27/03/2026

Thư tín Telex là gì — và tại sao hầu hết các nhà vận chuyển vẫn hiểu sai về nó

Mục lục

Giới thiệu

Hàng năm, hàng nghìn lô hàng bị giữ lại tại các cảng nhập cảnh. Điều này không phải do thời tiết xấu, chậm trễ hải quan, hay sai sót của hãng vận chuyển. Mà là do mọi người không hiểu quy trình cấp giấy phép Telex Release. Người gửi hàng hoặc yêu cầu quá muộn, nhầm lẫn với giấy phép Express Release, hoặc không biết rằng việc giao nộp vận đơn gốc là bắt buộc, chứ không phải là tùy chọn. Kết quả cuối cùng? Phí lưu kho tăng lên, người nhận hàng phải chờ đợi, và các mối quan hệ kinh doanh bị ảnh hưởng.

Việc sử dụng lệnh Telex để giải phóng hàng hóa đã là một phần quan trọng của vận chuyển quốc tế trong nhiều thập kỷ, nhưng nó vẫn là một trong những quy trình bị xử lý kém hiệu quả nhất trong thương mại toàn cầu. Cho dù bạn là người xuất khẩu lần đầu hay là một nhà quản lý hậu cần dày dạn kinh nghiệm, việc hiểu chính xác cách thức hoạt động của lệnh Telex để giải phóng hàng hóa và những sai sót mà mọi người thường mắc phải sẽ giúp bạn tiết kiệm được rất nhiều thời gian và tiền bạc.

Hướng dẫn này giải thích cách thức hoạt động của Telex Release, khi nào được phép sử dụng, những vấn đề thường gặp nhất mà người gửi hàng hay mắc phải, và làm thế nào để đảm bảo mọi lô hàng đều được vận chuyển suôn sẻ.

Phát hành Telex chính xác là gì?

Thông báo Telex Release là một tin nhắn điện tử được hãng vận chuyển (hoặc đại lý của hãng) phát hành tại cảng xếp hàng cho đại lý tương ứng tại cảng dỡ hàng. Thông báo này cho phép người nhận hàng lấy hàng mà không cần phải cung cấp vận đơn gốc (OBL). Trên thực tế, điều này có nghĩa là người nhận hàng có thể nhận hàng tại cảng đến chỉ cần chứng minh danh tính của mình – không cần giấy tờ gì thêm.

Cái tên này là tàn tích của quá khứ. Trước đây, những chỉ thị này được gửi bằng máy telex, những máy đánh chữ điện tử đời đầu được kết nối với mạng lưới điện báo toàn cầu. Tên gọi vẫn giữ nguyên, nhưng phương thức đã thay đổi. Ngày nay, lệnh phát hành tương tự được gửi qua email hoặc thông qua hệ thống kỹ thuật số riêng của hãng vận chuyển, nhưng nó vẫn được gọi là Lệnh Phát hành Telex.

Điều quan trọng không kém là phải nói rõ Telex Release không phải là gì. Nó không phải là một loại vận đơn. Nó không giống như vận đơn đường biển. Và nó hoàn toàn không tự động. Nó là một cơ chế giải phóng hàng, có nghĩa là nó chỉ hoạt động khi một số tài liệu nhất định đã được kiểm tra tại cảng xuất phát.

Quy trình phát hành Telex hoạt động như thế nào, từng bước một.

Để hiểu về Telex Release (Giấy phép xuất kho bằng điện tín), trước tiên bạn cần biết chức năng của vận đơn gốc. Thông thường, hãng vận chuyển sẽ giao cho người gửi hàng vận đơn gốc làm bằng chứng giao hàng và bằng chứng quyền sở hữu. Điều này có nghĩa là người nào đang giữ vận đơn gốc thì người đó sở hữu hàng hóa. Người nhận hàng phải giao lại chứng từ gốc này cho cảng đến để nhận hàng. Telex Release giúp loại bỏ yêu cầu này. Đây là cách quy trình này thực sự hoạt động trong các công ty vận chuyển hiện nay:

Ban đầu, người gửi hàng yêu cầu hãng vận chuyển hoặc người giao nhận hàng hóa tại nơi xuất phát cấp Giấy phép xuất hàng (Telex Release). Việc này thường được thực hiện bằng văn bản và nên diễn ra sớm, lý tưởng nhất là trước hoặc ngay sau khi tàu rời cảng. Tại cảng xếp hàng, người gửi hàng trực tiếp giao lại cho hãng vận chuyển hoặc đại lý của họ tất cả các bản gốc của Vận đơn. Đây là bước quan trọng nhất mà nhiều người gửi hàng thường trì hoãn hoặc thực hiện sai.

