Trọng lượng thể tích so với trọng lượng thực tế: Đừng để công ty giao nhận vận tải tính toán cả hai mà không có sự đồng ý của bạn.
Giới thiệu
Mỗi người bán hàng xuyên biên giới đều trải qua khoảnh khắc đó: bạn nhận được hóa đơn vận chuyển, và con số cao hơn đáng kể so với báo giá ban đầu. Bạn gọi cho công ty giao nhận vận tải, và câu trả lời chỉ gói gọn trong hai từ – trọng lượng thể tích. Nếu những câu đó vẫn khiến bạn cảm thấy khó hiểu, thì bài luận này được viết dành riêng cho bạn.
Hiểu rõ sự khác biệt giữa trọng lượng thể tích và trọng lượng thực tế không phải là chi tiết nhỏ đối với các chuyên gia hậu cần. Đó là một trong những đòn bẩy trực tiếp nhất giúp bạn kiểm soát chi phí vận chuyển và việc giao phó hoàn toàn việc tính toán cho người khác đồng nghĩa với việc bạn đang bỏ lỡ cơ hội kiếm tiền với mỗi lô hàng. Khi bạn nắm vững các phép tính và những sai sót thường gặp, bạn có thể tự tin kiểm tra hóa đơn, đàm phán giá tốt hơn và tối ưu hóa chiến lược đóng gói trước khi hàng hóa rời khỏi dây chuyền sản xuất.
Chúng ta đang thực sự nói về điều gì?
Trọng lượng thực tế đúng như tên gọi của nó. Đây là tổng trọng lượng của lô hàng được đo trên cân. Nó bao gồm chính hàng hóa, vật liệu đóng gói, và bất kỳ pallet hoặc thùng gỗ nào. Đơn giản, cụ thể và dễ dàng kiểm chứng.
Ngoài ra còn có khái niệm trọng lượng thể tích (hoặc trọng lượng theo kích thước, hay trọng lượng DIM). Đó là một con số được tính toán cho biết trọng lượng của lô hàng dựa trên diện tích mà nó chiếm trong phương tiện vận chuyển hoặc máy bay của hãng vận chuyển. Nguyên tắc rất đơn giản, các hãng vận chuyển có giới hạn về trọng lượng và giới hạn về không gian. Một lô hàng nhẹ nhưng có thể tích lớn sẽ chiếm không gian có thể được sử dụng cho hàng hóa có mật độ cao hơn, do đó các hãng vận chuyển cần một cơ chế để bù đắp cho sự mất mát tiềm năng doanh thu đó. Ý tưởng là phát triển một công thức chuyển đổi các phép đo vật lý thành giá trị trọng lượng tương đương.
Đây được gọi là trọng lượng thể tích hoặc trọng lượng theo kích thước, và hầu hết các hãng vận chuyển sử dụng công thức sau dựa trên tiêu chuẩn IATA: Trọng lượng thể tích (kg) = (Chiều dài cm x Chiều rộng cm x Chiều cao cm) / 6,000. Quy đổi cước vận chuyển đường biển LCL tiêu chuẩn = 1 CBM = 1,000 kg. Các hãng vận chuyển sẽ tính phí dựa trên giá trị lớn hơn giữa thể tích thực tế hoặc thể tích tương đương theo trọng lượng.
Sau khi tính toán cả hai trọng lượng, hãng vận chuyển sẽ sử dụng con số cao nhất. Đó được gọi là trọng lượng tính phí và đó là cơ sở cho hóa đơn của bạn. Đây là điều mà các nhà cung cấp thường bất ngờ.
