Cách theo dõi lô hàng từ Trung Quốc

 

Giới thiệu

Nếu bạn mua hàng từ các nhà cung cấp Trung Quốc hoặc điều hành một doanh nghiệp trực tuyến bán hàng xuyên biên giới, việc theo dõi các lô hàng từ Trung Quốc không chỉ đơn thuần là điều “nên có”. Đó là phần quan trọng nhất đối với dòng tiền và trải nghiệm khách hàng của bạn. Đôi khi, việc này cũng khá khó hiểu. Khi hàng hóa hoặc đơn đặt hàng của khách hàng đang trong quá trình vận chuyển, việc theo dõi mọi thứ có thể khó khăn khi bạn sử dụng nhiều hãng vận chuyển khác nhau, nhiều mã số vận đơn và các cập nhật trạng thái không chính xác như “Đã rời kho” hoặc “Đang làm thủ tục hải quan”.

Khi bạn hiểu cách thức hoạt động của chuỗi cung ứng, cách tạo dữ liệu theo dõi và những công cụ cần sử dụng, việc theo dõi các lô hàng từ Trung Quốc sẽ trở nên đáng tin cậy hơn nhiều. Bạn không cần phải liên tục làm mới trang và lo lắng. Bạn có thể theo dõi diễn biến như một câu chuyện: hàng hóa của bạn đang ở đâu, điều gì có thể xảy ra tiếp theo và bạn nên làm gì, nếu có.

Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách thực hiện mọi việc một cách hiệu quả và thân thiện với doanh nghiệp. Chúng ta sẽ thảo luận về cách hàng hóa được vận chuyển từ Trung Quốc đến các quốc gia khác, các phương thức vận chuyển chính, cách thức hoạt động của mã theo dõi và trạng thái vận chuyển, cách xử lý sự chậm trễ và thủ tục hải quan, và cách chọn hệ thống theo dõi phù hợp với doanh nghiệp của bạn. Cuối cùng, bạn cũng sẽ khám phá cách một công ty logistics chuyên nghiệp như Topway Shipping có thể biến tất cả những điều này thành một quy trình đơn giản và dễ quản lý.

Tìm hiểu cách thức vận chuyển hàng hóa từ Trung Quốc

Việc biết được lộ trình vận chuyển thông thường của một lô hàng có thể giúp bạn theo dõi nó. Mỗi khi bạn nhận được thông báo cập nhật theo dõi, điều đó có nghĩa là sản phẩm thực sự đang được vận chuyển trong thực tế.

Nhìn chung, một lô hàng từ Trung Quốc trải qua một vài bước cơ bản. Bước đầu tiên là giai đoạn tại điểm xuất phát ở Trung Quốc, khi người bán chuẩn bị hàng hóa bạn mua, đặt phương tiện vận chuyển và giao hàng cho hãng vận chuyển, công ty giao nhận hoặc dịch vụ nhận hàng tại địa phương. Tại thời điểm này, mã số vận đơn ban đầu thường được tạo. Tùy thuộc vào nhà cung cấp, đó có thể là mã số vận đơn chuyển phát nhanh trong nước, mã số hàng nhập kho hoặc mã số vận đơn quốc tế.

Bước tiếp theo là xuất khẩu. Lô hàng của bạn sẽ được vận chuyển từ kho của nhà cung cấp đến cảng, sân bay hoặc kho tập kết. Hàng hóa sẽ được phân loại, kết hợp với các lô hàng khác, kiểm tra an ninh và được cấp phép xuất khẩu. Trong giai đoạn này, các thông báo như “Đã nhận tại cơ sở”, “Đã thông quan xuất khẩu” hoặc “Chuyến bay đã khởi hành” thường xuyên được hiển thị. Do dữ liệu được nhóm lại và cập nhật theo từng khối, quá trình theo dõi có thể tạm dừng trong thời gian ngắn hoặc hiển thị trạng thái “bị kẹt”.

Tiếp theo là giai đoạn vận chuyển quốc tế, khi lô hàng thực sự được vận chuyển từ Trung Quốc đến quốc gia đích bằng đường hàng không, đường biển, đường sắt hoặc kết hợp các phương thức này. Việc theo dõi ít ​​phổ biến hơn trong giai đoạn này vì mọi việc chỉ diễn ra khi máy bay cất cánh hoặc hạ cánh, tàu bốc dỡ hàng, hoặc container đi qua các vị trí quét được chỉ định. Đối với các gói hàng được gửi qua thương mại điện tử, điều này có thể được tóm tắt là "Đang vận chuyển đến đích". Đối với các lô hàng vận chuyển bằng đường bộ, bạn có thể thấy tên tàu, số hiệu chuyến bay và ngày dự kiến ​​đến.

Cuối cùng, khi lô hàng đến quốc gia đích, nó bước vào giai đoạn nhập khẩu. Hải quan kiểm tra giấy tờ, tính toán thuế và phí, và quyết định cho phép lô hàng đi hoặc giữ lại để kiểm tra hoặc làm thêm thủ tục giấy tờ. Sau khi được thông quan, lô hàng sẽ được chuyển đến trung tâm phân phối địa phương hoặc trực tiếp đến người nhận như một phần của chặng cuối cùng. "Đang giao hàng", "Đã cố gắng giao hàng" và cuối cùng là "Đã giao hàng" là một số cập nhật theo dõi bắt đầu trở nên quen thuộc.

