trovare un modo miracoloso per spedirle, quanto sviluppare un sistema solido. Iniziate con la data in cui il prodotto è pronto per la vendita. Quindi, procedete a ritroso con i buffer effettivi e fate della documentazione un elemento chiave della pianificazione. Utilizzate un mix di trasporti che rifletta l'importanza di ogni SKU e predisponete piani di riserva che vi aiutino ad agire rapidamente quando la rete si restringe.
Se pianifichi l'alta stagione come se fosse una stagione normale, avrai dei fallimenti. Quando pianifichi l'alta stagione come se fosse un'asta di capacità, proteggi le tue scorte, i tuoi profitti e i tuoi clienti.
Domande Frequenti
D: Quanto tempo prima del capodanno cinese dovrei spedire in Vietnam/Thailandia/Malesia?
R: Inizia con la data in cui l'inventario deve essere pronto per la vendita, quindi aggiungi i tempi di ricezione, dogana, gestione delle esportazioni e transito. Molti spedizionieri non si rendono conto di quanto presto inizi la congestione, quindi è più sicuro cercare di stabilire un'"ultima partenza affidabile" anticipata piuttosto che una data prima delle festività.
D: Dovrei usare FCL o LCL durante la corsa pre-capodanno cinese?
R: Se il tuo volume è costante, il servizio FCL può aiutarti a gestire meglio le cose e a darti maggiore controllo, ma devi comunque prenotare in anticipo. Il servizio LCL può consentirti di spedire più spesso se hai volumi inferiori o più variabili, ma complica anche le dipendenze di cutoff. Molte aziende utilizzano entrambi i servizi: FCL per le scorte di base e LCL per il riassortimento.
D: Quando è sensato il trasporto aereo in un piano pre-CNY?
R: Il trasporto aereo è più indicato come soluzione di backup pianificata per gli SKU più importanti, non come soluzione dell'ultimo minuto. Imposta dei punti di attivazione in modo da poter trasferire un piccolo numero di prodotti via aerea se le tempistiche del trasporto marittimo non sono all'altezza di una certa soglia.
D: Qual è la causa principale di ritardo evitabile, oltre alla capacità?
A: Incoerenza nella documentazione. In caso di importi non corrispondenti, descrizioni confuse o modifiche dell'ultimo minuto, l'ottenimento dell'autorizzazione per l'esportazione o l'importazione può richiedere più tempo. Questi ritardi peggiorano quando tutti sono impegnati prima del Capodanno cinese.
D: Come posso evitare rotture di stock se il mio fornitore termina in ritardo?
R: Pensa alla spedizione in più fasi. Spedisci prima gli articoli pronti, metti i tuoi SKU preferiti in cima alla lista e predisponi un piano di riserva per gli articoli che avranno il maggiore impatto sull'attività se arriveranno in ritardo.
D: Come posso velocizzare i processi del mio magazzino quando si verificano picchi di volume in entrata?
R: Assicurati di prenotare gli appuntamenti per la ricezione in anticipo, di fornire informazioni accurate sulle spedizioni in arrivo e di pianificare in anticipo quali articoli mettere via per primi, in modo che gli articoli più venduti siano disponibili per primi. Questo riduce il tempo tra "arrivato" e "vendibile".
