Hướng dẫn đăng ký IOSS: Vận chuyển hàng từ Trung Quốc sang EU năm 2026

 

Giới thiệu

Hệ thống "Cửa hàng một cửa nhập khẩu" (Import One-Stop Shop, hay IOSS) từ lâu đã là người hùng thầm lặng của thương mại điện tử xuyên biên giới giữa Trung Quốc và Liên minh châu Âu. Hệ thống này cho phép các nhà bán lẻ thu thuế VAT ngay tại điểm bán hàng, thông quan hàng hóa nhanh hơn và tránh những hóa đơn bất ngờ gửi đến khách hàng. Tuy nhiên, nền tảng vững chắc đó đang bị thách thức hiện nay. EU đã bãi bỏ rào cản miễn thuế 150 euro tồn tại nhiều năm và áp dụng mức thuế hải quan cố định 3 euro đối với hầu hết các bưu kiện giá trị thấp nhập khẩu vào khối từ bên ngoài EU vào ngày 1 tháng 7 năm 2026, đồng thời bổ sung thêm một khoản phí xử lý có thể sẽ được áp dụng vào cuối năm nay.

Đây không phải là một bản cập nhật kỹ thuật nhỏ dành cho người bán hàng vận chuyển từ Trung Quốc. Nó ảnh hưởng đến cách tính giá khi thanh toán, ai chịu trách nhiệm pháp lý về việc khai báo hải quan và tốc độ vận chuyển bưu kiện đến tận tay người nhận ở EU. Các doanh nghiệp đã có mã số IOSS thường ở vị thế tốt hơn nhiều so với những doanh nghiệp chưa có, vì trách nhiệm mới này được thiết kế để hoạt động song song với IOSS chứ không phải né tránh nó.

Trong bài viết này, chúng ta sẽ xem xét IOSS thực sự hoạt động như thế nào, điều gì đã xảy ra trong cuộc cải cách năm 2026, cách đăng ký từng bước và những tài liệu mà một bên trung gian của EU thường yêu cầu. Bài viết cũng xem xét vai trò của một đối tác hậu cần như Topway Shipping, vì đăng ký chỉ là một nửa câu chuyện, thủ tục hải quan suôn sẻ là nửa còn lại.

IOSS là gì và tại sao nó lại quan trọng hơn vào năm 2026

IOSS là một cổng thông tin điện tử cho phép người bán, hoặc người trung gian thay mặt người bán, thu thuế GTGT từ người mua ở EU ngay tại thời điểm bán hàng và nộp thông qua một cơ quan thuế duy nhất trong một tờ khai hàng tháng. Thay vì đăng ký thuế GTGT ở tất cả các quốc gia thành viên EU nơi người tiêu dùng có thể đặt hàng sản phẩm, người bán chỉ cần khai báo một lần, với một mã số định danh duy nhất cho hàng hóa có giá trị lên đến 150 euro mỗi lô hàng.

Trước năm 2026, IOSS được xem là tùy chọn đối với nhiều nhà cung cấp vừa và nhỏ. Tuy nhiên, các bưu kiện không có mã số IOSS vẫn được thông quan, chỉ là chậm hơn, và đôi khi khách hàng phải trả thêm thuế VAT và phí xử lý cho công ty chuyển phát khi nhận hàng. Hiện nay, lựa chọn đó gần như không còn khả thi. Các gói hàng không có mã số IOSS sẽ bị kiểm tra kỹ lưỡng hơn, với việc đánh giá thuế riêng và phí thời gian giao hàng cao đến mức làm giảm tỷ lệ chuyển đổi và gây ra khiếu nại.

Lưu ý rằng các nhà cung cấp trên các sàn thương mại điện tử lớn như Amazon hoặc eBay thường không cần đăng ký riêng lẻ. Các nền tảng này được coi là nhà cung cấp cho mục đích thuế GTGT và sẽ sử dụng mã số IOSS riêng của họ cho các đơn hàng đủ điều kiện. Nhưng những người bán độc lập có cửa hàng Shopify hoặc WooCommerce riêng vẫn phải tự đăng ký hoặc đăng ký thông qua một bên trung gian.

Tóm tắt về cải cách hải quan EU năm 2026

Cuộc cải cách không diễn ra trong một sự kiện duy nhất. Nó đã được triển khai theo từng giai đoạn trong năm 2026, 2027 và 2028, mỗi giai đoạn ảnh hưởng đến một phần khác nhau của quy trình vận chuyển. Dưới đây là bảng các mốc thời gian quan trọng đối với nhà cung cấp có trụ sở tại Trung Quốc vận chuyển hàng hóa đến EU.