Ví dụ tính toán nhanh: Vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không
| Loại sản phẩm | Kích thước khi đóng gói (cm) | Trọng lượng thực tế | Khối lượng thể tích (chia cho 6,000) | Trọng lượng thu phí |
| Ghế sofa trong thùng gỗ | 180 x 90 x 80 | 60 kg | 216 kg | 216 kg |
| Bộ phận máy móc dày đặc | 50 x 40 x 30 | 85 kg | 10 kg | 85 kg |
| Máy chạy bộ | 200 x 80 x 40 | 55 kg | 107 kg | 107 kg |
| Ghế massage | 120 x 70 x 90 | 78 kg | 126 kg | 126 kg |
| Tủ lạnh | 90 x 75 x 170 | 82 kg | 192 kg | 192 kg |
Vì sao điều này lại quan trọng hơn đối với hàng hóa quá khổ và nặng
Nếu bạn bán các mặt hàng nhỏ và đặc, chẳng hạn như các bộ phận kim loại rắn, thiết bị điện tử đặc hoặc nguyên liệu thô, trọng lượng thực tế thường sẽ là yếu tố lớn hơn và bạn ít có khả năng gặp vấn đề với việc tính toán thể tích. Tuy nhiên, đối với bất kỳ ai vận chuyển đồ nội thất, thiết bị tập luyện, nhà Đối với các thiết bị gia dụng, ghế massage, giường hoặc các sản phẩm tiêu dùng lớn khác, trọng lượng thể tích hầu như luôn lớn hơn nhiều so với trọng lượng thực tế. Đây là loại sản phẩm đang thúc đẩy sự phát triển mạnh mẽ của vận chuyển hàng hóa cồng kềnh xuyên biên giới.
Vấn đề trở nên phức tạp hơn khi người bán vận chuyển hàng qua các nhà môi giới, những người không phải lúc nào cũng minh bạch về hệ số chia mà họ sử dụng. Hệ số chia tiêu chuẩn của IATA cho vận tải hàng không là 6000, trong khi một số hãng vận chuyển nhanh sử dụng 5000, điều này có nghĩa là trọng lượng thể tích cao hơn và do đó phí cao hơn. Các lô hàng vận chuyển đường biển LCL phải tuân theo quy tắc W/M. Nếu công ty giao nhận vận tải của bạn chọn hệ số chia mà không giải thích cho bạn, sự khác biệt giữa ước tính của bạn và hóa đơn cuối cùng có thể rất lớn.
Đây là lý do tại sao việc tính toán không nên được thực hiện một cách mù mịt. Bạn cần biết kích thước của kiện hàng khi được đóng gói cuối cùng, bạn cần biết hệ số chia mà hãng vận chuyển sử dụng và bạn cần tự mình thực hiện các phép tính trước khi đồng ý với bất kỳ mức giá nào.
Các hệ số chia khác nhau giữa các phương thức vận chuyển
Thường thì sự nhầm lẫn phát sinh vì hệ số chia không giống nhau đối với mọi người. Nó thay đổi tùy thuộc vào phương thức vận chuyển, hãng vận chuyển, và đôi khi là tuyến đường hoặc loại hàng hóa. Trước khi đặt chỗ, điều quan trọng là phải biết hệ số nào áp dụng cho lô hàng của bạn để có thể so sánh chi phí một cách công bằng.
| Chế độ vận chuyển | Hệ số chia chuẩn | Ghi Chú |
| Vận tải hàng không (Tiêu chuẩn IATA) | 6,000 cm³/kg | Phổ biến nhất đối với các hãng hàng không vận tải hàng hóa thông thường |
| Chuyển phát nhanh (DHL, FedEx, UPS) | 5,000 cm³/kg | Nghiêm ngặt hơn — dẫn đến trọng lượng thể tích cao hơn |
| Vận tải đường biển LCL | 1 CBM = 1,000 kg | Tính phí dựa trên W/M, lấy giá trị nào lớn hơn sẽ được áp dụng. |
| Vận tải đường biển FCL | Giá container cố định | Giới hạn trọng lượng cho mỗi loại bao bì vẫn được áp dụng. |
| Đường sắt Trung Quốc-Châu Âu (中欧班列) | Thay đổi tùy theo nhà điều hành | Thông thường tương tự như các quy tắc vận chuyển hàng lẻ đường biển. |
Hệ số chia 6,000 không hề nhỏ so với hệ số chia 5,000. Đối với kiện hàng có kích thước 160 x 80 x 100 cm, trọng lượng thể tích ước tính khoảng 213 kg nếu hệ số chia là 6,000. Nếu hệ số chia là 5,000, con số này là 256 kg. Chỉ riêng biến số đó đã tạo ra tác động trị giá 172 đô la chỉ trên một kiện hàng với giá 4 đô la/kg. Và nếu nhân với cả một container, tác động sẽ trở nên cực kỳ lớn một cách nhanh chóng.