Thông tin theo dõi sẽ không còn ngẫu nhiên nữa khi bạn biết các giai đoạn này là gì. Bạn có thể hình dung được các cập nhật trong suốt hành trình và dễ dàng hơn trong việc đánh giá xem mọi thứ đang diễn ra bình thường, chậm hay gặp trục trặc.

Các loại dịch vụ vận chuyển và ý nghĩa của chúng đối với việc theo dõi đơn hàng.

Khi nói đến việc theo dõi và tính minh bạch, không phải tất cả các dịch vụ vận chuyển từ Trung Quốc đều giống nhau. Hình thức vận chuyển bạn chọn có tác động lớn đến tần suất cập nhật thông tin, mức độ chi tiết của thông tin và tốc độ giải quyết vấn đề.

Dịch vụ bưu chính, chuyển phát nhanh thương mại, vận tải hàng khôngVận chuyển hàng hóa bằng đường biển (bao gồm FCL và LCL) là bốn loại hình vận chuyển chính thường gặp đối với người bán và nhà nhập khẩu giao dịch xuyên biên giới. Mỗi loại hình đều có những công dụng và cách theo dõi hàng hóa riêng.

Đây là một phép so sánh đơn giản giúp bạn nhận thấy sự khác biệt ngay lập tức:

Chế độ / Loại dịch vụ	Trường hợp sử dụng điển hình	Thời gian vận chuyển thông thường (Trung Quốc → Mỹ)	Mức độ chi tiết theo dõi	Mức chi phí tương đối
Dịch vụ bưu chính (Bưu điện Trung Quốc, ePacket, v.v.)	Các bưu kiện giá trị thấp, đơn hàng trên thị trường	10–30+ ngày	Cơ bản, không thường xuyên, theo lô	Thấp
Dịch vụ chuyển phát nhanh thương mại (DHL, UPS, FedEx, v.v.)	Các lô hàng có giá trị cao hoặc khẩn cấp	2–7 ngày	Chi tiết, thường xuyên, thời gian thực	Cao
Vận tải hàng không (thông qua đơn vị giao nhận)	Vận chuyển hàng hóa B2B, số lượng lớn nhưng cần giao gấp.	5–12 ngày	Trung bình; dựa trên các mốc thời gian	Trung bình-Cao
Vận tải đường biển – Hàng nguyên container (FCL)	Hàng nguyên container, các lô hàng lớn vận chuyển thường xuyên	20–45+ ngày	Trung bình; dạng bình/vật chứa	Thấp-Trung bình
Vận tải đường biển – Hàng lẻ (LCL)	Khối lượng nhỏ được gom lại thành container.	25–50+ ngày	Trung bình; có thể có các sự kiện theo lô	Thấp

Phương án kém rõ ràng nhất là dịch vụ bưu chính, nhưng cũng là phương án rẻ nhất. Thông tin theo dõi thường được nhóm lại với nhau, và có thể có những khoảng thời gian gián đoạn dài khi bưu kiện đi qua các điểm tập kết và hệ thống bưu chính quốc tế. Điều này ổn đối với những mặt hàng không tốn nhiều chi phí, nhưng lại gây khó chịu khi khách hàng muốn cập nhật nhanh chóng.

DHL, UPS và FedEx là những ví dụ về các hãng vận chuyển nhanh thương mại thường cung cấp thông tin theo dõi chi tiết nhất. Mỗi lần quét tại mỗi cơ sở thường được xem như một sự kiện, với thông tin về thời gian, địa điểm và đôi khi cả ngày giao hàng dự kiến. Khi bạn trả thêm phí cho các lô hàng khẩn cấp hoặc có giá trị cao, bạn sẽ nhận được khả năng theo dõi tốt hơn đáng kể và sự tin tưởng của người tiêu dùng cao hơn.

Vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không thông qua công ty giao nhận vận tải nằm giữa vận chuyển bưu kiện nhanh và vận chuyển đường biển. Thông thường, bạn theo dõi hàng hóa ở cấp độ lô hàng hoặc vận đơn hàng không. Các cập nhật có thể bao gồm "Hàng hóa đã được nhận tại nhà ga", "Chuyến bay đã khởi hành" và "Chuyến bay đã đến", cũng như các mốc hải quan và giao hàng nếu dịch vụ giao hàng tận nơi được thiết lập.

Vận tải đường biển, bao gồm cả FCL (hàng nguyên container) và LCL (hàng lẻ container), là phương thức chính để vận chuyển những hàng hóa lớn và nặng. Việc theo dõi chủ yếu tập trung vào các mốc thời gian, chẳng hạn như khi container vào cảng, khi tàu rời cảng, khi tàu cập cảng, khi container được dỡ xuống và khi hàng được lấy hoặc phân tách. Có thể có thêm bước gom và phân tách hàng đối với hàng lẻ, điều này có nghĩa là sẽ có nhiều thời điểm việc theo dõi không hiển thị bất kỳ hoạt động nào trong khi công việc đang được thực hiện.