Sau khi nhận và kiểm tra các chứng từ gốc, hãng vận chuyển sẽ hủy chúng trong hệ thống của mình và gửi lệnh giải phóng hàng điện tử đến đại lý của họ tại cảng đến. Đại lý tại cảng đến sau đó kiểm tra tình trạng giải phóng hàng và thông báo cho người nhận hàng. Hàng hóa được giải phóng khi người nhận hàng đến cảng với giấy tờ tùy thân hợp lệ và bất kỳ lệnh giao hàng nào cần được hoàn thành. Không cần vận đơn vật lý.

Điểm quan trọng đó, khi vận đơn gốc được giao tận tay tại nơi xuất phát, là điều mà toàn bộ chuỗi vận chuyển phụ thuộc vào. Không một hãng vận chuyển thực sự nào sẽ cấp cho bạn giấy phép xuất kho qua Telex nếu thiếu điều đó.

Bước	Ai hành động	Cần hành động	Cạm bẫy chung
1	Người gửi hàng	Yêu cầu Telex Release từ hãng vận chuyển/giao nhận.	Yêu cầu quá muộn sau khi tàu đã khởi hành
2	Người gửi hàng	Nộp lại tất cả bản sao vận đơn gốc tại cảng xuất phát.	Chỉ giao nộp một phần bộ sưu tập bản gốc
3	Hãng vận chuyển (Xuất xứ)	Kiểm tra biên lai, hủy bản gốc trong hệ thống.	Trì hoãn do tồn đọng công việc xử lý nội bộ.
4	Hãng vận chuyển (Xuất xứ)	Gửi chỉ thị giải phóng điện tử cho đại lý tại điểm đến.	Sự thiếu phối hợp thông tin giữa các văn phòng ở các múi giờ khác nhau
5	Hãng vận chuyển (Điểm đến)	Xác nhận tình trạng giao hàng, thông báo cho người nhận hàng.	Người nhận hàng không được thông báo; hàng hóa vẫn nằm tại cảng.
6	Người nhận hàng	Xuất trình giấy tờ tùy thân và phiếu giao hàng; nhận hàng.	Thiếu tài liệu địa phương cần thiết

So sánh Telex Release, Express Release và Sea Waybill: Hãy hiểu rõ sự khác biệt.

Sự khác biệt giữa Telex Release, Express Release và Sea Waybill là một trong những điều phổ biến nhất gây nhầm lẫn trong vận chuyển hàng hóa. Mọi người thường sử dụng ba từ này thay thế cho nhau trong giao tiếp hàng ngày, nhưng chúng có nghĩa hoàn toàn khác nhau. Việc nhầm lẫn chúng có thể gây ra những hậu quả nghiêm trọng cho hàng hóa của bạn.

Việc giải phóng hàng hóa bằng Telex được sử dụng khi vận đơn gốc đã được giao và sau đó bị trả lại. Việc giải phóng hàng hóa diễn ra trực tuyến, nhưng người vận chuyển tại điểm xuất phát trước tiên phải có bản gốc giấy. Đây là cách làm thông thường và thường được sử dụng nhất với vận đơn thẳng (không thể chuyển nhượng, người nhận hàng được chỉ định).

Mặt khác, hình thức Express Release được sử dụng khi ngay từ đầu không có vận đơn gốc (B/L). Thay vào đó, người vận chuyển sẽ cấp cho bạn vận đơn đường biển (Sea Waybill). Đây là một chứng từ không thể chuyển nhượng, đóng vai trò như một hợp đồng vận chuyển và biên nhận hàng hóa, nhưng nó không bao giờ là giấy tờ chứng minh quyền sở hữu. Ngay từ đầu, người nhận hàng đã được chỉ định và có thể nhận hàng mà không cần phải xuất trình bất kỳ bằng chứng vật lý nào. Cách này nhanh hơn và dễ dàng hơn, nhưng nó chỉ hiệu quả trong các tình huống kinh doanh khi có nhiều sự tin tưởng và không cần giấy tờ chứng minh quyền sở hữu có thể chuyển nhượng.