Những trường hợp người bán mất tiền mà không hề hay biết.
Sai lầm lớn nhất là xác định kích thước kiện hàng dựa trên sản phẩm chứ không phải dựa trên trọng lượng của sản phẩm sau khi đóng gói. Nếu một chiếc ghế sofa có kích thước 180 x 85 x 75 cm nhưng được vận chuyển trong một thùng gỗ có kích thước 195 x 100 x 90 cm, trọng lượng thể tích sẽ được xác định dựa trên kích thước thùng chứ không phải sản phẩm. Những người bán hàng cung cấp kích thước sản phẩm cho đơn vị vận chuyển và sau đó bị bất ngờ bởi chi phí vận chuyển đã không tính đến thực tế đóng gói.
Thủ phạm thứ hai là đóng gói quá mức, và điều này đặc biệt phổ biến đối với hàng hóa dễ vỡ khi các nhà phân phối thường quá cẩn trọng. Mỗi centimet xốp thừa, mỗi thùng lớn, mỗi hộp kích thước thông thường được đóng gói cho hình dạng sản phẩm không điển hình đều góp phần làm tăng chi phí thể tích. “Một giải pháp đóng gói tốt sẽ bảo vệ sản phẩm mà không làm tăng thêm khối lượng không cần thiết, và việc tìm ra sự cân bằng đó thực sự là một bài toán tối ưu hóa chi phí – chứ không phải là sự thỏa hiệp về an toàn.”
Vấn đề thứ ba là các lô hàng không được gộp lại. Thông thường, việc gộp thành một lô hàng thay vì hai lô hàng nhỏ hơn đồng nghĩa với việc phải trả phí tối thiểu theo thể tích hai lần. Các công ty giao nhận vận tải uy tín sẽ cho bạn biết điều này – nhưng chỉ khi họ tiếp cận vấn đề của bạn một cách tư vấn chứ không chỉ đơn thuần là thực hiện các giao dịch đặt chỗ.
Cách một đối tác vận chuyển hàng hóa chuyên nghiệp thay đổi cục diện
Đây là lúc việc lựa chọn công ty giao nhận vận tải trở nên quan trọng hơn nhiều so với hầu hết người bán ban đầu nhận ra. Một công ty giao nhận đa năng có thể vận chuyển hàng hóa của bạn, nhưng một chuyên gia về vận chuyển hàng hóa cồng kềnh và nặng sẽ cung cấp mức độ kinh nghiệm hoàn toàn khác biệt trong mọi tính toán trọng lượng, mọi đề xuất đóng gói và mọi quyết định về tuyến đường.
Topway Shipping là một công ty logistics xuyên biên giới có trụ sở tại Thâm Quyến, được thành lập năm 2010. Đội ngũ sáng lập có hơn 15 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực vận tải hàng hóa quốc tế và thủ tục hải quan, và toàn bộ mô hình kinh doanh dựa trên một chuyên môn duy nhất – vận chuyển hàng hóa quá khổ và siêu nặng từ Trung Quốc đến châu Âu và Bắc Mỹ. Giới hạn hoạt động là vận chuyển các kiện hàng có trọng lượng tổng lên đến 8 tấn và chiều dài mỗi cạnh lên đến 8 mét, một loại hàng hóa mà hầu hết các công ty giao nhận truyền thống không thể xử lý, đòi hỏi kiến thức chuyên sâu về cấu hình đóng gói, lựa chọn phương tiện vận chuyển và điều phối giao hàng chặng cuối tại điểm đến.
Vì Topway chỉ tập trung vào thị trường này, đội ngũ của họ có kiến thức sâu rộng về cách trọng lượng thể tích ảnh hưởng đến các loại sản phẩm mà họ kinh doanh – đồ nội thất, thiết bị gia dụng, thiết bị thể dục, thiết bị công nghiệp và các sản phẩm tiêu dùng có khối lượng lớn khác. Khi tư vấn về bao bì, họ thực hiện điều đó với mục đích kép là tối ưu hóa khả năng bảo vệ hàng hóa cũng như kích thước chiếm dụng, với việc tính toán trọng lượng được hiển thị rõ ràng.