Việc biết mình đang ở chế độ vận chuyển nào có thể giúp bạn đặt ra những mục tiêu thực tế. Thông thường, một bưu kiện giá rẻ có thể mất 30 ngày để đến nơi, nhưng dịch vụ chuyển phát nhanh cao cấp chỉ mất 5 ngày.

Giải mã mã vận đơn và cập nhật trạng thái đơn hàng

Bước tiếp theo là tìm hiểu xem các mã theo dõi và thông báo trạng thái thực sự có ý nghĩa gì sau khi bạn biết được hành trình vận chuyển của các lô hàng. Nhiều nhà nhập khẩu nhận được rất nhiều mã số, chẳng hạn như mã đơn hàng, mã theo dõi nội địa, mã theo dõi quốc tế và mã theo dõi chặng cuối, và họ không biết nên sử dụng mã nào trong trường hợp nào.

Trên thực tế, một lô hàng có thể có nhiều mã số vận chuyển khác nhau tại các điểm khác nhau trong chuỗi cung ứng. Nhà cung cấp Trung Quốc ban đầu có thể cung cấp cho bạn mã số theo dõi cho dịch vụ chuyển phát nhanh nội địa tại Trung Quốc. Khi gói hàng được gom chung với các gói hàng khác để vận chuyển quốc tế, một mã số theo dõi quốc tế mới có thể được tạo ra. Sau đó, bưu điện hoặc dịch vụ chuyển phát nhanh địa phương sẽ cung cấp cho gói hàng một mã số theo dõi mới cho khâu giao hàng cuối cùng khi đến quốc gia đích.

Việc ghi chép đơn giản để liên kết các dữ liệu này với nhau là rất cần thiết, đặc biệt đối với các lô hàng có giá trị lớn hoặc sắp đến hạn. Một bảng tính đơn giản kết nối “Mã đơn hàng → Theo dõi của nhà cung cấp → Theo dõi quốc tế → Theo dõi nội địa” sẽ giúp bạn tiết kiệm hàng giờ đồng hồ do không chắc chắn. Một công ty logistics hoặc giao nhận vận tải chuyên nghiệp có thể cung cấp cho bạn một mã tham chiếu chính hoặc nền tảng duy nhất liên kết tất cả các mã này.

Thoạt nhìn, các thông báo trạng thái thường khó hiểu. Các hãng vận chuyển và quốc gia khác nhau sử dụng các cụm từ khác nhau, chẳng hạn như “Bưu điện gốc đang chuẩn bị lô hàng”, “Đã bàn giao cho hãng hàng không” hoặc “Đã đến văn phòng vận chuyển đường dài”. Nhưng chúng thường đề cập đến một trong số ít những việc xảy ra lặp đi lặp lại: gói hàng đã được nhận, đang được xử lý, đang rời khỏi quốc gia, đang trên đường vận chuyển, đã đến quốc gia đích, đang ở hải quan, đang được giao hàng, hoặc đã được giao hoặc trả lại.

Khi bạn thấy các cập nhật trạng thái mơ hồ hoặc lạ, việc xem xét toàn bộ dòng thời gian thay vì chỉ một dòng sẽ hữu ích. Nếu bạn thấy “Hoàn tất thủ tục hải quan xuất khẩu” và sau đó không có gì trong vài ngày, có thể lô hàng chỉ đang chờ chuyến bay hoặc tàu tiếp theo. Nếu bạn liên tục thấy thông báo “Đã cố gắng giao hàng”, điều đó có thể có nghĩa là địa chỉ không chính xác hoặc người nhận gói hàng không có mặt. nhàTrong trường hợp này, bạn cần phải hành động thay vì chờ đợi.

Bạn sẽ bắt đầu nhận thấy xu hướng cập nhật trạng thái theo thời gian. Nhiều nhà bán lẻ trực tuyến đặt ra các tiêu chí đơn giản cho chính họ: nếu không có cập nhật nào trong X ngày sau khi hàng hóa được gửi đi từ "Rời khỏi văn phòng xuất khẩu", họ sẽ liên hệ với công ty giao nhận; nếu hàng hóa vẫn ở trạng thái "Đang tiến hành thông quan" quá Y ngày, họ sẽ yêu cầu thêm thông tin hoặc gửi thêm giấy tờ. Điều này biến việc theo dõi từ chỉ đơn thuần là quan sát sang chủ động quản lý.

Các nền tảng và công cụ chính để theo dõi các lô hàng từ Trung Quốc

Tùy thuộc vào phương thức vận chuyển kiện hàng và đơn vị chịu trách nhiệm hậu cần, thường có một vài cách khác nhau để theo dõi lô hàng từ Trung Quốc. Mỗi cách đều có ưu điểm và nhược điểm riêng, nhưng nếu kết hợp chúng một cách hợp lý, bạn có thể nắm được bức tranh tổng thể tốt nhất.