Vận đơn đặt hàng có thể chuyển nhượng không giống với hai loại vận đơn kia. Nó có thể được chuyển nhượng cho người khác thông qua việc ký hậu, điều này làm cho nó rất quan trọng trong các giao dịch tài chính thương mại, nơi các ngân hàng sử dụng vận đơn làm tài sản thế chấp. Việc phát hành qua điện tín thường không phải là một ý tưởng hay đối với vận đơn có thể chuyển nhượng trừ khi bạn giao toàn bộ bản gốc với tất cả các chữ ký hậu. Ngay cả khi đó, một số hãng vận chuyển có thể từ chối.

Tính năng	Phát hành Telex	Giải phóng nhanh (Vận đơn đường biển)	B/L gốc
Vận đơn gốc đã được cấp chưa?	Vâng (sau đó đầu hàng)	Không	Có (đang được người nhận hàng giữ)
Cần giấy tờ bản cứng tại điểm đến?	Không	Không	Có
Có thể thương lượng/chuyển nhượng?	Không (Chỉ áp dụng cho vận đơn thẳng)	Không	Có (Đặt hàng vận đơn)
tốt nhất cho	Người mua đáng tin cậy, các tuyến đường cần giao hàng đúng hạn.	Chuyển nhượng nội bộ công ty, người mua rất đáng tin cậy.	Tài trợ thương mại, thiết lập quan hệ với người mua mới
Mức độ rủi ro	Low-Medium	Thấp	Thấp (với cách xử lý phù hợp)
Tốc độ phát hành	Nhịn ăn (sau khi B/L đầu hàng)	Nhanh nhất	Tùy thuộc vào tốc độ giao hàng.

Khi nào nên sử dụng lệnh phát hành điện tín (Telex release)?

Không phải mọi loại hàng hóa đều phù hợp với hình thức phát hành Telex. Loại cơ chế phát hành bạn chọn sẽ phụ thuộc vào cách bạn kinh doanh, tuyến vận chuyển, điều khoản thanh toán và độ phức tạp của giao dịch. Phát hành Telex là một công cụ mạnh mẽ giúp loại bỏ sự chậm trễ không cần thiết và phí chuyển phát nhanh khi được sử dụng đúng cách.

Các tuyến thương mại chặng ngắn

Trên các tuyến đường có thời gian vận chuyển rất ngắn—như từ Trung Quốc đến Việt Nam, Singapore đến Indonesia, hoặc trong nội địa châu Á nơi tàu đến trong vòng ba đến năm ngày—vận đơn gốc có thể không đến được tay người nhận hàng trước khi hàng hóa đến. Trong những trường hợp này, việc sử dụng Telex Release không chỉ hữu ích mà còn gần như là điều kiện tiên quyết để tránh phí lưu kho ngay từ đầu.

Vận chuyển nội bộ công ty

Khi nhà sản xuất gửi hàng đến kho, trung tâm phân phối hoặc công ty con ở nước ngoài của mình, sẽ không cần phải đàm phán và không có bên mua thứ ba nào có nguy cơ bị thiệt hại về tiền bạc. Trên thực tế, người gửi hàng và người nhận hàng là cùng một người. Trong trường hợp này, việc gửi vận đơn gốc bằng chuyển phát nhanh quá tốn kém và phức tạp nên không đáng để thực hiện, vì vậy việc sử dụng lệnh Telex Release là lựa chọn tốt nhất.

Thiết lập mối quan hệ khách hàng ổn định với phương thức thanh toán an toàn.

Việc sử dụng Telex Release giúp mọi việc dễ dàng hơn cho cả hai bên mà không làm tăng thêm bất kỳ rủi ro thực sự nào nếu người gửi hàng có mối quan hệ kinh doanh lâu dài với người mua, đã nhận được toàn bộ tiền thanh toán (hoặc đã xác nhận phương thức thanh toán đáng tin cậy như chuyển khoản ngân hàng), và cả hai bên tin tưởng lẫn nhau. Vì lý do này, những người gửi hàng thường xuyên trên các tuyến đường như Trung Quốc sang Mỹ hoặc Trung Quốc sang châu Âu thường sử dụng Telex Release cho khách hàng thường xuyên của họ.