Họ phủ sóng 25 quốc gia thuộc Liên minh châu Âu, sử dụng mô hình DDP (Delivered Duty Paid - Giao hàng đã thanh toán thuế), trong đó họ tự thực hiện thủ tục hải quan bằng đội ngũ được cấp phép của riêng mình chứ không thông qua các đại lý địa phương. Đối với những người bán hàng có lô hàng bị giữ lại tại biên giới châu Âu do thiếu giấy tờ hoặc phân loại thuế quan bất ngờ, lợi thế của việc tự quản lý thủ tục hải quan tích hợp hoàn toàn là điều hiển nhiên.
Chúng tôi cung cấp đầy đủ các dịch vụ vận tải bao gồm vận tải đường biển, vận tải đường hàng không, vận tải đường sắt Trung Quốc - Châu Âu, vận tải quốc tế. nhập khoBao gồm cả việc chuẩn bị hàng cho kho FBA và giao hàng chặng cuối B2B/B2C. Điều đó có nghĩa là khách hàng có quyền tự do thực sự trong việc lựa chọn phương thức vận chuyển phù hợp với hiệu quả chi phí của từng lô hàng, thay vì bị ép buộc vào một giải pháp duy nhất. Dữ liệu hiệu suất được công bố cho thấy 91% các lô hàng vận chuyển đường biển DDP đến nơi trong vòng 45 đến 55 ngày, mang lại độ tin cậy vận chuyển mà các nhà cung cấp sản phẩm lớn cần để đáp ứng đồng thời các cam kết về tồn kho và sự hài lòng của khách hàng.
Danh sách kiểm tra thực tế trước khi giao hàng tiếp theo
Dưới đây là một chiến lược bài bản bạn có thể áp dụng trước khi bất kỳ lô hàng nào rời đi, thay vì chỉ chấp nhận hóa đơn. Hãy bắt đầu với kích thước đóng gói cuối cùng – không phải kích thước sản phẩm, không phải kích thước thùng carton trước khi đóng thùng, mà là kích thước chính xác của sản phẩm khi được giao cho đơn vị vận chuyển. Cân sản phẩm đã đóng gói trên cân đạt chuẩn và ghi lại trọng lượng tổng bao gồm tất cả bao bì.
Sau đó, hãy tự tính toán thể tích bằng cách sử dụng hệ số chia phù hợp với phương thức vận chuyển của bạn. So sánh kết quả với trọng lượng tổng thực tế. Trọng lượng bạn phải trả là trọng lượng nào lớn hơn. Giá trị đó nên được sử dụng để báo giá cước vận chuyển. Nếu con số bạn nhận được khác với báo giá, hãy yêu cầu giải thích bằng văn bản.
Hãy kiểm tra hệ số chia nào áp dụng cho hãng vận chuyển của bạn. Nếu bạn vận chuyển bằng chuyển phát nhanh, hãy giả định là 5000. Giả định là 6,000 đối với vận chuyển hàng không thông thường. Nếu vận chuyển đường biển LCL, hãy chuyển đổi thể tích sang CBM và áp dụng quy tắc W/M. Nếu bạn chọn một công ty giao nhận chuyên nghiệp cho các sản phẩm lớn, hãy để họ hướng dẫn bạn thực hiện toàn bộ quá trình tính toán cho lô hàng đầu tiên – một đối tác minh bạch sẽ làm điều đó mà không ngần ngại.
Cuối cùng, hãy so sánh giá cả giữa các phương thức vận chuyển dựa trên trọng lượng tính phí cụ thể của bạn. Mức phí theo thể tích được tính toán khác nhau, tuy nhiên, khi xem xét cấu trúc giá cụ thể cho từng phương thức, một lô hàng có vẻ đắt đỏ khi vận chuyển bằng đường hàng không có thể cạnh tranh hơn khi vận chuyển bằng đường biển hàng lẻ (LCL). Phương thức phù hợp phụ thuộc vào nhu cầu về thời gian vận chuyển, giá trị sản phẩm và giai đoạn tồn kho của tổ chức bạn tại thời điểm đó.