Điều đầu tiên cần xem xét là các trang web chính thức của các hãng vận chuyển. Nếu gói hàng của bạn được giao bởi một dịch vụ bưu chính hoặc chuyển phát nhanh nổi tiếng như DHL, UPS, FedEx hoặc một công ty tích hợp khác, trang theo dõi chính thức của họ là nơi tốt nhất để tìm hiểu vị trí của gói hàng. Khi bạn nhập trực tiếp số theo dõi, bạn thường nhận được nhiều thông tin hơn so với thông tin được cung cấp trên các trang theo dõi của sàn thương mại điện tử. Điều này có thể bao gồm các sự kiện hải quan, thông tin về kho hàng địa phương hoặc ghi chú về các vấn đề liên quan đến địa chỉ.

Thứ hai, các công cụ tổng hợp theo dõi quốc tế có thể hữu ích khi một lô hàng đi qua nhiều hãng vận chuyển khác nhau. Có rất nhiều công cụ được thiết kế để nhận diện các định dạng số theo dõi khác nhau và tự động xác định hãng vận chuyển nào cần liên hệ ở mỗi bước. Chúng có thể không luôn cập nhật thông tin chính xác nhất như hệ thống của chính hãng vận chuyển, nhưng chúng rất hữu ích khi bạn phải xử lý hàng chục hoặc hàng trăm lô hàng cùng một lúc.

Thứ ba, mọi người thích các trang theo dõi vận chuyển trên các trang thương mại điện tử (như trên Amazon, eBay hoặc các trang thương mại điện tử xuyên biên giới khác) vì chúng là một phần của quy trình quản lý đơn hàng. Nhưng chúng thường chỉ hiển thị một cái nhìn đơn giản về dữ liệu từ nhà vận chuyển. Nếu bạn thấy điều gì đó bất thường hoặc chậm trễ trên trang theo dõi vận chuyển của một trang thương mại điện tử, tốt nhất là nên nhập số vận đơn gốc vào trang web của nhà vận chuyển hoặc cổng thông tin của đơn vị giao nhận để nhận được thông tin chính xác hơn.

Cuối cùng, rất nhiều công ty giao nhận vận tải và logistics chuyên nghiệp có nền tảng theo dõi riêng. Các hệ thống này tập hợp thông tin từ các hãng vận chuyển, kho hàng và đại lý hải quan khác nhau vào một nơi. Bạn thường có thể theo dõi ở nhiều cấp độ, chẳng hạn như theo container, pallet, thùng carton hoặc đơn đặt hàng, và kiểm tra các tài liệu liên quan như hóa đơn, phiếu đóng gói và tờ khai hải quan. Nếu bạn đang tăng lượng hàng nhập khẩu hoặc bán hàng xuyên biên giới lên nhiều hơn vài kiện hàng mỗi tuần, việc sử dụng dịch vụ có hệ thống theo dõi tích hợp như vậy có thể giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian và tránh được sai sót.

Điều quan trọng là phải coi các công cụ theo dõi như những thiết bị hỗ trợ lẫn nhau, chứ không phải là đối kháng với nhau. Hãy bắt đầu với nền tảng quen thuộc nhất với công việc hàng ngày của bạn, chẳng hạn như hệ thống quản lý đơn hàng. Khi cần thêm thông tin hoặc cần khắc phục sự cố, hãy chuyển sang các công cụ chuyên dụng hơn, chẳng hạn như cổng thông tin của nhà vận chuyển hoặc công ty giao nhận.

Xử lý các trường hợp chậm trễ, giữ hàng tại hải quan và các trường hợp ngoại lệ

Ngay cả khi bạn lên kế hoạch mọi thứ hoàn hảo, các lô hàng từ Trung Quốc đôi khi vẫn có thể bị chậm trễ, gặp vấn đề với hải quan hoặc các vấn đề khác. Tốc độ bạn phát hiện và phản ứng với bất kỳ vấn đề nào có thể tạo nên sự khác biệt giữa một vấn đề nhỏ và một vấn đề lớn đối với doanh nghiệp. Điều này phụ thuộc vào cách bạn sử dụng dữ liệu theo dõi.

Hầu hết các sự chậm trễ có thể được chia thành một vài nhóm chính. Có sự chậm trễ tại điểm xuất phát khi nhà cung cấp giao hàng muộn hơn so với cam kết hoặc khi hàng hóa bị lỡ chuyến bay hoặc tàu theo lịch trình. Có sự chậm trễ trong quá trình vận chuyển, bao gồm tắc nghẽn giao thông tại cảng, thời tiết xấu hoặc không đủ chỗ khiến tàu mất nhiều thời gian hơn để rời bến hoặc cập cảng. Có sự chậm trễ tại hải quan khi thủ tục giấy tờ chưa hoàn tất, phân loại sản phẩm không rõ ràng hoặc xảy ra các cuộc kiểm tra ngẫu nhiên. Chậm trễ chặng cuối là loại chậm trễ cuối cùng. Chúng thường do các vấn đề về địa chỉ, người nhận không có mặt hoặc các vấn đề về hậu cần tại địa phương.