Ngày có hiệu lực	Các thay đổi
1 Tháng Bảy, 2026	Ngưỡng miễn thuế 150 euro được bãi bỏ. Mức thuế hải quan cố định tạm thời là 3 euro/mặt hàng áp dụng cho các lô hàng nhập khẩu từ ngoài EU có giá trị lên đến 150 euro.
Trước tháng 11 năm 2026	Một khoản phí xử lý riêng biệt của EU, dự kiến ​​khoảng 2 euro cho mỗi lô hàng, được áp dụng và nằm ngoài phạm vi thuế VAT.
Tháng Mười Một 1, 2026	Trách nhiệm khai báo nhập khẩu chuyển từ người tiêu dùng sang nền tảng hoặc người bán, người này đóng vai trò là người nhập khẩu giả định. Mỗi mặt hàng yêu cầu ba mã số nhận dạng sản phẩm.
1 Tháng một, 2027	Bản cập nhật tạm thời liên quan đến gói VAT trong Kỷ nguyên số sửa đổi các chi tiết nhận dạng cho người đăng ký OSS và IOSS.
1 Tháng Bảy, 2028	Mức thuế tạm thời 3 euro dự kiến ​​sẽ được thay thế bằng một chế độ hải quan có cấu trúc chặt chẽ hơn, và cuộc cải tổ kỹ thuật toàn diện theo Quy định thực thi 2026/1869 của EU sẽ có hiệu lực đầy đủ.

Không có ngày nào trong số này có thể thay thế hoặc ghi đè lên chính IOSS. Nếu có thay đổi gì, thì đó là việc IOSS trở nên quan trọng hơn đối với quy trình, vì đây là cơ chế mà qua đó thuế mới được thu đúng cách tại thời điểm thanh toán thay vì bị truy thu sau khi lô hàng đã rời khỏi Trung Quốc.

Thuế hải quan 3 euro tương tác như thế nào với số IOSS của bạn?

Một điều khiến nhiều người bán bất ngờ là cách thức thu thuế mới. Mức thuế 3 euro này được miễn thuế VAT đối với các lô hàng khai báo theo chương trình IOSS. Các nhà cung cấp tham gia chương trình Thỏa thuận Đặc biệt, hoặc thông quan hàng hóa theo thủ tục nhập khẩu thông thường, không được hưởng ưu đãi này, do đó họ phải trả thêm thuế VAT ngoài khoản thuế này. Sự chênh lệch đó sẽ nhanh chóng tăng lên khi số lượng đơn đặt hàng lớn.

Ngoài việc tính thuế, còn có tác động thực tiễn hàng ngày. Các gói hàng được khai báo thông qua số IOSS đang hoạt động thường thông quan dễ dàng hơn nhiều, vì thuế VAT và thuế nhập khẩu đã được thu trước và dữ liệu được gửi điện tử khớp với những gì hải quan mong muốn. Nếu không có thủ tục thông quan trước đó, các bưu kiện có nhiều khả năng bị giữ lại để kiểm tra thuế thủ công, điều này làm chậm quá trình giao hàng và thường dẫn đến việc người chuyển phát tính thêm phí xử lý bổ sung cho người nhận tại cửa, thường nằm trong khoảng từ 10 đến 20 euro.

Hiệu quả thực tế là thị trường hai làn. Nếu người bán thiết lập số IOSS của họ chính xác, họ có thể hiển thị cho khách hàng EU mức giá cuối cùng trọn gói khi thanh toán mà không có bất ngờ nào khi giao hàng. Nếu không, người bán sẽ dần khiến người mua phải đối mặt với các khoản phí bất ngờ, thời gian giao hàng dài hơn và tỷ lệ tranh chấp giao hàng và yêu cầu hoàn tiền cao hơn nhiều.

Hướng dẫn từng bước: Đăng ký IOSS với tư cách người bán có trụ sở tại Trung Quốc

Vì Trung Quốc không phải là thành viên EU, nên một công ty Trung Quốc không thể đăng ký trực tiếp với cơ quan thuế EU để sử dụng hệ thống IOSS. Bước đầu tiên là chỉ định một bên trung gian có trụ sở tại EU. Đây là một công ty được ủy quyền nộp tờ khai thuế GTGT và hoạt động thay mặt người bán. Quyết định của bên trung gian là yếu tố quyết định đến toàn bộ quy trình, vì bên trung gian cùng chịu trách nhiệm về thuế GTGT mà họ kê khai và thường sẽ kiểm tra hồ sơ kinh doanh của người bán trước khi quyết định hợp tác.