So sánh các phương thức vận chuyển: Vận chuyển hàng quá khổ từ Trung Quốc sang châu Âu
| Chế độ | Vận chuyển điển hình | Phù hợp nhất | Điểm quan trọng cần xem xét |
| Vận tải hàng không | ngày 12-15 | Hàng hóa có giá trị cao, theo mùa vụ | Chi phí cao nhất trên mỗi kg; trọng lượng cắt rất quan trọng |
| Vận tải đường biển (LCL) | ngày 45-50 | Hàng hóa cồng kềnh, khối lượng nhạy cảm về giá cả | Áp dụng quy tắc W/M; mức giá ổn định |
| Đường sắt Trung Quốc-Châu Âu | ngày 30-45 | Hàng hóa thương mại điện tử tầm trung | Lịch trình cố định; cân bằng chi phí/thời gian tốt. |
| Kho hàng ở nước ngoài + Giao hàng chặng cuối | Khác nhau tùy theo cổ phiếu | Dịch vụ hoàn thiện đơn hàng B2C tần suất cao | Yêu cầu cam kết tồn kho trước. |
Tối ưu hóa bao bì: Khoản đầu tư duy nhất mang lại lợi nhuận cho mọi lô hàng
Nếu có một điều chỉnh trong quy trình vận hành giúp giảm chi phí vận chuyển thường xuyên cho người bán các mặt hàng lớn, đó là dành thời gian thiết kế bao bì trước khi quyết định chiến lược vận chuyển. Mối liên hệ giữa kích thước kiện hàng và trọng lượng tính phí rất đơn giản và nhất quán. Điều này có nghĩa là hình dạng bao bì tốt hơn sẽ luôn dẫn đến hóa đơn vận chuyển rẻ hơn trong mọi lô hàng.
Mục tiêu không phải là giảm mức độ bảo vệ, mà là loại bỏ những phần cồng kềnh không cần thiết. Lớp đệm xốp tạo ra khoảng trống 10cm trong khi chỉ cần 5cm cũng đủ, thùng gỗ được làm theo kích thước gần đúng chứ không chính xác, hộp kích thước tiêu chuẩn được sử dụng để chứa các sản phẩm có hình dạng không điển hình – tất cả những điều này đều góp phần làm tăng trọng lượng thể tích không cần thiết mà bạn phải trả trong mỗi lần vận chuyển. Làm việc với một kỹ sư đóng gói — hoặc chuyên gia vận chuyển hàng hóa hiểu rõ cả yêu cầu bảo vệ và kinh tế về kích thước — có thể ngay lập tức phát hiện ra những điểm không hiệu quả này và chuyển trực tiếp kết quả thành việc giảm chi phí.
Đối với người bán vận chuyển hàng qua Amazon FBA hoặc qua các kho hàng ở nước ngoài, có thêm một lớp phức tạp nữa: bao bì có thể bị mở, kiểm tra và đóng gói lại tại kho, và kích thước được sử dụng cho việc lập hóa đơn nội bộ của kho có thể khác với kích thước được ghi nhận ở khâu vận chuyển quốc tế. Việc biết cách áp dụng từng phép tính trong toàn bộ chuỗi cung ứng của bạn—và ai kiểm soát từng điểm đo—sẽ cung cấp cho bạn thông tin cần thiết để quản lý chi phí từ đầu đến cuối, chứ không chỉ ở cảng xuất phát.
Kết luận
Trọng lượng thể tích không chỉ là một dấu sao trên hóa đơn vận chuyển hàng hóa của bạn. Đó là một hệ thống định giá ảnh hưởng trực tiếp đến số tiền bạn phải trả cho mỗi lô hàng lớn, và sự khác biệt giữa việc hiểu và bỏ qua nó có thể lên tới hàng nghìn đô la mỗi container trong suốt một mùa vận chuyển.