Khi vận đơn gốc bị mất hoặc bị chậm trễ trong quá trình vận chuyển

Việc mất các giấy tờ vật lý rất dễ xảy ra. Hải quan có thể giữ lại các gói hàng chuyển phát nhanh, gửi chúng đến sai địa điểm hoặc làm mất chúng hoàn toàn. Nếu vận đơn gốc bị mất hoặc bị chậm trễ và hàng hóa đã đến đích, thì có thể sử dụng lệnh giải phóng hàng bằng điện tín (và đôi khi là thư bảo đảm) để giải phóng hàng hóa mà không cần phải chờ đợi quá lâu các giấy tờ có thể không bao giờ đến.

Những lỗi thường gặp nhất mà người gửi hàng mắc phải khi sử dụng điện tín Telex

Mặc dù việc sử dụng Telex Releases rất phổ biến, nhưng những người gửi hàng lành nghề thường mắc sai lầm trong quá trình này. Không phải tất cả các lỗi đều do người ta không biết mình đang làm gì. Đôi khi đó là do giả định, thời gian hoặc vấn đề về giao tiếp giữa những người ở các múi giờ khác nhau.

Sai lầm số 1: Yêu cầu phát hành Telex quá muộn

Nhiều chủ hàng yêu cầu lệnh Telex Release sau khi tàu đã đến cảng đích. Ở giai đoạn này, thời gian lưu kho miễn phí có thể đã bắt đầu, và việc xử lý tồn đọng của hãng vận chuyển có thể dẫn đến việc lệnh giải phóng hàng không đến được đại lý tại cảng đích cho đến một hoặc hai ngày sau khi tàu cập cảng. Hàng hóa nằm im ở đó, phí lưu kho chồng chất, và người nhận hàng thì tức giận. Ngay khi tàu rời cảng, hoặc thậm chí trước đó, bạn nên bắt đầu yêu cầu lệnh Telex Release và giao lại vận đơn gốc.

Sai lầm số 2: Chỉ giao nộp một phần bộ B/L gốc.

Các hãng vận chuyển thường cung cấp ba vận đơn gốc (1/3, 2/3 và 3/3). Bạn phải giao nộp cả ba bản gốc để hủy bộ chứng từ. Đôi khi người gửi hàng chỉ giao nộp một hoặc hai bản sao, nghĩ rằng như vậy là đủ, hoặc họ gửi bản sao thay vì bản gốc. Điều này không đúng. Hầu hết các hãng vận chuyển sẽ không gửi lệnh giải phóng hàng (Telex Release) cho đến khi họ nhận được và xác nhận toàn bộ bộ chứng từ gốc. Việc giao nộp một phần có nghĩa là hàng hóa vẫn chưa được giải phóng.

Lỗi số 3: Nhầm lẫn giữa Telex Release và Express Release

Sai lầm này xảy ra khá thường xuyên, đặc biệt là với những điều phối viên hậu cần mới. Người gửi hàng sẽ yêu cầu hãng vận chuyển đã phát hành vận đơn gốc cấp "Giấy phép giao hàng nhanh", điều này không hợp lý về mặt kinh doanh, hoặc họ sẽ yêu cầu giấy phép giao hàng bằng điện tín trong khi chưa từng có vận đơn gốc nào được gửi đi. Bạn không thể sử dụng quy trình này thay cho quy trình kia. Điều đầu tiên bạn cần làm trước khi yêu cầu bất kỳ loại giấy phép giao hàng nào là tìm hiểu loại vận đơn nào đã được phát hành tại nơi xuất phát.

Lỗi số 4: Không xác minh việc giao hàng đã được xác nhận tại điểm đến.