Theo dõi đơn hàng là hệ thống cảnh báo sớm cho tất cả các vấn đề này. Nếu một lô hàng vẫn ở trạng thái “Đã tạo nhãn” hoặc “Đã nhận thông tin lô hàng” trong vài ngày, điều đó có thể cho thấy sản phẩm chưa được giao cho đơn vị vận chuyển. Nếu bạn thấy “Bị giữ tại hải quan” hoặc “Đang chờ chứng từ nhập khẩu”, bạn biết vấn đề nằm ở việc tuân thủ quy định. Nếu bạn thấy nhiều hơn một thông báo “Đã cố gắng giao hàng”, bạn nên kiểm tra lại địa chỉ hoặc liên hệ với người được cho là sẽ nhận hàng.

Việc thiết lập các hướng dẫn nội bộ rõ ràng để can thiệp là một cách làm tốt. Ví dụ, một cửa hàng trực tuyến nhỏ có thể quyết định rằng nếu một kiện hàng ở cùng một trạng thái trong hơn bảy ngày khi vận chuyển qua biên giới, thì cần có người kiểm tra. Ngưỡng này có thể ngắn hơn đối với hàng xuất khẩu B2B có giá trị lớn. Sau đó, bạn có thể liên kết các quy tắc này với nhà cung cấp dịch vụ hậu cần của mình và yêu cầu họ thông báo cho bạn khi có sự cố xảy ra trước khi khách hàng phát hiện ra.

Khi mọi việc bị chậm trễ, việc trao đổi thông tin với nhau rất quan trọng. Nếu bạn bán hàng cho người dùng cuối, tốt nhất là nên thông báo trước cho họ về sự chậm trễ. Bạn có thể làm điều này bằng cách sử dụng thông tin theo dõi để giải thích tình hình một cách đơn giản và đưa ra ước tính mới về thời gian họ có thể nhận được đơn hàng. Khách hàng sẽ thông cảm hơn nhiều khi biết bạn đang theo dõi lô hàng và hành động thay mặt họ. Nếu bạn nhập khẩu hàng hóa để dự trữ, việc theo dõi có thể giúp bạn thay đổi các chương trình khuyến mãi, chiến lược bổ sung hàng hoặc lịch trình sản xuất.

Mục tiêu không phải là loại bỏ hoàn toàn mọi sự chậm trễ, điều đó là không thể, mà là giảm thiểu những sự cố bất ngờ. Với một hệ thống theo dõi tốt, bạn có thể chủ động đưa ra quyết định ngay cả khi thời gian vận chuyển kéo dài, thay vì bị bất ngờ vào phút cuối.

Mẹo thực tế để cải thiện khả năng quan sát và giảm rủi ro

Việc biết cách thức hoạt động của việc theo dõi là một chuyện; việc sử dụng kiến ​​thức đó để mọi thứ vận hành trơn tru lại là chuyện khác. Nhiều doanh nghiệp nhỏ và vừa bắt đầu bằng việc ghi chép dữ liệu một cách tùy tiện, chẳng hạn như sao chép số liệu vào trình duyệt khi nhớ ra. Khi doanh nghiệp phát triển, họ chuyển sang các phương pháp có hệ thống hơn.

Tập trung hóa là một bước đơn giản nhưng vô cùng hiệu quả. Thay vì để mã số theo dõi rải rác khắp nơi, bao gồm trong email, các cuộc thảo luận với nhà cung cấp và các bảng điều khiển thị trường khác nhau, hãy tập trung tất cả chúng vào một nơi. Công ty giao nhận của bạn có thể cung cấp cho bạn một nền tảng hậu cần, một bảng tính hoặc một công cụ nội bộ nhỏ để thực hiện việc này. Khi tất cả các lô hàng được tập trung ở một nơi, bạn có thể dễ dàng biết được lô nào đang đúng tiến độ, lô nào bị chậm trễ và lô nào cần sự chú ý ngay lập tức.

Một việc hữu ích khác cần làm là phân loại các lô hàng theo mức độ ưu tiên. Không phải mọi thùng hàng hay kiện hàng đều quan trọng như nhau. Bạn có thể theo dõi những lô hàng có thể gây thiệt hại lớn nhất cho doanh nghiệp nếu bị chậm trễ bằng cách phân loại chúng là “khẩn cấp”, “tiêu chuẩn” hoặc “ưu tiên thấp”. Ví dụ, bạn nên kiểm tra container chứa mặt hàng bán chạy nhất thường xuyên hơn so với việc kiểm tra một lô hàng nhỏ chứa mặt hàng bán chậm.

Việc trao đổi rõ ràng với nhà cung cấp và đối tác hậu cần cũng rất quan trọng. Khi đặt hàng, hãy chắc chắn hỏi về hãng vận chuyển hoặc dịch vụ sẽ được sử dụng, khi nào có thể theo dõi đơn hàng và trang web hoặc cổng thông tin nào bạn nên sử dụng để theo dõi. Hãy lấy bất kỳ số tham chiếu nào có thể cần thiết ở các giai đoạn khác nhau của quy trình, chẳng hạn như số đặt chỗ cho vận tải đường biển hoặc số vận đơn hàng không cho vận chuyển đường hàng không. Thông tin càng nhất quán, bạn càng tiết kiệm được nhiều thời gian tìm kiếm người liên hệ sau này.