Những người bán hàng hiệu quả nhất trong việc quản lý chi phí vận chuyển hàng hóa đã coi việc tính toán trọng lượng tính phí là một kỹ năng kinh doanh quan trọng. Điều này không có nghĩa là bạn phải trở thành một chuyên gia hậu cần. Nó bao gồm việc lựa chọn một đối tác có chuyên môn thực sự trong loại hàng hóa của bạn, một người công khai tính toán các con số, tư vấn về cải tiến bao bì và lập kế hoạch tuyến đường cân bằng giữa ngân sách của bạn với nghĩa vụ giao hàng.
Sự chuyên môn hóa như vậy tạo ra sự khác biệt thực sự cho các công ty vận chuyển hàng hóa lớn từ Trung Quốc sang châu Âu hoặc Bắc Mỹ. Lần tới khi hóa đơn vận chuyển có giá trị lớn hơn dự kiến, bạn sẽ biết chính xác cần tìm ở đâu và cần hỏi những câu hỏi gì.
Câu Hỏi Thường Gặp
Hỏi: Trọng lượng tính phí là gì và tại sao nó lại ảnh hưởng đến hóa đơn của tôi?
A: Trọng lượng tính phí là trọng lượng lớn hơn giữa trọng lượng tổng thực tế hoặc trọng lượng thể tích của hàng hóa. Các hãng vận chuyển tính phí dựa trên con số này vì trọng lượng và không gian đều là những yếu tố hạn chế trên bất kỳ phương tiện vận chuyển hoặc máy bay nào. Trọng lượng thể tích thường được ưu tiên đối với các mặt hàng lớn như đồ nội thất hoặc thiết bị tập thể dục, và được sử dụng để quyết định mức phí cuối cùng.
Hỏi: Tôi nên dùng số chia nào để tính trọng lượng thể tích?
A: Vận chuyển hàng không tiêu chuẩn – sử dụng hệ số chia 6,000. Kích thước tính bằng cm. Đối với các dịch vụ chuyển phát nhanh như DHL, FedEx hoặc UPS, hệ số chia thường là 5000 – chặt chẽ hơn và đắt hơn đối với hàng hóa nặng. Đối với vận chuyển hàng lẻ (LCL) đường biển, sử dụng quy tắc 1 CBM = 1000 kg cho trọng lượng/khối lượng. Luôn kiểm tra hệ số chia với hãng vận chuyển của bạn trước khi ký bất kỳ mức giá nào.
Hỏi: Tại sao hóa đơn vận chuyển của tôi lại cao hơn so với báo giá ban đầu?
A: Lời giải thích phổ biến nhất là báo giá dựa trên các số đo ước tính hoặc kích thước sản phẩm, còn hóa đơn phản ánh kích thước thực tế sau khi đóng gói. Hãy xác nhận lại kích thước được sử dụng cho từng sản phẩm, tự tính toán thể tích và yêu cầu người giao nhận cung cấp văn bản giải thích về cách tính trọng lượng tính phí.
Hỏi: Vận tải đường biển có sử dụng trọng lượng thể tích giống như vận tải đường hàng không không?
A: Quy tắc W/M (Trọng lượng hoặc Thể tích) áp dụng cho vận chuyển hàng lẻ (LCL) đường biển, trong đó giá cước được tính dựa trên giá trị cao hơn trong hai giá trị: trọng lượng tổng thực tế hoặc thể tích CBM được quy đổi thành trọng lượng tương đương bằng cách áp dụng quy tắc 1 CBM = 1,000 kg. Đối với hàng nguyên container (FCL), cước phí container được tính theo giá cố định. Tuy nhiên, vẫn cần tuân thủ các giới hạn về trọng lượng đối với từng loại container.
Hỏi: Điều gì khiến Topway Shipping đặc biệt phù hợp với vận chuyển hàng hóa quá khổ?
A: Từ năm 2010, Topway Shipping chuyên vận chuyển hàng hóa quá khổ và siêu trọng xuyên biên giới, với khả năng vận chuyển từng sản phẩm lên đến 8 tấn và 8 mét. Đội ngũ của họ am hiểu về kinh tế theo kích thước của các loại hàng hóa mà họ kinh doanh, có bộ phận thông quan nội bộ tại 25 quốc gia EU và cung cấp dịch vụ trọn gói từ khâu lấy hàng tại nhà máy Trung Quốc đến khâu giao hàng cuối cùng. Xem thêm tại www.topwayshipping.com