Người gửi hàng giao vận đơn, người vận chuyển xác nhận đã nhận được, và người gửi hàng cho rằng công việc đã hoàn tất. Nhưng lệnh giao hàng điện tử vẫn cần được chuyển từ đại lý tại nơi xuất phát đến đại lý tại nơi đến, và đại lý tại nơi đến phải cập nhật hồ sơ của họ trước khi người nhận hàng có thể nhận hàng. Khi người nhận hàng đến cảng, lệnh giao hàng có thể chưa được ghi nhận do các vấn đề về liên lạc, múi giờ hoặc sự chậm trễ của hệ thống. Luôn luôn yêu cầu xác nhận bằng văn bản từ đại lý tại nơi đến, chứ không chỉ từ người vận chuyển tại nơi xuất phát.

Lỗi số 5: Sử dụng Telex Release cho loại vận đơn (B/L) không phù hợp.

Vận đơn thông thường có thể sử dụng Telex Release. Tuy nhiên, việc sử dụng Telex Release cho vận đơn có thể chuyển nhượng (negotiable Order Bills of Lading) lại tiềm ẩn rủi ro vì quyền sở hữu hàng hóa có thể đã được chuyển giao thông qua việc ký hậu. Điều này có nghĩa là người khác ngoài người nhận hàng dự định có thể có quyền pháp lý đối với hàng hóa đó. Việc phát hành Telex Release trên vận đơn có thể chuyển nhượng đặt tất cả mọi người vào nguy cơ pháp lý và tài chính rất lớn cho đến khi toàn bộ bản gốc đã được phê duyệt được giao nộp và người vận chuyển đã kiểm tra chuỗi ký hậu.

Chi phí và lệ phí liên quan đến việc phát hành Telex

Việc sử dụng Telex Release tốn phí. Các hãng vận chuyển và giao nhận hàng hóa thu một khoản phí, thường được gọi là Phí Telex Release, Phí Giao nộp hoặc Phí EDI, để trang trải cho công việc cần thực hiện. Mức phí này thay đổi tùy thuộc vào hãng vận chuyển, kênh thương mại và điều kiện thị trường, nhưng việc biết phạm vi giá thông thường sẽ giúp người gửi hàng lập kế hoạch ngân sách và duy trì ngân sách của mình.

Loại phí	Phạm vi điển hình (USD)	Được tính phí bởi	Khi áp dụng
Phí giải phóng/từ bỏ Telex	50 - 150 đô la Mỹ/vận đơn	hãng tàu	Tại nơi xuất phát, khi giao nộp vận đơn.
Phí xử lý của công ty giao nhận vận tải	$ 30 - $ 80	Giao nhận	Tại nguồn, xử lý quản trị
Phí sửa đổi phát hành điểm đến	$ 50 - $ 100	Đại lý đích	Nếu có thay đổi sau khi phát hành
Phí sửa đổi (nếu thông tin vận đơn thay đổi)	$ 50 - $ 120	hãng tàu	Trước hoặc trong quá trình đầu hàng
Phí trả xe muộn (một số hãng vận chuyển)	$ 100 - $ 200 +	hãng tàu	Nếu vận đơn được giao nộp sau khi tàu đến

Vào năm 2025, một số hãng vận chuyển đã thêm yêu cầu giải phóng hàng bằng Telex vào hệ thống đặt chỗ trực tuyến của họ. Điều này có nghĩa là giờ đây bạn có thể yêu cầu và thanh toán phí giải phóng hàng trực tuyến mà không cần phải đến văn phòng. Điều này đã giúp mọi việc dễ dàng hơn một chút, nhưng người gửi hàng vẫn có trách nhiệm đảm bảo rằng các giấy tờ gốc được giao nộp đúng nơi cần thiết.

Quản lý rủi ro: Những điều có thể xảy ra và cách tự bảo vệ mình

Khi quy trình Telex Release hoạt động đúng cách, nó an toàn cho tất cả mọi người liên quan. Nhưng khi mọi thứ trục trặc, hậu quả có thể rất nghiêm trọng, chẳng hạn như hàng hóa bị giao cho người không đúng hoặc thậm chí là gian lận. Bất kỳ ai vận chuyển hàng hóa hoặc làm việc trong lĩnh vực hậu cần và sử dụng quy trình này đều phải biết về những rủi ro này.