Việc chuẩn bị hồ sơ, chứng từ là một phần thầm lặng nhưng vô cùng quan trọng trong quá trình theo dõi. Khi hóa đơn, phiếu đóng gói hoặc mô tả sản phẩm bị thiếu hoặc không khớp, việc chậm trễ thông quan là rất thường xảy ra. Theo dõi đơn hàng có thể cho bạn biết gói hàng đang bị kẹt tại hải quan, nhưng chính giấy tờ đầy đủ mới là yếu tố giúp gói hàng được thông quan trở lại. Vì vậy, bạn nên tạo các mẫu nhất quán cho hóa đơn thương mại, mã HS và mô tả sản phẩm, đồng thời đảm bảo chúng đồng bộ với nhà cung cấp dịch vụ hậu cần của bạn. Điều này sẽ giúp quá trình thông quan diễn ra suôn sẻ hơn và giảm thiểu tình trạng hàng bị giữ lại lâu mà không rõ lý do.

Cuối cùng, hãy nghĩ đến những người liên quan. Nếu không ai xem hệ thống theo dõi hoặc không biết phải làm gì với thông tin đó, thì nó sẽ không giúp ích gì. Ngay cả một buổi đào tạo ngắn cho nhóm của bạn về cách đọc trạng thái, liệu có cần báo cáo lên cấp trên hay không, và liên hệ với ai tại nhà cung cấp dịch vụ hậu cần cũng có thể giúp dữ liệu theo dõi trở nên hữu ích hơn nhiều.

Topway Shipping giúp bạn theo dõi các lô hàng từ Trung Quốc như thế nào?

Bạn hoàn toàn có thể tự xây dựng quy trình theo dõi riêng bằng cách sử dụng các trang web và bảng tính của các hãng vận chuyển khác nhau, nhưng nhiều công ty cuối cùng quyết định rằng họ muốn dành thời gian cho việc bán hàng và sản phẩm hơn là theo dõi các kiện hàng và container. Một đối tác hậu cần chuyên nghiệp có thể tạo ra sự khác biệt lớn ở đây.

Topway Shipping là nhà cung cấp chuyên nghiệp các giải pháp logistics thương mại điện tử xuyên biên giới. Trụ sở chính của công ty đặt tại Thâm Quyến, Trung Quốc, và công ty đã hoạt động từ năm 2010. Topway có trụ sở tại một trong những trung tâm xuất khẩu quan trọng nhất của Trung Quốc, điều này giúp công ty tiếp cận trực tiếp với các cảng, sân bay và cơ sở hạ tầng logistics chính. Điều này có nghĩa là các lô hàng của bạn sẽ đáng tin cậy hơn và dễ theo dõi hơn.

Những người sáng lập Topway Shipping có hơn 15 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực logistics quốc tế và thông quan, tập trung vào vận chuyển hàng hóa từ Trung Quốc và Mỹ. Kinh nghiệm này rất quan trọng đối với việc theo dõi hàng hóa vì các chuyên viên giàu kinh nghiệm hiểu rõ cách các hãng vận chuyển, nhân viên hải quan và kho bãi tạo ra và truyền đạt dữ liệu. Họ cũng biết cần kiểm tra ở đâu khi trạng thái hàng hóa có vẻ khó hiểu hoặc mâu thuẫn. Bạn không cần phải tự mình tìm hiểu mọi diễn biến; bạn có thể tin tưởng vào đội ngũ nhân viên đã nắm rõ các quy luật và những trường hợp ngoại lệ thường gặp.

Dịch vụ của Topway bao gồm toàn bộ chuỗi logistics. Họ đảm nhiệm khâu vận chuyển đầu tiên, nghĩa là vận chuyển hàng hóa của bạn từ địa điểm của nhà cung cấp tại Trung Quốc đến điểm tập kết, cảng hoặc sân bay phù hợp. Tại thời điểm này, thông tin theo dõi được thu thập sớm, giúp bạn biết khi nào hàng hóa rời nhà máy và tham gia vào hệ thống logistics.

Topway cung cấp dịch vụ quốc tế nhập kho Đối với những mô hình cần nhiều không gian lưu trữ và hàng tồn kho, điều này có nghĩa là bạn có thể giữ sản phẩm của mình gần hơn với khách hàng cuối cùng, và việc theo dõi không dừng lại khi hàng đến quốc gia mục tiêu. Thay vào đó, bạn có thể xem lượng hàng tồn kho di chuyển như thế nào, đơn đặt hàng nào đến và đi, và quá trình giao hàng chặng cuối từ kho đến các nhà vận chuyển địa phương diễn ra ra sao.

Thủ tục hải quan là một tính năng quan trọng khác của việc theo dõi hàng hóa vì việc hàng hóa bị kẹt ở hải quan thường gây ra nhiều căng thẳng. Topway đã có kinh nghiệm lâu năm trong lĩnh vực hải quan, vì vậy họ biết cách điền đúng biểu mẫu, chọn đúng kênh thông quan và phản hồi nhanh chóng cho các cơ quan chức năng khi cần thêm thông tin. Các cập nhật trạng thái được ghi lại và chia sẻ trong suốt quá trình này, vì vậy bạn luôn biết khi nào lô hàng đang được xem xét, khi nào thuế được tính và khi nào hàng được giải phóng.