Sau khi chọn được bên trung gian, người bán sẽ cung cấp thông tin đăng ký kinh doanh, mô tả sản phẩm, ước tính doanh thu bán hàng hàng tháng vào EU và thông tin tài khoản ngân hàng để nộp thuế VAT hàng tháng. Bên trung gian sau đó sẽ nộp đơn xin mã số IOSS với cơ quan thuế của quốc gia thành viên EU nơi họ đặt trụ sở. Quá trình xử lý thường mất vài tuần, tuy nhiên thời gian có thể kéo dài hơn trong thời gian thay đổi quy định, như trường hợp của một số bên trung gian trong lần sửa đổi tháng 7 năm 2026.

Sau khi được cấp mã số, mã số này cần được liên kết với các kênh bán hàng thực tế. Nếu bạn là người bán có trang web riêng, điều này thường bao gồm việc thiết lập hệ thống thanh toán của bạn – dù là Shopify, WooCommerce hay hệ thống tự xây dựng – để tính thuế VAT dựa trên địa chỉ giao hàng của khách hàng và hiển thị mã số IOSS trên các giấy tờ hải quan được cấp cho mỗi đơn hàng. Nếu bạn là người bán sử dụng dịch vụ vận chuyển hàng hóa trung gian, thông thường bạn sẽ cung cấp mã số này cho công ty vận chuyển và họ sẽ sử dụng nó cho tất cả các lô hàng xuất khẩu từ Trung Quốc.

Giai đoạn cuối cùng, và đôi khi bị đánh giá thấp, là bảo trì liên tục. Hệ thống IOSS đi kèm với tờ khai thuế GTGT hàng tháng, và yêu cầu ghi chép tỉ mỉ mọi giao dịch trong tối thiểu mười năm, cùng với việc sửa đổi nhanh chóng trong trường hợp thay đổi danh mục sản phẩm, khối lượng bán hàng hoặc tuyến đường giao hàng. Nhiều người bán đăng ký tham gia chương trình từ sớm coi việc đăng ký ban đầu là đích đến, trong khi thực tế nó giống như tiếng súng hiệu lệnh bắt đầu cho một nghĩa vụ tuân thủ liên tục', báo cáo cho biết.

Các giấy tờ và thông tin bạn cần trước khi nộp đơn

Việc chuẩn bị đầy đủ giấy tờ cần thiết ngay từ đầu có thể giúp đẩy nhanh quá trình đăng ký. Các yêu cầu khác nhau đáng kể giữa các bên trung gian, nhưng hầu hết đều muốn có những mục được tóm tắt dưới đây trước khi họ nộp đơn thay mặt người bán.

Tài liệu hoặc thông tin	Vì sao nó cần thiết
Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh	Xác nhận sự tồn tại và cơ cấu pháp lý của công ty.
Thư bổ nhiệm người trung gian đã ký	Chính thức ủy quyền cho bên trung gian của EU hành động thay mặt người bán.
Chi tiết tài khoản ngân hàng	Được sử dụng để nộp thuế GTGT hàng tháng cho cơ quan thuế.
Danh mục sản phẩm và mã HS	Hỗ trợ các mã nhận dạng sản phẩm hiện đang được yêu cầu theo quy định khai báo sau năm 2026.
Khối lượng bán hàng ước tính hàng tháng tại EU	Giúp bên trung gian xác định quy mô dịch vụ và mức giá của mình.
Thông tin chi tiết về kênh bán hàng hiện có	Đảm bảo số IOSS được kết nối chính xác với mọi cửa hàng trực tuyến hoặc thị trường đang sử dụng.

Tốt nhất là bạn nên chuẩn bị sẵn các tài liệu này trước khi liên hệ với bên trung gian, thay vì trong quá trình nộp đơn, vì hầu hết các trường hợp bị trì hoãn trong chu kỳ xét duyệt ban đầu đều do hồ sơ không đầy đủ.

IOSS so với Non-IOSS: Trải nghiệm thực tế của khách hàng EU

Khoảng cách giữa các lô hàng IOSS và không phải IOSS dễ thấy nhất khi đặt cạnh nhau. Bảng so sánh bên dưới phản ánh tình hình hiện tại sau cuộc cải cách tháng 7 năm 2026.