Rủi ro lớn nhất là để người không được phép nhận hàng. Nếu người vận chuyển nhận được chỉ thị giả mạo hoặc nếu sự liên lạc nội bộ giữa các bên trong công ty bị gián đoạn và việc giao hàng diễn ra trước khi vận đơn gốc được giao nộp và kiểm tra đúng cách, người nhận hàng được nêu tên trong chỉ thị giao hàng giả mạo có thể nhận hàng mà họ không có quyền hợp pháp. Khi hoạt động giao tiếp trong lĩnh vực logistics ngày càng được số hóa, rủi ro này cũng gia tăng.

Hệ thống liên lạc của các hãng vận chuyển cũng tiềm ẩn nhiều rủi ro vì có những lỗ hổng bảo mật. Để thay đổi việc giao hàng, tin tặc đã sử dụng email giả mạo, tài khoản bị hack và các cuộc tấn công lừa đảo (phishing) nhắm vào các công ty giao nhận vận tải. Các chủ hàng nên sử dụng cổng thông tin chính thức của hãng vận chuyển thay vì chỉ làm theo hướng dẫn qua email. Họ cũng nên thực hiện thêm bước xác nhận thứ hai, có thể là gọi điện thoại hoặc xác minh qua cổng thông tin, đối với bất kỳ hướng dẫn giao hàng nào có vẻ bất thường.

Về mặt kinh doanh, rõ ràng việc sử dụng lệnh giải phóng hàng bằng điện tín trước khi thanh toán được thực hiện là rủi ro: một khi lệnh giải phóng hàng được gửi đi, người gửi hàng đã mất đi quyền kiểm soát chính đối với người nhận hàng. Người mua không cần phải làm gì thêm để nhận được lô hàng. Vì lý do này, hầu hết các nhà gửi hàng có kinh nghiệm sẽ yêu cầu Thư tín dụng, thanh toán đầy đủ trước hoặc ít nhất là chờ xác nhận thanh toán trước khi giao vận đơn gốc.

Cách Topway Shipping xử lý việc phát hành Telex cho các nhà vận chuyển xuyên biên giới

Để hoàn thành quy trình Telex Release một cách hiệu quả, bạn cần kinh nghiệm, mối quan hệ tốt với các hãng vận chuyển và các quy tắc giao tiếp nội bộ rõ ràng. Điều này đặc biệt đúng trên các tuyến vận chuyển bận rộn, nơi những sai sót trong giấy tờ có thể tích lũy nhanh chóng. Đây là lúc việc có một đối tác vận chuyển hàng hóa giàu kinh nghiệm tạo nên sự khác biệt lớn.

Công ty vận tải Topway Shipping, có trụ sở tại Thâm Quyến và hoạt động từ năm 2010, đã phát triển mô hình kinh doanh logistics thương mại điện tử xuyên biên giới dựa trên các khía cạnh vận hành này. Đội ngũ sáng lập có hơn 15 năm kinh nghiệm thực tế trong lĩnh vực logistics quốc tế và thông quan, đặc biệt tập trung vào vận chuyển hàng hóa từ Trung Quốc sang Mỹ, một trong những tuyến thương mại có thủ tục giấy tờ phức tạp nhất thế giới.

Topway cung cấp cho các nhà vận chuyển hàng hóa từ Trung Quốc dịch vụ hậu cần toàn diện. Điều này bao gồm vận chuyển chặng đầu từ nhà máy đến cảng, và các khâu xuất nhập khẩu ra nước ngoài. nhập kho Tại các địa điểm phân phối quan trọng của Hoa Kỳ, thủ tục hải quan ở cả hai bờ Thái Bình Dương và giao hàng chặng cuối. Đội ngũ của họ lo liệu tất cả các thủ tục giấy tờ, từ việc phát hành vận đơn (B/L) đến việc đảm bảo hàng hóa đến đúng nơi đúng thời hạn, phối hợp với các hãng vận chuyển để nhận thông báo Telex Release và xác nhận với các đại lý tại điểm đến. Bằng cách này, khách hàng không phải tự mình giải quyết các thủ tục rườm rà của hãng vận chuyển.