Topway điều phối các giải pháp giao hàng chặng cuối để theo dõi toàn bộ quá trình đến tay người nhận cuối cùng. Bạn không cần phải tự mình làm việc với nhiều đơn vị vận chuyển địa phương khác nhau. Với giải pháp hậu cần thống nhất, bạn có thể theo dõi tiến độ và biết rằng mọi vấn đề, như giao hàng không thành công, vấn đề về địa chỉ hoặc hàng trả lại, đều được xử lý bởi một đội ngũ am hiểu cả các nhà xuất khẩu Trung Quốc và mạng lưới giao hàng quốc tế.

Topway Shipping cung cấp dịch vụ vận chuyển hàng nguyên container (FCL) và hàng lẻ container (LCL) linh hoạt từ Trung Quốc đến các cảng trọng điểm trên toàn thế giới. Topway có thể sắp xếp vận chuyển và cung cấp dịch vụ theo dõi từng container cho cả container đầy trên tuyến đường cố định và các khối lượng nhỏ hơn được ghép chung vào container. Điều này bao gồm theo dõi quá trình vào cảng, tàu khởi hành và cập cảng, dỡ container và nhận hàng hoặc tách hàng. Điều này giúp dễ dàng lập kế hoạch bán hàng và quản lý hàng tồn kho dựa trên ngày đến thực tế và giúp dự đoán thời gian vận chuyển kéo dài hiệu quả hơn.

Tóm lại, làm việc với Topway Shipping giúp bạn chuyển từ cách theo dõi thủ công, thiếu tổ chức sang một hệ thống rõ ràng bao gồm vận chuyển chặng đầu, kho bãi quốc tế, thông quan và giao hàng chặng cuối. Bạn không cần phải kiểm tra nhiều trang web khác nhau và tìm hiểu ý nghĩa của các thông báo trạng thái khác nhau. Thay vào đó, bạn có một đối tác có nhiệm vụ theo dõi tình trạng hàng hóa của bạn và đảm bảo chuỗi cung ứng hoạt động trơn tru.

Kết luận

Việc theo dõi các lô hàng từ Trung Quốc không nhất thiết phải là một trò chơi đoán mò khó khăn. Khi bạn nắm được các bước cơ bản trong chuỗi logistics, chẳng hạn như lấy hàng tại nơi xuất phát, xử lý hàng hóa để xuất khẩu, vận chuyển quốc tế, thông quan và giao hàng đến điểm đến cuối cùng, việc theo dõi sẽ trở nên dễ hiểu hơn. Một bản cập nhật trạng thái sẽ cho bạn biết mọi thứ có diễn ra theo kế hoạch hay không hoặc bạn có cần kiểm tra thêm hay không.

Các phương thức vận chuyển khác nhau đương nhiên sẽ cung cấp cho bạn mức độ theo dõi khác nhau. Dịch vụ bưu chính thường ít minh bạch hơn và đắt hơn. Mặt khác, dịch vụ chuyển phát nhanh thương mại và vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không hoặc đường biển được quản lý chuyên nghiệp cung cấp khả năng theo dõi tốt hơn và thời hạn rõ ràng hơn. Bằng cách chọn phương thức phù hợp cho hàng hóa của bạn dựa trên giá trị của chúng và tốc độ bạn cần nhận hàng, bạn có thể tìm thấy sự cân bằng giữa chi phí và khả năng theo dõi, giúp hỗ trợ các mục tiêu kinh doanh của bạn.

Để biến dữ liệu giám sát thành một phần hữu ích cho doanh nghiệp của bạn, bạn cần nhiều hơn là chỉ nhìn vào các con số trực tuyến. Việc tập trung hóa thông tin, lập bản đồ nhiều mã số theo dõi, thiết lập các hướng dẫn cơ bản về việc báo cáo sự cố và đảm bảo tất cả giấy tờ đều nhất quán là những cách để giảm thiểu rủi ro và tránh những bất ngờ khó chịu. Thói quen theo dõi tốt giúp bạn đưa ra những lựa chọn tốt hơn về việc đặt hàng, theo dõi hàng tồn kho và giao tiếp với khách hàng.

Tuy nhiên, bạn không cần phải tự mình làm tất cả mọi việc. Topway Shipping là đối tác logistics giàu kinh nghiệm trong vận chuyển hàng hóa từ Trung Quốc đến Mỹ, cung cấp dịch vụ trọn gói giúp kết hợp các dữ liệu theo dõi phức tạp thành một cái nhìn chính xác. Bạn có thể tập trung vào phát triển kinh doanh vì biết rằng các lô hàng từ Trung Quốc của bạn được vận chuyển an toàn, minh bạch và có thể theo dõi. Bạn không cần phải lo lắng về chặng vận chuyển đầu tiên, kho bãi quốc tế, thủ tục hải quan hay giao hàng chặng cuối.