Hệ số	Với IOSS	Không có IOSS
VAT khi thanh toán	Tính phí trả trước, đã bao gồm trong giá cuối cùng.	Thường không được thu gom cho đến khi giao hàng.
Thuế suất cố định 3 euro	Miễn thuế VAT, áp dụng thông qua tờ khai IOSS.	Thuế VAT được áp dụng thêm vào thuế hải quan.
Thủ tục hải quan	Nhanh hơn, được phê duyệt trước bằng điện tử.	Quá trình xử lý chậm hơn, cần được xem xét thủ công.
Phí thời gian giao hàng	Hiếm khi xảy ra, vì thuế VAT và thuế nhập khẩu đã được trả trước.	Phổ biến, thường có giá từ 10 đến 20 euro trở lên.
Trải nghiệm khách hàng	Phí cố định, không phát sinh bất ngờ	Nguy cơ tranh chấp và bưu kiện bị từ chối cao hơn.

Những lỗi thường gặp mà người bán Trung Quốc mắc phải khi sử dụng IOSS

Khá nhiều vấn đề đăng ký không liên quan gì đến quy trình phía EU. Chúng bắt đầu từ việc thiếu hoặc không nhất quán các tài liệu kinh doanh ở phía Trung Quốc, đặc biệt là khi tên đăng ký của công ty bằng tiếng Trung không khớp hoàn toàn với tên tiếng Anh được sử dụng trên các tài khoản vận chuyển quốc tế và thương mại điện tử. Những vấn đề này thường cần được các bên trung gian điều chỉnh và sự không khớp là một trong những nguyên nhân phổ biến nhất gây ra sự chậm trễ.

Một sai lầm khác là coi mã số IOSS chỉ là thiết lập một lần duy nhất chứ không phải là trách nhiệm tuân thủ liên tục. Người bán đôi khi quên thay đổi mã số khi thêm kênh bán hàng mới, hoặc tiếp tục sử dụng mã số cũ sau khi thay đổi trung gian. Điều này có thể dẫn đến việc khai báo thuế GTGT không chính xác, hoặc không khai báo thuế GTGT đối với một số đơn hàng.

Mối quan ngại thứ ba, đặc biệt hơn đối với năm 2026, là các mã định danh sản phẩm mới cần thiết cho tờ khai hải quan. Các lô hàng đã đăng ký IOSS đúng cách vẫn bị gắn cờ, đơn giản vì dữ liệu sản phẩm cơ bản được gửi kèm theo tờ khai không đầy đủ, như những người bán chưa cập nhật dữ liệu sản phẩm của họ để bao gồm mã HS chính xác và các mã định danh bổ sung hiện được yêu cầu theo cải cách đã nhận ra.

Cuối cùng, một số người bán không hiểu việc vận chuyển sẽ chậm hơn và tốn kém hơn như thế nào nếu không có IOSS cho đến khi họ xây dựng được một lượng khách hàng nhất định. Giá cả tưởng chừng rẻ khi thanh toán có thể dẫn đến trải nghiệm tồi tệ cho khách hàng khi người giao hàng tính thêm phí bất ngờ tại cửa. Các yêu cầu hoàn tiền và đánh giá tiêu cực sau đó thường tốn kém hơn cả chi phí tuân thủ quy định.

Lựa chọn đối tác hậu cần đáng tin cậy: Topway Shipping đóng vai trò như thế nào?

Việc đăng ký IOSS giải quyết vấn đề thuế, nhưng thuế GTGT và thuế nhập khẩu chỉ có hiệu lực nếu hàng hóa thực sự được vận chuyển liền mạch từ kho hàng ở Trung Quốc đến tận tay khách hàng tại EU. Ở giai đoạn này, việc lựa chọn đối tác logistics cũng quan trọng không kém việc lựa chọn bên trung gian.

Được thành lập vào năm 2010, Topway Shipping, có trụ sở tại Thâm Quyến, đã cung cấp dịch vụ hậu cần thương mại điện tử xuyên biên giới. Đội ngũ sáng lập có hơn mười lăm năm kinh nghiệm trong lĩnh vực hậu cần quốc tế và thông quan, đặc biệt chuyên sâu về vận chuyển từ Trung Quốc sang Mỹ, và hiện đã mở rộng phạm vi hoạt động ra toàn cầu, bao gồm cả các lô hàng đến EU. Và bởi vì công ty đảm nhiệm toàn bộ chuỗi hậu cần, từ khâu nhận hàng đầu tiên tại Trung Quốc đến kho bãi ở nước ngoài , thông quan và giao hàng chặng cuối, người bán đã đăng ký IOSS có thể phối hợp mọi giai đoạn của lô hàng với việc xử lý thuế VAT và thuế nhập khẩu chính xác, thay vì chuyển giao trách nhiệm cho các nhà cung cấp riêng lẻ ở mỗi bước.