Topway cũng cung cấp dịch vụ vận tải đường biển linh hoạt từ Trung Quốc đến các cảng trọng điểm trên toàn thế giới cho cả hàng FCL (hàng nguyên container) và LCL (hàng lẻ container). Dịch vụ LCL, cùng với việc quản lý Telex Release đúng cách thông qua một nhà giao nhận đáng tin cậy duy nhất, giải quyết được nhiều vấn đề phát sinh khi người gửi hàng cố gắng tự quản lý nhiều hãng vận chuyển. Điều này đặc biệt hữu ích cho các nhà gửi hàng thương mại điện tử nhỏ hơn, những người có thể vận chuyển hàng hóa hỗn hợp đến nhiều người nhận khác nhau.

Đội ngũ của Topway nắm rõ mọi chi tiết nhỏ có thể gây trục trặc cho các nhà khai thác ít kinh nghiệm trên tuyến vận chuyển Trung Quốc - Mỹ. Ví dụ, họ biết những hãng vận tải lớn nào yêu cầu giao nộp vận đơn trực tiếp và hãng nào có thể thực hiện bằng điện tử, thời gian thông thường để lệnh giải phóng hàng đến các cảng của Mỹ là bao lâu, và phải làm gì nếu xác nhận giải phóng hàng không đến trước khi hết thời hạn lưu kho miễn phí. Phải mất nhiều năm vận hành liên tục trên cùng các tuyến thương mại này mới xây dựng được kiến thức chuyên sâu về tuyến vận chuyển và hãng vận tải cụ thể như vậy.

Phát hành Telex trong bối cảnh chuyển đổi số trong ngành vận tải biển

Trong nhiều năm qua, ngành vận tải biển đã bàn luận về việc chuyển sang không dùng giấy và đã đạt được những tiến bộ đáng kể. Tuy nhiên, các chứng từ thương mại vẫn chưa được số hóa hoàn toàn. Quy trình Telex Release nằm ở một vị trí trung gian khá đặc biệt: đó là một quy trình điện tử, nhưng thông thường vẫn cần phải giao nộp các tài liệu giấy thật trước khi có thể sử dụng. Ngành công nghiệp đang nỗ lực hết sức để khắc phục vấn đề này.

Vận đơn điện tử (eBL) đã trở nên rất phổ biến, đặc biệt là kể từ khi khung pháp lý về Luật Mẫu về Hồ sơ Chuyển nhượng Điện tử (MLETR) được một số quốc gia áp dụng và các hãng vận tải biển lớn bắt đầu sử dụng nền tảng eBL nhiều hơn. Khi sử dụng eBL, khái niệm về việc phát hành qua Telex trở nên ít quan trọng hơn vì toàn bộ vòng đời của tài liệu, từ việc chuyển giao quyền sở hữu đến hướng dẫn phát hành, đều được quản lý kỹ thuật số ngay từ đầu.

Tuy nhiên, tỷ lệ áp dụng vận đơn điện tử (eBL) vẫn chưa đồng đều giữa các kênh thương mại và các loại hình người gửi hàng. Tính đến năm 2025, hầu hết các lô hàng vận chuyển đường biển quốc tế vẫn sử dụng vận đơn giấy. Điều này có nghĩa là quy trình phát hành Telex, với tất cả các quy tắc và vấn đề tiềm ẩn, sẽ tiếp tục là một phần quan trọng trong hoạt động kinh doanh của hầu hết người gửi hàng trong tương lai gần. Vì vậy, điều tốt nhất nên làm là không chờ đợi toàn bộ ngành kinh doanh chuyển sang số hóa. Thay vào đó, hãy học cách sử dụng hệ thống hiện tại đồng thời theo dõi các lựa chọn mới xuất hiện.

Kết luận

Việc giải phóng hàng bằng Telex là một trong những bước hậu cần tưởng chừng đơn giản cho đến khi bạn đang trong quá trình vận chuyển và xảy ra sự cố. Hàng hóa đã đến cảng. Người nhận hàng đã sẵn sàng. Và tại một thời điểm nào đó trong chuỗi quy trình, ai đó đã đưa ra một giả định sai lầm. Họ có thể đã nghĩ đến việc lập kế hoạch, liệu các chứng từ đã đầy đủ hay chưa, hoặc liệu loại hình giải phóng hàng có áp dụng cho vận đơn của họ hay không.