Câu Hỏi Thường Gặp

Q: Tại sao theo dõi đơn hàng của tôi từ Trung Quốc lại không có cập nhật nào trong nhiều ngày?
A: Đối với các lô hàng quốc tế, đặc biệt là các dịch vụ bưu chính và tiết kiệm, việc không nhận được thông tin trong vài ngày là điều bình thường. Trong thời gian này, bưu kiện có thể đang được vận chuyển giữa các trung tâm tập kết, chờ máy bay hoặc tàu biển, hoặc đang làm thủ tục hải quan. Khoảng thời gian chờ đợi dài là điều thường gặp khi lô hàng sử dụng kênh bưu chính giá rẻ. Nhưng nếu không có bất kỳ cập nhật nào trong một khoảng thời gian dài bất thường so với mức dịch vụ bạn đã trả tiền, bạn nên trực tiếp truy cập trang web của hãng vận chuyển hoặc gọi cho nhà cung cấp dịch vụ hậu cần của mình để được cập nhật thông tin.

Q: Mã vận đơn mà nhà cung cấp cung cấp cho tôi khác với mã vận đơn được sử dụng khi giao hàng cuối cùng như thế nào?
A: Một kiện hàng thường nhận được nhiều mã số theo dõi khác nhau vào những thời điểm khác nhau. Nhà cung cấp của bạn có thể cung cấp cho bạn mã số theo dõi ban đầu chỉ sử dụng được ở Trung Quốc. Khi lô hàng được tập hợp thành một tuyến vận chuyển quốc tế hoặc được giao cho một công ty logistics xuyên biên giới, một mã số theo dõi quốc tế mới có thể được cấp. Khi kiện hàng đến quốc gia đích, dịch vụ bưu chính hoặc chuyển phát nhanh địa phương có thể cấp cho nó một mã số mới cho chặng giao hàng cuối cùng. Việc theo dõi các mã số này theo cách kết nối chúng lại với nhau sẽ giúp bạn dễ dàng theo dõi lô hàng từ đầu đến cuối.

Q: Làm sao tôi biết được sự chậm trễ là do hải quan hay do hãng vận chuyển gây ra?
A: Thông tin và vị trí của các sự kiện theo dõi thường cung cấp manh mối. Nếu trạng thái lô hàng ghi là “hải quan”, “thông quan”, “kiểm tra” hoặc “đang chờ chứng từ”, và địa điểm là sân bay, cảng biển hoặc cơ sở hải quan tại quốc gia đến, thì sự chậm trễ có thể là do thủ tục hải quan. Nếu lô hàng vẫn hiển thị là đang vận chuyển mà không có thông tin hải quan và địa điểm là một trung tâm trung chuyển, thì có thể nó chỉ đang chờ chặng vận chuyển tiếp theo hoặc đang được hãng vận chuyển xử lý. Nếu bạn không chắc chắn, nhà cung cấp dịch vụ hậu cần hoặc bộ phận chăm sóc khách hàng của hãng vận chuyển có thể cho bạn biết liệu có liên quan đến thủ tục hải quan hay không.

Q: Liệu có đáng trả thêm tiền để có hệ thống theo dõi tốt hơn khi nhập khẩu hàng từ Trung Quốc không?
A: Điều đó phụ thuộc vào giá trị hàng hóa của bạn và tốc độ bạn cần chúng, cũng như nhu cầu của khách hàng. Nếu bạn không cần biết chính xác khi nào gói hàng sẽ đến, dịch vụ bưu chính cơ bản với chức năng theo dõi hạn chế có thể là đủ. Tuy nhiên, đối với các lô hàng có giá trị cao hơn, đơn hàng khẩn cấp hoặc hàng hóa thiết yếu, việc trả thêm tiền cho các dịch vụ cung cấp theo dõi thường xuyên, chi tiết và vận chuyển nhanh hơn có thể giúp bạn tránh mất doanh thu, nhận khiếu nại từ khách hàng và gặp vấn đề trong kinh doanh. Trong nhiều trường hợp, chi phí để tăng khả năng theo dõi thấp hơn nhiều so với chi phí khi hết hàng hoặc có khách hàng không hài lòng.

Q: Làm thế nào một nhà cung cấp dịch vụ hậu cần như Topway Shipping có thể cải thiện trải nghiệm theo dõi đơn hàng của tôi?
A: Một công ty logistics chuyên nghiệp như Topway Shipping tích hợp việc theo dõi từ nhiều khâu trong hành trình vào một hệ thống duy nhất. Điều này bao gồm vận chuyển chặng đầu tại Trung Quốc, vận tải hàng không hoặc đường biển quốc tế, kho bãi nước ngoài, thủ tục hải quan và giao hàng chặng cuối. Bạn không còn phải tự mình xử lý nhiều trang web của các hãng vận chuyển và nhiều mã số theo dõi khác nhau nữa. Thay vào đó, bạn sẽ có một cái nhìn tổng quan duy nhất và một đội ngũ luôn theo dõi các trường hợp ngoại lệ. Điều này có nghĩa là các vấn đề sẽ được giải quyết nhanh hơn, sẽ ít xảy ra bất ngờ hơn và bạn sẽ có nhiều thời gian hơn để tập trung vào bán hàng, phát triển sản phẩm và dịch vụ khách hàng thay vì theo dõi các lô hàng.