Topway Shipping cung cấp dịch vụ vận chuyển đường biển linh hoạt cho hàng nguyên container và hàng lẻ container từ Trung Quốc đến các cảng lớn trên toàn thế giới dành cho người bán có khối lượng hàng hóa vận chuyển lớn. Điều này rất phù hợp với các doanh nghiệp kết hợp vận chuyển hàng hóa thương mại điện tử với việc bổ sung hàng hóa số lượng lớn cho các kho hàng ở nước ngoài. Với mã số IOSS được cấu hình tốt và một nhà giao nhận hiểu rõ cả khía cạnh hải quan và quá trình vận chuyển hàng hóa thực tế, bạn sẽ giảm thiểu số lượng các điểm có thể xảy ra sai sót trong quá trình vận chuyển từ kho hàng Trung Quốc đến hộp thư của khách hàng EU.

Kết luận

Cuộc cải cách năm 2026 không làm cho IOSS trở thành tùy chọn, nhưng ở một số khía cạnh, nó đã làm cho IOSS có giá trị hơn bao giờ hết. Với việc loại bỏ ngưỡng 150 euro và áp dụng thuế hải quan cố định cho hầu hết các gói hàng giá trị thấp, những người bán có vị thế tốt nhất để cung cấp giá cả ổn định và giao hàng nhanh chóng là những người đã đăng ký sớm, cập nhật đầy đủ giấy tờ và kết hợp việc đăng ký đó với một đối tác hậu cần có khả năng thực hiện việc giao hàng.

Đối với một doanh nghiệp vận chuyển hàng từ Trung Quốc, cách thức thực hiện khá đơn giản, ngay cả khi bối cảnh pháp lý không hề dễ dàng: chỉ định một bên trung gian đáng tin cậy tại EU, thu thập các tài liệu kinh doanh cần thiết, cập nhật dữ liệu sản phẩm để đáp ứng các yêu cầu về mã định danh mới và liên kết mã số IOSS thu được với từng kênh bán hàng mà bạn sử dụng. Bằng cách hợp tác với một công ty giao nhận giàu kinh nghiệm như Topway Shipping trong các khía cạnh vật lý của lô hàng, từ vận chuyển chặng đầu đến thủ tục hải quan và giao hàng chặng cuối, bạn sẽ thu hẹp khoảng cách còn lại giữa việc có đầy đủ giấy tờ cần thiết và việc thực sự giao hàng đến tay khách hàng EU mà không bị chậm trễ.

Câu Hỏi Thường Gặp

Hỏi: Việc đăng ký IOSS có bắt buộc đối với việc vận chuyển hàng hóa đến EU vào năm 2026 không?

A: Đó không phải là yêu cầu pháp lý, nhưng nếu bạn vận chuyển hàng mà không có nó ngay bây giờ, quá trình thông quan sẽ kéo dài hơn, bạn sẽ phải trả thuế VAT cho mức thuế mới 3 euro và khả năng phát sinh chi phí giao hàng chậm trễ cho người mua sẽ cao hơn đáng kể.

Hỏi: Một công ty có trụ sở tại Trung Quốc có thể đăng ký IOSS trực tiếp được không?

A: Không. Một công ty không thuộc EU phải sử dụng một bên trung gian có trụ sở tại EU để đăng ký và quản lý mã số IOSS cho công ty.

Hỏi: Chương trình IOSS có còn áp dụng sau khi ngưỡng 150 euro được loại bỏ không?

A: Chắc chắn rồi. IOSS vẫn bảo hiểm cho các lô hàng có giá trị lên đến 150 euro và hiện nay mức thuế hải quan cố định mới được áp dụng theo cùng một quy trình mà không tính thêm thuế VAT.

Hỏi: Quá trình đăng ký IOSS thường mất bao lâu?

A: Hầu hết các bên trung gian sẽ cho bạn biết rằng thời gian xử lý là vài tuần sau khi nhận được đầy đủ hồ sơ, tuy nhiên thời gian này có thể lâu hơn trong thời điểm có sự thay đổi về quy định.

Hỏi: Người bán trên các sàn thương mại điện tử như Amazon có cần số IOSS riêng không?

A: Không hẳn vậy. Nếu sàn thương mại điện tử được coi là nhà cung cấp, thì họ sẽ sử dụng mã số IOSS của mình cho các đơn hàng hợp lệ. Do đó, các thương nhân riêng lẻ trên các nền tảng này thường không đăng ký riêng.

Hỏi: Điều gì sẽ xảy ra nếu bưu kiện được gửi đi mà không có mã số IOSS?

A: Hàng vẫn có thể được giao nhưng nhiều khả năng sẽ phải trải qua kiểm tra hải quan thủ công, chịu thuế VAT đối với loại thuế mới và người mua sẽ phải trả thêm phí xử lý khi nhận hàng.