Thực hiện đúng cách không khó, nhưng bạn cần chú ý kỹ một vài quy tắc quan trọng: bắt đầu quy trình sớm, giao nộp tất cả các bản gốc, đảm bảo việc giải phóng hàng đã được xác nhận tại điểm đến trước khi người nhận hàng cố gắng nhận hàng, và phải phù hợp với loại vận đơn (B/L) bạn đang có. Nếu bạn luôn làm những điều đó, việc giải phóng hàng bằng Telex sẽ trở thành một công cụ trơn tru, tiết kiệm chi phí giúp tăng tốc chuỗi cung ứng của bạn.

Đối với các nhà vận chuyển gửi nhiều bưu kiện trên các tuyến đường như Trung Quốc - Mỹ, Trung Quốc - Châu Âu hoặc trong nội địa châu Á, việc sử dụng Telex Releases đúng cách có thể giúp họ tiết kiệm được rất nhiều tiền bằng cách loại bỏ chi phí chuyển phát nhanh, tránh phí lưu kho và giải phóng vốn lưu động mà lẽ ra sẽ bị kẹt trong các lô hàng bị chậm trễ. Và nếu bạn muốn một đối tác hậu cần có thể xử lý các thủ tục giấy tờ để bạn có thể tập trung vào hoạt động kinh doanh chính của mình, thì việc lựa chọn một công ty giao nhận giàu kinh nghiệm như Topway Shipping là một cách thông minh và đã được kiểm chứng để đạt được điều đó.

Câu Hỏi Thường Gặp

Hỏi: Phát hành qua Telex có giống với phát hành nhanh không?

A: Không. Khi vận đơn gốc được phát hành và trả lại tại cảng xuất phát, thì đó là hình thức phát hành Telex. Hình thức phát hành nhanh (vận đơn đường biển) có nghĩa là chưa từng có vận đơn gốc nào được gửi đi. Có một số bước cần thực hiện tùy thuộc vào loại giấy tờ.

Hỏi: Tôi có cần phải nộp lại tất cả bản gốc vận đơn để được cấp giấy phép xuất kho qua Telex không?

A: Vâng. Các hãng vận chuyển thường cung cấp cho bạn ba bản sao gốc, và bạn phải nộp cả ba bản trước khi thủ tục giải phóng hàng bằng Telex được xử lý. Chỉ nộp một hoặc hai bản sao là không đủ.

Hỏi: Quá trình xử lý lệnh Telex mất bao lâu?

A: Thời gian xử lý phụ thuộc vào hãng vận chuyển và tuyến vận chuyển, nhưng thông thường mất từ vài giờ đến hai ngày làm việc sau khi vận đơn gốc được giao. Chênh lệch múi giờ giữa văn phòng xuất phát và văn phòng đích đến có thể ảnh hưởng đến tốc độ nhận được xác nhận giải phóng hàng đến đại lý tại điểm đến.

Hỏi: Có thể sử dụng lệnh Telex Release cho vận đơn có thể chuyển nhượng (vận đơn theo lệnh) không?

A: Không, thường thì không, trừ khi hãng vận chuyển nhận được toàn bộ bộ chứng từ gốc đã được phê duyệt và có thể xác nhận toàn bộ chuỗi chứng thực. Hầu hết các chủ hàng nên tránh sử dụng Telex Release trên vận đơn có thể chuyển nhượng trừ khi thực sự cần thiết.

Hỏi: Điều gì sẽ xảy ra nếu hàng hóa đến cảng đích trước khi lệnh Telex Release được xác nhận?

Hỏi: Topway Shipping hỗ trợ như thế nào trong việc phát hành Telex cho các lô hàng Trung Quốc - Mỹ?

A: Topway Shipping đảm nhiệm toàn bộ thủ tục giấy tờ, bao gồm việc giao nộp vận đơn đúng hạn, làm việc với các hãng vận chuyển và xác nhận việc giải phóng hàng với các đại lý tại điểm đến ở Mỹ. Đội ngũ của họ có nhiều kinh nghiệm với tuyến thương mại Trung Quốc - Mỹ, vì vậy họ biết mỗi hãng vận chuyển cần những gì và mất bao lâu để xử lý. Điều này giúp khách hàng tránh được sự chậm trễ và chi phí phát sinh do thủ tục giấy tờ không được xử lý đúng cách.